E factureren doe-dagen

1. Digitale Agenda 2020
Doe-dag
april 2017

2. 2
E-factureren doel van vandaag
• Inzicht geven stand van zaken e-
factureren
• Inzicht geven in gebruik van e-
factureren
• Inzicht in EU richtlijn
En: Aan de slag!!

3. 3
Status E-factureren?
Wat is jullie stand van zaken:
1. Wie heeft project e-facturen opgestart?
2. Wie kan e-facturen ontvangen?
3. Wie kan e-facturen versturen?
4. Wie heeft e-facturen in
inkoopvoorwaarden opgenomen?

4. 4
E-facturen
E-factuur is factuur in een gestructureerd
format dat volledig automatisch
ingelezen en verwerkt kan worden
(geen mail + pdf).
Europese Richtlijn verplicht alle
aanbestedende diensten om e-facturen
te kunnen ontvangen uiterlijk
november 2018.

5. 5
Baten e-factureren
• Meer grip op het financieel administratieve proces door
geautomatiseerde controles
• Standaardisatie van processen, wat leidt tot meer
transparantie in taken, bevoegdheden en
verantwoordelijkheden
• Betere waarborging van continuïteit in procesuitvoering,
doordat medewerkers beter in staat zijn elkaar te vervangen
• Eenmalige invoer van gegevens, waardoor ‘één versie van de
werkelijkheid’
• Kortere doorlooptijden, waardoor de gemeente een nog
betrouwbaarder partner wordt om zaken mee te doen
5

6. 6
Status e-factureren
• Leveranciersmanagement
• Aanpassen inkoopvoorwaarden
• Communicatie-activiteiten
• Impactanalyse e-factureren
• PIANOo programmabureau
e-factureren
• Pilots

7. 7
Leveranciersmanagement
• De standaard E-factureren is
opgenomen in de softwarecatalogus
• Uitvraag gedaan onder de
softwareleveranciers
• Standaarden koppelen aan de
referentiecomponenten Financiële
administratie en
Documentmanagement-systemen
(DMS).

8. 8
Aanpassen model
inkoopvoorwaarden
Kunnen inkoopvoorwaarden niet op korte
termijn aanpassen
Alternatief:
• Addendum e-factureren op de
inkoopvoorwaarden
• Medio 2016 verspreid

9. 9
Communicatie-activiteiten
• Via KING website
• Via PIANOO website
• Doe-dagen
• Congres 5 april
• PIANOO regiodagen

10. 10
Impactanalyse e-factureren
Scope:
• Simplerinvoicing FULL
• Ontvangen én versturen van e-
facturen
• Sturen op vergroten gebruik
(stimuleren toeleveranciers)
• Facturatieproces + inkoopproces
(verplichtingenadministratie)
Medio maart concept gereed

11. 11
DOELSTELLING
Ondersteunt de implementatie bij medeoverheden om de e-factuur te
kunnen ontvangen en te verwerken.
Vanaf februari 2016 tot december 2018.
SCOPE
Medeoverheden : Gemeenten (KING/VNG) / Provincies (IPO / IPP),
Waterschappen (UvW).
Stakeholders: Leveranciers / ICT-Dienstverleners
ACTIVITEITEN
Geeft de afdelingen Financiën, ICT en inkoop informatie om e-facturen te
kunnen verwerken. Het programmabureau fungeert als vraagbaak voor
bestuurders, managers en projectleiders die e-factureren willen
realiseren.
PIANOo Programmabureau
e-factureren
11Programmabureau e-factureren

12. 12
Programmabureau - activiteiten
KENNIS VERGAREN
> Inventariseren implementaties en ‘Best Practices’.
> Onderzoeken / Rapporten.
> Expertgroep met medeoverheden, toeleveranciers, ICT-
dienstverleners.
> E-factuur templates: welke velden noodzaak?
> On-boarding leveranciers?
KENNIS DELEN
> PIANOo website: Documenten & handreikingen
(business case, plan van aanpak, Programma van
Eisen, etc.).
> Organiseren bijeenkomsten/roadshow
12Programmabureau e-factureren

13. 13
Programmabureau - activiteiten
INSPIREREN EN STIMULEREN DOELGROEPEN
> Bestuurlijk (door Ministerie van Economische Zaken >
ronde tafel e-factureren)
> Monitor (online 02-2017)
> ICT – dienstverleners:
> CEF-Call –2016T-C3 - e-Invoicing
> Leveranciers:
> Ketenactivatieproject: medeoverheden en
leveranciers verbinden om zo werkende e-
factuurketens te realiseren.
We komen naar u toe! Meld ons uw contactgegevens.
13Programmabureau e-factureren

14. 14
Versterken Innovatievermogen:
Pilots
- Lokaal initiatief
- Technologie of Informatiemanagement
- Gemeenten, samen met leveranciers
en andere partijen?
- KING inbreng: netwerk, ondersteuning
en schalingskansen
=> Pilots E-factureren

15. 15
Pilots E-factureren
5 tot 10 gemeenten
- Technische benodigdheden en
belemmeringen (*)
- Procesimplementatie binnen de
organisatie (**)
- Adoptie van het digitale kanaal (***)

16. 16
Aan de slag!
Opdracht
Stel, je start een project e-factureren
binnen je gemeente, hoe pak je dit
aan?

17. 17
Aanpak bij digitaliseren
• Goede voorbereiding is essentieel voor een succesvolle
implementatie;
• informeren van de ondernemingsraad
• communicatie richting de organisatie
• bepalen van visie en ambities op het gebied van (financieel)
administratieve processen
• creëren van draagvlak binnen de gehele organisatie;
• samenstelling van het projectteam: een mix tussen medewerkers
Planning & Control en medewerkers uit de vakafdelingen
• communicatie richting leveranciers; doel, verwachting: waarom, wat
en hoe?
• bepalen functionele eisen en opstellen Programma van Eisen voor de
IT-ondersteuning
• selecteren van IT-oplossing en IT-leverancier
• projectscope; heldere afbakening van het project in termen van
processen en systemen
17

18. 18
Wat hebben gemeenten nodig
om aan te sluiten?
Voldoende informatie om stappen te zetten?
Wat is jullie ambitie?
Wat is jullie tijdpad?
Vervolgacties/bijeenkomsten?
Wat kan KING/VNG en PIANOo doen?

19. 19
Contactgegevens
Pieter Keestra: Pieter.keestra@PIANOo.nl
Paul Huigens: paul.huigens@kinggemeenten.nl
Rudolf Roeleven: rudolf.roeleven@kinggemeenten.nl
Handige links:
https://www.pianoo.nl/themas/elektronisch-factureren
http://depilotstarter.vng.nl/projecten/verminderen-
administratieve-lasten/invoering-e-factureren-bij-
centric-gemeenten
http://www.simplerinvoicing.org
https://www.kinggemeenten.nl/secties/e-factureren/e-
factureren-het-kort

20. 20
Afsluiting