Presentatie terugmelden stap voor stap

1. Digitale Agenda 2020
Doe-dag
april 2017

2. oeH
2
Wat
Invloeden
van buiten
de gemeente
Inwoners &
ondernemers
De
organisatie
van de
gemeente
Markt &
ketenpartners
Gemeenten in de informatiesamenleving
Wet- en regelgeving
Technologische innovaties
Verwachtingen van de overheid
Maatschappelijke trends
Afspraken over standaardisatie
Invulling aan opdrachtgeverschap
Bedrijfsvoering
Structuur & cultuur

3. Uniforme
inkoop-
Lev. man.
nieuwe stijl
MDD
Standaarden en
kaders
Govroam
IPv4 IPv6
GGI/GON
Samenwerkings-
verbanden
Digimelding &
Digilevering
BGT
eID
GDI monitoring
GDI relatieman.
MO-BB
MOvO
GDI
GGI
Opdracht-
gever-
schap
Massaal digitaal,
maatwerk lokaal
Landelijke
voorziening
digitale dvl
Herontwerp
overheidsbrede
werkprocessen
Innovatief
standaardiseren
dienstverlening
Werken
als één
efficiënte
overheid
Werken als één
efficiënte overheid
Verkenning
Praktijk-
beproeving
Data ecosysteem
Bestuurlijke
kaders &
democratie
Data gedreven
gemeente
Volgen en
ondersteunen
Duiding van
ontwikkelingen
Delen en borgen
Versterken
innovatie-
vermogen
Samen
innoveren
Data-
gedreven
gemeen-
schap
Regie op
eigen
gegevens
Open en transparant
in de participatie-
samenleving
Projectenoverzicht DA2020 (nov. 2016)
voorwaarden3

4. Stappenplan terugmelden
4
1. Binnengemeentelijk gebruik
Basisregistraties
2. Breng processen in kaart
3. Bedenk welke interne procedure
handig is
4. Bedenk welke voorziening passend is
voor wie
5. Initieer gemeentebreed aandacht voor
het onderwerp

5. Binnengemeentelijk gebruik
5
• In hoeverre is gebruik
basisregistraties gemeengoed?
• Hoe faciliteert de organisatie het
gebruik?

6. Gemeen
ten
Platea
u 1
Platea
u 2
Platea
u 3
Platea
u 4 Werkplek --- werken vanuit de
eigen func;e
Afdeling --- werken vanuit de
eigen afdeling
Organisa;e --- werken binnen
de gehele
organisa;e
Keten --- werken binnen de
gehele keten
gegevens zijn van medewerkers gegevens zijn van
afdelingen
gegevens worden vanuit de bron
(her)gebruikt binnen de
gemeente
gegevens worden binnen de keten
vanuit de bron
(her)gebruikt Bestu
ur
Visie en
Missie aan het bereiken van doelen.
Een verband tussen binnengemeentelijk gebruik van
gegevens en gedeelde missie, visie en doelen van de
organisa7e ontbreekt.
Er is geen gedeelde missie en visie op het gebruik van
gegevens in de organisa7e.
Er is geen beeld van hoe het gebruik van gegevens dienstbaar kan zijn Het gebruiken van gegevens gebeurt
vooral vanuit het op7maliseren
van processen binnen een afdeling.
Organisa7edoelstellingen zijn een optelsom van
afdelingsplannen evenals het verband met
binnengemeentelijk gebruik.
Visie en missie van hergebruik van gegevens is
gericht op het
en dienstverlening en is integraal onderdeel van de
visie op informa7evoorziening.
De visie op informa7evoorziening is gericht op het
vergroten van
organisa7ebreed bruikbaar zijn van informa7e voor alle beleidsvelden toegevoegde waarde in de keten;
gegevens worden aan alle ketenpartners ontsloten.
Ketendoelstellingen worden leidend bij het
inrichten van de gegevenshuishouding van de
gemeentelijke organisa7e.
Strategie en
doelen
Strategie en doelen zijn gericht op het zo goed mogelijk
doen van je eigen werk en het gebruik van gegevens die
je daar voor nodig hebt.
Doelen zijn afdelingsgeoriënteerd en vastgelegd in afdelingsplannen. Doelstelling is informa7e, volgens afgesproken kwaliteitseisen vanuit Zijn gericht op het versterken van de
samenwerking met ketenpartners Het op7maliseren van gegevenskwaliteit is geen onderwerp op de de daarvoor aangewezen gegevensbron, beschikbaar te hebben voor
en zijn afgeleid van de ketendoelstellingen.
agenda, anders dan de weFelijk voorgeschreven audits. gebruik binnen de gehele organisa7e.
Zelf doen of
samenwerken/
uitbesteden
de ac7viteit en/of de medewerker. van het
werk. Verschillende soorten samenwerkingen zijn mogelijk.
Binnengemeentelijk gebruik heeI een volwaardige
posi7e gekregen binnen de organisa7e, al dan niet in
samenwerking met andere organisa7es.
Zelf doen tenzij samenwerken aantoonbaar meerwaarde oplevert voor Als wordt samengewerkt of uitbesteed, is dat ingegeven door de inhoud Er is sprake van integraal gegevensbeheer en ---gebruik in de organisa7e. De regierol is
belegd in de keten en de gemeente is zich bewust van haar
eigen rol in de keten en handelt
daarnaar.
Structu
ur
Op zichzelf staande werkeenheid/afdeling houdt zich bezig met
bronhouderschap van weFelijk voorgeschreven registra7es. bij de
vakafdeling.
Verantwoordelijkheid voor gebruik en beheer van informa7e is belegd Verantwoordelijkheid voor (her)gebruik
van gegevens is integraal
onderdeel van het management.
Er wordt gestuurd op gebruik en kwaliteit van
gegevens. Gebruik en beheer van gegevens is geen manageme ngelegenheid. Hergebruik van gegevens is func7oneel onderdeel van de vakafdeling. Er
zijn binnen de afdeling afspraken gemaakt over de verdeling van De verantwoordelijkheid voor de
gegevenskwaliteit is in de organisa7e Er is sprake van gebruikersautonomie. De gebruiker aalt waarvoor verantwoordelijkheden voor eenmalige inwinning, beheer, opslag en
belegd.
en wanneer welke gegevens gebruikt worden, hoe hi inwint en meervoudig gebruik van informa7e.
vastlegt.
De gemeente vertaalt, de in de keten gemaakte afspraken
over het beheer en gebruik van gegevens, door in haar eigen
informa7estructuur,
---architectuur en processen.
Medewerkers en
competen;es
Het beheer van gegevens wordt gezien als
onderdee n het
vakinhoudelijke werkproces. Het
beheer van weFelijk voorgeschreven registra7es w
gezien als verlengstuk van het vakinhoudelijk
werkproces. Afspraken over
competen7es zijn niet vastgelegd.
Bij deskundigen is kennis over het gebruik van gegevens
in hun eigen werkprocessen aanwezig en vice versa.
De applica7ebeheerder is tevens gegevensbeheerder
Gegevensbeheer is een afdelingsovers7jgende func7e.
Een func7eprofiel gegevensbeheer is beschreven en
wordt gebruikt in de organisa7e. (her)Gebruik van
gegevens is onderdeel van de beoordelingscyclus van medewerkers.
Management stuurt op basis van resultaatgericht inzeFen
van gegevens.
Medewerkers vertrouwen op de kwaliteit van
gegevens van hun collega's.
Kennis en inzicht in behoeIen van ketenpartners. Gericht op
verbinding en samenwerking.
Er is vertrouwen in de kwaliteit van gegevens van
ketenpartners.
Management van
processen
ntaa
bep
j ze
l va
ordt
egev
e
Het proces van inwinnen en beheer van
(dezelfde) g meerdere plekken in de
organisa7e uitgevoerd.
Gegevens van weFelijke registra7es worden
aanbodgericht toegankelijk gemaakt voor de
organisa7e.
'Zaakgericht werken' binnen een afdeling wordt
vormgegeven. Veelal ingegeven vanuit de mogelijkheden
van een func7onele applica7e.
ns wordt op (her)Gebruik van gegevens staat ten dienste van het op7maliseren van Proces van (her)gebruik en beheer van gegevens
is afgestemd op de het werkproces binnen vakafdelingen. behoeIe van de gehele organisa7e.
Geheel vraaggericht. In de werkprocessen wordt
afgestemd op de koppeling van informa7e over
subjecten, objecten, zaken en documenten. Burgers/
ondernemers wordt inzicht geboden in de over hen
geregisteerde gegevens.
(her)Gebruik en beheer van gegevens zijn afgestemd op
processen in de ketens. Met partners in de keten wordt
structureel aan verbeteringen van de dienstverlening en de
processen gewerkt waarbij
gebeurtenissen en signalen als trigger fungeren.
Management van
gegevens:
L=gegevenslandschap,
C=gegevenscatalogus,
K=Kwaliteit, A=Afspraken
A: geen kwaliteitscriteria, geen formele
afspraken.
L: Geen integraal overzicht in gegevenslandschap: gegevenseilanden. L: Gegevens basisregistra7es krijgen een
'aparte' behandeling, met
C: gebruik landelijke catalogi, geen eigen catalogus. name op
afdelingsniveau. K: weFelijke audits, kwaliteit wordt bepaald door func7e/feitelijk werk. C: Gegevenswoordenboeken op
afdelingsniveau, al dan niet geïncorporeerd in een vakapplica7e. Vaak zijn de
gegevenswoordenboeken afgeleid van de landelijke
catalogi.
Eerste ervaringen met afstemming van gegevens op
afdelingsniveau.
Voorzich7ge verbetervoorstellen gericht op efficiency
binnen de afdeling door hergebruik van gegevens.
A: Richtlijnen hergebruik gegevens op afdelingsniveau,
voorzich7ge planma7ge aanpak.
L: Planma7g en organisa7ebreed is
gegevensmanagement geborgd.
Gegevens zijn beschikbaar ter inzage voor bedrijven en
burgers. Er is verbinding van gegevens tussen en van
vakspecifieke afdelingen, metadata worden verzameld
en gebruikt. In de organisa7e wordt
K: bedrijfsma7g gestuurd op gegevens (planning
en control). Kwaliteitseisen en --- me7ng op
afdelingsniveau, soms op procesniveau. C: Organisa7ebrede catalogi voorzien van metadata. K: planma7g en gestructureerde sturing op
gegevenskwaliteit. A: afspraken zijn vastgelegd en
worden nageleefd.
L: Planma7g en ketenbreed is gegevensmanagement
geborgd.
Gegevens zijn beschikbaar ter inzage voor bedrijven en
burgers en onder (weFelijke) voorwaarden voor
ketenpartners. Burgers en bedrijven beginnen bewust te
worden van eigenaarschap van gegevens. Er is verbinding
van gegevens tussen en van ketenorganisa7es, metadata
wordt verzameld en gebruikt. In de keten wordt
bedrijfsma7g gestuurd op gegevens (planning en control).
C: Ketenbrede catalogi voorzien van metadata. K:
planma7g en gestructureerde sturing in de keten op
gegevenskwaliteit.
A: afspraken zijn vastgelegd en worden nageleefd in de
keten. Met
partners in de keten zijn afspraken gemaakt over het
gebruik en beheer van (meta)gegevens en nageleefd.
Systemen en technisch
beheer
Elke basisregistra7e heeI zijn eigen applica7e (elk
wetje eigen pakketje).
Technisch beheer is veelal belegd bij systeembeheer. Er
gelden geen specifieke afspraken tussen vakafdeling en
systeembeheer.
Autorisa7e en informa7ebeveiliging zijn ingericht volgens
weFelijke eisen van basisregistra7es.
Informa7ebeveiliging wordt vaak ad hoc opgepakt.
Basisregistra7esystemen en beheersystemen zijn
gekoppeld, al dan niet met behulp van een
gegevensmagazijn.
vastgelegd in dienstenniveau afspraken over beveiliging
en restore. Autorisa7es zijn vastgelegd op
applica7eniveau. Dit is een van de hoofdtaken van de
applica7ebeheerder.
vanuit
applica7ebeheer.
De inrich7ng van het ICT---landschap is voorzover
mogelijk GEMMA--- georiënteerd.
van de mid---office omgeving.
Metagegevens worden organisa7ebreed geregistreerd.
De eindgebruiker ziet het onderscheid niet meer
tussen gegevens uit
relevante NUP---bouwstenen zijn
geimplementeerd. Autorisa7e---schema's
zijn organisa7ebreed ingericht.
Informa7ebeveiliging maakt onderdeel uit van
organisa7ebreed risicomanagement.
De inrich7ng van het ICT---landschap is voorzover
mogelijk NORA--- georiënteerd. Aanslui7ng wordt
gezocht met ketenpartners. Technisch beheer wordt afgestemd met gebruik en wordt incidenteel Vormgeven van het gegevensmanagement is leidend bij het inrichten Vormgeven van het
gegevensmanagement is leidend bij het inrichten van de mid---office omgeving
Metagegevens worden ketenbreed geregistreerd. De
eindgebruiker ziet het onderscheid niet meer tussen
gegevens uit basisregistra7es, Informa7ebeveiliging wordt iets meer gestructureerd opgepakt veelal basisregistra7es, kerngegevens en gegevens uit specifieke applica7es. kerngegevens en gegevens
uit specifieke ketenapplica7es. Er zijn Er zijn organisa7ebrede service---level afspraken over het beheer van de kentenbrede service---level afspraken over het
beheer van de relevante relevante registra7es gemaakt inclusief centrale terugmeldvoorziening registra7es gemaakt
inclusief centrale terugmeldvoorziening die
die daadwerkelijk gebruikt wordt. Alle systemen mbt geo--- en gegevens daadwerkelijk gebruikt wordt. Alle
ketensystemen mbt geo--- en
gegevens relevante NUP---bouwstenen zijn
geimplementeerd.
Autorisa7e---schema's zijn organisa7ebreed ingericht in
afstemming met de keten.
Informa7ebeveiliging maakt onderdeel uit van
organisa7ebreed
risicomanagement met aandacht voor
informa7ebeveiliging in de keten. Zo lang wet--- en
regelgeving in de keten niet geborgd is, zullen
ketenpartners met elkaar sturing geven aan het ICT---
landschap in de keten.
Standaard
en
wordt nog niet herkend en erkend.
Synchronisa7e van gegevens komt ad hoc en slechts
beperkt voor.
aanslui7ng op een landelijk infrastructuur voor gegevensuitwisseling van Gemeentelijke
Basisgegevens (RSGB). Synchronisa7e van gegevens vindt op applica7eniveau
plaats. Het gegevensmagazijn is 'afnemer' van de
gegevens van de apllica7e.
gebruikt. Elke basisregistra7e heeI zijn eigen standaard met elkaar in verband gebracht. elkaar afgestemd. RSGB is leidend voor de hele
organisa7e. (gegevensmodel, informa7emodel). De meerwaarde voor Eerste ervaringen worden opgedaan met het Referen7emodel Stelsel Synchronisa7e van gegevens is
organisa7ebreed ingeregeld. Het centraal gegevensmagazijn is de bron voor hergebruik
van gegevens door alle afnemende (vak)applica7es.
In de markt wordt gevraagd naar standaarden conform bestekteksten. Tevens vindt toetsing en sturing plaats op
het werkend zijn van de
Informa7emodellen en gegevensmodellen van basisregistra7es worden Informa7emodellen en gegevensmodellen worden op applica7eniveau Informa7emodellen en gegevensmodellen worden organisa7ebreed op Informa7emodellen en
gegevensmodellen worden in de keten op elkaar
afgestemd. Ketenstandaarden zijn behoudens
gemeentelijke standaarden leidend voor de hele
organisa7e.
Ketenbreed zijn er afspraken gemaakt over synchronisa7e
van gegevens binnen geldende wet---regelgeving van de
betreffende keten.
In de markt wordt gevraagd naar standaarden conform bestekteksten. In de markt wordt gevraagd naar
ketenstandaarden conform bestekteksten. Tevens vindt toetsing en sturing plaats
op het
Sub---
aspect
Aspec
t
Organisa
;e
Informa
;e
6
Er vindt echter nauwelijks of geen toetsing op het
gebruik van de
standaard
.
Digikoppeling, Digilevering en Digimelding werkend zijn van de standaard in de keten. Gebruik van
Digikoppeling, standaard
plaats.
Digikoppeling, Digilevering en Digimelding worden organisa7ebreed en
integraal ingezet.
Digilevering en Digimelding worden ketenbreed op elkaar
afgestemd.

7. Clusteren en classificeren processen
Onderzoeken
Geautomatiseerde
koppeling
Handmatig
overnemen
Periodiek
synchroniseren
7
Lage frequentie
Hoge frequentie
Geringeomvang
Hogeomvang

8. koppelen
producten en processen
clusteren
overnemen synchro-
niseren
uitwerken implementatie
scenario’s
generieke implementatie
(80%)
specifieke implementatie
(20%)
8
Een implementa2e aanpak

9. Gerede twijfel
9
Terugmelden op basisregistraties gebeurt bij gerede
twijfel over de juistheid van een gegeven.
1. Er is een sterk vermoeden dat een (authentiek)
gegeven onjuist is,
2. dat vermoeden is gebaseerd op kennis en kunde uit de
eigen processen en klantendoelgroep, en
3. de afnemer van gegevens uit de basisregistratie weet
wat de definitie is van een gegeven uit de registratie. Hij
kan dus beoordelen of twijfel aan de juistheid ervan
terecht is.
9

10. Breng processen in kaart
10
• Bij welke processen wordt het meest
teruggemeld?
• Op welke processen denk je dat het meest
teruggemeld zou moeten worden?
• Op welke gegevens, anders dan die uit
basisregistraties, zou je willen dat
medewerkers ook terugmelden?
• Welke medewerkers constateren verschillen in
gegevens?
• Zijn er procesafspraken met
samenwerkingspartners over het terugmelden
bij gerede twijfel bij een gegeven uit een
basisregistratie?

11. Breng processen
in
kaart
Gegevensmakelaar
CI
R
Module:
Civision Integraal
Raadplegen
Civision Makelaar gegevens (CMG)
Leverancier: PinkRoccade
Beheer bij
informatiemanagement
LV WOZ
Kadaster
RSIN
Bijv. belastingdienst
NHR
APPLICATIE--APPLICATIE
• HR berichtenservice:
Leveren
Kvk naar gemeente
(bv:wijz..)
• Terugmelden (Digimelding)
Producten:
• HR Inzien (KvK.nl +
inlogcode)
MENS--
APPLICATIE
• HR Dataservice
bevraging: Koppelen
door vraag--
antwoord
Sleutel:
KVK of
vestigingsnr
BAG
BRP
CBB
Belastingen WIZ
CSAM
KVK
bedrijfsgegevens
ondernemerslok
et
Financieën
Maatschappelijke
ontwikkeling
(subsidies)
Sportzaken
(verhuur)
gebiedsontwikkeling
Vergunningen
E-suite/zgw
Corsa/DM
S
Docinfo
Wabo
Openbare
werken
2
Technische
koppeling
1
Meeste
bedrijfsgegeven
prsocesmatig
HR dataservice
bevraging
Bevraging
mutatieabonnement
11

12. Welke interne procedure is handig
12
• Een centraal meldpunt bij
gegevensbeheer
• Een coördinator per domein of per
basisregistratie
• Maatwerk voor elk proces
• Een combinatie van …

13. Noordoostpolder
13

14. Purmerend
14
14

15. Welke voorziening is passend
15
• Centraal punt (mailadres, formulier)
• Individuele toegang tot
terugmeldvoorziening basisregistratie
• Een (GIS)applicatie of functionaliteit in
standaard software
• ….

16. 16

17. 17
Noordoostpolder
17

18. 18
Noordoostpolder

19. 19
Súdwest--Fryslân
19

20. Initieer gemeentebreed aandacht
20
• Communiceer over proces, procedure
en voorzieningen
• Zorg voor bewustwording over
terugmelden
• Blijf informeren totdat terugmelden
vanzelfsprekend is
• Zorg voor bestuurlijk draagvlak

21. Groepswerk en plenaire terugkoppeling
21

22. Afsluiting
22

23. 23
Meer weten?
• www.DA2020.nl
• kom op 5 april a.s. naar het Congres
Digitale Agenda 2020 – Samen
organiseren. Aanmelden en
programma zie
www.da2020.nl/congres.
• volg ons op twitter:
@KINGgemeenten en/of LinkedIN