Siti Rahmah Universitas Mercu Buana , Jakarta - Indonesia , 2017

1. Sistem Informasi Management
1
SIMAK
( Sistem Informasi Management Arsip Kepelabuhanan)
Mahasiswi :
Siti Rahmah - Fakultas Ekonomi Bisnis, Akuntansi
Dosen Pengampu:
Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA

2. Sistem Informasi Management
2
ABSTRAK
Sistem Informasi Management adalah sistem yang mengolah serta
mengorganisasikan data dan informasi yang berguna untuk mendukung pelaksanaan
tugas dalam suatu organisasi. Itu berarti sistem informasi Management sangatlah
penting dan berpengaruh pada jalannya suatu organisasi baik itu diperusahaan
maupun pemerintahan. Apalagi berdasarkan pengalaman yang saya alami , pada
umumnya pekerjaan utama di instansi pemerintahan tidak lain ialah surat menyurat
.yang mana pada kegiatan surat menyurat tersebut saya rasa kurang efisien jika
hanya dilakukan secara manual dan yang saya alami surat masuk maupun keluar di
pemerintahan bukanlah satuan tetapi bisa dalam puluhan perharinya pada setiap sub
bagian terkecil .Pastinya ada suatu sistem yang memang dirancang khusus untuk
kegiatan surat menyurat tersebut . Berkaitan dengan hal itu , pada artikel ini saya
bermaksud untuk memperkenalkan kepada kalian tentang jenis sistem informasi
Management yang di implementasikan pada salah satu pemerintah di Jakarta .
Sebetulnya ada beberap Sistem Informasi Management yang baru-baru ini
diterapkan di lingkungan pemerintahan , seperti : SIMPONI (Sistem Informasi PNBP
Online) , SIMAK ( Sistem Informasi Management Arsip Kepelabuhanan) , dan
SiHarka (Sistem Informasi Pelaporan Harta Kekayaan) . Tetapi pada artikel ini saya
hanya menjelaskan mengenai SIMAK , karena kebetulan saya sendiri yang menjadi
admin/ User dari Sistem Informasi tersebut .

3. Sistem Informasi Management
3
BAB 1
Pendahuluan
I.1 Latar Belakang
Persuratan menjadi hal yang tak terlepas dari aktivitas keseharian instansi
pemerintah. Surat-menyurat menjadi media komunikasi tertulis antar instansi
pemerintah ataupun masyarakat, sehingga surat masih menjadi rujukan utama pada
setiap aktivitas di instansi pemerintah.
Saat ini, persuratan di instansi pemerintah secara umum masih berjalan manual.
Sementara hal tersebut tidak seimbang dengan intensitas persuratan yang makin
tinggi dan menuntut kecepatan waktu.
Tahukah Anda? sistem manual berimbas pada proses pencarian surat yang
membutuhkan waktu lama. Hal ini berimbas pada manajemen arsip persuratan di
instansi pemerintahan yang tidak efisien. Masalah akan semakin kompleks ketika
anggaran belanja membengkak untuk membeli kertas demi menunjang aktivitas
persuratan.
Selain hal itu, instansi pemerintah perlu menyiapkan ruangan dan pegawai khusus
untuk menyimpan surat dan melakukan pendataan secara manual. Sudahkah Anda
membayangkan betapa rumitnya mengurus hal ini?
Mari berpikir sejenak. Pada saat ini, kecepatan menjadi hal sensitif dalam kinerja
instansi pemerintah. Masyarakat telah merubah pola pandangnya. Makin cepat
instansi pemerintah bekerja maka kinerja instansi tersebut semakin baik. Hal ini tentu
menjadi sebuah sugesti bagi instansi pemerintah untuk meningkatkan efisiensi
kinerjanya. Selaras dengan masalah diatas, maka administrasi persuratan secara
manual harus segera dicarikan solusinya.
Kemajuan teknologi menjadi bagian tak terpisahkan dari masalah diatas. Sistem
Persuratan Elektronik menjadi solusi yang dapat diterapkan pada kondisi tersebut

4. Sistem Informasi Management
4
I.2 Rumusan Masalah
Dalam penulisan ini diuraikan mengenai salah satu sistem informasi management
yang ada diPemerintahan beserta dengan prosedur penggunaannya . dan juga
diuraikan tentang apa saja kelebihan dan kekurangan dari adanya penerapan sistem
informasi manajemen. Serta Apa saja yang dapat dikembangkan lagi dengan adanya
sistem informasi manajemen tersebut .
1.3 Tujuan Penelitian
Dengan adanya penulisan ini , maka terpenuhilah tugas yang diberikan oleh Dosen
saya . Selain itu , Teman teman jadi banyak mengetahui jenis-jenis sistem informasi
apa saja yang ada pada pemerintahan kita ini . dan menjadi mengetahui sedikit
tentang tata cara maupun prosedur penggunaannya .

5. Sistem Informasi Management
5
BAB II
Pembahasan
II. 1 SIMAK ( Sistem Informasi Management Arsip Kepelabuhanan)
SIMAK ialah salah satu Sistem Informasi yang diterapkan di Direktorat
Kepelabuhanan/Kementerian Perhubungan yang berada dibawah aplikasi E-office
yang merupakan istilah yang diciptakan untuk menutupi meningkatnya penggunaan
komputer berbasis teknologi informasi untuk pekerjaan kantor. Seiring
perkembangan zaman serta dengan kebijakan penerapan reformasi birokrasi di
Indonesia yang mewajibkan setiap proses bisnis/kegiatan kantor pemerintahan
daerah harus berjalan dengan efisien dan efektif yang menyebabkan terjadinya
transformasi proses bisnis dari sistem konvensional atau manual ke sistem
otomatisasi.
Dengan di kembangkan nya SIMAK diDirektorat Kepelabuhanan ini , proses
dokumentasi dari tiap surat yang keluar dapat dengan mudah di dokumentasi serta
ditelusuri. Selain itu manfaat yang didapat dari pengembangan SIMAK ini ialah
memudahkan pengelolaan tugas dari setiap surat yang masuk .
II. 2 Langkah-Langkah Menggunakan SIMAK :
1. Masukan alamat website pada kolom pencarian
202.61.105.187/simak_2017/admin/login

6. Sistem Informasi Management
6
2. Maka akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini , kemudian agar
masing-masing admin dapat login , ia harus memasukan username dan
password yang sudah ditentukan untuk masing masing sub bagian .
3. Kemudian klik Arsip Subdit  Surat Masuk

7. Sistem Informasi Management
7
4. Kemudian akan muncul data-data surat masuk yang telah terinput oleh bagian
Tata Usaha Direktorat. Karena posisi saya sebagai Tata Usaha Subdit ,
Tugas saya disini hanyalah memasukan kode yang sudah dibuatkan oleh Tata
Usaha Direktorat maupun sekretaris Direktur . Gambar 2 merupakan Tanda
bukti bahwa surat telah terinput pada Sistem dan siap untuk didispo oleh
Direktur . selanjutnya surat yang telah didispo tersebut akan diberikan pada
masing masing sub bagian sesuai dispo Direktur .
Contoh : pada gambar 2 tertera bahwa surat tersebut turun kepada sub
bagian 1 . itu berarti surat tersebut siap di proses selanjutnya pada sub bagian
tersebut. Saya sebagai admin pada bagian tersebut tugas saya hanya
menginput dispo dari kepala pada bagaian 1 .
Gambar 1 :

8. Sistem Informasi Management
8
Gambar 2 :
5. Sebelum di input pastinya harus ada data bukan? , data tersebut saya dapat
dari dispo yang ditulis oleh kepala bagian pada selembar kertas kecil .
8915/9/TU-17

9. Sistem Informasi Management
9
6. Selanjutnya akan muncul pada layar admin seperti gambar dibawah ini , lalu
klik Disp Dir .
.
7. Selanjutnya akan muncul pada layar admin seperti gambar dibawah ini , lalu
klik Disps sbd .

10. Sistem Informasi Management
10
8. Pada gambar dibawah ini tertulis bahwa data tidak tersedia , itu berarti data
memang belum terinput . saya lah yang akan menginputnya . Klik tambah
data
9. Maka akan muncul seperti gambar dibawah ini . (Tinggal menginput sesuai
disposisi)  simpan

11. Sistem Informasi Management
11
10.Ulangi langkah ke 7, namun klik Disp seksi . Lalu input sesuai Disposisi 
simpan . Data yang telah terinput tadi akan masuk sebagai email ke masing
masing staf . jadi meskipun staf belum terima surat secara hard copy namun si
staf sudah megetahui jika surat tersebut akan diproses olehnya .
II.3 Kelebihan dan Kelemahan Sistem Informasi Managemen Arsip
Kepelabuhanan (SIMAK) :
Sama denga Sistem Informasi lainnya , SIMAK juga pasti memiliki Kelebihan dan
kelemahan dalam pengimplemntasiannya .
Kelebihan Sistem Informasi Managemen Arsip Kepelabuhanan (SIMAK) :
 Dapat diakses melalui Komputer , handphone, iPad , dan Gadget lainnya
denga koneksi Internet .
Dengan dapat diakses nya Sistem ini diberbagai gadget, jadi tidak ada lagi
alasan untuk mengatakan ‘’Ribet’’ atau sejenisnya . Seperti yang kita tau saat
ini , handphone , iPad , dan sejenisnya sangatlah mustahil jika para manusia
tersebut tidak menyentuh nya dalam sehari .
 Penyampaian Disposisi menjadi lebih cepat sehingga mempercepat
penangan masalah .
Hal ini sangat jelas terjadi , tanpa adanya hard copy ataupun surat asli , si
pejabat akan menerima dispo surat tersebut via email dari Direktur sehingga
si pejabat tersebut dapat langsung memproses surat tersebut atau
meneruskannya lagi kepada sibawahan via email juga .

12. Sistem Informasi Management
12
 Proses pencarian surat (Searching) dilakukan lebih mudah , lebih cepat
dan dapat dicetak pada saat di butuhkan Proses pencarian surat
(Searching) dilakukan lebih mudah , lebih cepat dan dapat dicetak pada
saat di butuhkan
Bayangkan jika dalam sehari terdapat puluhan surat per setiap sub bagian
terkecil , jika dalam satu direktorat tersebut terdapat 5 bagian sub terkecil
sudah berapa banyak surat per harinya ? Ratusan bukan?belum lagi jika dikali
seminggu , sebulan? Tidak jarang ada surat yang terselip ataupun hilang jejak
. nah untuk itu dengan ada nya sistem ini , surat yang ingin kita cari dapat
langsung kita lacak asalkan kita ingat kata kunci, perihal, maupun nomor surat
tersebut . dan bisa langsung kita cetak/print .
 Menghemat Anggaran Belanja
Menerapkan Sistem Elektronik pada persuratan dapat menghemat kertas
untuk meng-Copy disposisi dan mencetak surat . Apabila semua instansi telah
menerapkan sistem elektronik dalam persuratan , maka ongkos kirim surat
pun akan semakin berkurang . Alhasil, anggaran belanja untuk membeli kertas
dan mengirim surat dapat diminimalisir dengan baik .
 Informasi adanya surat masuk dapat diketahui dengan cepat melalui E-
mail .
Berkaitan dengan poin ke-2 Sistem ini akan memberitahukan kita via email ,
apabila ada surat masuk yang diDispo kepada kita .
 Pejabat pemberi disposisi tidak harus berada dikantor , tetap dapat
memberikan disposisi dan memantau perkembangan maupun
laporannya via internet
Pada kenyataanya, tidaklah jarang jika pejabat selalu stay dikantor , dalam
seminggu pasti selalu ada acara entah itu diluar kota maupun hanya eksternal
dekat saja. Dengan adanya sistem ini , maka si pejabat bisa mendisposisi
dimana saja . meskipun pada kenyataanya jika pejabat dinas , sebetulnya ada
pelaksanan harian yang menggantikannya .

13. Sistem Informasi Management
13
Kelemahan Sistem Informasi Managemen Arsip Kepelabuhanan (SIMAK)
:
 Hanya bisa diakses oleh orang yang mempunyai fasilitas internet
Pada poin ini , menurut saya mustahil apabila instansi pemerintah apalagi
pemerintahan pusat tidak memiliki Fasilitas internet . Jadi saya rasa jarang jika
hal ini terjadi di era seperti ini .
 Dalam keadaan tertentu (Jaringan sibuk) proses mengakses menjadi
lamban
Pada kenyataanya , hal inilah yang sebetulnya menjadi kelemahan utama dari
sistem SIMAK , jaringan yang sibuk dan bahkan tidak terkoneksi
menyebabkan pengaksesan menjadi lambat, sehingga kitapun harus
menunggu jaringan tersebut stabil . dan lagi lagi pekerjaan kita menjadi
lamban .
 Dokumen dapat hilang atau rusak terkena virus
Hal ini memang rawan terjadi , tetapi sebetulnya dokumen hilang bukan saja
disebabkan oleh virus , melainkan memang sengaja di hapus oleh admin
utama . karena setiap data yang diinput ke dalam sistem memiliki jangka
waktu jatuh tempo .
 Ketergantungan pada alat (komputer dan jaringan internet ) sangat tinggi
Tingginya ketergantungan pada jaringan internet , apabila sewaktu waktu
jaringan buruk maka secara total penginputan akan berhenti .
II.4 Rekomendasi perbaikan sistem yang akan datang
Berdasarkan yang saya alami pada kejadian yang sebenarnya , masih banya hal
yang harus diperbaiki pada sistem Informasi ini seperti :
1. Pada Sistem ini , ia akan bisa login jika si admnin utama sudah membuka
website tersebut. Jadi jika siAdmin utama belum mebukannya , kita sebagai
admin sub bagian tetap tidak akan bisa masuk meskipun sudah ada user dan
password . Oleh sebab itu diharapkan kedepannya sistem ini dapat terbuka
meskipun si Admin utama belum membukanya .
2. Pelaksanaan E-office di Pemerintahan masih belum maksimal , dimana pada
pelaksanaanya masih menggunakan cara manual . Sebaiknya pelaksanaan
monitoring dan pelatihan terus diterapkan agar tidak lagi menggunakan kertas
3. Diharapkan kedepannya ada jangka waktu atau mungkin diterbitkan SK
mengenai lamanya masa penyimpanan Data pada sistem .
4. Diharapkan untuk kedepannya aplikasi ini bisa berjalan dengan offline , tidah
hanya pada saat online saja .

14. Sistem Informasi Management
14
Daftar Pustaka :
.
http://rizkyisninda.blog.binusian.org/51/
https://blog.gamatechno.com/sistem-
persuratan-elektronik/