Một số giải pháp hỗ trợ thực hiện kế hoạch tăng tiêu thụ sản phẩm thuốc lá Nội địa tại CNS.doc

Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
LỜI CAM KẾT
Tôi tên là Hoàng Tiến Đạt, tôi đã đọc và hiểu rõ về các hành vi vi phạm liêm chính
học thuật. Tôi cam kết bằng danh dự cá nhân rằng bài báo cáo này do tôi tự thực hiện
và không vi phạm về liêm chính học thuật.
Ngày 23 tháng 06 năm 2015
Sinh viên thực tập
i

TÓM TẮT
Qua mười năm tuần trải nghiệm thực tập tốt nghiệp tại Tổng Công ty Công
nghiệp Sài Gòn TNHH MTV (CNS) cùng với sự hướng dẫn thực tập của giảng viên
Bùi Nguyễn Hùng Sơn, sự hỗ trợ từ anh Lê Tấn Dương - Giám đốc Kế hoạch Kinh
doanh, các anh chị chuyên viên phụ trách công việc liên quan tại CNS và sự nỗ lực cá
nhân của mình, tôi đã hoàn thành quyển báo cáo thực tập tốt nghiệp một cách hài lòng
nhất. Được tiếp nhận thực tập tại CNS, cụ thể là tại Phòng Kế hoạch Kinh doanh, tôi
đã có cơ hội được hiểu rõ về tổng quan, hoạt động kinh doanh của CNS. Ngoài ra với
cơ hội được thực tập tại Phòng Kế hoạch Kinh doanh CNS, tôi đã được tiếp xúc và
làm việc trực tiếp với những công việc như một nhân viên trong phòng. Qua đó, tôi đã
tích lũy một số kiến thức và kinh nghiệm trong việc làm quen và làm việc tại môi
trường doanh nghiệp.
ii

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành kỳ thực tập tốt nghiệp và quyển báo cáo này, bên cạnh những cố
gắng, nỗ lực của bản thân, tôi đã nhận được rất nhiều sự hướng dẫn, giúp đỡ từ nhiều
đơn vị và cá nhân. Tôi xin gửi lời cám ơn chân thành đến:
 Ông Chu Tiến Dũng - Tổng Giám đốc Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn
(CNS), đã cho tôi cơ hội trở thành thực tập sinh tại Tổng công ty.

 Anh Lê Tấn Dương - Giám đốc Kế hoạch Kinh doanh đã đồng ý tiếp nhận
và hỗ trợ tôi rất nhiều từ chuyên môn đến các vấn đề liên quan khác.

 Các thầy cô giảng dạy tại Đại học Hoa Sen, giảng viên điều phối môn học
thực tập tốt nghiệp đã giúp đỡ tôi trong việc thực hiện thời gian thực tập, làm
báo cáo đúng quy định nhà trường đề ra.

 Thầy Bùi Nguyễn Hùng Sơn - Giảng viên hướng dẫn đã tận tình giúp đỡ,

đưa ra các lời khuyên, cố vấn có giá trị cao cho tôi.

Cuối cùng, xin cảm ơn những người bạn đã cùng tôi chia sẻ, họp nhóm và góp

ý để tôi hoàn thiện bài báo cáo.
Xin chân thành cảm ơn!
iii

MỤC LỤC
LỜI CAM KẾT............................................................................................................. i
TÓM TẮT .................................................................................................................... ii
LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................. iii
MỤC LỤC ....................................................................................................................iv
DANH MỤC BẢNG BIỂU ....................................................................................... vii
DANH MỤC HÌNH ẢNH ........................................................................................ viii
DANH MỤC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT ...............................................................ix
DẪN NHẬP .................................................................................................................. x
1 Tổng quan Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn TNHH - MTV (CNS) ............ 1
Thông tin về Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn....................................... 1
Lịch sử hình thành CNS ....................................................................... 2
Hệ Thống Quản Trị............................................................................... 2
Thành Tựu của CNS............................................................................. 3
Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi CNS............................................ 4
Sơ đồ tổ chức và chức năng chính của CNS ........................................ 5
Thông tin bộ phận thực tập – Phòng Kế hoạch Kinh doanh của CNS......... 6
Chức năng phòng KHKD ..................................................................... 6
Nhiệm vụ Phòng KHKD trên lĩnh vực kinh doanh thuốc lá ................ 7
1.2.2.1 Tại cơ quan văn phòng CNS: ........................................................... 7
1.2.2.2 Tại các nhà máy trực thuộc: ............................................................. 7
Sơ đồ tổ chức hoạt động Phòng KHKD ............................................... 8
2 Thực trạng hoạt động kinh doanh thuốc lá của CNS.......................................... 9
Ngành Công nghiệp Thực phẩm – Thuốc lá................................................. 9
Khách hàng – Đối tác trong lĩnh vực thuốc lá.............................................. 9
Các dòng sản phẩm thuốc lá tại CNS ................................................... 9
Khách hàng – Đối tác ..........................................................................11
iv

Tình hình hoạt động kinh doanh lĩnh vực thuốc lá năm 2014.....................12
3 Công việc thực hiện trong quá trình thực tập ....................................................15
Nhóm công việc chính: Tiếp nhận đơn hàng và bán hàng ..........................15
Mô tả công việc ...................................................................................15
Cách thực hiện:....................................................................................16
Kết quả đạt được..................................................................................22
Kinh nghiệm sau khi thực hiện công việc: ..........................................23
Nhóm công việc phụ: Hoạch định sản xuất thuốc lá...................................23
Mô tả công việc ...................................................................................23
Cách thực hiện:....................................................................................23
Kết quả đạt được:.................................................................................27
Kinh nghiệm có được sau khi thực hiện công việc: ............................27
Nhóm công việc hỗ trợ: Photocopy, in và fax tài liệu.................................27
Mô tả và cách thức thực hiện: .............................................................27
Kết quả đạt được:.................................................................................29
Kinh nghiệm có được khi thực hiện công việc:...................................29
4 Chuyên đề: Một số giải pháp hỗ trợ thực hiện kế hoạch tăng tiêu thụ sản phẩm
thuốc lá Nội địa tại CNS...........................................................................................30
Cở sở lí luận:................................................................................................30
Cơ sở lí quản lí hệ thống kênh phân phối:...........................................30
Cơ sở lí luận Quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship
Management CRM):..........................................................................................32
Những vấn đề phát hiện:..............................................................................34
Vấn đề 1: Sự khuyến khích, sự đánh giá các đại lý cấp 1 trong kênh
bán trực tiếp chưa nhiều và chưa chính xác cao................................................34
Vấn đề 2: Các hoạt động chăm sóc thành viên trong kênh còn ít, đơn
giản, kém hiệu quả.............................................................................................35
Hướng giải quyết và chi tiết giải pháp cho từng vấn đề..............................35
v

Hướng giải quyết .................................................................................35
Chi tiết giải pháp..................................................................................36
Đánh giá tính khả thi, hiệu quả của từng giải pháp.....................................47
Phân tích thuận lợi và khó khăn khi thực hiện giải pháp ....................47
Đánh giá giải pháp từ Sinh viên ..........................................................48
Đánh giá giải pháp từ CNS..................................................................49
Định hướng hoạt động tương tai tại phòng KHKD CNS ............................50
KẾT LUẬN ..................................................................................................................xi
NHẬN XÉT ĐƠN VỊ HƯỚNG DẪN....................................................................... xii
TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................ xiii
THÔNG TIN LIÊN LẠC SINH VIÊN ................................................................... xiv
vi

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1: Thị phần các nhãn hiệu thuốc lá tại Việt Nam % ( Nguồn: Phòng NC&PT
CNS) .............................................................................................................................14
Bảng 2: Quy trình Bán thuốc lá Craven "A", Bến Thành, Khánh Hội (Nguồn: Tài liệu
nội bộ CNS)..................................................................................................................18
Bảng 3: Chọn lọc tiêu chí và đánh giá tham khảo các thành viên trong kênh (Nguồn:
Sinh viên tự viết) ..........................................................................................................40
Bảng 4: Xếp loại các thành viên trong kênh (Nguồn : Sinh viết tự viết) .....................41
Bảng 5: Bảng kế hoạch tham khảo hoạt động chăm sóc khách hàng (Nguồn: Sinh viên
tự viết)...........................................................................................................................46
vii

DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1: Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn (Nguồn: Sinh viên tự chụp) ................... 1
Hình 2: Các hệ thống quản trị CNS áp dụng (Nguồn: Tài liệu nội bộ)......................... 3
Hình 3: Sơ đồ tổ chức và chức năng của CNS (Nguồn: Sổ tay chất lượng CNS) ........ 5
Hình 4: Sơ đồ tổ chức phòng Kế hoạch Kinh doanh (Nguồn: Tài liệu nội bộ)............. 8
Hình 5: Thuốc lá Ngoại Craven A, FINE (Nguồn: Sinh viên tự chụp).......................10
Hình 6: Thuốc lá Nội Địa Khánh Hội, Bến Thành (Nguồn: Tài liệu nội bộ) ..............10
Hình 7: Hình ảnh minh họa (Nguồn: Internet) ............................................................11
Hình 8: Tài liệu hệ thống QLCL (Nguồn: Sinh viên tự chụp) ....................................16
Hình 9: Đơn đặt hàng theo Form của CNS (Nguồn: Tài liệu nội bộ) ..........................20
Hình 10: Giấy giới thiệu theo form của CNS (Nguồn: Tài liệu nội bộ).......................21
Hình 11: Văn bản lập kế hoạch sản xuất Craven A (Nguồn: Tài liệu nội bộ) .............25
Hình 12: Văn bản điều chỉnh kế hoạch sản xuất (Nguồn: Tài liệu nội bộ)..................26
Hình 13: Máy photo tại CNS (Nguồn: Sinh viên tự chụp)...........................................28
Hình 14: Máy in tại CNS (Nguồn: Sinh viên tự chụp).................................................29
Hình 15: Hình ảnh minh họa (Nguồn: Internet)...........................................................30
Hình 17: Mô hình quản lý khách hàng là trung tâm (Nguồn: Internet)........................33
Hình 19: Bộ thư phản hồi ý kiến khách hàng của CNS (Nguồn: Tài liệu nội bộ) .......43
viii

DANH MỤC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT
CNS:
XNK:
BHLĐ:
PCCC:
PCLB:
UBND:
BHYT:
BHXH:
SXKD:
BAT:
KHKD:
GĐ KHKD:
TGĐ:
CNTT:
NMTL:
KH – ĐL:
NM:
Định nghĩa:
Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn TNHH MTV
Xuất nhập khẩu
Bảo hộ lao động
Phòng cháy chữa cháy
Phòng chống lụt bão
Ủy ban nhân dân
Bảo hiểm y tế
Bảo hiểm xã hội
Sản xuất kinh doanh
British American Tobacco
Kế hoạch Kinh doanh
Giám đốc Kế hoạch Kinh doanh
Tổng Giám đốc
Công nghệ thông tin
Nhà máy thuốc lá
Khách hàng đại lý
Nhà máy
Nhà phân phối: Công ty CP ĐT-TM Bến Thành: phân phối trực tiếp sản phẩm
thuốc lá Nội địa của CNS cho 1 số đại lý cấp 1 và giám sát thị trường.
Đại lý cấp 1: Mua hàng trực tiếp sản phẩm thuốc lá Nội địa tại CNS và TMBT
ix

DẪN NHẬP
Đúng theo lịch trình học của sinh viên năm thứ tư tại trường Đại học Hoa Sen,
tôi phải trải qua 15 tuần thực tập tốt nghiệp đầy thách thức. Tôi đã cố gắng hòa nhập
và hoàn thiện tốt các công việc được giao từ phía bên CNS, bên cạnh đó tôi đã không
ngừng ứng dụng những kiến thức, lí thuyết đã học tại nhà trường vào công việc thực tế
để cọ xát và kiểm tra năng lực thực sự của mình. Trước khi bắt đầu và xuyên suốt thời
gian thực tập, dưới sự hướng dẫn tận tình của giảng viên hướng dẫn, tôi đã xác định và
tự đặt cho mình các mục tiêu sau:
 Mục tiêu 1: Tìm hiểu rõ về tổng quan, sơ đồ tổ chức, loại hình hoạt động kinh
doanh của CNS.

 Mục tiêu 2: Tìm hiểu rõ sơ đồ, chức năng của bộ phận được thực tập, công
việc được thực tập, phù hợp với chuyên ngành học.

 Mục tiêu 3: Quá trình thực tập nhận thấy những vấn đề khó khăn đang tồn
trong bộ phận thực tập, công việc thực tập. Phân tích và nghiên cứu chuyên đề
đưa ra giải pháp khắc phục những vấn đề đó dựa trên cơ sở lí luận.
Nội dung cuốn báo cáo bao gồm:
 Tổng quan sơ lược về Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn TNHH MTV (CNS)

 Thực trạng về hoạt động kinh doanh tại Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn

 Các công việc được làm khi thực tập tại Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn
Chuyên đề: Một số giải pháp hỗ trợ thực hiện kế hoạch tăng tiêu thụ sản phẩm
thuốc lá Nội địa tại CNS
Phạm vi chuyên đề nghiên cứu: Chuyên đề này tôi thực hiện nghiên cứu trên hoạt
động kinh doanh lĩnh vực thuốc lá Nội địa tại CNS. Những tài liệu tôi tham khảo:
 Sổ tay chất lượng

 Bảng mô tả công việc

 Các quy trình, thủ tục hướng dẫn công việc

 Các biểu mẫu

 Các tài liệu nội bộ CNS

 Các tài liệu bên ngoài tham khảo thêm
x

1 Tổng quan Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn TNHH
- MTV (CNS)
Thông tin về Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn
Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn - Trách nhiệm hữu hạn một thành viên
(CNS) là một trong những Tổng Công ty lớn mạnh của Ủy ban nhân dân TP.HCM,
đặt trụ sở tại 58-60 Nguyễn Tất Thành, Phường 12, Quận 4, TP.Hồ Chí Minh; có tốc
độ tăng trưởng bình quân hai con số hàng năm, vốn điều lệ hiện nay: 2.250 tỷ đồng;
với 17 đơn vị thành viên, 4 nhà máy và 1 trung tâm trực thuộc, hơn 5.000 công nhân
viên chức, hoạt động sản xuất kinh doanh trên các ngành công nghiệp chủ lực của
thành phố, bao gồm:
1. Ngành chế biến tinh lương thực - thực phẩm (thuốc lá)
2. Ngành hóa chất - cao su, nhựa
3. Ngành cơ khí - chế tạo máy
4. Ngành điện tử - bán dẫn, công nghệ thông tin (hệ sinh thái điện tử - bán dẫn)
5. Ngành thương mại & dịch vụ và ngành khác.
Hình 1: Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn (Nguồn: Sinh viên tự chụp)
1

Lịch sử hình thành CNS
Tiền thân là những doanh nghiệp hoạt động trong các ngành công nghiệp mũi
nhọn thuộc Sở Công nghiệp TP. HCM, CNS được thành lập theo chủ trương sắp xếp
đổi mới các doanh nghiệp nhà nước của lãnh đạo thành phố. Sự ra đời của CNS đặt
nền tảng phát triển cho ngành công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh, một thành phố
được xem là biểu tượng của sự năng động và là đầu tàu của công nghiệp Việt Nam.
Ngày 27 tháng 3 năm 2006, trên cơ sở kết hợp các đơn vị sản xuất công nghiệp
thuộc Sở Công nghiệp TP. HCM, Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn được thành lập
với 8 công ty con, 3 công ty liên kết và 4 nhà máy trực thuộc.
 Năm 2007, chuyển đổi Công ty Điện cơ Lidico thành Nhà máy Điện cơ Lidico
trực thuộc Tổng Công ty.

 Năm 2008, đổi tên Nhà máy Điện cơ Lidio thành Nhà máy Cơ khí CNS; thành
lập Công ty Bất động sản Sài Gòn Đông Dương và Công ty CP Đầu tư Thương
mại Bến Thành.

 Năm 2009, thành lập Công ty CP Sahabak.

 Năm 2010, đổi tên Tổng Công ty từ Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn thành
Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn – TNHH MTV; đổi tên Công ty Cao su
Thống Nhất thành Công ty TNHH MTV Cao su Thống Nhất.

 Năm 2011, đổi tên Công ty CP Chế tạo máy SINCO thành Công ty CP Cơ khí

SINCO.

 Năm 2012, thành lập 05 công ty: Công ty TNHH CNS Thạnh Phát, Công ty
TNHH CNS Amura Precision, Công ty TNHH Công nghệ mới Việt Nga, Công
ty CP Công nghệ định vị Sài Gòn, Công ty CP Chỉ sợi Cao su V.R.G SADO.

 Năm 2013, chuyển đổi Công ty Điện tử - Tin học Sài Gòn thành Trung tâm
Công nghệ phần mềm Sài Gòn trực thuộc Tổng Công ty.
Hệ Thống Quản Trị
Với mục tiêu đáp ứng được sự thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, CNS đã xây
dựng và áp dụng các hệ thống quản lí chất lượng, nhằm xây dựng hệ thống phòng ban,
sản xuất, xuất khẩu,…chuyên nghiệp nhất, chính sách chất lượng của CNS: Năng
động, sáng tạo, cải tiến liên tục để phát triển bền vững.
Các hệ thống quản lý được xây dựng và áp dụng:
 ISO 9001:2008: Hệ thống Quản lý chất lượng.

 ISO 14001:2009: Hệ thống Quản lý môi trường.
2

 OHSAS 18001:2007: Hệ thống Quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.

 ISO/TS 16949:2009: Hệ thống Quản lý chất lượng (các yêu cầu đối với việc áp
dụng ISO 9001:2008 cho các tổ chức sản xuất và cung cấp các dịch vụ liên
quan đến linh kiện cho ngành ô tô).

 AS 1646: Tiêu chuẩn cho sản phẩm cao su làm kín phục vụ ngành nước.

 HACCP: Tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm.

 ERP: Hệ thống Quản trị doanh nghiệp.
Hình 2: Các hệ thống quản trị CNS áp dụng (Nguồn: Tài liệu nội bộ)
Thành Tựu của CNS

Tài chính

 Doanh thu bình quân 3 năm, 2010, 2011, 2012 là 7.700 tỷ đồng, tương ứng tỷ
lệ tăng trưởng bình quân đạt 15.07 %.

 Ngân sách nộp bình quân 3 năm, 2010, 2011, 2012 là 3.100 tỷ đồng.

Huân chương

 Năm 1998: Huân chương Lao động hạng Hai của Chủ tịch nước vì đã có thành
tích xuất sắc trong công tác từ năm 1993 đến năm 1997 góp phần vào sự
nghiệp xây dựng CNXH và Bảo vệ Tổ quốc.

 Năm 2001: Huân chương Lao động hạng Nhất của Chủ tịch nước vì đã có
thành tích xuất sắc trong công tác từ năm 1996 đến năm 2000 góp phần vào sự
nghiệp xây dựng CNXH và Bảo vệ Tổ quốc.

 Năm 2007: Huân chương Độc lập hạng Ba của Chủ tịch nước vì đã có thành
tích đặc biệt xuất sắc trong công tác, góp phần vào sự nghiệp xây dựng Chủ
nghĩa Xã hội và bảo vệ Tổ quốc.

 Năm 2012: Huân chương Lao động hạng Ba vì đã có thành tích xuất sắc trong
công tác từ năm 2007 đến năm 2011, góp phần vào sự nghiệp xây dựng Chủ
nghĩa Xã hội và Bảo vệ Tổ quốc.
3

Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi CNS

Sứ mệnh:

MANG ĐẾN CÁC SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ CÓ CHẤT LƯỢNG
TỐT NHẤT CHO CỘNG ĐỒNG

Tầm nhìn:

TRỞ THÀNH MỘT TCT LỚN MẠNH TRONG NGÀNH CÔNG
NGHIỆP, THƯƠNG MẠI, DỊCH VỤ

Chính sách chất lượng:

NĂNG ĐỘNG - SÁNG TẠO - CẢI TIẾN LIÊN TỤC
ĐỂ PHÁT TRIỂN BỀN VỮNG

Triết lí kinh doanh của CNS:

HỢP TÁC ĐỂ GIA TĂNG GIÁ TRỊ (Gia tăng giá trị cho nhà đầu tư, khách hàng,
cán bộ công nhân viên, nhà cung cấp và các đối tác khác)
CNS cam kết:
 Luôn đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.

 Hoạt động mang tính đồng đội

 Cải tiến liên tục nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.

 Làm tất cả mọi việc đúng ngay từ đầu.

 Chia sẻ cơ hội để cùng phát triển bền vững.
4

Sơ đồ tổ chức và chức năng chính của CNS
Hình 3: Sơ đồ tổ chức và chức năng của CNS (Nguồn: Sổ tay chất lượng CNS)
5

CNS với quy mô đầu tư tham gia hoạt động kinh doanh trên nhiều lĩnh vực. Vì
vậy quy mô văn phòng tại CNS cũng rộng lớn. Nhằm thực hiện các tiêu chí phát triển
bền vững của CNS đó là chuyên môn hóa, nâng cao chất lượng hoạt động công việc
kinh doanh cho bốn ngành công nghiệp mũi nhọn của thành phố.
Do phạm vi nghiên cứu chuyên đề chỉ trên lĩnh vực kinh doanh thuốc lá Nội
địa của CNS, vì vậy tôi tập trung đi thẳng trực tiếp vào phòng Kế hoạch Kinh doanh
liên quan đến hoạt động kinh doanh lĩnh vực thuốc lá Nội địa tại CNS
Thông tin bộ phận thực tập – Phòng Kế hoạch Kinh doanh của CNS
Trong khoảng thời gian thực tập tốt nghiệp của mình, tôi được Tổng Giám đốc
CNS sắp xếp thực tập tại phòng Kế hoạch Kinh doanh. Đây thực sự là một cơ hội lớn
cho cá nhân tôi bởi bộ phận này đã và đang được hình thành, hoạt động trong suốt quá
trình thực tập của tôi. Phòng với lực lượng nhân sự đông, nhiều kinh nghiệm cùng với
công việc nhiều và có vai trò quan trọng đối với CNS, do đó tôi có thể học hỏi nhiều
kinh nghiệm và thực hành công việc, nghiệp vụ chuyên ngành kinh doanh nhiều nhất
có thể.
Chức năng phòng KHKD
Phòng Kế hoạch kinh doanh CNS là một phòng nghiệp vụ, chịu sự lãnh đạo của
Tổng Giám đốc và chỉ đạo trực tiếp của Phó Tổng Giám đốc được phân công phụ
trách.
Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc quản lí các lĩnh vực:
 Xây dựng, thực hiện kế hoạch chiến lược

 Kinh doanh phân phối sản phẩm

 Tổng hợp.
Có sự sáp nhập phòng hệ thống quản lí chất lượng:
 Nghiên cứu, đào tạo, triển khai các hệ thống quản lý vào việc quản trị hoạt
động của CNS để đảm bảo việc quản trị là một hệ thống đồng bộ.

 Kiểm soát hệ thống quản lý đã ban hành để đảm bảo các đơn vị chức năng, nhà
máy tuân thủ đúng quy định.

 Triển khai cho các phòng ban chức năng, nhà máy của CNS áp dụng các hệ
thống quản lý.

 Phối hợp với các công ty thành viên, liên kết xây dựng, áp dụng hệ thống quản
lý.
6

Nhiệm vụ Phòng KHKD trên lĩnh vực kinh doanh thuốc lá
1.2.2.1 Tại cơ quan văn phòng CNS:
 Lập kế hoạch, tổ chức, triển khai, điều độ hoạt động sản xuất, kinh doanh
tháng, quý, năm tại Công ty mẹ; theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất
kinh doanh dưới các nhà máy thuốc lá trực thuộc.

 Quản lý, triển khai, giám sát thực hiện hợp đồng bán sản phẩm thuốc lá cho
nhà phân phối, đại lý.

 Quản lý giám sát thị trường và quản lý phân phối tiêu thụ sản phẩm

 Tổng hợp, phân tích, đánh giá tình hình kinh doanh sản phẩm thuốc lá. Trên cơ
sở đó xác định các cơ hội, thách thức đối với sản phẩm, ngành nghề. Từ đó đưa
ra giải pháp kinh doanh phù hợp hiệu quả cho từng sản phẩm, ngành nghề
trong từng giai đoạn.

 Dự thảo báo cáo tổng kết kế hoạch quý, năm, rút ra những mặt mạnh, yếu, yêu
cầu đơn vị liên quan tìm nguyên nhân để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược

điểm, đề xuất giải pháp kinh doanh hợp lý cho từng thời kỳ.

 Tổ chức triển khai thực hiện các hoạt động bán hàng, phát triển nhãn hiệu, các
chiến lược tiếp thị.

 Chịu trách nhiệm báo cáo cập nhập thường xuyên tình hình thực hiện kế hoạch
sản xuất, kinh doanh sản phẩm thuốc lá tại CNS và các nhà máy trực thuộc
theo ngày, tuần, tháng, quý.

 Soạn thảo hợp đồng bán phụ liệu, phế thải, thành phẩm.
1.2.2.2 Tại các nhà máy trực thuộc:
 Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh tại các nhà máy
trực thuộc
 Cùng NM hoạch định kế hoạch tiêu thụ các sản phẩm tại các nhà máy
 Lập kế hoạch sản xuất và điều phối kế hoạch sản xuất tại các nhà máy

 Tiếp nhận hợp đồng của các nhà máy trực thuộc, trình Tổng Giám đốc phê
duyệt.
 Phối hợp thực hiện quy trình bán hàng
7

Sơ đồ tổ chức hoạt động Phòng KHKD
N
V
k
ế
h
o
ạ
c
h
H
T

-
Đ
T
Hình 4: Sơ đồ tổ chức phòng Kế hoạch Kinh doanh (Nguồn: Tài liệu nội bộ)
8

Phòng KHKD hiện tại có khoảng 14 cán bộ nhân viên do anh Lê Tấn Dương là
Giám đốc KHKD với vai trò xây dựng, quản lý, giám sát các quy trình sản xuất bán
hàng thuộc chức năng trong phòng. Các anh chị nhân viên trong phòng này làm việc
khá ăn ý bởi họ đã làm quen với quy trình làm việc được thống nhất, hoạch định từ
trước, bản mô tả công việc được phân chia cụ thể, rõ ràng và hợp lý với điểm mạnh
của từng người. Tôi đã được hướng dẫn và học hỏi về chuyên môn cũng như phong
cách làm việc từ các anh, chị trong phòng này rất nhiều.
2 Thực trạng hoạt động kinh doanh thuốc lá của CNS
Ngành Công nghiệp Thực phẩm – Thuốc lá
CNS không ngừng nghiên cứu và cho ra đời các sản phẩm thuốc lá đạt các
thông số kỹ thuật làm giảm tác hại đến sức khỏe người tiêu dùng, đóng góp vào sự
phát triển chung của ngành công nghiệp thực phẩm – thuốc lá. Với tiêu chí: Luôn luôn
nghiên cứu dựa trên nhu cầu thiết thực của người tiêu dùng nhằm cho ra đời các sản
phẩm tốt nhất phục vụ người tiêu dùng. CNS hiện có 03 nhà máy hoạt động trong lĩnh
vực Công nghiệp thực phẩm (thuốc lá).
 Các sản phẩm chính gồm có: các loại thuốc lá hiệu Craven “A”, Fine, Khánh
Hội, Bến Thành , Chợ Lớn và một số sản phẩm nội địa khác.

 Thị trường cung cấp chủ yếu là: Trong nước.
Khách hàng – Đối tác trong lĩnh vực thuốc lá
Các dòng sản phẩm thuốc lá tại CNS
Hiện tại, sản phẩm thuốc lá do CNS sản xuất-tiêu thụ được chia làm 2 dòng
thuốc lá Ngoại và thuốc lá Nội địa:
Sản phẩm Ngoại: là những dòng sản phẩm thuốc lá được CNS hợp tác nhượng
quyền thương hiệu cùng với các đối tác sản xuất thuốc lá quốc tế như BAT, SEITA +
ITIL…
 Thuốc lá Craven A, Fine:
Craven A “20”, Craven A “12”, Craven A “5”, Craven A Super Cool, Craven A Demi
Slim, Craven A Capsule, Craven A woody, Craven A coffee, Fine (SEITA + ITIL).
9

Hình 5: Thuốc lá Ngoại Craven A, FINE
(Nguồn: Sinh viên tự chụp)
Sản phẩm Nội địa: là những dòng sản phẩm thuốc lá mang thương hiệu Việt
Nam, được sản xuất theo tiêu chuẩn tại Việt Nam
 Thuốc lá Khánh Hội:
Khánh hội tím, Khánh hội tím hộp, Khánh hội hộp, khánh hội đồng tiền, Khánh hội
vàng, Khành hội đỏ, Olympic, Khánh hội Deluxe, Samba, Khánh hội Premium.
 Thuốc lá Bến Thành:
Chợ lớn mềm, chợ lớn hộp, Bến Thành Hộp, Bến Thành Menthol
Hình 6: Thuốc lá Nội Địa Khánh Hội, Bến Thành
(Nguồn: Tài liệu nội bộ)
10

Khách hàng – Đối tác
Hiện tại dù đang trong quá trình mở rộng quy mô hoạt động đa ngành, nhưng
CNS vẫn luôn coi trọng và chăm sóc cho lĩnh vực sản xuất chính của mình đó lĩnh vực
thuốc lá. Hiện tại, đối với dòng sản phẩm thuốc lá Ngoại, CNS đang hợp tác với đối
với các nhà sản xuất thuốc lá thương hiệu quốc tế là:
1. British American Tobacco
CNS đã hợp tác với BAT xây
dựng nhà máy thuốc lá Bến Thành
Craven “A”, trong đó CNS đóng vai trò
là nhà sản xuất, giám sát chỉ tiêu tiêu thụ,
chất lượng sản xuất, hoạch định sản xuất,
nhà phân phối trực tiếp bán hàng cho các
tổng đại lý phân phối lớn. Trong đó hai
Tổng đại lý phía Nam – Vân Hậu, phía
Bắc – Sơn Đông là hai khách hàng – đối
Hình 7: Hình ảnh minh họa
(Nguồn: Internet)
tác lớn của CNS. Còn mọi hoạt động xây dựng giới thiệu hình ảnh đều do BAT quản
lí.
2. SEITA + ITIL
Ngoài sản phẩm thuốc lá Craven “A” hợp tác với BAT, CNS còn 1 dòng sản
phẩm ngoại là FINE. Đây sản phẩm sang nhượng thương hiệu do CNS hợp tác với
Công ty Societe Nationale D’exploitation Industrielle Des Tabacs Et Allumetters (viết
tắt là SEITA) và Tobacco International Limited (viết tắt là ITIL). Hiện tại, CNS đang
sản xuất sản phẩm này tại nhà máy thuốc lá trực thuộc Bến Thành.
3. Bến Thành, Khánh Hội
Đối với sản phẩm thuốc lá Nội địa, CNS có khá nhiều mặt hàng hiện đang
được sản xuất tại hai nhà máy thuốc lá trực thuộc Bến Thành và nhà máy thuốc lá trực
thuộc Khánh Hội. Những năm tháng đầu thành lập CNS, với chủ trương chuyên môn
hóa, công nghiệp hóa nhằm phát triển bền vững, CNS chủ động quản lí sản xuất và
xây dựng 2 hệ thống kênh phân phối bán sản phẩm. Trong đó:
 Kênh 1: Tại văn phòng Tổng công ty, CNS vẫn luôn chủ động trong các công
việc hoạt động tiêu thụ - sản xuất đối với nhãn thuốc lá Craven “A” vì đây là
sản phẩm nhượng quyền nước ngoài. Ngoài ra, CNS kiêm luôn khâu phân phối
11

cho dòng sản phẩm thuốc lá Bến Thành, Khánh Hội với khoảng hơn 10 thành
viên trong kênh.
 Kênh 2: CNS thành lập công ty cổ phần đầu tư thương mại Bến Thành với tỉ lệ
vốn góp 29% chuyên phân phối sản phẩm thuốc lá Nội địa của CNS
Tình hình hoạt động kinh doanh lĩnh vực thuốc lá năm 2014
Đối với ngành thuốc lá, trong năm 2014 CNS đã tiếp tục đẩy mạnh vốn đầu tư
cơ sở hạ tầng, nhà xưởng, kho bãi; tập trung chiều sâu về công nghệ, thiết bị nhằm
nâng cao chất lượng và chuyển đổi cơ cấu sản phẩm theo hướng nâng dần tỷ trọng
thuốc lá trung và cao cấp; đảm bảo lộ trình giảm liều lượng Tar và Nicotin đúng theo
quy định của Chính phủ thực hiện công ước khung FCTC, từng bước hoàn thiện quy
trình sản xuất khép kín từ khâu chế biến nguyên liệu; củng cố và phát triển các mối
quan hệ hợp tác với các đối tác nước ngoài.
Đây là ngành sản xuất kinh doanh truyền thống nên vẫn còn chiếm tỷ trọng
chính trong cơ cấu chỉ tiêu tài chính của CNS. Từ lợi thế tài chính của ngành thuốc lá
để tập trung đầu tư chuyển cơ cấu các ngành công nghiệp khác theo định hướng chủ
trương của thành phố và chính sách của quốc gia. Có thể nói, trong các năm qua CNS
đã làm tốt công tác chuyển dịch cơ cấu các ngành công nghiệp khác từ lợi thế tài chính
mà ngành thuốc lá đem lại, đặc biệt là năm 2014 tỷ trọng doanh thu ngành thuốc lá đã
có sự chuyển dịch đáng kể (giảm tỷ trọng 13,5%) một phần do công tác tập trung đầu
tư cho các ngành cơ khí chính xác, ngành điện tử - công nghệ thông tin tạo nên sự khó
khăn nội tại làm doanh thu ngành thuốc lá làm giảm sút.
Với tình hình xâm nhập và tăng trưởng mạnh mẽ của thuốc lá nhập lậu trong
năm 2014 cả về thị phần, chủng loại, phân khúc giá và địa bàn hoạt động (trước đây là
thuốc lá lậu chủ yếu là Jet và Hero thì nay đã phổ biến hơn 10 nhãn hiệu có giá từ
3.000-18.000 đồng/bao). Số liệu cuối năm 2013 cho thấy thuốc lá lậu chiếm 19% thị
phần thì đến cuối tháng 9/2014 đã là 26,8% thị phần thuốc lá tiêu thụ trong nước. Sản
lượng thuốc lá lậu 2014 ước tính 890 triệu bao.
Cộng thêm sự gia tăng chi phí phát sinh đóng góp Quỹ phòng chống tác hại
thuốc lá theo tỷ lệ hiện nay là 1% trên giá tính thuế tiêu thụ đặt biệt, đồng thời với
việc in cảnh báo sức khỏe bằng hình ảnh trên bao bì đã làm gia tăng đáng kể chi phí
sản xuất, dẫn đến cán cân lợi thế cạnh tranh nghiêng hẳn về thuốc lá nhập lậu.
Trước tình hình trên, CNS nhận được sự quan tâm chỉ đạo kịp thời của Ủy ban
nhân dân Thành phố về công tác chống buôn bán thuốc lá nhập lậu, thuốc lá giả, thuốc
12

kém chất lượng. Điều này đã giúp CNS đương đầu với những khó khăn hiện tại. Kết
quả thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2014 của ngành sản xuất kinh doanh
thuốc lá của CNS như sau:
Tổng doanh thu và thu nhập khác thực hiện được 5.063,49 tỷ đồng, đạt
100,10% kế hoạch. Lợi nhuận thực hiện được 244,83 tỷ đồng, đạt 101,20% kế hoạch.
Nộp ngân sách Nhà nước thực hiện được 2.308,50 tỷ đồng, đạt 100,43% kế hoạch.
Đối với dòng thuốc lá cao cấp thương hiệu ngoại, trong những năm qua thuốc
lá Bến Thành Craven “A” vẫn giữa được vị trí cao trong sự lựa chọn của người tiêu
dùng. Đây là thành quả không ngừng nỗ lực của CNS trong vai trò nhà sản xuất – tiêu
thụ.
Thị phần các nhãn hiệu thuốc lá tại Việt Nam (triệu điếu thuốc)
Nhãn hiệu Tên Công ty 2006 2007 2008 2009 2010 2011
White Horse British American Tobacco Plc 10,9 11,4 10,2 8,9 8,9 9,3
Bastos Imperial Tobacco Group Plc - - 7,8 8,0 8,3 8,5
555 British American Tobacco Plc 5,3 5,5 6,5 7,7 8,1 8,3
Craven A British American Tobacco Plc 6,5 6,6 7,2 7,4 7,9 8,2
Vinataba Vietnam National Tobacco Corp 6,6 6,4 7,0 7,2 7,6 7,8
tourism Vietnam National Tobacco Corp 5,5 5,0 5,0 4,6 4,6 4,6
Souvenir Vietnam National Tobacco Corp 2,9 3,1 3,3 3,3 3,4 3,5
Marlboro Philip Morris International Inc - - 1,5 1,9 2,1 2,2
Tam Dao Vietnam National Tobacco Corp 2,3 2,4 2,4 2,2 2,1 2,0
Virginia Gold British American Tobacco Plc 2,7 2,8 2,5 2,0 1,8 1,7
Thang Long Vietnam National Tobacco Corp 1,3 1,3 1,3 1,2 1,1 1,3
Everest British American Tobacco Plc 0,8 0,9 0,9 0,9 0,9 0,8
Mild Seven Japan Tobacco Inc 0,3 0,3 0,3 0,6 0,7 0,7
Hoan Kiem Vietnam National Tobacco Corp 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 0,7
13

Aroma Vietnam National Tobacco Corp 1,0 1,0 0,9 0,8 0,7 0,7
Winston Japan Tobacco Inc - 0,1 0,1 0,3 0,5 0,6
Thu Do Vietnam National Tobacco Corp 0,5 0,5 0,5 0,4 0,4 0,4
Dunhill British American Tobacco Plc 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2
Bastion Vietnam National Tobacco Corp 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2
Bastos Altadis SA 9,5 9,0 - - - -
Marlboro Philip Morris Cos Inc 1,1 1,3 - - - -
Others Others 41,9 41,3 41,3 41,3 39,7 38,2
Total Total 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0 100,0
Bảng 1: Thị phần các nhãn hiệu thuốc lá tại Việt Nam % ( Nguồn: Phòng NC&PT CNS)
Hiện tại vào năm 2015, với nhiều chủ trương cải cách đổi mới cơ cấu, thoái hóa
vốn do nhà nước ban hành đối với các Tổng Công ty nhà nước. Cộng thêm với việc
trong một năm trở lại đây, tình hình kinh doanh thuốc lá có nhiều biến động xuất phát
từ chính sách nhà nước cho đến giá cả thị trường. Nguy cấp nhất là sự phát triển mạnh
mẽ của sản phẩm thuốc lá nhập lậu từ nước ngoài. Ngày 01/04/2015 CNS đã quyết
định thành lập phòng Kế hoạch Kinh doanh với đội ngũ nhân sự có kiến thức tốt, kinh
nghiệm cao với mục tiêu cải thiện hoạt động kinh doanh trên tất các lĩnh vực mà CNS
đang tham gia. Nhưng với mục tiêu ngắn hạn CNS đề ra, đó là phải cải thiện được
hoạt động hoạch định sản xuất, quản lý, hoạt động bán háng, giám sát thị trường, quản
lí hệ thống phân phối.
14

3 Công việc thực hiện trong quá trình thực tập
Hiện tại nhiệm vụ chính của phòng KHKD là tập trung vào lĩnh vực kinh
doanh thuốc lá. Công việc hàng ngày của phòng KHKD này là: Hoạch định sản xuất,
nhận đơn đặt hàng, bán hàng, giám sát thị trường, tổng hợp thông tin sản xuất kinh
doanh. Do đặc thù loại hình sản phẩm là thuốc lá – sản phẩm tiêu thụ đặc biệt nên
dạng kinh doanh hiện tại tại Tổng công ty là B2B và B2G.
Trong suốt quá trình 14 tuần thực tập tại phòng KHKD, tôi đã được Giám đốc
KHKD người hướng dẫn trực tiếp và các anh/chị khác trong phòng đã truyền đạt và
hướng dẫn tôi các công việc từ đơn giản đến phức tạp, có thể chia ra như sau:
Nhóm công việc chính: Tiếp nhận đơn hàng và bán hàng
Trong khoảng thời gian thực tập tốt nghiệp của mình, tôi được chỉ định sắp xếp
thực tập tại bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng và bán hàng thuộc phòng KHKD. Với đặc
thù mua bán sỉ, nên gần như hợp đồng giữa CNS và các doanh nghiệp khách hàng
thường kí dài hạn. Nhân viên trong bộ phận này đều phải có một nền tảng kiến thức
nghiệp vụ tốt, cập nhật các quy định của nhà nước và quy trình làm việc của CNS để
có thể tư vấn rõ ràng, xử lí hiệu quả cho khách hàng khi có vấn đề phát sinh trong bộ
phận trước giám đốc, khách hàng, ngân hàng và các phòng ban liên quan trong quy
trình tiếp nhận đơn đặt hàng và bán hàng.
Mô tả công việc
Đây là công việc chính mà tôi được học và thực hành tại CNS. Sau thời gian
làm quen tìm hiểu, nghiên cứu quy trình bán hàng cùng với bộ hồ sơ bán hàng bao
gồm các loại giấy tờ chứng từ, thuật ngữ và nghiệp vụ liên quan của KH – ĐL; tôi
hình dung được công việc này bao gồm việc: liên hệ với khách hàng báo giá sản phẩm
khi có sự thay đổi, thực hiện và yêu cầu KH - ĐL cung cấp các chứng từ liên quan cần
thiết để hoàn tất bộ hồ sơ mua hàng theo từng lô hàng cụ thể; cũng như phải chuẩn bị
những chứng từ hóa đơn cho KH - ĐL cần khi họ nhận hàng hóa. Trong các đơn đặt
hàng, bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng và bán hàng thường phải kiểm tra hàng tồn kho
nhằm thúc đẩy giao đủ hàng cho KH – ĐL. Ngoài ra còn kiểm tra các thông tin liên
quan và xác nhận giữa bên KH – ĐL và ngân hàng về việc chuyển tiền và xuất hóa
đơn mua hàng. Ngoài ra, bộ phận cũng xác nhận về người bên KH - ĐL lên lấy hóa
đơn thông qua giấy giới thiệu. Bên cạnh đó, nhân viên bộ phận này sẽ chịu trách
nhiệm về tất cả các bước thực hiện công việc trong quy trình bán hàng.
15

Dưới sự hướng dẫn của anh Thụy - nhân viên tiếp nhận đơn đặt hàng và bán
hàng, tôi đã học hỏi được khá nhiều về lí thuyết quy trình, cách thức làm việc thực tế
của bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng, bán hàng và những kỹ năng khác để làm công
việc này.
Cách thực hiện:
Đầu tiên để có thể hiểu về quy trình và cách thức làm việc trong bộ phận tiếp
nhận đơn đặt hàng và bán hàng, tôi đã được GĐ KHKD hướng dẫn chỉ chỗ lấy tài liệu
hệ thống quản lí chất lượng về quy trình tiếp nhận đơn đặt hàng và bán hàng.
Hình 8: Tài liệu hệ thống QLCL
Sau đó tôi bỏ thời gian đầu để nghiên cứu tài liệu, tìm hiểu kỹ các bước trong
quy trình công việc được thực hiện như thế nào. Từng bước thực hiện trong quy trình
đều rất quan trọng vì mỗi bước công việc đều có vai trò trách nhiệm quyết định cho
bước tiếp theo nên tôi tìm hiểu rất kỹ trên lí thuyết từng bước. Bước này là của bộ
phận nào? ai làm/ chịu trách nhiệm? Loại hình công việc trong bước đó là gì? Và cuối
cùng là thực hiện công việc như thế nào?.
Tiếp theo, tôi có khoảng 1 tuần được theo sát học hỏi kinh nghiệm làm việc anh
nhân viên bán hàng trong phòng. Trong tuần này, tôi chuyển qua quan sát thực tế. Tôi
quan sát rất kĩ các bước thực hiện công việc của anh nhân viên và so sánh với lí thuyết
quy trình công việc. Những gì tôi thắc mắc trong lúc quan sát về công việc, tôi tranh
thủ hỏi ngay. Ngoài quan sát và học hỏi về quy trình thực hiện công việc bán hàng, tôi
còn được học hỏi thêm về phong thái, ngôn từ lúc anh giao tiếp, làm việc với khách
16

hàng qua điện thoại. Và cuối cùng khi tôi đã sẵn sàng, tôi xin phép anh nhân viên bán
hàng được thử thực hiện công việc dưới sự giám sát của anh.
Như ở trên phần thông tin về lĩnh vực thuốc lá Nội địa, hiện tại CNS đang có
hai nhà máy thuốc lá trực thuộc Bến Thành và Khánh Hội giữ vai trò là nhà sản xuất.
Còn khâu xây dựng và quản lí kênh phân phối bán hàng là do Công ty cổ phần ĐT-
TM dịch vụ Bến Thành và trực tiếp CNS đảm nhiệm. Nhưng do gần đây với nhiều sự
thay đổi về chính sách, thông tư từ nhà nước đối với mặt hàng tiêu thụ đặc biệt như
thuốc lá, cộng thêm với những sự biến động trong thị trường về quản lí chất lượng sản
phẩm, giá cả thị trường, sự cạnh tranh đẩy lên cao. Vì vậy, GĐ KHKD muốn tôi tham
gia làm việc với quy trình bán hàng đối với sản phẩm thuốc lá Ngoại Craven “A”.
Nhưng vẫn cho phép tôi tham gia tìm hiểu và nghiên cứu mảng Nội địa.
Dưới đây là quy trình tiếp nhận đơn hàng và bán hàng thuốc lá mà tôi đã bỏ thời gian
đầu khi mới vào CNS để nghiên cứu về công việc này.
17

Người/ Bộ phận Công việc Hướng dẫn thực hiện
Khách hàng
Đặt hàng
Đơn đặt hàng/ Giấy giới
sa
thiệu
P.TC-KT
Thông tin công Kiểm tra công nợ
nợ từ P.KT
Lập tờ trình xuống P.KH
Không
NM kiểm kê hàng tồn kho
P. KHKD
đồng ý
Xem xét tồn kho đủ cung cấp cho Khách
hàng
Giám đốc KHKD Bán hàng Xác nhận.
Đơn đặt hàng đã được duyệt
Đồng ý
(Giấy Ủy nhiệm chi, Phiếu
chi từ KH. Xác nhận thanh
NV lập hóa đơn
toán từ ngân hàng)
Lập hóa đơn
P.TC-KT (NM)
Không Xác nhận, ngày nhận yêu
đồng ý cầu mã hàng, số lượng, tiền
thanh toán, tổng tiền thanh
Kiểm tra nội
P.TC-KT (NM) toán.
dung hóa đơn
BGĐ CNS
Đồng ý
(GĐ NM)
P. TCKT (NM) Nhân viên lập hóa đơn trình
Ký hóa đơn
ký
Đóng dấu treo trên
Đóng dấu
Số lượng bản photo theo
HĐ photo(nếu có) yêu cầu khách hàng
Thủ kho + Bảo vệ
Thủ kho + Bảo vệ + bên
Kho xuất hàng + nhận: kiểm tra và xuất hàng
Bảo về kiểm tra theo hóa đơn
Bảo vệ xác nhận khi ra cổng
Nhân viên giao Khách hàng ký hóa Thời gian giao hàng: theo
nhận đơn và nhận hàng yêu cầu
Bảng 2: Quy trình Bán thuốc lá Craven "A", Bến Thành, Khánh Hội (Nguồn: Tài liệu nội bộ CNS)
18

Bảng quy trình bán hàng này là bảng quy trình chung cho cả hai dòng thuốc lá
Ngoại và Nội địa. Giữa quy trình bán hàng thuốc lá Craven “A” Ngoại và thuốc lá Nội
địa có chút khác nhau trong quy trình lập hóa đơn. Do thuốc lá Nội địa CNS phân phối
cho nhiều đại lý vì vậy việc lập hóa đơn tại CNS là khá bất tiện cho sự vận chuyển của
KH – ĐL. Theo quy trình, KH – ĐL phải lấy hóa đơn xuất hàng từ trụ sở CNS, chạy
xuống kho nhà máy thuốc lá Nội địa mới được cho lấy hàng. Nhưng khoảng địa lý
giữa trụ sở CNS và vị trí hai nhà máy Nội địa là khá xa. Vì CNS đã ủy quyền cho các
nhà máy thuốc lá Nội địa trong việc lập hóa đơn và kí hóa đơn.
Mở đầu cho quy trình công việc, vào mỗi buổi sáng, KH – ĐL sẽ gửi đơn đặt
hàng vào hộp thư điện tử của bộ phận/ nhân viên tiếp nhận đơn đặt hàng và bán hàng.
Với các thông tin cụ thể về lịch trình nhận hàng hóa của KH - ĐL, hình thức chi trả
(ủy nhiệm chi, tiền mặt). Ngoài ra thông tin chi tiết về hàng hóa họ cần (tên hay mã
loại sản phẩm họ cần, số lượng cho từng loại sản phẩm, giá từng loại sản phẩm, thành
tiền từng loại sản phẩm, tổng tiền phải thanh toán) và các loại chứng từ liên quan khác
với từng đơn đặt hàng) để bộ phận bán hàng chuẩn bị và hoàn tất các loại chứng từ,
đúng trình tự theo quy trình và kịp thời gian xuất hàng cho khách hàng để tránh bị
động, tốn thời gian.
Theo lịch trình thực tế, khách hàng sẽ gửi bộ thông tin đơn đặt hàng cụ thể họ
cần mua qua hộp thư điện tử cho nhân viên bán hàng. Dưới sự hướng dẫn và giới
thiệu của anh GĐ KHKD, tôi cần tìm hiểu thêm về biểu mẫu đơn đặt hàng do CNS đã
thiết kế, nghiên cứu chi tiết những thông tin yêu cầu cần điền, xuất hiện trên tờ đơn,
và tự đặt câu hỏi tại sao những thông tin đó cần được điền và xuất hiện trên tờ đơn.
Việc tìm hiểu và xác định những thông tin nào quan trọng là rất cần thiết vì có nhiều
doanh nghiệp họ có mẫu đơn đặt hàng riêng của mình, khi đó ta không thể nào cứng
nhắc trong việc đọc đơn đặt hàng. Ta cần phải xác định những thông tin cần phải có
trong đơn đặt hàng nhanh gọn lẹ để kiểm tra chính xác.
Do tôi là thực tập sinh, nên có những hạn chế trong việc thực hiện công việc.
Tuy công việc có tính chuyên môn vừa phải nhưng lại có tính trách nhiệm cao vì vậy
mỗi nhân viên đều có tài khoản đăng nhập vào hệ thống quản lí công việc tại CNS.
Trong thời gian làm việc thử, tôi chỉ được thực hành khi có sự giám sát của nhân viên
bán hàng. Các hợp đồng giữa CNS và các doanh nghiệp khách hàng đã được ký trước
đó, với các điều khoản ràng buộc được sự đồng nhất giữa hai bên trong đó phần quan
trọng nhất là số tài khoản CNS. Dưới đây là các bước thực hiện công tiếp nhận đơn
đặt hàng và bán hàng.
19

Bước 1: Xác định các sản phẩm được đặt hàng
Xác định từng loại các sản phẩm thuốc lá trong đơn đặt hàng vì thường tên các
sản phẩm được chuyển đổi tên sản phẩm thành mã sản phẩm, đòi hỏi người nhân viên
làm lâu năm nhạy bén nhớ mã thuốc để cho dễ nhận ra sản phẩm. Việc xác định các
sản phẩm thuốc lá trong đơn đặt hàng bao gồm ( tên thuốc, số lượng) nhằm để nhân
viên bán hàng kiểm tra lại trên hệ thống quản lí hàng tồn kho đã được kế toán nhà máy
cập nhập vào mỗi buổi sáng có đủ hàng để cung cấp cho KH – ĐL không. Bước kiểm
tra hàng tồn kho này rất quan trọng vì nếu bình thường ta đáp ứng đủ lượng hàng cho
khách thì là rất tốt, nhưng khi lượng hàng tồn kho ít hơn số lượng được đặt thì người
nhân viên bán hàng có trách nhiệm báo ngay cho bên KH - ĐL. Để họ có sự điều
chỉnh, sửa đổi, tính toán lại số lượng sản phẩm trong đơn đặt hàng sao cho hợp lý.
Hình 9: Đơn đặt hàng theo Form của CNS (Nguồn: Tài liệu nội bộ)
Bước 2: Yêu cầu các chứng từ thông tin cần thiết.
Để thực hiện một đơn đặt hàng, chúng ta cần có đầy đủ các giấy chứng từ xác
nhận cần thiết để nhằm đem lại lợi ích cho cả hai bên CNS và bên Tổng Đại lý/ Đại lý
khách hàng. Một bộ chứng từ cho đơn đặt hàng bao gồm:
 Đơn đặt hàng
20

 Phiếu chi, Ủy nhiệm chi

 Giấy giới thiệu

 Hóa đơn
Chứng từ mở đầu cho một đơn đặt hàng là đơn đặt hàng như tôi đã diễn giải ở
trên, chúng ta cần đơn đặt hàng để biết rõ sản phẩm loại thuốc lá nào khách hàng cần,
số lượng bao nhiêu. Sau khi đã kiểm tra với bên kho và thông báo lại cho bên khách
hàng về khả năng cung cấp cho họ.
Chứng từ tiếp theo là giấy ủy nhiệm chi, phiếu chi. Nhân viên KHKD sẽ phải
nhắc nhở khách hàng tranh thủ ra ngân hàng gửi tiền mua hàng vào tài khoản của
CNS. Chứng từ này được coi là bằng chứng cho việc họ đã chi trả trước cho đơn đặt
hàng. Ngay khi họ đã thực hiện hoạt động gửi tiền tại phòng giao dịch ngân hàng, họ
sẽ fax chứng từ Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi của họ qua cho bên CNS. Nhân viên
KHKD bán hàng có nhiệm vụ phải thu nhận chứng từ từ máy fax để kẹp lại thành một
bộ hồ sơ. Việc này cũng tuy vào loại hình chi trả, nhưng đây là cách chi trả mà thường
được Tổng Công ty áp dụng nhằm giảm lượng tiền gối đầu.
Chứng từ tiếp theo cũng rất cần thiết đó là giấy giới thiệu. Giấy giới thiệu có
vai trò là chứng từ xác nhận ai là người lên lấy hóa đơn đại diện bên phía KH - ĐL.
Khách hàng là thượng đế, họ thường muốn được xuất hóa đơn ngay khi họ nhận được
hàng. Vì vậy chứng từ giới thiệu cũng
rất quan trọng vì nếu không có thể dễ
đưa nhầm hóa đơn cho khách hàng
khác. Tuy nhiên với mô hình kinh
doanh lớn và sự đặc thù trong lĩnh
vực kinh doanh thuốc lá nên có sự
hạn chế về số lượng doanh nghiệp
được sản xuất, nhà phân phối đại lý.
Vì vậy việc đưa nhầm lẫn giấy giới
thiệu giữa các doanh nghiệp là rất
thấp. Ngoài ra, với một số doanh
nghiệp thân thiết, nhân viên bán hàng
có thể chủ động ghi dùm cho khách
hàng về giấy giới thiệu, để tránh mất
công mỗi lần họ lấy hàng lại phải ghi
giấy giới thiệu.
Hình 10: Giấy giới thiệu theo form của CNS
(Nguồn: Tài liệu nội bộ)
21

Chứng từ cuối cùng là hóa đơn xuất hàng. Đây là chứng từ cực kì quan trọng vì
nó liên quan trực tiếp đến cơ quan bên thuế nhà nước. Với quy mô hoạt động kinh
B2B và B2G chủ yếu vì vậy mà các đơn đặt hàng thường không nhiều trong ngày
nhưng mỗi đơn đặt hàng lại có giá trị rất cao. Chính vì giá trị cho một đơn đặt hàng
lớn đầu hỏi tính trách nhiệm cao, CNS luôn muốn bán sản phẩm giao tiền liền. Điều
này cũng đã giúp tôi hiểu vì sao loại hình chi trả trước này thường được hay áp dụng
tại CNS.
Bước 3: Sao lưu và theo dõi hồ sơ bán hàng.
Sau khi đã xác nhận về lượng hàng có khả năng cung cấp cho khách hàng.
Nhân viên bán hàng sẽ trình đơn hàng lên cho Giám đốc KHKD để lấy chữ kí nháy
xác nhận. Tiếp theo sẽ chuyển trực tiếp cho Tổng giám đốc ký xác nhận đơn hàng.
Tiếp theo, nhân viên bán hàng đợi khách hàng chuyển chứng từ ủy nhiệm chi,
phiếu chi thông qua fax. Sau đó nhân viên bán hàng tranh thủ liên hệ với phòng kế
toán CNS viết hóa đơn nhưng chưa ký. Ngay khi có sự xác nhận bên ngân hàng tiền
mua hàng đã được chuyển khoản. Nhân viên bán hàng thông báo cho nhân viên kế
toán lập hóa đơn xuất hàng chuyển cho Kế toán trưởng ký, đóng dấu xác nhận.
Nhân viên bán hàng có nhiệm vụ photo bộ hồ sơ làm hai, một bộ được lưu lại.
Sau đó người bên khách hàng đến CNS trình giấy giới thiệu để lấy hóa đơn. Có hóa
đơn, họ sẽ chạy xuống kho nhà máy sản xuất để lấy hàng.
Kết quả đạt được
Sau thời gian học hỏi, thực hành quy trình giao tiếp với khách hàng, bán hàng
và hoàn tất hồ sơ bán hàng, tôi đã hiểu rõ, nắm chắc quy trình làm việc của bộ phận
tiếp nhận đơn hàng và bán hàng, về cách thức tiến hành khi nhận một đơn đặt hàng,
biết được những chứng từ nào là cần thiết, chứng từ nào đi trước chứng từ nào đi sau,
biết thêm một số thuật ngữ chuyên ngành thuốc lá,... Tôi đã có thể tiếp nhận và xử lí
nhiều đơn hàng cùng một lúc, dĩ nhiên là vẫn dưới sự giám sát và kiểm tra của các
anh/chị trong bộ phận để có thể giảm thiểu tối đa những sai phạm. Công việc này còn
giúp tôi rèn được tính nguyên tắc khi làm việc, tiến hành theo quy trình chung, không
làm bộc phát theo cảm xúc hay không có đầu đuôi.
22

Kinh nghiệm sau khi thực hiện công việc:
Đây là công việc quan trọng vì nó tương tác trực tiếp với khách hàng. Những
giấy tờ, chứng từ trong quy trình bán hàng sau khi đóng dấu đều có tính pháp lý, sẽ rất
khó khăn khi sửa đổi nên đòi hỏi nhân viên phải thật sự nắm rõ quy trình làm việc, có
tính tỉ mỉ, kỹ lưỡng. Đòi hỏi phải có tính làm việc nguyên tắc, tôn trọng quy trình làm
việc. Chỉ một sai sót nhỏ có thể gây ra khó khăn cho cả hai bên nhưng có thể dẫn đến
sự thiệt hại nặng về danh dự, uy tín, chất lượng làm việc CNS trong mắt khách hàng.
Nhóm công việc phụ: Hoạch định sản xuất thuốc lá
Mô tả công việc
Hoạch định sản xuất thuốc lá là công việc tôi hỗ trợ thêm cho cô Phượng –
nhân viên bộ phận Hoạch định tiêu thụ - sản xuất khi có thời gian rảnh rỗi. Cô rất
nhiệt tình trong việc giải thích các vấn đề liên quan đến tổng hợp thông tin tình hình
bán hàng từ các đại lý, nhà phân phối, cách đọc và ý nghĩa của các cột hàng thông tin
trong báo cáo, đơn trình.
Công việc hoạch định sản xuất giúp CNS theo dõi sức tiêu thụ các loại sản
phẩm thuốc lá từ các tổng đại lý/đại lý, thị trường thực tế, năng suất sản xuất dưới nhà
máy, từ đó ta có đưa ra những quyết định nhập nguyên phụ liệu cho sản xuất bao
nhiêu nhằm mang lại tính hiệu quả tối ưu trong việc quản lí các quy trình sản xuất, tồn
kho, bán hàng. Do tôi chỉ là thực tập sinh, với những công việc này đòi hỏi tính
chuyên môn cao và tinh thần trách nhiệm công việc cao. Nên tôi không được đảm
nhiệm hay làm thay cô Phượng trong công việc này. Tôi được phụ cô trong việc tổng
hợp số liệu thống kê kết quả kinh doanh của các đại lý và kế hoạch tiêu thụ vào trong
báo cáo hay đơn trình hoạch định sản xuất. Công việc này với kĩ năng Word, Exel khá
đơn giản nhưng đòi hỏi tính cẩn thận cao vì tôi phải điền con số hay thông tin chính
xác vì sau đó nhân viên bộ phận Hoạch định tiêu thụ - sản xuất có trách nhiệm còn
phải làm nhận xét, đề xuất cho GĐ KHKD.
Cách thực hiện:
Bước 1: Lập kế hoạch tiêu thụ tháng
Vào thứ 4 tuần cuối trong tháng, xây dựng kế hoạch tiêu thụ 2 dòng thuốc lá:
 Thuốc lá Bến Thành, Khánh Hội:
23

Dự báo về khả năng tiêu thụ của Công ty CP ĐT-TM Bến Thành gửi lên phòng
KHKD của CNS. Ngoài ra, CNS có gửi xuống các đại lý cấp 1 mua trực tiếp CNS thư
tham khảo dự trù tiêu thụ quý, từng tháng để thu thập thông tin thêm.
 Thuốc lá Craven “A”:
Tập đoàn thương hiệu thuốc lá BAT gửi dự báo về khả năng tiêu thụ của thị
trường do bên họ có đội ngũ thụ thập và xử lí thông tin chuyên nghiệp. Ngoài ra,
Phòng KHKD còn được nhận thêm 2 bản dự trù tiêu thụ từ 2 Tổng Đại lý Vân Hậu và
Sơn Đông.
Bước 2: Lập kế hoạch sản xuất tháng:
 Nhà máy Thuốc lá Bến Thành, Khánh Hội
Sau khi tổng hợp xong thông tin dự trù tiêu thụ từ 2 kênh phân phối, nhân viên
phòng KHKD gửi xuống nhà máy bản kế hoạch tiêu thụ cho 2 nhà máy trực thuộc Bến
Thành, Khánh Hội. Tại 2 nhà máy sẽ có nhân viên phòng nghiệp vụ sẽ lập kế hoạch
sản xuất. Kế hoạch sản xuất ngoài dựa vào thông tin dự báo tiêu thụ, còn có:
 Số lượng thành phẩm tồn kho.

 Sức chứa của kho thành phẩm.

 Mức dự trữ tồn kho nguyên phụ liệu, vật tư.

 Năng lực sản xuất của nhà máy.
Sau khi tổng hợp xong dưới 2 nhà máy sẽ gửi lên lại cho Phòng KHKD để
nhân viên phòng lập văn bản kế hoạch. Sau đó đưa cho GĐ KHKD ký nháy xác nhận,
tiếp theo đưa cho TGĐ ký xác nhận quyết định và gửi ngược lại cho nhà máy.
 Nhà máy thuốc lá Bến Thành Craven “A”:
Đối với sản phẩm thuốc lá Craven “A” là sản phẩm sang nhượng thương hiệu
vì vậy mà CNS sẽ đứng ra trực tiếp làm khâu xây dựng kế hoạch sản xuất và giao kế
hoạch tiêu thụ - sản xuất sản phẩm Craven “A” từng loại cho nhà máy và theo dõi việc
thực hiện thông qua kế hoạch sản xuất tuần của nhà máy.
Dưới đây là văn bản lập kế hoạch sản xuất đối với sản phẩm thuốc lá Craven
“A” mà tôi thường hỗ trợ giúp cô Phượng soạn tổng hợp.
24

Hình 11: Văn bản lập kế hoạch sản xuất Craven A (Nguồn: Tài liệu nội bộ)
Bước 3: Xuất nguyên phụ liệu sản xuất:
 Nhà máy thuốc lá Bến Thành:
Sản xuất sản phẩm Fine: Phòng nghiệp vụ nhà máy lập phiếu đề nghị cấp phát
nguyên phụ liệu gởi phòng KHKD CNS. Nhân viên Phòng KHKD lập phiếu xuất
nguyên phụ liệu. Các bước kế tiếp thực hiện theo quy định xuất kho.
Sản xuất sản phẩm Bến Thành: căn cứ kế hoạch sản xuất, nhân viên phòng
Nghiệp vụ dưới nhà máy lập phiếu xuất nguyên phụ liệu cho phân xưởng.
 Nhà máy thuốc lá Khánh Hội:
Căn cứ Kế hoạch sản xuất, nhân viên phòng KHKD lập phiếu xuất nguyên phụ
liệu cho phân xưởng.
Căn cứ “Phiếu đề nghị xuất nguyên phụ liệu” của phân xưởng, nhân viên
phòng Nghiệp vụ lập phiếu xuất nguyên phụ liệu chuyển đến thủ kho. Các bước kế
tiếp thực hiện theo quy chế tổ chức và hoạt động NMTL Bến Thành Craven “A”
(Thuộc quy định về nhập kho – xuất kho của nhà máy)
25

Bước 4: Thành phẩm nhập kho:
Trong quy định sản xuất, CNS áp đặt lên nhà máy thực hiện theo kế hoạch sản
xuất, thành phẩm nhập kho không vượt quá 10% so với kế hoạch được giao.
 Nhà máy thuốc lá Bến Thành (đối với sản phẩm Fine và Bến Thành):
Căn cứ phiếu giao hàng NPL ở dưới nhà máy, nhân viên phòng KHKD CNS lập phiếu
nhập kho nhà máy.
 Nhà máy thuốc lá Khánh Hội:
Phòng Kế hoạch/ Nghiệp vụ nhà máy lập phiếu nhập kho thành phẩm, thực
hiện quy trình nhập kho và quản lý kho theo Quy định về nhập kho – xuất kho của nhà
máy.
Hàng ngày, phía nhà máy phải lập báo cáo nhập kho thành phẩm trong ngày,
phòng KHKD CNS theo dõi tình hình sản xuất và sản lượng thành phẩm đạt được của
nhà máy.
Bước chỉnh sửa điều chỉnh kế hoạch sản
xuất (trường hợp khẩn cấp)
Trong trường hợp nhà máy gặp sự cố
về máy móc thiết bị ảnh hưởng đến khả
năng hoàn thành kế hoạch, hay có sự biến
động từ phía KH – ĐL, thị trường, phòng
KHKD để nhân viên phòng lập văn bản điều
chỉnh kế hoạch sản xuất.
Trong trường hợp cần phải điều chỉnh
tăng/ giảm kế hoạch sản xuất, phòng KHKD
CNS sẽ thông báo đến nhà máy bằng văn
bản này. Đây cũng là văn bản tôi thường hay
hỗ trợ, giúp cô Phượng soạn tổng hợp.
Hình 12: Văn bản điều chỉnh kế hoạch
sản
xuất (Nguồn: Tài liệu nội bộ)
26

Kết quả đạt được:
Đây là công việc có vai trò rất quan trọng trong phòng KHKD. Công việc quyết
định nhiều đến sự thành công tối ưu trong quy trình sản xuất vừa có thể đẩy mạnh
cũng như giảm được nhiều sự thiệt hại đối với quy trình bán hàng tiếp theo. Vì đây là
công việc đòi hỏi tính chuyên môn cao và đặc biệt là tinh thần trách nhiệm lớn, nên tôi
chỉ được phụ giúp công việc cho cô Phượng một số việc nhỏ trong quy trình công việc
hoạch định này nhưng tôi cũng có cơ hội được quan sát, tìm hiểu từ cô những kinh
nghiệm về các bước thực hiện trong quy trình công việc. Điều này rất có ý nghĩa vì tôi
vừa có thể giúp đỡ cô làm việc, vừa có cơ hội học hỏi thêm những điều mới, rèn luyện
khả năng tính toán, tính cẩn thận, cách xử lý số liệu. Bên cạnh đó, công việc này thực
sự rèn luyện tính kiên nhẫn, suy nghĩ logic để đưa ra những phân tích nắm rõ tình hình
thực tế nhất với những bảng kết quả bán hàng có được từ các Tổng đại lí cũng như kế
hoạch tiêu thụ của họ. Để từ đó ta có thể tổng hợp xây dựng hoạch định sản xuất tối
ưu nhất.
Kinh nghiệm có được sau khi thực hiện công việc:
Để thực hiện tốt công việc này đòi hỏi phải có sự tỉ mỉ, cẩn thận, chính xác đến
từng chi tiết với các con số và đặc biệt là tính kiên nhẫn vì có thể ngồi hàng giờ trước
máy tính để tính toán với các con số, các phép tính và viết các bản tổng hợp đơn trình
công việc. Ngoài ra tôi học từ cô Phượng kỹ năng giao tiếp trực tiếp trên điện thoại
với các khách hàng, Tổng đại lý, nhằm khai thác thông tin tình hình kinh doanh dưới
thị trường, gìn giữ các mối quan hệ và xây dựng hình ảnh đẹp cho công ty. Đặc biệt,
cần có những cách để bản thân thư giản vì công việc này sẽ tạo ra sự căng thẳng cho
nhân viên khi phải tiếp xúc với màn hình máy tính liên tục. Điều này đòi hỏi ta phải có
tính tổ chức thời gian, chủ động trong công việc để có thể tạo ra thời gian nghỉ ngơi.
Nhóm công việc hỗ trợ: Photocopy, in và fax tài liệu
Mô tả và cách thức thực hiện:
Những ngày đầu thực tập tại CNS, tôi khá lạ lẫm với một số máy móc thiết bị văn
phòng. Vì vậy tôi đã chủ động chia sẽ những sự thiếu sót trải nghiệm bản thân sử dụng
một số thiết bị văn phòng tại nơi làm việc, tôi đã được các anh chị trong phòng, đặc biệt
là anh Tuấn phòng KHKD đã tận tình hướng dẫn, cũng như tạo tinh thần thoải mái và tạo
cơ hội cho tôi được làm nhiều việc trực tiếp với các thiết bị văn phòng
27

trong suốt quá trình thực tập. Điều đó giúp tôi hòa nhập nhanh hơn với môi trường
làm việc trong văn phòng cũng như tôi đã thuần thục và hiểu rõ công việc sử dụng
máy photocopy, sử dụng máy in, máy scan và máy fax. Những công việc này tuy khá
đơn gian nhưng thật sự không nhàm chán, đây được xem như những bước đầu khởi
động để tôi có thể hoàn thành chặng đường thực tập tốt nghiệp của mình tốt nhất có
thể.
Photocopy: Tại CNS, mỗi tầng làm việc đều có một máy photocopy dùng
chung cho các nhân viên trong mỗi phòng ban của tầng đó. Những ngày đầu bước vào
môi trường văn phòng chuyên nghiệp tại CNS, do các công việc tại phòng KHKD đòi
hỏi tính chuyên môn, trách nhiệm trên mỗi nhân viên cao cũng như tôi cũng cần phải
có thời gian làm quen với môi trường làm việc và tìm hiểu công việc chính thì đây là
hoạt động mà tôi làm nhiều nhất. Cách vận hành, sử dụng máy photocopy tôi học khá
nhanh và có thể thực hành ngay. Công việc tiếp nhận và bán hàng đòi hỏi liên tục cần
đến giấy tờ chứng từ để hoàn thiện cho mỗi bộ hồ sơ bán hàng, vì mỗi bộ chứng từ
đều cần photo lại để lưu trữ, làm bằng chứng trong trường hợp cần thiết, nên việc
photo diễn ra thường xuyên trong ngày.
Cách thức sử dụng máy photocopy với những bước khá đơn giản như sau:
 Bước 1: Lật cánh cửa phía trên máy, đặt
tài liệu cần photo vào, mặt úp xuống. Sau

đó đóng cánh cửa xuống vì như vậy giúp
có đủ ánh sáng, chất lượng sao chép tốt
hơn.

 Bước 2: Chọn lệnh photo: nằm ngang hay
đứng, photo một mặt hay hai mặt, số
lượng cần photo,…

 Bước 3: Nhấn Start để bắt đầu cho máy
thực hiện.
Hình 13: Máy photo tại CNS
Máy fax: tại mỗi phòng ban của CNS đều có một máy fax cho tất cả nhân viên
trong phòng. Do phòng KHKD mới thành lập nên hiện tại phòng xài chung máy Fax
với phòng Kế toán . Tôi thường phụ lấy giấy fax đơn hàng từ khách hàng – đây cũng
nằm trong công việc của tôi hàng ngày. Hoặc khi có anh chị nào có giấy tờ cần fax đi
28

đâu. Tôi chủ động kêu anh chị hãy để tôi làm thay. Vì tôi muốn vừa giúp ích anh chị
trong phòng khi rảnh rỗi và tự mình thành thục sử dụng thiết bị văn phòng. Các bước
để gửi một bản fax đi như sau:
 Bước 1: Để tờ giấy A4 với nội dung cần fax đi vào khe để giấy (có ký hiệu mũi
tên chỉ dẫn).

 Bước 2: Nhấn số theo địa chỉ cần fax đến.

 Bước 3: Nhấn Ok, chờ tờ giấy được fax đi.

 Bước 4: Điện thoại xác minh về việc gửi fax với bên đối tác (nơi cần gửi fax
đến) để họ kiểm tra, tránh thất lạc, mất mác
Máy In: Máy in cũng được sử dụng
khá nhiều. Tại CNS mỗi phòng ban có từ
một đến hai cái máy in. Tại phòng KHKD
có tất cả hai máy in được bố trí, kết nối với
hệ thống máy tính của mỗi nhân viên, để họ
có thể sự dụng in ấn tài liệu, chứng từ, công
văn, đơn trình cần thiết.
Hình 14: Máy in tại CNS
Kết quả đạt được:
Tôi đã có thể sử dụng thành thạo máy photocopy, fax và máy in tại CNS để
thực hiện công việc khi cần, đặc biệt là tôi có thể giúp đỡ các anh/chị trong phòng khi
cần.
Kinh nghiệm có được khi thực hiện công việc:
Đây là nhóm công việc mà tôi gọi là “công việc tay chân”, nó không đòi hỏi kỹ
năng hay kiến thức chuyên môn nhưng khi thực hiện cũng cần sự tập trung, cẩn thận
để tránh nhầm lẫn, lãng phí tài nguyên của CNS.
29

4 Chuyên đề: Một số giải pháp hỗ trợ thực hiện kế hoạch
tăng tiêu thụ sản phẩm thuốc lá Nội địa tại CNS.

Một số giải pháp hỗ trợ thực hiện kế hoạch tăng tiêu thụ sản phẩm thuốc lá Nội địa tại CNS.doc

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Một số giải pháp hỗ trợ thực hiện kế hoạch tăng tiêu thụ sản phẩm thuốc lá Nội địa tại CNS.doc

Similar to Một số giải pháp hỗ trợ thực hiện kế hoạch tăng tiêu thụ sản phẩm thuốc lá Nội địa tại CNS.doc (16)

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói 👍👍 Liên hệ Zalo/Tele: 0917.193.864

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói 👍👍 Liên hệ Zalo/Tele: 0917.193.864 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Một số giải pháp hỗ trợ thực hiện kế hoạch tăng tiêu thụ sản phẩm thuốc lá Nội địa tại CNS.doc