Nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại công ty sebrina holdings Việt Nam.doc

Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay trong hoạt động của các doanh nghiệp vấn đề nghiệp vụ phòng Hành
chính nhân sự là một vấn đề quan trọng và cần được quan tâm một cách đúng mức.
Nghiệp vụ phòng Hành chính nhân sự sẽ đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp
diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất trong giải
quyết công việc của doanh nghiệp. Chính vì vậy việc quan tâm đúng mực đến nghiệp
vụ phòng Hành chính nhân sự sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của
quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung.
Trên thực tế nghiệp vụ phòng Hành chính nhân sự trong hoạt động của các doanh
nghiệp hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể. Qua thời gian thực tập ở
Công ty Focus Travel em đã có dịp tìm hiểu về nghiệp vụ phòng Hành chính nhân sự ở
công ty. Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian cũng như năng lực cá nhân, báo cáo
chuyên đề này chỉ tập trung nghiên cứu “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG
CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN
BẢN TẠI CÔNG TY SEBRINA HOLDINGS VIỆT NAM”.
Mục đích, nhiệm vụ của đề tài
- Khảo sát thực tiễn về nghiệp vụ phòng Hành chính nhân sự của công ty; phân
tích những kết quả đạt được, những mặt còn tồn tại và bất cập; nội dung cần hoàn
thiện trong công tác văn phòng.
- Từ các kết quả khảo sát thực tế, vận dụng cơ Công ty Sebrina Holdings Ltd
Việt Nam khoa học về nghiệp vụ văn phòng, soạn thảo văn bản của công ty để đề xuất
các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả nghiệp vụ văn phòng, soạn thảo và quản lý văn
bản cho Phòng Hành chính nhân sự phục vụ công tác quản lý, điều hành trong giai
đoạn hiện nay.
Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu của đề tài
- Tập trung nghiên cứu công tác nghiệp vụ phòng Hành chính nhân sự tại công
ty.
- Báo cáo chuyên đề chủ yếu sử dụng phương pháp thống kê, phân tích, khảo sát
thực tiễn, so sánh dựa trên các tài liệu thu thập được…

Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149

1
Chương 1:
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY SEBRINA HOLDINGS VIỆT NAM
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Sebrina Holdings Việt Nam.
Tập đoàn Sebrina Holdings Ltd là công ty với bề dày kinh nghiệp hơn 20 năm
trong lĩnh vực năng lực, hàng hoá, bất động sản, một tập đoàn hoạt động trong lĩnh
vực dịch vụ năng lượng và đầu tư bất động sản tại Singapore và các nước trên thế giới.
Năm 1995, Nasrat Muzayyin thành lập nên Sebrina tại Singapore, ban đầu Sebrina
được thành lập như một phòng hành chính nhân sự gia đình để quản lý đầu tư và kinh
doanh bất động sản của gia đình. Dưới sự lãnh đạo của Nasrat, hoạt động kinh doanh
và kinh doanh tài sản dầu của công ty đã phát triển thành một Tập đoàn lớn mạnh và
đầu tư ra nước ngoài, trong đó có Việt Nam.
Nắm bắt được Việt Nam là nước đang trên đà phát triển và có nhu cầu về vận chuyển
hàng hoá, năng lượng và bất động sản. Tập đoàn Sebrina Holdings Ltd đã hợp tác và
đặt phòng hành chính nhân sự tại Thành phố Hồ Chí Minh vào ngày 08/08/2016.
PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ ĐẠI DIỆN SEBRINA HOLDINGS PTE.
LTD. TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Phòng hành chính nhân sự đại diện Sebrina Holdings Pte. Ltd. Tp.HCM được
thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh số: 0313952984 do Công ty Sebrina
Holdings Ltd Việt Nam kế hoạch và đầu tư Thành Phố Hồ Chí Minh cấp.
Địa chỉ: Tầng10,Times Square Building,22, 36Nguyễn Huệ&57, 69F ĐồngKhởi,
Phường Bến Nghé, Quận 1, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
Mã số thuế: 0313952984
Người ĐDPL: Hoàng Nguyễn Sơn
Ngày hoạt động: 20-03-2009
Giấy phép kinh doanh: 0313952984
Hoạt động chính: Đầu tư bất động sản, vận chuyển hàng hoá, phân phối dầu khí.
Trải qua hơn 20 năm hình thành và phát triển, với định hướng vì chất lượng cuộc
sống, Nhóm quản lý Tập đoàn Sebrina Holdings Ltd. cùng cán bộ công nhân viên công
ty luôn luôn cố gắng nỗ lực hơn nữa đem đến cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất

2
và một dịch vụ hoàn hảo nhất để có thể làm hài lòng tất cả các khách hàng khó tính
nhất.
Kết quả là hiện nay công ty đã có uy tín tại thị trường trên nhiều nước, trong
đó có Việt Nam. Tuy mới có mặt tại Việt Nam hiện nay, nhưng Tập đoàn Sebrina
Holdings đã có một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp lên tới hơn 70 người.
Và cơ hội hợp tác với Bộ GTVT Việt Nam trong thời gian tới, Sebrina Holdings
thể hiện sự quan tâm đến các dự án xây dựng cảng biển ở Việt Nam, Khu công nghệ
phần mềm ở Đà Nẵng, các dịch vụ logistics và du lịch tại Bà Rịa – Vũng Tàu và công
ty cũng có đội ngũ bất động sản tìm kiếm giá trị gia tăng cho các khu nhà ở và thương
mại tại Việt Nam.
Trước tình hình đó, với chủ trương của Chính phủ là mở rộng đầu tư các ngành
kinh tế, đặc biệt là hàng hải và bất động sản. Theo các chuyên gia trong và ngoài nước,
thị trường xây lắp Việt Nam có tiềm năng rất lớn.
1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ
1.1.1.1.Nhiệm vụ
Hiện tại, Sebrina Holdings Ltd tại Việt Nam đã nhận được sự ủy thác của các
chủ đầu tư trong việc tiếp thị và phân phối của nhiều dự án.
Lãnh đạo công ty luôn có sự nhìn nhận lâu dài về xây dựng và chúng tôi luôn nỗ
lực đầu tư vào những mối quan hệ hợp tác chiến lược và được biết đến như một nhà
cung cấp các dịch vụ có chất lượng tốt nhất. Sebrina Holdings Ltd quyết tâm trở thành
một công ty hàng đầu trong lĩnh vực đầu tư bất động sản, hàng hải và năng lượng dầu
khí. Công ty luôn cố gắng không ngừng để tạo nên những giá trị riêng biệt cho khách
hàng, cho nhân viên, và cho cộng đồng.
Tạo môi trường làm việc thân thiện và hòa đồng trong tổ chức, gắn kết, giúp
nhau cùng phát triển. Công ty thực hiện chính sách ưu đãi, lương bổng cho nhân viên
khi làm việc.
1.1.1.2. Quyền hạn
Là một đơn vị đầu tư bất động sản có nguồn vốn từ nước ngoài, Công ty hợp tác
với Bộ GTVT Việt Nam và thực hiện các dự án tại Việt Nam về lĩnh vực năng lượng,
bất động sản.

3
Công ty có tư cách pháp nhân đầy đủ, có con dấu riêng để giải quyết những vấn
đề phát sinh trong quá trình thực hiện và tranh chấp về hợp đồng với các bên có liên
quan. Công ty mở tài khoản bằng tiền Việt Nam tại ngân hàng Techcombank.
1.1.2. Cơ cấu tổ chức.
2.1.4.1.Cơ cấu tổ chức
Phòng hành chính nhân sự Sebrina Holdings Ltd có cơ cấu tổ chức khoa học và
hợp lý. Bộ máy cơ cấu tổ chức của đơn vị công ty:
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
( Nguồn: Phòng Hành Chính – Nhân sự )
2.1.4.2.Chức năng của các phòng ban
o Ban Giám Đốc
- Xây dựng, triển khai, đánh giá việc thực hiện kế hoạch theo định hướng và mục
tiêu kinh doanh của Công ty.
- Xây dựng các chiến lược Marketing, quản lý khai thác thị trường và đẩy mạnh
phát triển doanh số bán hàng.
- Ban hành và phê duyệt các nội quy mới, ra quyết định trong việc quản trị nguồn
nhân lực nhân viên mới.
o Phòng Kinh Doanh: (1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 15 nhân viên)
- Hoạch định và triển khai các phương án kinh doanh nhằm phát triển quy mô hoạt
động của công ty. Tổng hợp tình hình kinh doanh theo từng tháng, quý và đề ra các
giải pháp trong thời gian tiếp theo.
TỔNG GIÁM ĐỐC
PHÒNG KINH
DOANH
PHÒNG
MARKETING
PHÒNG HC – NS PHÒNG KẾ
TOÁN

4
- Mở rộng thị phần, tìm thị trường mới.
- Tạo được ấn tượng và hình ảnh chất lượng kinh doanh của công ty, không để
khách hàng phàn nàn về cung cách phục vụ của nhân viên công ty.
- Tìm hiểu nhu cầu sử dụng sản phẩm/dịch vụ của khách hàng để tư vấn và giới
thiệu sản phẩm/dịch vụ của công ty đến khách hàng.
- Thực hiện việc báo giá và soạn thảo hợp đồng theo yêu cầu.
- Ghi nhận các thông tin phản hồi của khách hàng và chuyển đến các bộ phận liên
quan để xử lý kịp thời.
- Phân loại khách hàng để có chế độ hậu mãi thích hợp.
o Phòng Marketing: (1 trưởng phòng và 4 nhân viên)
- Phòng Marketing có nhiệm vụ theo dõi và thu thập thông tin trên thị trường để có
những thông tin hỗ trợ cho việc lên kế hoạch triển khai các chiến lược kinh doanh.
- Theo dõi, chăm sóc và cải tiến website, khách hàng của công ty.
- Nghiên cứu và đưa ra các biện pháp hữu hiệu, tích cực nhằm quảng bá hình ảnh
thương hiệu công ty ra bên ngoài.
- Chịu trách nhiệm thiết kế, tố chức các cuộc họp, các buổi tọa đàm trong lẫn ngoài
công ty.
- Soạn thảo nội dung và thiết kế các mẫu quảng cáo, catalog, danh thiếp.....
- Hỗ trợ phòng kinh doanh trong việc tiếp cận khách hàng ( tìm kiếm thông tin
khách hàng, gửi catalog,...... ).
o Phòng Hành Chính – Nhân Sự: (1 trưởng phòng và 3 nhân viên)
- Phòng Hành Chính – Nhân Sự là phòng chuyên môn nghiệp vụ có chức năng mô
tả công việc các chức danh.
- Lập và triển khai các kế hoạch tuyển dụng nhằm đáp ứng yêu cầu nhân lực của các
bộ phận về yêu cầu tuyển dụng nhân viên cũng như các hoạt động công chúng nhằm
nâng cao hình ảnh của công ty.
- Xây dựng và thực hiện quy trình tuyển dụng như quảng cáo, thu nhận hồ sơ, thi và
phỏng vấn, khám sức khỏe và thương lượng với ứng viên.
- Tìm cách tốt nhất để nâng cao các hoạt động tuyển dụng như giới thiệu tại trường
Đại học, Cao đẳng hoặc tham gia hội chợ việc làm và đăng quảng cáo trên báo, trên

5
internet..... Hướng dẫn đào tạo cấp dưới về hệ thống nhân sự và đề xuất với cấp trên
trực tiếp về mọi ý tưởng sáng tạo nhằm nâng cao chất lượng công việc của bộ phận.
- Tổ chức tuyển dụng theo sự phê duyệt của Ban Giám Đốc, đào tạo cán bộ nhân
viên đáp ứng theo yêu cầu hoạt động kinh doanh của công ty.
- Quản lý và theo dõi các hồ sơ nhân viên, theo dõi và thực hiện việc ký hợp đồng
thử việc, hợp đồng lao động, thanh lý hợp đồng.
- Thực hiện các thủ tục bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,..... cho các nhân viên trong
công ty. Tổ chức lịch thử việc và hướng dẫn các nhân viên mới tiếp cận với công việc
của công ty.
- Thực hiện công tác chấm công, ngày đi làm và phổ biến các nội quy công ty cho
nhân viên mới.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quan hệ nhân sự, theo dõi việc chấm công và
nhắc nhở nhân viên thực hiện các nội quy trong công ty.
- Quản lý và phân phát phòng hành chính nhân sự phẩm, theo dõi việc sử dụng, bảo
dưỡng các thiết bị phòng hành chính nhân sự và quản lý hệ thống máy tính và dữ liệu
của công ty.
o Phòng Kế Toán: (1 kế toán trưởng và 3 nhân viên kế toán)
- Phòng Kế Toán có chức năng thiết lập tình hình tài chính bằng cách triển khai và
áp dụng hệ thống thu thập, phân tích, xác minh và báo cáo thông tin tài chính.
- Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán thống kê, phân tích hoạt động
sản xuất kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của công ty.
- Cân đối sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, quyết toán thuế theo quy định của nhà
nước.
- Chủ trì làm việc với các cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra tài chính. Theo dõi lợi
nhuận, chi phí và lương thưởng của nhân viên.
- Đáp ứng các mục tiêu cho tài chính kế toán bằng cách dự báo những yêu cầu.
- Tránh vi phạm pháp luật bằng cách tìm hiểu các luật hiện tại và đề xuất, thực hiện
luật kế toán, đề nghị các thủ tục mới.
- Điều phối việc tập hợp, cũng cố đánh giá dữ liệu tài chính. Duy trì và kiểm soát
các thủ tục chính sách kế toán.

6
- Lưu trữ, theo dõi và thanh lý các hợp đồng, kiểm tra, rà soát, ghi chép chứng từ kế
toán đầy đủ và chính xác, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp.
- Chuẩn bị ngân sách hàng năm, phân tích những sai biệt và thực hiện động tác sửa
chữa. Lên dách sách các khoản thu, chi phù hợp cho các hoạt động của công ty.
- Phân tích tình hình tài chính, cân đối nguồn vốn, công nợ.. trong Công ty và báo
cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc.
- Cuối năm kế toán phải làm báo cáo tài chính và báo cáo lên giám đốc phê duyệt và
có định hướng cho năm kế tiếp. Chủ trì xây dựng, soạn thảo các văn bản có liên quan
đến công tác tài chính, kế toán, các quy định về quản lý chi tiêu tài chính trình Giám
đốc ban hành hoặc đề xuất với Lãnh đạo Công ty trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
1.1.3. Kết quả hoạt động, định hướng phát triển của công ty Sebrina Holdings
Việt Nam.
1.1.3.1. Phân tích báo cáo kết quả HĐKD
Chỉ tiêu
Chênh lệch So sánh(%)
2014 2015 2016
Năm 2015 so năm
2014
Năm 2016 so năm
2015
Năm
2015 so
năm
2014
Năm
2016
so năm
2015
1.Tổng
doanh thu
88,189,552,892 84,567,678,906 97,341,753,457 -3,621,873,986 12,774,074,551 96 115
2. Các
khoản
giảm trừ
71,488,640 19,809,640 59,136,432 -51,679,000 39,326,792 28 299
3. Doanh
thu thuần
88,118,064,252 84,547,869,266 97,282,617,025 -3,570,194,986 12,734,747,759 96 115
4.Giá vốn
hàng bán
81,222,875,804 76,037,656,850 86,681,802,875 -5,185,218,954 10,644,146,025 94 114
5.Lợi
nhuận gộp
6,895,188,448 8,510,212,416 10,600,814,150 1,615,023,968 2,090,601,734 123 125
6. Chi phí
bán hàng
2,178,958,511 2,701,948,553 3,079,359,788 522,990,042 377,411,235 124 114
7. Chi phí
QLDN
512,020,287 956,724,131 3,136,659,015 444,703,844 2,179,934,884 187 328
8. Chi phí 3,630,677,277 4,279,267,560 3,354,538,220 648,590,283 -924,729,340 118 78

7
tài chính
9. Tổng lợi
nhuận
trước thuế
978,730,124 1,225,121,439 1,859,857,354 246,391,315 634,735,915 125 152
10.Thuế
TNDN
171,277,772 214,396,252 325,475,037 43,118,480 111,078,785 125 152
11. Lợi
nhuận sau
thuế
807,452,352 1,010,725,187 1,534,382,317 203,272,835 523,657,130 125 152
Nhìn chung, như mọi công ty sản xuất khác, thu nhập Công ty là doanh thu từ
hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ. Tỷ trọng doanh thu từ bán hàng và cùng cấp
dịch vụ luôn chiếm trên 99%. Đây là một tín hiệu tốt, cho thấy công ty đang tập trung
vào ngành nghề sản xuất kinh doanh chính, không đầu tư dàn trải.
Qua bảng số liệu cho thấy doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ giảm vào năm
2015 so với năm 2014, giảm -3,621,873,986đồng, giảm 4%. Nguyên nhân là do thị
trường nguyên vật liệu năm 2015 gặp nhiều khó khăn, hoạt động nhập khẩu sụt giảm
đáng kể. Sang năm 2016 doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng từ
84,567,678,906 vào năm 2015 lên mức 97,341,753,457 tăng 12,774,074,551tức 15%.
1.1.3.2. Định hướng phát triển
Trước tình hình cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các Doanh nghiệp cùng
ngành kinh doanh cung cấp dịch vụ vận chuyển, Công ty đã đưa ra định hướng cho sự
phát triển của công ty những năm tới như sau:
Nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ vật vận chuyển, đâu tư bất động sản,
tiến hành nghiên cứu nhiều sản phẩm đáp ứng nhu cầu ngày càng gia tăng của khách
hàng.
Tiếp tục mở rộng thị trường bán hàng, khai thác thị trường cả nước, mở rộng thị
trường thêm các kênh phân phối sang các khu vực lân cận... Duy trì và củng cố mối
quan hệ tốt với nhà sản xuất, nhà cung cấp, khách hàng, chủ động nắm bắt nhu cầu thị
trường.
Có những chế độ đãi ngộ tốt với cán bộ công nhân viên, đặc biệt là những công
nhân viên có trình độ tay nghề,gắn bó với công ty.
Tăng cường quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp hơn nữa

8
1.2. Phòng Hành chính nhân sự của công ty Sebrina Holdings Việt Nam
1.2.1. Chức năng.
- Phòng Tổ chức Hành chính có chức năng phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của
lanh đạo Công ty cụ thể:
- Tham mưu giúp Giám đốc công ty trong công tác tổ chức cán bộ, lao động
tiền lương, đào tạo, giải quyết các chế độ chính sách với người lao động, quản lý công
tác hành chính quản trị, văn thư, lưu trữ, y tế và bảo vệ.
- Giúp Giám đốc công ty trong lĩnh vực đối ngoại.
1.2.2. Nhiệm vụ.
Để thực hiện các chức năng trên Phòng Tổ chức Hành chính có những nhiện vụ sau:
- Nghiên cứu đề xuất và tổ chức thực hiện các phương án sắp xếp cải tiến tổ
chức sản xuất và quản lý.
- Nghiên cứu, xây dựng, đề xuất, tổ chức thực hiện qui hoạch cán bộ, đề bạt cán
bộ, công tác tuyển dụng và đào tạo, bổ xung cán bộ, công nhân đáp ứng nhu cầu sản
xuất, quản lý.
- Tổ chức tiếp nhận, quản lý đội ngũ cán bộ công nhân, điều phối hợp lý, quản
lý tốt hồ sơ nhân sự, giải quyết đúng đắn việc thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật,
nghỉ chế độ theo Luật lao động, các Nghị định, Pháp lệnh, chính sách khác đối với
người lao động.
- Thực hiện chức năng nhận xét cán bộ, công tác nâng lương, nâng bậc giúp
Giám đốc công ty giải quyết đúng đắn, hợp lý chính sách lao động tiền lương cũng
như chính sách khác đối với CBCNV.
- Thực hiện rà soát, trích nộp bảo hiểm xã hội định kỳ cho người lao động theo
qui định của Luật lao động.
- Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn và kiểm tra, đôn đốc, báo cáo
việc thực hiện các văn bản có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng.
- Quản lý toàn bộ tài sản đất đai, nhà cửa, các trang thiết bị và dụng cụ phòng
Hành chính nhân sự của cơ quan công ty.
- Tiếp nhận, quản lý công văn giấy tờ, tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư,
lưu trữ, in ấn tài liệu.
- Quản lý và sử dụng con dấu.

9
- Thực hiện tốt công tác quản trị hành chính để đảm bảo cho bộ máy cơ quan
Công ty hoạt động có hiệu quả cao.
- Tổ chức thực hiện tốt công tác bảo vệ, phòng chống cháy nổ trong cơ quan.
- Quản lý và điều hành tổ xe phục vụ đưa đón cán bộ đi công tác đảm báo an
toàn và đúng thời gian.
- Phục vụ nơi làm việc của các đồng chí lãnh đạo khi tiếp khách và hội họp.
- Mua sắm trang thiết bị phòng Hành chính nhân sự và phòng Hành chính nhân
sự phẩm.
- Đảm bảo thông tin liên lạc, điện nước trong cơ quan.
- Tổ chức mạng lưới y tế, chăm sóc sức khoẻ vệ sinh phòng bệnh đặc biệt quan
tâm đến đội ngũ cán bộ công tác tại hiện trường, mua bảo hiểm y tế, tổ chức khám sức
khoẻ định kỳ hàng năm cho cán bộ công nhân viên.
- Liên hệ với chính quyền địa phương nơi Công ty đóng trụ Công ty Sebrina
Holdings Ltd Việt Nam để giải quyết những vấn đề liên quan.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Phòng hành chính nhân sự gồm 4 người, trong đó có 1 Trưởng phòng phụ trách
chung, chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về toàn bộ công tác của phòng.
Hiện nay bộ phận hành chính gồm 3 đồng chí: 1 cán bộ quản lý và sử dụng con
dấu kiêm trực điện thoại, fax, phục vụ họp hành, hội nghị; 1 cán bộ phụ trách quản lý,
tiếp nhận chuyển giao tài liệu, công văn đi đến, báo chí và kiêm thủ kho; 1 cán bộ đảm
nhiệm công tác lưu trữ, chuyển giao tài liệu thiết kế đến các đơn vị thi công kiêm thêm
việc quản lý hồ sơ cán bộ, sổ bảo hiểm của CBCNV toàn Công ty

10
Chương 2. CÁC NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH PHÒNG HÀNH
CHÍNH NHÂN SỰ
2.1. Công tác soạn thảo, ban hành văn bản tại Phòng Hành chính nhân sự
Sebrina Holdings Ltd
2.1.1. Quy trình soạn thảo văn bản
Phòng Hành chính nhân sự Sebrina Holdings Ltd tất các văn bản ban hành đều phải
thực hiện theo các văn bản quy định của nhà nước. Vì vậy khi soạn thảo văn bản công
ty đều dựa trên các căn cứ pháp lý để soạn thảo ban hành văn bản sau:
- Hiến pháp nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam năm 2014.
- Luật doanh nghiệp số 68/2015/QH13;
- Điều lệ hoạt động của công ty (trong đó quyết định hình thức hoạt động của
công ty).
- Quy chế hoạt động sản xuât kinh doanh của công ty
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác văn
thư
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của chính phủ sửa đổi, bổ sung
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác văn thư
- Quyết định số: 206/ 2005/ QĐ-BQP ngày 20 tháng 12 năm về việc ban hành
quy định ban hành và quản lý văn bản hành chính.
- Thông tư số: 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 ban hành quy chế về công tác
văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong quân đội;
- Thông tư số: 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 hướng dẫn về thể thức, kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính của các cơ quan, đơn vị trong quân đội;
* Với lĩnh vực hoạt động là đầu tư và xây dựng cho nên tài liệu công ty hình
thành mang tính chất chuyên môn đặc thù cao. Cho nên phần lớn tài liệu của các
phòng ban sản sinh ra đều do cán bộ chuyên môn của từng phòng ban đó soạn thảo,
đánh máy hoặc kết hợp với nhau trong quá trình giải quyết công việc dựa trên quy chế
của từng phòng ban. Một số văn bản hành chính đơn giản như công văn, giấy mời,
biên bản… có quy trình xây dựng và ban hành rất đơn giản, nhiều trường hợp có thể

11
bỏ qua các bước để tiến hành soạn thảo. Tuy nhiên đối với nhiều văn bản có giá trị
pháp lý cao, phạm vi rộng và lâu dài thì để ban hành đều phải trải qua quá trình xây
dựng và ban hành văn bản theo các công việc sau:
Bước 1: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn và phạm vi phổ biến
của các văn bản cần soạn thảo:
Khi công việc phát sinh cần soạn thảo văn bản để giải quyết mà việc đầu tiên của công
tác soạn thảo một văn bản là xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn của văn bản
cần ban hành. Tại Phòng Hành chính nhân sự Sebrina Holdings Ltd thì công việc này
đã được Giám đốc hoặc phó giám đốc làm, bởi vì khi giao việc soạn thảo cho Ban
hoặc cán bộ chuyên trách thì lãnh đạo luôn chỉ đạo việc soạn thảo văn bản có tên gì và
nội dung chính của văn bản ra sao? Dựa trên ý kiến của lãnh đạo cán bộ chuyên trách
tiến hành soạn thảo. Còn việc xác định độ mật khẩn của văn bản đều do lãnh đạo quyết
định. Nhưng trong thực tế hầu hết các văn hành do công ty ban hành đều mang nội
dung thông thường không cần đến độ mật, khẩn.
Bước 2: Thu thập xử lý các thông tin liên quan đến vấn đề cần soạn thảo
Việc thu thập và sử lý thông tin chỉ được áp dụng vào việc soạn thảo những văn bản
quan trọng có liên quan đến nhiều vấn đề như báo cáo tình hình hoạt động năm, 6
tháng đầu năm… thì lúc này cán bộ soạn thảo liên hệ với các ban, đội để lấy số liệu.
Từ đó chọn lọc những thông tin cần thiết và đưa vào văn bản, còn những nội dung
mang tính chất thông thường thì việc thu thập và xử lý thông tin sẽ không áp dụng.
Bước 3: Tổ chức soạn thảo văn bản
Sau khi hai công việc đầu đã hoàn tất, cán bộ soạn thảo được giao soạn thảo tiến hành
soạn thảo văn bản. Đưa vào tên loại gì và nội dung của văn bản, tiến hành chọn lọc
những thông tin từ những tài liệu đã thu thập để hoàn thiện phần nội dung của văn bản.
(Các thể thức văn bản và cách trình bày văn bản được sử dụng theo đúng hướng dẫn
số: 42/HD-CNĐN ngày 07/11/2012)
Bước 4: Tổ chức lấy ý kiến tham gia của các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên
quan (nếu cần) để hoàn chỉnh bản thảo.
Có thể đề xuất với lãnh đạo công ty tổ chức việc tham khảo ý kiến của cơ quan, đơn
vị, cá nhân có liên quan để tiếp tục nghiên cứu tiếp thu ý kiến, hoàn thiện văn bản.
Bước này chỉ áp dụng trong những trường hợp cần thiết. Trong thực tế tại Công ty

12
trong quá trình soạn thảo ít khi dùng đến vì những văn bản có nội dung đơn giản đã
được lãnh đạo định hướng ngay từ đầu.
Bước 5: Trình duyệt bản thảo.
Bản thảo sau khi soạn xong thì được trình cho người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
Trước tiên là trình cho Trưởng phòng xem xét, sữa chữa bản thảo hoàn chỉnh. Sau đó
sẽ được trình cho lãnh đạo quyết định. Lãnh đạo xem xét kĩ về nội dung, quyết định độ
mật, khẩn (nếu có), phạm vi phổ biến của văn bản. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản
thảo văn bản đã được duyệt phải báo cáo người duyệt văn bản xem xét, quyết định.
Bước 6: Đánh máy, nhân văn bản.
Sau khi bản thảo đã được duyệt thì cán bộ soạn thảo sẽ đánh máy văn bản đảm bảo
đúng nội dung bản thảo và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Khi đánh máy và nhân
bản văn bản đảm bảo kịp thời gian, đúng số lượng quy định, quản lý chặt chẻ và tuyệt
đối giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
Bước 7: Kiểm tra văn bản trước khi trình ký
Văn bản khi được đánh máy và nhân bản xong thì Lãnh đạo, trưởng các ban, đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác nội dung
văn bản và ký bảo đảm vào sau dấu chấm hết (./.) của văn bản.
Sau đó văn bản được chuyển cho Cán bộ văn thư kiểm tra và xem xét lại lần cuối và
ký tên đảm bảo chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản sau
dấu chấm của chữ viết tắt tên người đánh máy và số lượng bản phát hành (ở nơi nhận)
văn bản.
Bước 8: Ký văn bản.
Phòng Hành chính nhân sự Sebrina Holdings Ltd làm việc theo chế độ thủ trưởng nên
thẩm quyền ký văn bản được thực hiện cụ thể:
Giám đốc trực tiếp ký các văn bản do công ty ban hành.
Các phó giám đốc ký thay (KT.) Tổng giám đốc những văn bản thuộc phần việc được
phân công phụ trách.
Trưởng các ban được ký thừa lệnh (TL.) vào một số loại văn bản đôn đốc, nhắc nhở
công việc hành chính thông thường, những văn bản không phải để chỉ đạo hoặc các
văn bản sao và được sự đồng ý của giám đốc công ty.

13
Người ký văn bản đảm bảo đúng quyền hạn và chịu trách nhiệm hoàn toàn. Chữ ký
đảm bảo đúng mẫu chữ ký đã đăng ký và đúng quy định.
Sau khi văn bản đã hoàn thiện đầy đủ về mặt thể thức và nội dung, có đầy đủ chữ ký
thì chuyển đến cán bộ văn thư để phát hành văn bản.
2.1.2. Về thể thức hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản
Tại Phòng Hành chính nhân sự Sebrina Holdings Ltd việc soạn thảo văn bản được
thực hiện theo Hướng dẫn số 42/HD-CNĐN ngày 07/11/2012 của Phòng Hành chính
nhân sự Sebrina Holdings Ltd hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính được công ty thể chế hóa từ văn bản số 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012
Đây là 2 yếu tố cơ bản nhằm nâng cao hiệu lực pháp lý thi hành văn bản, là cơ
Công ty Sebrina Holdings Ltd Việt Nam để nâng cao hiệu suất, chất lượng soạn thảo
và tính thẩm mỹ của văn bản ban hành nhằm tạo thuận lợi cho việc xử lý văn bản. Thể
thức văn bản hành chính của Phòng Hành chính nhân sự Sebrina Holdings Ltd (Ví dụ
mỗi thành phần được trình bày giống như văn bản thực tế)
1. Quốc hiệu, tiêu ngữ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
2. Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản
- Đối với văn bản do Ban giám đốc công ty ban hành thì lấy tên chung.
TẬP ĐOÀN SEBRINA HOLDINGS LTD
Đối với văn bản do các ban, đơn vị trực thuộc công ty ban hành thì phía trên ghi tên
công ty và ở phía dưới là tên của phòng, ban, đơn vị ban hành văn bản đó.
TẬP ĐOÀN SEBRINA HOLDINGS LTD
PHÒNG KỸ THUẬT
3. Số, ký hiệu văn bản.
Số văn bản viết bằng chữa số Ả Rập, ký hiệu văn bản đặt sau số văn bản là chữ
viết tắt của tên loại và cơ quan ban hành văn bản, được thể hiện theo thứ tự sau:
Số: STT/ Tên loại - tên công ty
Số: 25/BC-CNĐN
4. Địa danh, ngày tháng ban hành văn bản.
- Địa danh: trụ Công ty Sebrina Holdings Ltd Việt Nam chính nơi ban hành văn bản.

14
- Ngày tháng năm của văn bản là ngày chính thức văn bản được ký ban hành.
Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm 2016
5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung.
- Văn bản có tên loại: là tên văn bản được ban hành
QUYẾT ĐỊNH
Giao nhiệm vụ thi công công trình:
Nhà ở 34/Phạm Ngũ Lão
Hạng mục: Nhà nghỉ giải lao giữa ca
- Văn bản không có tên loại văn bản: trình bày dưới số và ký hiệu của văn bản
V/v mượn phòng để sử dụng
thi công công trình
6. Nội dung văn bản.
- Được trình bày đầy đủ, chính xác về thông tin, đúng quy định và thẩm quyền
của nhà nước và quy chế quy định của công ty chủ quản cấp trên. Sử dụng ngôn ngữ
viết, cách diễn đạt đơn giản,dễ hiểu, phù hợp với hình thức văn bản sử dụng.
7. Thể thức đề ký văn bản.
- Cấp trưởng ký trực tiếp:
GIÁM ĐỐC
Hoàng Nguyễn Sơn
- Cấp phó ký thay:
PHÓ GIÁM ĐỐC
………………….
- Cấp dưới một cấp ký thừa lệnh:
KẾ TOÁN TRƯỞNG
…………………….
- Hiện tại công ty công ty chỉ áp dụng 3 hình thức đề ký văn bản trên không có áp
dụng đề ký thừa ủy quyền (TUQ.)
8. Đóng dấu trên văn bản.

15
Công ty công ty đang sử dụng các loại dấu sau: dấu công ty, dấu tên. Tùy vào thực tế
văn bản ban hành mà đóng dấu cho đảm bảo tính hợp pháp, quy chế quy định.
9. Nơi nhận văn bản.
- Đối với văn bản có tên loại nơi nhận được trình bày dưới nội dung văn bản và
ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái. Được dùng
để xác định mục đích và trách nhiệm như: để báo cáo, để giải quyết, để biết, để lưu…
Ví dụ: Nơi nhận:
- Công Ty Sebrina Holdings (để b/c);
- Cơ quan, đơn vị;
- Lưu: VT.
- Đối với văn bản không có tên loại thì nơi nhận ngoài ở trên còn có dưới trích
yếu nội dung văn bản của công văn sau từ “kính gửi”.
Ví dụ: Kính gửi: Công Ty Sebrina Holdings Ltd.
10. Các thành phần thể thức khác của văn bản.
- Dấu chỉ mức độ mật, khẩn: do lãnh đạo công ty công ty quyết định được trình
bày dưới địa danh và thời gian ban hành văn bản.
- Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, chỉ dẫn về dự thảo.
- Phê duyệt trực tiếp trên văn bản: trình bày dưới số kí hiệu hoặc độ mật, độ
khẩn (nếu có) và ghi trực tiếp chức danh người phê duyệt.
2.2.Quản lý văn bản đi
Theo thẩm quyền ban hành văn bản, công ty được phép ban hành các loại
văn bản sau: Quyết định, tờ trình, thông báo, báo cáo, công văn hành chính, hợp
đồng kinh tế, hợp đồng lao động, biên bản, đề án, các nội qui, qui chế, điều lệ
hoạt động của đơn vị.
Tất cả các loại văn bản đều được đánh số theo dõi chung vào sổ công văn
đi của văn thư, cụ thể:
- Năm 2014 ban hành 427 văn bản.

16
Đối với những văn bản quan trọng như: Điều lệ, kế hoạch năm, đề án...
trước khi trình duyệt nội dung bộ phận chịu trách nhiệm soạn thảo phải xin ý
kiến lãnh đạo tổ chức các cuộc họp để lấy ý kiến đóng góp cho bản dự thảo.
Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản và ghi số,
ngày tháng năm văn bản, đăng ký và đóng dấu văn bản
* Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày và ghi số ngày tháng năm văn
bản
+ Kiểm tra thể thức hình thức kỹ thuật trình bày văn bản
Văn bản sau khi đã được lãnh đạo công ty ký thì đưa cho bộ phận văn thư hoàn
tất thủ tục phát hành. Tại đây văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về hình thức,
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu phát hiện thấy văn bản sai thể thức, không
đúng quy định thì yêu cầu cán bộ chuyên môn sữa chữa lại trước khi ban hành.
+ Ghi sổ, ngày tháng văn bản
Tất cả văn bản do công ty phát hành thì mỗi một văn bản được ghi một số và một
ngày tháng nhất định do cán bộ văn thư ghi.
- Số của văn bản là số thứ tự đăng ký các loại văn bản do công ty ban hành trong
một năm: do công ty mới thành lập, quy mô nhỏ nên trong nămcông tychỉ ban hành
văn bản với số lượng ít trung bình 100 văn bản một năm cho nên cán bộ văn thư sử
dụng phương pháp đánh số tổng hợp đó là đánh số chung cho tất cả các loại văn bản đi
(trừ các hợp đồng chứng từ kế toán thì sẽ do cán bộ phòng ban soạn thảo tự đánh số và
đăng ký quản lý tại phòng ban mình rồi chuyển xuống cho văn thư đóng dấu).
- Tất cả các văn bản đi của công ty đều tập trung tại bộ phận văn thư để lấy số
theo hệ thống số chung, số được đánh liên tục từ số 01 vào ngày đầu năm cho đến số
cuối cùng kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Việc đánh số cho văn bản hành chính được công ty trình bày và sắp xếp như
sau: số thứ tự của văn bản/viết tắt tên loại - viết tắt tên công ty, đơn vị ban hành.
- Ghi ngày tháng cho văn bản: ngày tháng ghi trên văn bản là ngày văn bản được
ban hành và có hiệu lực pháp lý được đăng ký trong sổ đăng ký văn bản đi tại văn thư
do nhu cầu giải quyết công việc và điều kiện thực tế của công tythì hầu hết các văn bản

17
khi ban hành đều được cán bộ soạn thảo và đánh máy sẵn luôn ngày tháng cho văn
bản.
* Đăng ký văn bản đi.
Với số lượng văn bản phát hành trong năm ít nên phòng Hành chính nhân sự
Sebrina Holdings Ltd sử dụng phương pháp đăng ký truyền thống là đăng ký văn bản
đi bằng cách lập sổ đăng ký. Căn cứ vào tình hình thực tế và tạo điều kiện thuận lợi
cho việc quản lý, giải quyết công việc thì cán bộ văn thư lập các loại sổ sau:
Sổ đăng ký công văn đi: Dùng để đăng ký cho tất cả các loại văn bản do công ty
phát hành (kể cả văn bản mật đi) và được dùng làm sổ chuyển giao văn bản đi luôn.
Số đăng ký cấp giấy giới thiệu.
Mẫu số đăng ký công văn đi được mà công ty đang áp dụng thực hiện là theo
mẫu thống nhất HTQLCL ISO 9001:2008 để việc đăng ký văn bản đi đạt hiệu quả.
Mẫu số đăng ký công văn đi
Bìa sổ:
- Phần đăng ký bên trong sổ: Áp dụng theo Thông tư số: 91/2012/TT-BQP
CÔNG TY SEBRINA HOLDINGS LTD CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
SỔ
ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI
Ngày bắt đầu: …../……./……
Ngày kết thúc:…../……/…....
Quyển số: …
Năm: ……

18
Sau khi đăng ký văn bản đi xong thì văn thư tiến hành nhân bản bằng cách photo
ra nhiều bản theo đúng số lượng và thời gian đã xác định ở phần nơi nhận của văn bản
đi.
* Đóng dấu văn bản.
Công ty bao gồm các loại dấu là: dấu công ty, dấu tên. Đóng dấu lên văn bản
được văn thư thực hiện khi văn bản đã có chữ ký hợp lệ của lãnh đạo công ty. Dấu
được đóng ngay ngắn, rõ rãng, đúng mẫu mực, trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái
của văn bản.
Dấu treo được văn thư đóng lên phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu treo được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên công ty
hoặc tên phụ lục ( Ví dụ: chứng từ kế toán… ).
Dấu giáp lại được văn thư đóng lên các văn bản, tài liệu chuyên nghành. Được
đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần
các tờ giấy (Ví dụ: Hợp đồng kinh tế… ).
Bước 2: Chuyển và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
+ Chuyển phát văn bản đi.
Căn cứ vào địa chỉ nơi nhận văn bản thì văn thư có thể chuyển trong hoặc ngoài
cơ quan công ty.
- Đối với những văn bản chuyển giao trong nội bộ công ty như cho các ban, đội
thì do số lượng ít nên văn thư dùng sổ đăng ký văn bản đi làm sổ chuyển giao văn bản
luôn. Khi chuyển văn bản đến cá nhân thì cán bộ văn thư yêu cầu ký nhận vào sổ để
đảm bảo quản lý chặt chẽ văn bản đi và là cơ Công ty Sebrina Holdings Ltd Việt Nam
pháp lý chính xác khi cần thiết.
- Đối với những văn bản chuyển ra ngoài công ty như là gửi cho cơ quan cấp trên, các
chủ đầu tư….thì trước hết cán bộ văn thư gửi qua fax hoặc bằng máy quét (scan) rồi
ST
T
Số, ký
hiệu văn
bản đi
Ngày
ban
hành
Tên loại và
Trích yếu nội
dung
Số lượng
bản
Số
lượng tờ
Độ
mật
Lưu
Nơi
nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

19
chuyển qua mạng đến nơi nhận sau đó bao gói văn bản chính chuyển qua đường bưu
điện. Văn thư lựa chọn bì phù hợp với đặc điểm văn bản sau đó cho văn bản vào bì và
điền đầy đủ thông tin địa chỉ nơi nhận văn bản lên bì văn bản.
- Đối với việc chuyển phát văn bản có nội dung “mật”; “tối mật”; “tuyệt mật” và nội
dung quan trọng thì làm các bước tương tự như văn bản thường nhưng đảm bảo bí
mật, thời gian và kèm theo phiếu gửi khi gửi văn bản đi.
+ Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Các văn bản sau khi hoàn tất thủ tục sẽ được chuyển giao bằng nhiều hình thức khác
nhau: Dù bất kỳ hình thức nào thì văn thư vẫn phải theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi bằng cách gọi điện thoại đến xác nhận xem nơi nhận đã nhận văn bản chưa cụ thể:
Nếu văn bản gửi qua máy Fax mà nơi nhận chưa nhận được thì văn thư có trách nhiệm
Fax lại,… Nếu phát hiện thấy văn bản gửi qua đường bưu điện bị thất lạc thì văn thư
báo cáo cho Trưởng ban để xem xét giải quyết dồng thời tìm cách nhanh nhất để giải
quyết văn bản khác thay thế văn bản đã bị thất lạc.
Bước 3: Lưu và lưu đính chính văn bản đi
+ Nguyên tắc bản lưu
Trong quá trình hoạt động giải quyết công việc công ty ban hành các văn bản gửi đi.
Thì tất cả các văn bản này đều phải lưu lại 2 bản: 01 bản lưu tại văn thư, 01 bản lưu
trong hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn nơi trực tiếp theo dõi giải quyết công
việc. Bản lưu ơ văn thư là bản gốc có chữ ký trực tiếp của lãnh đạo và được đóng dấu
đỏ. Ngoài ra văn thư còn lưu lại những file văn bản điện tử đã scan trên máy. Vì vậy
cán bộ văn thư có trách nhiệm sắp xếp các văn bản đi sao cho khoa học dễ tra tìm.
+ Cách săp xếp bản lưu.
- Đối với Văn bản đi bằng giấy thì do đánh số tổng hợp nên cán bộ văn thư cũng
sắp xếp văn bản chung gọi là tập lưu chung. Tập lưu văn bản đi được văn thư săp xếp
theo năm. Cuối mỗi năm cán bộ văn thư tiến hành sắp xếp các văn bản lưu như sau:
Các văn bản có số nhỏ, ngày tháng ban hành sớm sắp xếp xuống dưới; Văn bản có số
lớn, ngày tháng ban hành muộn sếp trên, (sắp xếp theo trình tự đăng ký văn bản ).
- Đối với văn bản điện tử sau khi dùng máy quyét (scan) được chuyển thành file
thì văn thư tạo Folder tên công văn đi trong Folder đó tại các Folder các tháng nhỏ hơn
(từ tháng 01 đến tháng 12). Nên trong 01 tháng sẽ lưu các file văn bản đã phát hành.

20
+ Bảo quản và sử dụng văn bản lưu.
Cuối mỗi ngày cán bộ văn thư tiến hành lưu văn bản vào các file cụ thể là bấm
lỗ cho vào file và sắp xếp cho vào vào tủ để tiện cho việc quản lý chặt chẽ, khai thác
sử dụng được kịp thời khoa học.
+ Đính chính văn bản:
Văn bản sau khi ban hành có sai sót về nội dung thì được chỉ huy cơ quan, đơn vị ban
hành văn bản có hình thức văn bản tương đương để đính chính. Nếu Văn bản sai sót về
thể thức và kỹ thuật trình bày thì trình chỉ huy công ty ban hành văn bản để đính chính.
* Sơ đồ quy trình soạn thảo, ban hành văn bản và giải quyết văn bản đi của Công
ty Sebrina Holdings Ltd theo hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
 Áp dụng cho tài liệu đi gồm có:
+ Công văn, thư, Fax, Email
+ Hợp đồng – theo quy trình kiểm soát hợp đồng
+ Hồ sơ dự án, báo cáo, thuyết minh, dự toán, tổng dự toán, bãn vẽ,
 Lưu đồ thực hiện:
Bước Trách nhiệm Lưu đồ Tài liệu
1
2
Giám đốc
Người được chỉ
định
- BM 12D:
Mẫu công văn
- BM 14D:
Mẫu Fax
- BM 15D:
Mẫu thư
- BM 18D:
Công văn
gửi đi
Hồ sơ SXKD
Soạn thảo
Xác định và ra quyết
định ban hành văn bản
Tiếp nhận, thu thập,
xử lý thông tin và đề
xuất

21
3
4
5
6
7
8
Người được chỉ
định
Các đơn vị liên
quan
Giám đốc
- Người được
chỉ định
- Chánh văn
phòng
- Giám đốc
- Văn thư
Văn thư
Giấy giới thiệu
BM 13D: sổ
công văn đi
BM 03D: sổ
lưu
2.3.Quản lý và giải quyết văn bản đến
Tất cả các công văn, tài liệu gửi đến công ty đều được theo dõi chung tại 2 sổ
đăng ký công văn đến: 1 sổ theo dõi công văn đến của các đơn vị trong Công ty, 1 sổ
theo dõi công văn đến của các cơ quan bên ngoài. Không phân theo từng đơn vị cụ thể.
- Năm 2014 tiếp nhận 539 văn bản
- Năm 2015 tiếp nhận 507 văn bản
- Năm 2016 tiếp nhận 594 văn bản.
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
Tham gia ý kiến
Duyệt
In ấn, kiểm tra hình
thức
Ký, nhân bản, đóng
dấu, vào sổ
Chuyển nơi nhận và lưu
trữ

22
* Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến
Văn bản đến công ty được chuyển đến từ nhiều đường khác nhau như: văn bản
được gửi trực tiếp đến công ty, văn bản gửi qua bưu điện, văn bản gửi qua máy fax,
văn bản chuyển qua mạng. Dù văn bản gửi bằng hình thức nào thì văn thư công ty
cũng phải tiếp nhận kiểm tra văn bản đến.
Đối với văn bản đến gửi trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện khi tiếp nhận văn thư
kiểm tra đối chiếu số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong rồi mới ký nhận.
Nếu phát hiện không còn nguyên vẹn, đến muộn thì lập biên bản theo mẫu quy định
sau đó Báo cáo cho trưởng ban và nơi gửi văn bản biết.
Đối với văn bản gửi qua máy Fax cán bộ văn thư kiểm tra số lượng trang của văn bản
và gọi điện đến nơi gửi để xác nhận hoặc yêu cầu họ gửi lại đối với những văn bản bị
mờ chữ hay không có gì.
Đối với văn bản gửi qua mạng: hàng ngày văn thư thường xuyên truy cập Gmail chung
của công ty để kịp thời tiếp nhận, xử lý văn bản đến. Tiến hành kiểm tra tính xác thực
về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản. Trường hợp phát hiện văn bản
không thuộc thẩm quyền giải quyết hoặc văn bản đến không toàn vẹn (đã bị sữa đổi)
thì văn thư thông báo cho nơi gửi và báo cáo cho Trưởng ban xem xét, giải quyết.
* Sau khi tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản thì văn thư tiến hành phân loại và bọc bì
văn bản.
+ Phân loại bì văn bản.
Bước 1: Phân văn bản đến thành 2 nhóm.
- Nhóm văn bản, giấy tờ gửi đến cho Công ty Sebrina Holdings Ltd tại Tp.HCM.
- Nhóm sách báo, tài liệu, thư từ riêng: loại này chuyển thẳng đến đến cá nhân
hoặc các phòng ban trong công ty.
Bước 2: Tiếp tục chia nhóm văn bản, giấy tờ gửi đến thành 2 loại.
- Loại gửi đến cho công ty thì bóc bì (trừ văn bản mật)
- Loại văn bản gửi đích danh người nhận, văn thư không bóc bì mà chuyển trực
tiếp cho người nhận.
+ Bóc bì văn bản đến.

23
Khi tiến hành bóc bì văn bản thì không làm mất số, ký hiệu văn bản, tên địa chỉ cho cơ
quan gửi, dấu bưu điện. Khi bóc bì văn thư đối chiếu văn bản với bì nếu trường hợp
không khớp các thông tin hoặc gửi nhầm thì làm thủ tục gửi trả lại.
Các bì văn bản có đóng dấu chỉ mức độ khẩn thì văn thư tiến hành bóc bì ngay sau khi
nhận, với văn bản mật thì chỉ đăng ký các thông tin ngoài bìa văn bản sau đó văn bản
và bì văn bản được chuyển ngay cho lãnh đạo giải quyết kịp thời.
* Đóng dấu đến, ghi số, ngày tháng đến.
Sau khi mở lấy văn bản ra khỏi bì, đối với bản Fax thì văn thư phô tô thành bản và tiến
hành đóng dấu đến, ghi sổ ngày tháng đến.
Dấu đến được văn thư đóng ngay ngắn rõ ràng vào khoảng trống dưới số, kí hiệu văn
bản (đối với những văn bản có ghi tên loại) hay dưới trích yếu nội dung (đối với công
văn) hoặc nếu vị trí này không còn chỗ trống thì đóng sang vị trí trống dưới địa danh,
ngày tháng năm ban hành văn bản.
- Mẫu dấu đến:
Bước 2: Đăng ký văn bản đến
Công ty Sebrina Holdings Ltd Việt Nam áp dụng hình thức đăng ký văn bản đến theo
phương pháp truyền thống là đăng ký văn bản bằng sổ, Phòng Hành chính nhân sự đại
diện tại Việt Nam tuy còn mới nhưng đã tiếp nhận khoảng gần 300 văn bản đến các
loại bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành.
Căn cứ vào tình hình thực tế để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, giải quyết văn
bản thì văn thư lập:
Sổ đăng ký công văn đến: dùng để đăng ký tập trung thống nhất cho tất cả loại văn bản
(kể cả văn bản mật) đến công ty và dùng làm sổ chuyển giao văn bản luôn.
CÔNG TY SEBRINA HOLDINGS
CÔNG VĂN ĐẾN
Số:……Ngày…../….../.…..

24
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến được áp dụng và thực hiện theo mẫu thống nhất và hệ
thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 để việc quản lý văn bản đến được chặt chẽ,
khoa học
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến:
- Bìa sổ:
- Phần đăng ký văn bản đến: Áp dụng theo Thông tư số: 91/2012/TT-BQP
Việc đăng ký văn bản đến sau khi tiếp nhận thì cán bộ văn thư đăng ký từ cột 1 đến cột
8 còn các cột còn lại sẽ đăng ký hoàn tất sau khi nhận được ý kiến phân phối, giải
quyết văn bản của lãnh đạo.
Bước 3: Trình và chuyển giao văn bản đến.
Sốđế
n
Ngày
đến
Số
văn
bản
Ngày
văn
bản
Cơ quan
ban hành
Trích
yếu
nội
dung
Số
lượng
bản
Số
lượng
tờ
Độ
mật
Lưu
hồ
sơ số
Nơi
nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
CÔNG TY SEBRINA HOLDINGS VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
SỔ
ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN
Ngày bắt đầu: ….../……/……
Ngày kết thúc:…../……/…….
Quyển số: ……
Năm: …….

25
* Trình văn bản đến.
Văn bản sau khi đăng ký thì cán bộ văn thư trình trực tiếp cho lãnh đạo công ty
xem xét cho ý kiến phân phối giải quyết. Khi trình cán bộ văn thư cho tất cả các văn
bản vào” cặp trình văn bản đến” và trình mọi thời điểm trong giờ làm việc.
Lãnh đạo công ty căn cứ vào nội dung văn bản, quy chế làm việc của công ty,
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty để phân văn bản cho cơ quan, đơn vị
hoặc cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết. Ý kiến phân phối được lãnh đạo ghi trực tiếp
lên văn bản hoặc vào phiếu giải quyết văn bản.
Sau khi có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo thì cán bộ văn thư
tiến hành đăng ký hoàn thành các cột còn lại trong sổ đăng ký công văn đến.
* Chuyển giao văn bản đến.
Văn bản đến sau khi có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo công ty thì
văn thư phô tô văn bản ra chuyển cho cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm
giải quyết còn đối với đội công trường ở xa văn thư dùng máy quét scan chuyển thành
file rồi gửi qua mail hoặc chuyển bằng máy Fax để đảm bảo thời gian giải quyết công
việc.
Do hàng năm văn bản đến công ty với số lượng ít nên để tiện cho việc quản lý văn bản
thì cán bộ văn thư công ty dùng sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản luôn.
Bước 4: Giải quyết văn bản đến
- Giám đốc công ty có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Các
phó giám đốc được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của
Giám đốc và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Giám đốc công ty có thể giao cho phòng hành chính (không có văn phòng) xem xét,
phân phối văn bản và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Khi nhận được văn bản đến thì các phòng ban, đội công trường hoặc cá nhân
căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mình tổ chức nghiên cứu văn bản đến và đề xuất
ý kiến giải quyết thì ghi vào phiếu giải quyết văn bản đến.
- Đối với văn bản có liên quan đến phòng ban khác thì phòng ban chủ trì giải
quyết gửi hoặc sao văn bản đó để lấy ý kiến của các phòng ban phối hợp. Khi trình
lãnh đạo công ty xem xét, quyết định thì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của
các phòng ban phối hợp.

26
Bước 5: Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản đến:
- Giám đốc công ty có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản theo
chủ trương, đường lối chính sách của đảng, nhà nước và chỉ đạo của mình.
- Trưởng các ban, các đội xây dựng trong công ty theo dõi, đôn đốc và kiểm tra
việc giải quyết văn bản do phòng ban, các đội mình có trách nhiệm giải quyết.
- Cán bộ Văn thư có trách nhiệm chuyển giao văn bản đến đúng đối tượng, giúp
lãnh đạo công ty theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến có kịp thời, chính xác
đúng thời gian quy định không.
Bước 6: Thời hạn giải quyết văn bản đến
- Tất cả các văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp
luật hoặc theo quy định của công ty công ty đều phải theo dõi, đôn đốc và kiểm tra về
thời hạn giải quyết.
- Thời hạn giải quyết văn bản: được tính từ ngày văn bản đến công ty; thời hạn giải
quyết văn bản đến được quy định như sau:
+ Giải quyết ngay những vấn đề cấp bách
+ Giải quyết theo thời gian yêu cầu của văn bản
+ Không quá 3 ngày làm việc với những vấn đề bình thường
+ Không quá 7 ngày làm việc với những vấn đề phức tạp, cần lấy ý kiến nhiều
nơi.
- Trường hợp không đảm bảo thời gian quy định trên thì báo cáo cho lãnh đạo công ty
xin ý kiến chỉ đạo và trả lời cho cơ quan, đơn vị gửi văn bản biết lý do và những việc
cần làm tiếp theo.
*Sơ đồ quy trình xử lý công văn đến của Công ty Sebrina Holdings Ltd Việt Nam theo
hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
 Phạm vi Áp dụng:
+ Quy trình này áp dụng cho mọi tài liệu bên ngoài gửi tới công ty, dưới mọi hình thức
qua bưu điện, Fax, Email, cầm tay
 Lưu đồ thực hiện:
Bước
Trách
nhiệm
Lưu đồ Biểu mẫu
Công văn, tài
liệu gửi đến
Đơn vị nhận
chuyển lại

27
1
2
3
4
5
Văn thư
Văn phòng
Giám đốc
Văn thư
Người được
giao nhiệm
vụ
-BM 16D: sổ
nhận, chuyển
công văn
- BM 17D: biên
bản tài liệu mật
bị mất niêm
phong
BM 16D
BM 03D: Sổ lưu
Theo các quy
trình liên quan
2.4. Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các
lực lượng vũ trang và một số chức danh... khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ
tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân.
Để thực hiện nghiêm chỉnh công tác này, ngày 22 tháng 9 năm 1963, Chính phủ đã
ban hành Nghị định số 62/CP quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu. Trên cơ
Công ty Sebrina Holdings Ltd Việt Nam Nghị định này ngày 16 tháng 5 năm 2001
Tiếp nhận, vào sổ
Văn phòng đề xuất
xử lý
Giám đốc xem xét
giải quyết
Pho to, lưu bản
gốc, phân phát
bảnsao
Tổ chức giải quyết

28
Giám đốc Công ty Sebrina Holdings Ltd Việt Nam đã ký Quyết định số 31/SDCCC-
TCHC ban hành qui định việc quản lý và sử dụng con dấu của Công ty Sebrina
Holdings Ltd Việt Nam.
Con dấu của công ty là dấu tròn không mang hình quốc huy, dấu được đóng
trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Đối với một số văn bản như bản thảo, chương
trình hội nghị ...thì được đóng dấu treo ở trang đầu tiên góc trên bên trái của văn bản.
Văn thư cơ quan là người trực tiếp quản lý con dấu và phải chịu trách nhiệm về việc
đóng dấu vào văn bản. Khi các văn bản đã được lãnh đạo công ty ký duyệt và ban
hành nhưng bắt buộc phải có chữ ký nháy của lãnh đạo phòng ban, đơn vị trực tiếp
soạn thảo thì mới đóng dấu, nhất là các văn bản quan trọng như hợp đồng kinh tế, các
chứng từ ngân hàng. Mọi văn bản trước khi đóng dấu đều được soát, xét kỹ về thể thức
chữ ký của cấp có thẩm quyền để tránh đóng nhầm lẫn con dấu. Nếu phát hiện có
trường hợp văn bản không đúng qui định thì văn thư phải báo cáo Phó Trưởng phòng
phụ trách hành chính hoặc Trưởng phòng Tổ chức Hành chính để có biện pháp chấn
chỉnh những thiếu sót đảm bảo việc quản lý và sử dụng con dấu theo đúng qui định.
Con dấu của công ty được để đúng nơi quy định, bảo quản cẩn thận trong tủ có
khoá. Không có hiện tượng đóng dấu khống. Ngoài ra công ty còn sử dụng một số con
dấu như dấu chức danh, dấu tên, dấu đã thẩm định, dấu chỉ mức độ khẩn, mật ... Trong
trường hợp văn thư đi vắng thì phải bàn giao con dấu lại cho Trưởng phòng hoặc Phó
Trưởng phòng hành chính.
2.5. Lập hồ sơ và lưu hồ sơ
Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư, được thực hiện sau khi sự
việc, vấn đề cập nhật trong các văn bản đã được giải quyết xong và thường lập hồ sơ
vào cuối năm, khi kết thúc một năm công tác và chuẩn bị bước sang một năm mới với
chương trình kế hoạch công tác mới.
Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công
văn thành từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc trưng khác của văn bản, đồng thời
sắp xếp và biên mục chúng theo một phương pháp khoa học.
Hồ sơ được lập cần đảm bảo những yêu cầu sau:
- Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, tổ chức hình thành hồ sơ.
- Các văn bản trong hồ sơ phải có cùng giá trị

29
- Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức.
- Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác.
Theo điều 22 của Điều lệ công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ có nêu
rõ: Những tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan có giá trị để tra cứu, tham khảo đều
phải lập thành hồ sơ. Căn cứ vào qui định của Nhà nước mỗi cơ quan, đơn vị, cán bộ
làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác
nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ hàng năm đều phải
tiến hành lập hồ sơ về công việc mình đã làm.
Công ty Sebrina Holdings Ltd Việt Nam chưa có danh mục hồ sơ hàng năm,
văn thư cơ quan do trình độ nghiệp vụ còn hạn chế nên chưa quan tâm đến việc lập
danh mục hồ sơ hàng năm và hướng dẫn lập hồ sơ trong cơ quan, mà chủ yếu chỉ sắp
xếp công văn lưu theo thứ tự thời gian, theo vấn đề, theo cơ cấu tổ chức. Trong các file
lưu tài liệu, văn thư đã viết được tờ mục lục và đánh số thứ tự trên từng văn bản nên
cũng phần nào tạo được thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu. Nhưng nhìn chung văn bản,
tài liệu tại công ty đang còn trong tình trạng lộn xộn vì vậy khi cần tra tìm tài liệu của
một vụ việc cụ thể đã gặp nhiều khó khăn trong khâu tra tìm.
Việc nộp lưu tài liệu hàng năm của các phòng ban, đơn vị trong công ty chưa
được thực hiện
2.6. Nghiệp vụ lưu trữ
Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội), bao gồm tất cả
các vấn đề về lý luận, phương pháp và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ ra đời do sự đòi hỏi khách quan đối với
việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Trong quá trình hoạt động của công ty, khối
lượng tài liệu hìng thành tương đối lớn, chủ yếu là tài liệu khoa học kỹ thuật. Mặc dù
vậy nhưng công ty chưa có cán bộ chuyên trách để trực tiếp đảm nhiệm công việc này.
Do đó, công tác tổ chức khoa học, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu chưa
được tốt, hiệu quả chưa cao.
Mặc dù hiện nay công tác lưu trữ của công ty chưa thực sự đi vào quy củ nhưng
về cơ bản những điều kiện cho một phông lưu trữ được tổ chức khoa học đã được hình
thành. Có được kết quả như vậy là do có sự quan tâm của lãnh đạo công ty. Căn cứ
vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được ghi trong quyết định thành lập, công ty đã

30
có một số qui định về công tác lưu trữ mà quan trọng nhất là việc xây dựng và áp dụng
hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001: 2002. Trong đó hương
dẫn khá chi tiết về nghiệp vụ công tác văn thư và công tác lưu trữ.
Do hiểu được tầm quan trọng của công tác bảo quản tài liệu, được sự quan tâm
của lãnh đạo công ty nên kho lưu trữ được trang bị một số trang thiết bị bảo quản tài
liệu như: Giá sắt, tủ sắt để tài liệu, cặp 3 dây, cặp hộp bằng nhựa có chất lượng cao cái
nào hư hỏng đều được thay thế kịp thời, cán bộ nhiệt tình và yêu nghề. Vì phòng lưu
trữ của công ty nằm ở tầng 1 nên thường xuyên được thực hiện quy trình phun thuốc
diệt côn trùng, thuốc diệt mối. Tuy chưa được trang bị máy điều hoà, thông gió nhưng
hệ thống điện, ánh sáng, các phương tiện phòng cháy chữa cháy được trang bị đầy đủ
nên nhìn chung tài liệu được bảo quản tốt không bị ẩm, mốc, mối, mọt.
Tài liệu lưu trữ phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý của lãnh đạo công ty
phục vụ kịp thời cho hoat động sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Để phục vụ cho
việc khai thác sử dụng tài liệu phòng Tổ chức hành chính có qui định thủ tục mượn tài
liệu, trong đó có qui định về thời gian và trách nhiệm cá nhân. Khi muốn mượn tài liệu
ra khỏi kho lưu trữ phải có giấy yêu cầu có ý kiến của lãnh đạo bộ phận có nhu cầu
khai thác, sử dụng và có ý kiến của lãnh đạo công ty (đối với tài liệu quan trọng như:
bản vẽ thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công các công trình...) còn đối với tài liệu hành
chính thông thường (như: Quyết định phê duyệt, Giấy giao nhiệm vụ...) thì phải có ý
kiến của Trưởng phòng Tổ chức Hành chính thì cán bộ lưu trữ mới thực hiện thủ tục
cho khai thác, sử dụng tài liệu và người mượn phải ký nhận vào sổ mượn tài liệu hẹn
thời gian trả tài liệu khi đã khai thác xong. Các công cụ tra cứu chủ yếu là: Sổ công
văn đi, sổ công văn đến, tờ mục lục trong các file lưu tài liệu, các qui định, nội qui sử
dụng tài liệu còn các bộ thẻ, các bộ sách hướng dẫn khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
thì chưa có.
Hiệu quả của việc tổ chức sử dụng tài liệu:
+ Giúp các cán bộ trong cơ quan có tài liệu nghiên cứu cải tiến khoa học kỹ thuật.
+ Giúp các phòng nghiệp vụ, các đơn vị, các đoàn thể có số liệu báo cáo tổng
kết thành tích của cơ quan.
+ Lưu trữ còn quản lý 1300 hồ sơ cá nhân, sổ bảo hiểm xã hội, sổ lao động. Hồ
sơ cá nhân thì thường xuyên được bổ sung các quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều

31
động, tăng lương. Giúp cho công tác giải quyết chế độ chính sách của người lao động
theo đúng Luật lao động và chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước.
2.7. Hệ thống Iso
Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại
các cơ quan quản lý nhà nước đã và đang là xu thế tất yếu. Trong những năm qua
Công ty Sebrina Holdings Ltd Việt Nam Tư pháp thường xuyên quan tâm thực hiện
chính sách, mục tiêu chất lượng, áp dụng có hiệu quả các hệ thống, các quy trình đã
ban hành kết hợp với việc thực hiện các thủ tục hành chính. Để đáp ứng yêu cầu cải
cách hành chính và đảm bảo 100% thủ tục hành chính thực hiện tại Công ty Sebrina
Holdings Ltd Việt Nam đều được đưa vào hệ thống quản lý chất lượng,
Qua thực hiện và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng kết hợp với kiểm soát
các thủ tục hành chính, các hoạt động của Công ty Sebrina Holdings Ltd Việt Nam đã
đạt được những kết quả đáng kể. Lãnh đạo Công ty Sebrina Holdings Ltd Việt Nam và
các phòng chuyên môn, các bộ phận đã triển khai cho nhân viên đơn vị về việc áp
dụng hệ thống quản lý chất lượng kết hợp với kiểm soát các thủ tục hành chính, áp
dụng các quy trình ISO trong quản lý, thực hiện nhiệm vụ chuyên môn; tổ chức việc
xây dựng, áp dụng và cải tiến các quy trình làm việc để thực hiện tốt nhất nhiệm vụ
được giao, tạo ra sản phẩm hành chính có chất lượng, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao
của khách hàng.
Hàng năm, Lãnh đạo Công ty Sebrina Holdings Ltd Việt Nam đều ban hành
mục tiêu chất lượng, kế hoạch khảo sát sự hài lòng của khách hàng, chương trình đánh
giá nội bộ và thực hiện các thủ tục hành chính tại các phòng, đơn vị trực thuộc; triển
khai lấy phiếu khảo sát sự hài lòng của khách hàng đối với công dân và tổ chức khi
đến giao dịch tại Công ty Sebrina Holdings Ltd Việt Nam. Việc lấy phiếu được thực
hiện theo từng thời điểm khác nhau của các phòng thực hiện các sản phẩm giao dịch
hành chính với công dân, tổ chức. Định kỳ mỗi năm tổ chức đánh giá nội bộ kết hợp
với việc thực hiện các thủ tục hành chính tại các phòng và đơn vị trực thuộc ít nhất là
một lần để xem xét sự phù hợp, phát hiện những điểm chưa phù hợp để tiếp tục duy trì,
cải tiến hệ thống quản lý chất lượng và cải cách thủ tục hành chính nhằm hoạt động
ngày càng hiệu quả hơn, phục vụ yêu cầu chuyên môn tốt hơn. Các bộ phận, các phòng
chuyên môn đã thực hiện việc sắp xếp tài liệu, lưu trữ hồ sơ theo “5 S” (sắp xếp, sàng

32
lọc, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng), đảm bảo khoa học và có hệ thống. Tài liệu được sắp
xếp theo thời gian, thống nhất theo thứ tự các loại giấy tờ, tài liệu có trong hồ sơ, lưu
theo từng cặp hồ sơ công việc khác nhau, đảm bảo dễ lấy, dễ tìm và dễ thấy.
SỐ HIỆU QT TÊN QUI TRÌNH
QT-
LƯU
ĐỒ
BIỂU MẪU
.Zip .Doc
QT.TCHC-01 Quản lý văn bản QT_LĐ-01 BM-01 BM-01
QT.TCHC-02 Xét duyệt chỉ tiêu tuyển dụng QT_LĐ-02 BM-02 BM-02
QT.TCHC-03 Tuyển dụng nhân sự QT_LĐ-03 BM-03 BM-03
QT.TCHC-04 Cấp và gia hạn thẻ BHYT cho người LĐ QT_LĐ-04 BM-04
BM-04
QT.TCHC-05 Báo tăng lao động cho BHXH QT_LĐ-05 BM-05 BM-05
QT.TCHC-06 Phân công hướng dẫn tập sự QT_LĐ-06 BM-06
BM-06
QT.TCHC-07 Gia hạn hợp đồng lao động QT_LĐ-07 BM-07 BM-07
QT.TCHC-08 Ký kết hợp đồng QT_LĐ-08 BM-08 BM-08
QT.TCHC-09 …………………
2.8. Quản trị nhân sự
2.8.1. Quy trình tuyển dụng nhân sự của công ty
Tuyển dụng nhân viên là quá trình không đơn giản, công việc này không những
đòi hỏi phải có nghiệp vụ chuyên môn một cách khoa học mà còn phụ thuộc vào chính
sách tuyển dụng nhân viên. Những chính sách tuyển dụng nhân viên thường được đề
ra dựa trên những kế hoạch, chiến lược cũng như định hướng phát triển của đơn vị
trong tương lai.
Hoạt động tuyển dụng nhằm đem lại cho đơn vị một lực lượng lao động nhất
định, phù hợp với nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh.
Khi các bộ phận có nhu cầu về dân sự thì sẽ gửi công văn đề xuất đến phòng kinh
doanh. Sau khi nhận được công phòng Hành chính nhân sự kinh doanh sẽ kiểm tra
xem các bộ phận có thật sự có nhu cầu tăng thêm nhân sự không. Nếu thật sự có nhu
cầu phòng kinh doanh làm công văn trình lên Giám đốc Công ty Sebrina Holdings Ltd
Việt Nam. Giám đốc sau khi nhận được công văn chấp nhận tuyển dụng lao động, thì
phòng kinh doanh lập kế hoạch tuyển dụng theo số lượng nhu cầu nhân sự của các bộ
phận yêu cầu.
Sơ đồ quy trình tuyển dụng lao động tại Công ty Sebrina Holdings Ltd Việt
Nam

33
2.8.2. Tình hình đào tạo và phát triển nhân sự trong công ty
Nhằm góp phần nâng cao trình độ CB-CNV trong đơn vị, hàng năm tại Công ty
Sebrina Holdings Ltd Việt Nam đều có tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng chuyên
môn nghiệp vụ cho CB-CNV trong đơn vị. Công ty Công ty Sebrina Holdings Ltd Việt
Nam đã nhanh chóng xây dựng các qui chế liên quan đến công tác đào tạo như: Qui
chế cử người đi đào tạo, bồi dưỡng trong nước; Qui chế thi nâng bậc nghề đối với lao
động công nghệ, dịch vụ; qui chế khuyến khích tài năng trẻ. Trong các qui định, qui
chế, Công ty xác lập rõ tiêu chuẩn, trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của các đối
tượng tham gia đào tạo. Những vấn đề liên quan đến công tác đào tạo, bồi dưỡng hàng
năm được thực hiện dựa trên các qui chế này và kế hoạch đào tạo bồi dưỡng đăng ký
với Tập đoàn đầu mỗi năm.
THỐNG KÊ THỰC TẾ ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG NĂM 2016 TẠI CÔNG TY
Stt Loại hình đào tạo
Đối tượng và đơn
vị thực hiện
đào tạo
Số lượng
đào tạo
Tỷ lệ
(%)
TH/KH

34
1 Đào tạo dài hạn
-Cao học (tại chức)
-Đại học (tại chức)
-Cán bộ chuyên
viên khối quản lý
3 75
2 Bối dưỡng nghiệp vụ
- Bồi dưỡng kiễn thức cơ bản về
đấu thầu
- Kỹ năng giao tiếp và CSKH
- Tập huấn chế độ kế toán DN mới
và hướng dẫn 10 chuẩn mực ké
toán mới
- Quản lý dự án đầu tư
- Tập huấn tiếp thị dịch vụ (tổ chức
tại đơn vị)
Tổng cộng
- VTCM thực hiện
- VTCM thực hiện
- Sở XD CM
2
5
2
1
3
16
78,3
(Nguồn số liệu: của Phòng Tổ chức cán bộ – Lao động)
a. Các lớp đào tạo dài hạn:
+ Lớp Đại học: Được thực hiện theo hình thức đào tạo tại chức, đào tạo trong lúc
làm việc theo cách vừa học vừa làm (học một buổi, làm một buổi) và được tổ chức tại
đơn vị gồm có các lớp sau:
- Lớp Đại học kinh tế khóa (2014 – 2016): Đây là lớp học được tổ chức nhằm
mục đích trang bị kiến thức quản lý, kinh tế cho cán bộ lãnh đạo chủ chốt tại Công ty.
Đối tượng học tập chủ yếu là Giám đốc, Phó giám đốc, Cán bộ quản lý khối phòng
Hành chính nhân sự và các đơn vị sản xuất. Số lượng CB-CNV của Công ty Sebrina
Holdings Ltd Việt Nam tham gia lớp học rất đông.
+ Lớp Cao học: Trong những năm qua Công ty Sebrina Holdings Ltd Việt Nam
có tổ chức 01 đợt bồi dưỡng kiến thức cho một số đối tượng CB-CNV được cử đi ôn

35
thi đầu vào các lớp Cao học Quản trị kinh doanh. Tại TP HCM, Tuy nhiên số lượng
CB-CNV thi đạt ít. Bên cạnh đó có một số CB-CNV trong đơn vị tự đăng ký ôn thi ở
một số trường Đại học tại TP Hồ Chí Minh, khi đã chắc chắn được xét duyệt (hoặc thi
đậu vào) học chính thức, người lao động có đề nghị với đơn vị cho phép đi học trong
lúc làm việc. Nếu được sự chấp thuận từ phía đơn vị, người lao động cũng sẽ tập trung
học mỗi năm 2 đợt giống như các lớp Đại học tại chức. Trong thời gian đi học, người
lao động vẫn phải đảm nhiệm các công việc thuộc chức trách của mình. Tuy nhiên, số
lao động đi học dạng này trong các năm qua còn rất ít, do hạn chế về trình độ cũng
như gặp phải một số khó khăn về gia đình, công việc khi đi học. Số lượng CB-CNV đã
qua các lớp Cao học tính đến thời điểm cuối năm 2015 là 05 người.
b. Các lớp bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ ngắn hạn:
Kế hoạch bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ tại Công ty Sebrina Holdings Ltd
Việt Nam trong năm 2015 thể hiện sự đa dạng ở nhiều lĩnh vực nghiệp vụ, từ nâng tin
học đến các kỹ năng về chăm sóc khách hàng, tiếp thị dịch vụ, nghiên cứu thị trường.
Do được tổ chức tập huấn với thời gian ngắn và tại đơn vị, nên những lớp bồi
dưỡng này có số lượng học viên tham gia khá nhiều, nội dung chương trình theo sát
với nhu cầu thực tế công việc của từng đối tượng tham gia học tập, đối tượng thực hiện
giảng dạy có chọn lọc theo chọn lựa của đơn vị.
2.8.3. Tình hình phát triển nhân sự
- Thực hiện các chính sách đãi ngộ, phúc lợi, khen thưởng hợp lý để tạo điều kiện
gắn bó lâu dài của nhân viên với Công ty.
- Tạo môi trường làm việc năng động, thân thiện với một nét văn hoá riêng biệt
của công ty.
. - Xây dựng và phát triển các các chính sách đề bạt - thăng tiến cho nhân viên
tạo động lực phấn đấu và phát huy hết năng lực của mỗi cá nhân.
- Tiến hành phân tích tình trạng nguồn nhân lực thường xuyên để đánh giá và cơ
cấu lại sơ đồ tổ chức – hoạt động trong từng giai đoạn nhằm đảm bảo hệ thống luôn
trong trạng thái hoạt động hiệu quả nhất.

36
- Luôn nâng cao cơ cấu tổ chức và hoạt động, tạo tính năng động trong sự phát
triển của Công ty nhằm tạo sự hứng khởi trong công việc của từng nhân viên, tạo tính
cạnh tranh lành mạnh trong từng vị trí công việc để mọi nhân viên có thể phát huy tối
đa năng lực của bản thân.
- Tổ chức các chuyến tham quan du lịch, các phong trào thể dục thể thao theo
định kỳ tạo điều kiện cho tất cả nhân viên có cơ hội giao lưu học hỏi, cũng như vui
chơi giả trí để tái tạo lại sức lao động.
2.9. Tổ chức hội nghị hội thảo họp trong cơ quan
Việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị là rất quan trọng trong hoạt động đối nội,
đối ngoại của công ty. Nó thể hiện khả năng giao tiếp của lãnh đạo và cán bộ công
nhân viên trong công ty với các tổ chức kinh tế, xã hội, bạn hàng đồng thời quyết
định đến các yếu tố thành công trong hợp đồng sản xuất kinh doanh của công ty.
Hội họp là hình thức biểu hiện dân chủ trong quản lý và là hình thức truyền
thông trực tiếp. Trên thực tế tại Công ty Sebrina Holdings Ltd Việt Nam thường có
các cuộc họp, hội nghị như:
- Hội nghị toàn công ty hàng năm để tổng kết công tác thi đua và đề ra
phương hướng cho năm kế tiếp.
- Hội nghị hàng quý để kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch và đôn đốc
nhắc nhở những vấn đề còn đang thực hiện dang dở.
- Các cuộc họp giao ban với nội dung là nhìn nhận lại tình hình thực hiện
công việc trong tháng và giải quyết các vấn đề tồn đọng ở các đơn vị, phòng
ban. Đây là cơ sở để báo cáo lên Giám đốc công ty. Công tác tổ chức hội nghị
của công ty được thực hiện theo quy trình sau:
* Giai đoạn chuẩn bị
 Chuẩn bị nội dung
Công ty đã căn cứ vào mục đích trọng tâm của hội nghị để chuẩn bị nội dung cho
phù hợp. Những nội dung chuẩn bị gồm có:
- Báo cáo chính
- Báo cáo bổ sung
- Những vấn đề thảo luận

37
- Kết luận chương trình hành động
- Bài phát biểu của lãnh đạo
Trong thời gian chuẩn bị tổ chức hội nghị người chuẩn bị nội dung đã nắm
được danh sách cá nhân, tổ chức nào viết báo cáo bổ sung, cá nhân hoặc tổ chức
nào viết tham luận cho hội nghị.
Tất cả báo cáo và tham luận đều được viết thành văn bản gửi trước cho người chuẩn
bị nội dung chính hoặc gửi cho ban tổ chức hội nghị với khoảng thời gian được
quy định.
Bộ phận chuẩn bị nội dung đã căn cứ vào mục đích, yêu cầu, nội dung của báo cáo
chính, báo cáo bổ sung và các tham luận để chuẩn bị những vấn đề cần đưa ra trao
đổi, thảo luận trong hội nghị.
 Chuẩn bị thành phần tham dự
Tùy theo tính chất của từng hội nghị ban tổ chức đã xác định rõ:
- Đối tượng chính của hội nghị là ai, tại sao?
- Cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và nội bộ thì mời những người nào?
- Thành phần tham dự phải chuẩn bị những vấn đề gì (báo cáo bổ sung, tham
luận, ủng hộ, giúp đỡ hội nghị những mặt nào).
Ban tổ chức đã cho thành phần tham dự hội nghị biết sớm về mục đích, nội
dung, hình thức tham gia để họ chủ động và có kế hoạch.
 Dự kiến thời gian, địa điểm, chương trình hội nghị
Ban chuẩn bị nội dung cùng với ban chuẩn bị hậu cần đã sớm báo cáo lãnh đạo để
xác định thời gian, địa điểm, chương trình hội nghị.
Khi những vấn đề đã được ấn định thì ban tổ chức sẽ tiến hành các thủ tục để tổ chức
hội nghị:
- Biên tập lại báo cáo, nhân bản hoặc in và đóng thành hồ sơ tài liệu nghiêm
chỉnh, đẹp có chất lượng để phục vụ hội nghị.
- Chuẩn bị công văn, giấy mời kèm theo chương trình, hồ sơ tài liệu và các
điều hướng dẫn ban đầu rồi gửi tới các đại biểu để họ biết và chuẩn bị các
công việc cần thiết cho hội nghị.
 Công tác chuẩn bị hậu cần

38
Song song với bộ phận chuẩn bị nội dung thì bộ phận hậu cần cũng đã tích cực
chuẩn bị cho hội nghị. Tùy theo tính chất, tầm quan trọng, số lượng người tham dự,
thời gian tiến hành hội nghị mà bộ phận hậu cần đã chuẩn bị các mặt như:
- Hội trường phòng thảo luận
- Phòng ở, phòng ăn
- Phương tiện đi lại
- Giờ nghỉ giải lao
- Nghỉ giải trí buổi tối
- Chuẩn bị trật tự an ninh
Với những hội nghị lớn công ty đã họp thường là để thống nhất những vấn đề sau:
- Bàn bạc, thông qua nội dung báo cáo chính, báo cáo bổ sung và những vấn đề
cần đưa ra thảo luận trong hội nghị.
- Quyết định danh sách khách mời.
- Quyết định chương trình hội nghị, địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị.
Ban lãnh đạo đã ký duyệt thông qua các báo cáo, danh sách đại biểu, chương trình
hội nghị rồi cho biên tập, nhân in các tài liệu phục vụ hội nghị.
* Giai đoạn tổ chức điều hành hội nghị
 Kiểm tra quan sát tại chỗ các công việc đã chuẩn bị
Trước khi diễn ra hội nghị ban chuẩn bị cùng với phòng Hành chính nhân sự và thư
ký đã xem xét lại lần cuối các văn bản, tài liệu, chương trình hội nghị, đến tận
hội trường kiểm tra cách trang trí, khẩu hiệu, biểu tượng, hệ thống điện, ánh sáng,
chỗ ngồi, nơi ăn chỗ ở cho các đại biểu ở xa.
Tất cả những công việc trên đã được kiểm tra chu đáo, cẩn thận. Nếu thấy việc gì
chưa đảm bảo thì chấn chỉnh, bổ sung kịp thời để hoàn tất mọi công việc chuẩn bị
cho hội nghị diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp.
 Tổ chức đón tiếp, sắp xếp chỗ ở, phân phối tài liệu, dẫn khách vào chỗ
ngồi trong hội trường
Nếu hội nghị có khách mời từ xa đến thì ban tổ chức đã có kế hoạch phân công
người đón đại biểu.

39
Nếu là khách mời cấp trên thì đưa khách vào phòng khách trước, sau đó đưa
khách vào ngồi đúng vị trí trong hội trường, đưa chương trình, tài liệu cho khách.
Với những hội nghị lớn có các đại biểu đại diện cho các cấp tỉnh, thành phố,
trung ương, khách nước ngoài tới dự thì đại diện ban lãnh đạo và ban tổ chức đã
đến thăm và làm việc xã giao trước cũng như trao đổi một số nét về hội nghị.
 Chương trình hội nghị
Tùy vào phạm vi, tính chất của hội nghị ban tổ chức đã xây dựng chương trình làm việc
cụ thể. Chương trình hội nghị được chuẩn bị từ trước, với những hội nghị lớn của công ty
chương trình hội nghị đã được gửi trước tới đại biểu kèm theo giấy mời.
Trong nội dung chương trình hội nghị đã ghi các nội dung chính ứng với thời gian,
đồng thời ghi rõ họ tên, chức danh, học hàm, học vị của người chịu trách nhiệm
từng nội dung trong chương trình.
 Điều hành hội nghị
Giai đoạn điều hành hội nghị của công ty gồm các bước sau:
- Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, chủ tịch đoàn, thư ký đoàn.
- Đọc diễn văn khai mạc hội nghị.
- Trình bày báo cáo chính tại hội nghị.
- Trình bày báo cáo bổ sung.
- Những tham luận đóng góp với hội nghị.
- Điều hành việc thảo luận trong hội nghị.
- Ghi chép trong hội nghị: diễn biến hội nghị, người điều hành hội nghị, họ
tên và nội dung ý kiến của từng đại biểu, các kết luận…
- Tổ chức hậu cần phục vụ hội nghị: âm thanh, ánh sáng, nước uống…
Công ty đã có cơ chế phân công người đôn đốc, kiểm tra để không xảy ra sai sót.
Sau khi kết thúc hội nghị, bộ phận hậu cần đã có kế hoạch và phân công người tiếp
tục làm việc với các bộ phận có liên quan để thanh toán, giải quyết các công việc
về tài chính, kinh phí cũng như các mối quan hệ sao cho ổn thỏa, tốt đẹp.
 Một số việc làm sau hội nghị
Sau hội nghị phòng Hành chính nhân sự đã giúp lãnh đạo:
* Lập hồ sơ hội nghị bao gồm các giấy tờ sau:

40
- Quyết định của lãnh đạo về việc tổ chức hội nghị.
- Giấy triệu tập hội nghị hoặc giấy mời.
- Danh sách đại biểu tham dự hội nghị.
- Chương trình hội nghị.
- Lời khai mạc hội nghị của lãnh đạo.
- Báo cáo chính tại hội nghị
- Các báo cáo bổ sung và tham luận. Bài phát biểu của đại biểu cấp trên.
- Biên bản hội nghị.
- Nghị quyết hoặc kết luận của hội nghị.
- Lời bế mạc hội nghị.
Các tài liệu này sau vài năm sẽ chọn lọc và chỉ lưu lại vào hồ sơ những văn bản
có giá trị.
* Thông báo, triển khai kế hoạch hội nghị
Phòng Hành chính nhân sự đã giúp lãnh đạo thông báo, nói rõ chủ trương, nhiệm
vụ, giải pháp…và các điều kiện cần thiết, nêu được những việc cần quan tâm tới các
đơn vị và cá nhân có liên quan, đồng thời yêu cầu họ có kế hoạch thực hiện để hội
nghị được triển khai và có kết quả tốt.
* Tổ chức rút kinh nghiệm
Sau mỗi cuộc họp, hội nghị phòng Hành chính nhân sự công ty và các bộ phận
liên quan đã cùng nhau rút kinh nghiệm. Chủ trì cho cuộc họp rút kinh nghiệm là
người được phân công tổ chức hội nghị.
Trong cuộc họp, các bộ phận chuẩn bị nội dung, hậu cần và những người có liên quan
đã kiểm điểm lại từng khâu, từng việc, tìm ra những mặt thành công, những mặt còn
hạn chế, sai sót, những việc đã làm nâng cao chất lượng hội nghị và cùng nhau rút kinh
nghiệm để những cuộc họp, hội nghị lần sau được tổ chức tốt hơn.
2.10. Công tác hậu cần
Để duy trì quản lý, để công việc của phòng Hành chính nhân sự được diễn ra trôi
chảy thì bất cứ một công ty nào cũng chú trọng đến công tác hậu cần của mình. Các
điều kiện vật chất như nhà cửa, trang thiết bị trong công ty đều thuộc về công tác

41
PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA SẮM VĂN PHÒNG PHẨM
Ngày tháng:…………..
Phòng ban yêu cầu:…………
Chữ ký
hậu cần của phòng Hành chính nhân sự công ty. Trình tự thủ tục cung ứng trang thiết
bị của phòng Hành chính nhân sự như sau:
- Đối với các trang thiết bị trong các phòng ban: Phòng Hành chính nhân sự
căn cứ vào phiếu yêu cầu mua phòng Hành chính nhân sự phẩm, vật tư của các
phòng ban vào ngày 28 hàng tháng rồi tổng hợp kế hoạch mua sắm trình Giám
đốc ký. Sau khi Giám đốc xét duyệt, cán bộ kế toán viết phiếu chi, thủ quỹ của
công ty xuất tiền mua sắm trang thiết bị. Mẫu 12: Phiếu đề nghị mua sắm phòng
Hành chính nhân sự phẩm
STT Nội dung Đơn vị tính Sốlượng Mục đích

42
KẾ HOẠCH MUA SẮM VĂN PHÒNG PHẤM
Số:…….Ngày tháng………
Người lập kế hoạch Chữ ký của lãnh đạo công ty
Mẫu 13: Kế hoạch mua sắm phòng Hành chính nhân sự phẩm
Mẫu 14: Sổ giao nhận phòng Hành chính nhân sự phẩm
STT Ngày tháng Chủng loại Số lượng Ký nhận Ghi chú
STT Nội dung Đơn vị tính Sốlượng Mục đích

43
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)
Công tác hậu cần của công ty được thực hiện với các công việc như: quản lý tài sản
cố định, bảo đảm điều kiện làm việc của công ty, tham gia tổ chức các cuộc họp,
hội nghị, khánh tiết, tiếp khách của công ty…
* Chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác
Trong thời gian qua, phòng Hành chính nhân sự công ty đã đóng vai trò quan trọng
trong việc chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác.
Phòng Hành chính nhân sự liên hệ trước với nơi đến công tác, chuẩn bị cho lãnh đạo
những tài liệu cần thiết liên quan đến chuyến đi. Phòng Hành chính nhân sự căn cứ
vào chuyến đi để bố trí phương tiện cho lãnh đạo (đặt vé nếu là phương tiện công
cộng hoặc thông báo cho lái xe nếu đi xe của công ty). Công ty có tổ lái xe gồm 4
nhân viên đảm bảo việc đưa đón lãnh đạo đi công tác được nhanh chóng và kịp thời.
Trước các chuyến đi Trưởng phòng hành chính tham dự những buổi họp giao ban
công việc giữa Giám đốc và Phó Giám đốc để nắm vững nội dung mà Giám đốc
ủy quyền giải quyết, nắm vững được những công việc mà Giám đốc yêu cầu các
phòng ban, đơn vị cùng các chuyên viên phải thực hiện.
Trong thời gian Giám đốc đi công tác mọi nhân viên trong phòng đã giúp Phó
giám đốc thực hiện những công việc mà Giám đốc ủy quyền. Ngoài ra Trưởng
phòng còn ghi lại những công việc quan trọng xảy ra một cách chi tiết, khi Giám
đốc trở về Trưởng phòng báo cáo tóm tắt các hoạt động trong thời gian Giám đốc đi
vắng và nhận các giấy tờ chi phí công tác và làm thủ tục thanh toán cho Giám đốc.
* Công tác tiếp khách
Trong việc tiếp khách phòng Hành chính nhân sự công ty đóng một vai trò
quan trọng. Phòng Hành chính nhân sự không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón
khách và tổ chức các buổi hẹn gặp, làm việc mà còn trực tiếp giải quyết những
yêu cầu của một số lượng khách lớn xin gặp Giám đốc. Với những trường hợp đột
xuất lãnh đạo không tiếp khách được thì phòng Hành chính nhân sự đã chủ động xin
lỗi khách và hẹn gặp vào lần sau đảm bảo giữ uy tín cho lãnh đạo và công ty.
Phòng Hành chính nhân sự luôn đảm bảo những nhu cầu cần thiết cho việc tiếp
khách khi có khách đến làm việc với lãnh đạo. Ngoài ra phòng Hành chính nhân sự

Nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại công ty sebrina holdings Việt Nam.doc

Nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại công ty sebrina holdings Việt Nam.doc

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại công ty sebrina holdings Việt Nam.doc

Similar to Nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại công ty sebrina holdings Việt Nam.doc (20)

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói ☎☎☎ Liên hệ ZALO/TELE: 0973.287.149 👍👍

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói ☎☎☎ Liên hệ ZALO/TELE: 0973.287.149 👍👍 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại công ty sebrina holdings Việt Nam.doc