Programma bureau e-factureren

1. Erik van Koeveringe
Programmabureau e-factureren
PIANOo
e-factureren:
Van 20 naar 100 in 30 maanden!
Leveranciersbijeenkomst KINGGemeenten, Soesterberg, 1 april 2016
1Programmabureau e-factureren

2. Even Voorstellen - PIANOo
• Expertisecentrum Aanbesteden
> Professionaliseren van inkopen en aanbesteden bij alle overheden
> Rechtmatigheid én doelmatigheid
> Value for tax payers' money
> Zes thema’s
– Maatschappelijk verantwoord inkopen
– E-Aanbesteden
– EMVI
– Integraal inkopen
– Marktkennis
– E-factureren
•Programmabureau E-factureren
2Programmabureau e-factureren

3. AANLEIDING PROGRAMMABUREAU
• Richtlijn voor het kunnen ontvangen en verwerken E-Facturen,
uiterlijk einde 2018, 2014/55/EU
• Ministerie van Economische Zaken stimuleert bedrijven
elektronische facturen te verzenden naar de overheid
• Huidig daadwerkelijk gebruik e-facturen < 10%
• Indicatie dat <20% gemeenten klaar is voor e-factureren
3Programmabureau e-factureren

4. PROGRAMMABUREAU E-FACTUREREN
• Doelstelling
> Ondersteunen van medeoverheden bij implementeren
voorzieningen tot e-facturen
> Van Feb 2016 tot einde 2018
• Doelgroep
> Gemeenten, provincies, waterschappen;
> Op termijn: alle aanbestedende diensten;
> ICT, Financiën, Inkoop, Algemeen bestuurlijk
• Activiteiten
> Informatie verzamelen (bijvoorbeeld: best practices)
> Informatie delen (website, handreikingen, e.d.)
> Enthousiasmeren (presentaties, e.d.)
4Programmabureau e-factureren

5. E-FACTURATIE – EUROPESE CONTEXT
Verplichting (EU Directive 2014/55/EU)
• Europees semantisch standaard voor e-factuur
• Voor alle overheden geldt: ontvangen en verwerken moet
uiterlijk eind 2018 mogelijk zijn.
Bestuurlijke afspraken
• Via de inkoopvoorwaarden verplichten te verzenden
• Verwachting Rijk 2016, Lokale overheden 2017
5Programmabureau e-factureren

6. WAT IS E-FACTUREREN
• E-factuur is een gestructureerd, digitaal bestand (maar geen pdf)
• Alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand
• Alle gegevens hebben eigen betekenis hebben
• Elektronische verwerking (geen handmatige tussenkomst)
6Programmabureau e-factureren

7. VOORDELEN E-FACTUREREN VOOR GEMEENTEN?
• Automatisch verwerking
• Minder fouten
• Betere leveranciers relaties
• Voorspelbare betalingstermijn
• Betere verantwoording
• Proces innovatie (self billing)
• Ruimte voor contractmanagement
• Automatische Archivering
7Programmabureau e-factureren

8. Voordelen voor leveranciers (verzenders)
• Voorspelbare betalingstermijn
• Automatisch verwerking
• Minder fouten
• Betere relatie opdrachtgever
• Proces innovatie (self billing)
8Programmabureau e-factureren
Copyright: www.bloklandduinvrieswijk.nl

9. HOE WERKT E-FACTUREREN
Vier modellen voor overheid
> Direct verbinding
– E-factuur per relatie afgesproken en ingericht
– Klassieke vorm
> Leveranciersportaal
– Leverancier vult gegevens in
– Afnemer bepaalt
– Voorbeeld: DigiInkoop
> 3-corner model: Centrale dienstverlener
– Verzorgt Transport
– Leverancier en afnemer elk 1 verbinding per groep
– Voorbeeld: DigiPoort
> 4-corner model: 2 dienstverleners
– Gekoppeld aan eigen systeem
– Meerdere branches /
– Voorbeeld Simpler Invoicing (Peppol)
9Programmabureau e-factureren
Leverancier
Opstellen
factuur
Conversie
e-factuur
Verzenden Transport Ontvangst
Import in
Admin.
Routeren &
Verwerken
Leverancier
Leverancier
Gemeente
Gemeente
Leverancier
Leverancier
Leverancier
Gemeente
Gemeente
Portaal
Portaal
Gemeente
Leverancier
Leverancier
Leverancier
Gemeente
Gemeente
Dienstverlener
Dienstverlener Gemeente
Leverancier
Leverancier
Leverancier
Gemeente
Gemeente
Dienst-
verlener
Gemeente
Dienst-
verlener

10. 4-CORNER MODEL
10Programmabureau e-factureren
Verstuurt
Factuur
Leverancier Gemeente
SML
SMP
Uitwisseling van factuur
tussen Access Points
Ontvangt
Factuur1
2 3
4
Adresserings functie
(OIN nummer)
Register
Bron: peppol.eu
Leverancier’s
Access Point valideert
factuur en verstuurt
Access Point van
ontvanger ontvangt UBL
factuur

11. STANDAARDISATIE VOORKOMT
• Afspraken over
> Begrippen en termen
> Opbouw en formaat van
bestand
> Adressering (trusted partners)
> Transport en aflevering
– Betrouwbaar
– Beveiligd
– Ongewijzigd
– Gegarandeerde levering
• Standaard(en)
> SMEF semantisch model (SETU)
> Syntax: SI-UBL, OHNL (HRXML)
> O.b.v. OIN nummers
> Digipoort of Simpler Invoicing
(Peppol)
11Programmabureau e-factureren
• Onduidelijke afspraken
• Haperende techniek
• Point-to-point connecties

12. MOGELIJKE OPLOSSINGEN
• Simpler Invoicing
• Digipoort
• Email + UBL (XML)
• Leveranciers portaal
• N.B. : email + PDF wordt NIET als e-factuur gezien
> Authenticatie (Verificatie afzender)
> Beveiligde verbinding
> Volledige herkenning (gestructureerde data)
12Programmabureau e-factureren 12

13. TENDENS E-FACTUREREN: ONOMKEERBAAR
• Europese richtlijn e-facturering
bij overheidsopdrachten
2014/55/EU;
• Inkoopvoorwaarden;
• Digitale agenda;
• Standaarden (UBL) en
netwerken (Simplerinvoicing)
liggen er nu;
• Steeds meer softwarepakketten
bouwen de standaard in.
13Programmabureau e-factureren

14. Hoe nu verder met e-factureren

15. ROADMAP GEMEENTEN
• Bepalen Visie, Strategie
• Afstemmen met ICT –architectuur en inkoopbeleid
• Aanpak
> Mogelijkheden leveranciers, make/ buy/ outsource
> Implementatie:
– Organisatie
– Leveranciers (on-boarding)
– Proces
– Systeem
15Programmabureau e-factureren

16. ICT-ARCHITECTUUR OVERWEGINGEN
• Positionering binnen het IT portfolio
• Benadering vanuit bestaand portfolio:
> Wat kunnen huidige leveranciers bieden?
> Visie op e-factureren
> Tijdigheid: Roadmap voor productontwikkeling
• Kennis in huis en markt
• Kosten:
> Licenties / SaaS-fee
> Implementatie
> Integratie
16Programmabureau e-factureren

17. ZOEKEN NAAR DE JUISTE OPLOSSING
Aanmaken
Factuur
Transport
Factuur
Portaal
Scannen
(paper2PDF)
Herkennen
(OCR)
Conversie
(PDF2XML/UBL)
Verificatie
Inkoop administratie
Workflow /
Goedkeuring
Factuur
matching
Financiële
administratie
ERP
Verkoop-
admin
Leverancier 7
Leverancier 6
Leverancier 8
Leverancier 13
Leverancier 19
Leverancier 20
ERP Generiek: Leverancier 22
Simpler Invoicing
Leverancier 14
Leverancier 1
Leverancier 17
Geïntegreerde oplossingen
Gemeente administratie: Leverancier 23
Leverancier 21
Leverancier 21
Leverancier 15
Leverancier 18
Leverancier 3
Leverancier 9
Leverancier 4
Leverancier 10
Leverancier 2
Leverancier 5Leverancier 5
Leverancier 9
Leverancier 16
Factuur
Portaal
DigiPoort
Digi Inkoop
+/+ 10 anderen….
Scan & OCR modules
Scan & OCR modules
17
Programmabureau e-factureren

18. WAT WORDT VAN DE LEVERANCIER VERWACHT?
• Leverancier van e-facturatie oplossing
> Bieden e-facturatievoorziening
> SMEF-compliant
> SI-UBL of UBL OHNL
> Invoicing network
– DigiPoort of Simpler Invoicing
> Deeloplossingen?
• Alle leveranciers - Verzenders
> Voorbereiden e-facturen kan nu al
– Eigen verkoopadministratie
– Aansluiten op invoicing network
18Programmabureau e-factureren

19. WAAROM NU
• Tendens e-factureren is onontkoombaar
• Eu richtlijn, Wetgeving en inkoopvoorwaarden dwingen af
• Techniek ligt er, afspraken zijn gemaakt
• NU inspelen op de vraag levert voordelen
> Gemeenten komen in actie
– Aanschaf software / diensten
– Heroriëntatie inkoop- en financiële processen
– Implementatie
> En niet te vergeten als verzender
– Voordelen zijn evident
– Vraag vanuit klant
19Programmabureau e-factureren

20. BRONNEN
• RICHTLIJN 2014/55/EU
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32014L0055&from=EN
• SMEF standaard:
https://smef-standaard.nl
• Simpler Invoicing
http://www.simplerinvoicing.org/nl
Netwerk: www.peppol.eu
• CEF Call: CEF-TC-2016-3- eInvoicing (open 13 sept 2016, deadline 15 dec 2016 )
https://ec.europa.eu/inea/en/connecting-europe-facility/cef-telecom/apply-funding/2016-cef-telecom-calls-proposals
http://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/e-procurement/e-invoicing/index_en.htm
20Programmabureau e-factureren

21. Hulp bij e-factureren
hulpbijefactureren@pianoo.nl
070 - 379 82 89
21
Programmabureau e-factureren
Hartelijk dank!