Presentatie webinar e facturatie 22 maart 2011

1. Webinar: e-invoicingDe kansvoor 2011!Drs. M. (Martin) van EsschotenDinsdag 22 maart 201116.00 – 17.00 uur

2. IntroductieWelkomInteractie tijdens dit WebinarAudiotestPollIndien u mij niet hoort kunt u inbellen via het telefoonnummer uit de e-mailHet geluid dan instellen op `Usetelephone`Panelteam:Peter DerksenSales ConsultantJeroen Rozeboom Sales Executive2

3. Staatssecretaris de Jager –feb 20093

4. Aanpassing regelgevingStaatssecretaris de Jager heeft in februari 2009 de regelgeving rondom eFacturatie aangepast waardoor een e-mail met PDF of ander bestandstype al voldoende is. (zie ook http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/elektronisch_factureren/Resultaat: Meerdere leveranciers die klanten verzoeken facturen digitaal te ontvangen en steeds meer bedrijven die aan leveranciers vragen facturen digitaal te versturen.4

5. Voorbeeldbrieven van leveranciers5

6. 6ProgrammaICreative bveInvoicing in NederlandHoe zelffacturendigitaalversturenEfficienterverwerken van ontvangeninkoopfacturen (digitaalénpapier) Actiefbenaderen van leveranciers en klantenSamenvatting

7. 7ICreative bvOpgericht in 2001Kernactiviteit: Budget-to-PaysolutionsGerenommeerdBaswareKofaxValueAddedSolutionsKlanten in profit en non-profit sector; zoals Sogeti, AkzoNobel, Fabory, Martinair, Ministerie LNV, UWV, Endemol en KPMGOns succesklantwens centraal;pragmatische werkwijze; proces- en materiedeskundig personeel;bewezen oplossingen.

8. 8Over Audience>60 aanmeldingenVerschillende branches: Overheid, logistiek, groothandel en productie.Veel aanmelders met ongeveer 30k uitgaande facturen. 20% > 80.000 op jaarbasis. Gemiddeld 42.400 PollKunnener nu al PDF facturenverstuurdworden? PollWat is voor u de reden om na te denken over eFacturatiePollMaar… hoe gaanjulliezelfom met het ontvangen van digitalefacturenPoll

9. 9eFacturatie 1/2Regelgevingaangepastvoor Nederland, buitenland (Europavolgt).. Let op: wanneer u eenmaaleendigitalefactuurhebtbetaald, accepteert u dezefacturatievorm van de leverancier.Voordelen digitaal uitwisselenKosten en milieu besparend (papier/porto en manuele handelingen);geen vertraging door post;meer zekerheid over verzenden/aankomst dan papieren facturen;Eenvoudiger verwerken door ontvangende partij (mits goed ingeregeld)

10. eFacturatie in Nederland 2/2Manieren:1 op 1 (e-mail of FTP)Portaal (versturen of ophalen)Hubs/Billing Providers (‘vertaal’ service) o.a. Basware BT, Anachron, Certipostetcetera.BestandsformatenOngestructureerd (plaatjes)PDF TIFF GestructureerdCSVXMLDiverse branchstandaarden zoals UBL 2.0. HR-XML en S@les in de bouw10

11. eFacturatie Europa, Asia, VS/CanadaEuropaScandinaviëveel op basis van Billing ProvidersNederland  België  DuitslandRuslandonlangs wet aangenomen2013 verwachting EU regelgevingAsiaGrote organisatiesbeginnentewerken met portalenUS/CanadaGrote organisatiesmakengebruik van Billing Providers, MKB blijftnogachter11

12. De cruxMeerdere distributievormenMeerdere digitale formaten Wie doet wat?En… indien u digitaal facturen ontvangt wat dan?12

13. ED Verzendt overzicht1 oplossing voor alle formaten én distributiemethoden13

14. ED Verzendt Inhouseoplossing (grip op oplossing en kosten)Kosten besparenHogere klantentevredenheid en bindingSnelle en zekere afleveringMaar ook.. Aansluiting op Digipoort! Poll14

15. Demonstratie ED Verzendt & Mapping builder15

16. ED Ontvangt1 oplossing voor alle bestandsformaten en distributiemethoden16

17. 17Dashboard ED Ontvangt

18. 18Efficiënter verwerken van ontvangen inkoopfacturenVoordelen digitale verwerking:Hogere productiviteitHogere kwaliteitProcesbeheersingEigenschappenScannen papieren facturenInlezen digitale facturen(automatisch) Coderen kostenfacturen(automatisch) Matchen orders(automatisch) Routeren naar budgethoudersIntegratie ERPRapportage

19. 19Digitaal verwerkenExpense PortalAdmin / Monitor / KPIAP Coderen

20. Matchen

21. Routeren

22. Proces bewaken

23. BoekenBudgethouder Codering Δ

24. Controleren

25. Goedkeuren

26. Persoonlijk ArchiefED(Digitalefacturen)o.a. UBL2.0 / HR-XMLénPDFSCANNEN Fastscan

27. Kofax

28. Scansys

29. TNT Scanpost

30. UitbestedenBudget ControlActueel beeld van beschikbaar budgetOMAuto flowCM Order masterdata Grootboek schemaBoekenMasterdataBoekingenERPeProcurement oplossingen

31. Papier scannen en automatisch herkennen als ook PDF facturen20Een voorbeeld van de schermindeling van Kofax waarbij, indien van toepasssing, de gegevens direct kunnen worden aangepast/ingevuld.

32. AP medewekers ‘in control’21-Boeken van een kostenfactuur kan onder andere met behulp van een ‘bookingtemplate’ en vervolgens automatisch worden verstuurd naar de betreffende budgethouder(s) via de Autoflow.-Indien een ordernummer is ingevuld, kunnen de orderregels direct opgeroepen worden.

33. Budgethouders paraferen digitaal22

34. Rapportage23Poll

35. 24Een goede oplossing is niet genoegKlanten informeren!Gebruik van ED Netwerkt als telefoongids voor het eFacturatie profiel van bedrijvenHet ED campagneteam helpt!opzetten van:BriefWebpaginaPersberichtED NetwerktHelpdesk voor vragenActief benaderen van no-reply’s

36. Case Start Peoplewww.easydistribution.nl/startpeople>5.000 klanteneen brief verstuurt±20% actievereacties78% nagebeldTotaal 80% over op digitalefactuur25

37. 26Wrap-upRegelgeving in Nederland gewijzigd, steeds meer leveranciers die kosten willen besparen op het versturen van facturenED Ontvangt en ED Verzendt hybride tools die alle vormen van eFacturatie ondersteunenDoor AP proces te optimaliseren, hogere productiviteit mogelijk. Van manueel 7.800 facturen per fte naar 15.000 per jaar mogelijk (verdubbeling)!ICreative ervaring met meer dan 70 Top 500 bedrijven op het gebied van factuur automatisering. Proven technology!Leveranciers (en klanten) actief benaderen voor optimaal resultaat!Zelf ook facturen digitaal versturen; het is de toekomst

38. Wie is ED?ED maakte-invoicing vooriedereeneenvoudigZie het verhaal achter ED op www.easydistribution.nl/wiebenikVolg zijn blog op: http://easydistribution.blogspot.com/Linkedin Group: http://www.linkedin.com/groups?gid=2357909&trk=hb_side_g27

39. 28EasyDistribution van ICreativeOptimaleeFacturatie!www.icreative.nlwww.easydistribution.nlVragen/meer info?Kevin Verlangen0318-493150kverlangen@icreative.nl