What do you need to put in place in order to start e-invoicing. 4 simple steps to get started, including what elements should be addressed in your vision, what services are there in the market and what do they do, and the most important: how to activate suppliers.

1. 1 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
E-factureren: hoe te beginnen

2. 2 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Jaap Jan Nienhuis
• Manager Simplerinvoicing
• SIDN sinds augustus 2015
• 3 jaar projectleider
Simplerinvoicing bij Innopay
E: jaapjan.nienhuis@sidn.nl
M: +31 6 15 06 32 10
T: @jj_nienhuis

3. 3 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Voorbeeld: TMZ
• 600 leveranciers
• 70.000 facturen per
jaar
• 1 FTE financiële
afdeling

4. 4 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
• EU richtlijn e-factureren vereist
overheden & semi-overheden om e-
facturen te vragen
• Deadline oktober 2018
• Vereist dat gemeentes e-facturen
kunnen ontvangen en verwerken in
Europese standaard
• Standaard is een subset van UBL.
Zal dicht bij SI-UBL subset liggen
1 ding is zeker:
de e-factuur gaat de papieren factuur vervangen

5. 5 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
• NL gaat verplichting voorbereiden
door e-factureren af te dwingen in
algemene voorwaarden
• VNG zal in model inkoop-
voorwaarden e-factuur vereisen
(januari 2016)
• Gemeentes + semi overheden
worden sterk aanbevolen voor
nieuwe contracten een e-factuur
vragen (geen pdf)
• Bestaande contracten moeten voor
oktober 2018 over zijn
1 ding is zeker:
de e-factuur gaat de papieren factuur vervangen

6. 6 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Wat moet ik doen?

7. 7 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Stappen om te beginnen met e-factureren
• Stap 1: Maak een visie
• Stap 2: Kies een dienstverlener
• Stap 3: Implementeer
• Stap 4: Activeer

8. 8 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Stap 1: maak een visie: de XML factuur heeft de
meeste besparingspotentieel
0,50 EUR 1 EUR 1,50 EUR 1,50 EUR 2,00 EUR 4,00 EUR 10,50 EUR
/ factuur
0,50 EUR
1,50 EUR
3,00 EUR
4,50 EUR
6,50 EUR
10,50 EUR 10,50 EUR
Accordering
Boeking &
Controle
Verrijking &
Routering
Validatie &
correctie
OCRPostkamer
Kostenperfactuur(VOORBEELD)
Papier
PDF in email
XML

9. 9 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Stap 1: maak een visie: moet gericht zijn op
maximaliseren van XML, niet op PDF
• Inkoop proces
stroomlijnen
• Onboarding strategie,
kanalen, communicatie
• Organisatie, personeel
• Techniek, architectuur
#facturen
# Tijd
UBL
Email + UBLEmail + PDF
Papier

10. 10 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Stap 2: kies een dienstverlener: 3 soorten
dienstverleners: thin en thick
Transport Transport Transport
Onboarding
Extended services
zoals Early Payment)
Onboarding
Zelf doen
Zelf doen

11. 11 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Standaard voor een e-factuur
+
Beveiligd protocol voor transport
+
Afspraken over veiligheid en betrouwbaarheid
Stap 2: kies een dienstverlener: open versus
gesloten platforms
Eigen standaard
Iedereen aansluiten op platform
Open standaarden zoals UBL
Platform integreert met anderen
Gesloten dienstverleners Open dienstverleners

12. 12 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Standaard voor een e-factuur
+
Beveiligd protocol voor transport
+
Afspraken over veiligheid en betrouwbaarheid
Lever-
ancier
Ge-
meente
Afspraken stelsel
ERP /
invoicing
Financiele
Software
Stap 2: Simplerinvoicing is de standaard voor
open platforms

13. 13 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Stap 3: Implementeer
Leverancier Gemeente
Financiele Software
Online
Boekhouding
Hoe komt een factuur vanuit
een online boekhouding in de
financiële administratie van
de verzender?

14. 14 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Stap 3: Implementeer
Leverancier Gemeente
Financiele Software
Online
Boekhouding
Email + UBL
Voorbeeld 1: middels een
email + UBL formaat

15. 15 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Stap 3: Implementeer
Leverancier Gemeente
Financiele Software
Online
Boekhouding
E-invoicing
software
UBL
UBL
Voorbeeld 2: via een
dienstverlener met een
beveiligd kanaal met UBL
formaat

16. 16 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Stap 3: Implementeer
Leverancier Gemeente
Financiele Software
Online
Boekhouding
Voorbeeld 3: via de digipoort
(alleen aan overheden)

17. 17 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Stap 4: Activeer je leveranciers
• Levert en focus op de top-20
leveranciers voldoende op?
• Hoe adresseer ik de ‘longtail’?
• Wat wordt de visie op email en
OCR
• Hoe ga ik mijn leveranciers
onboarden?

18. 18 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.

19. 19 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Doorbreek kip en ei probleem van adoptie
Ja hallo,
regel eerst maar eens
voldoende verzenders
Ja hallo,
regel eerst maar eens
voldoende ontvangers

20. 20 e-factureren voor gemeentes. Jaap Jan Nienhuis © Simplerinvoicing. All rights reserved.
Jaap Jan Nienhuis
E: jaapjan.nienhuis@sidn.nl
M: +31 6 15 06 32 10
T: @jj_nienhuis