Project Charter Portal

1. Pengembangan Portal Kepegawaian PNS se-
Jawa Tengah
1
26/03/2019 3
1. Project Description and Goals
Penggunaan Sistem Informasi Manajemen (SIM) sebagai suatu sistem pengolah data guna
menghasilkan sebuah informasi yang kredibel di era globalisasi ini semakin mutlak
diperlukan. Kredibilitas suatu SIM dinilai dari keakuratan serta minimnya redundancy
(duplikasi) informasi yang dihasilkan baik dari faktor internal sistem yang muncul akibat bug
(kesalahan pengkodean) maupun eksternal sistem sebagai akibat banyaknya sumber data
dengan fungsi yang sama.
Saat ini hampir seluruh kelembagaan pemerintah di Indonesia telah memiliki SIM pengelola
data kepegawaian, demikian pula halnya dengan pemerintah daerah baik itu Pemerintah
Provinsi, Kabupaten maupun Kota di Jawa Tengah. SIM pengelola data kepegawaian yang
selanjutnya disebut Simpeg (Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian) dikembangkan
sesuai dengan keadaan dan kebutuhan masing-masing daerah.
Simpeg di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah yang dikelola oleh Badan
Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi Jawa Tengah telah dirintis pengembangannya sejak
tahun 2002. Dengan bergulirnya reformasi birokrasi, pengembangan Simpeg menjadi hal
yang krusial untuk mendukung agenda reformasi birokrasi khususnya pada peningkatan
manajemen SDM.
Pada tahun 2009 Badan Kepegawaian Negara (BKN) telah mengembangkan sebuah sistem
pengelolaan kepegawaian yang diberi nama SAPK (Sistem Aplikasi Pengelolaan
Kepegawaian) sebagai suatu sistem pengelola data kepegawaian PNS seluruh Indonesia
dan mengharuskan seluruh proses pengelolaan kepegawaian di tingkat pusat maupun
daerah menggunakan sistem tersebut.
Jika dibandingkan dengan Simpeg Pemerintah Daerah yang telah menjadi sebuah sarana
vital dalam proses pengelolaan kepegawaian, SAPK merupakan sistem ‘baru’ yang bahkan
sampai dengan saat ini belum mampu memenuhi keberagaman kebutuhan informasi
kepegawaian yang ada di daerah seperti halnya Simpeg.
Oleh karena itu, sejak tahun 2011 Pemerintah Provinsi Jawa Tengah telah
mengembangkan Sistem Aplikasi Portal Kepegawaian PNS, yaitu suatu sistem yang

2. Pengembangan Portal Kepegawaian PNS se-
Jawa Tengah
1
26/03/2019 3
berfungsi sebagai portal pengolah data dari beragam Simpeg yang ada di Jawa Tengah dan
menampilkannya sebagai sebuah informasi yang terintegrasi.
Aplikasi Portal Kepegawaian se-Jawa Tengah mempunyai misi men-sinkronkan data
kepegawaian Pemerintah Kabupaten / Kota dengan Aplikasi SAPK BKN serta penyajian
informasi kepegawaian se-Jawa Tengah kepada stakeholder. Guna mewujudkan hal
tersebut, sejak tahun 2011 telah dilakukan pendataan sistem informasi pengelolaan data
kepegawaian PNS se-Jawa Tengah melalui metode inventarisasi serta pengiriman data
PNS Pemerintah Kabupaten / Kota se-Jawa Tengah guna sinkronisasi data dengan Portal
Kepegawaian PNS se-Jawa Tengah.
Pada tahun 2012, BKN menggulirkan rencana pemanfaatan data SAPK agar dapat dikelola
oleh Pemerintah Daerah sesuai dengan kebutuhan masing-masing melalui rencana
penggunaan web service, namun sampai dengan saat ini hal tersebut belum terealisasi.
BKN hanya menyediakan data akhir hasil pengolahan pada SAPK dengan struktur yang
seragam.
Guna pengembangan modul pengolahan data aplikasi portal kepegawaian PNS se-Jawa
Tengah, perlu dikembangkan sebuah mekanisme penggunaan baik data Simpeg
Kabupaten/Kota dengan keberagaman struktur yang ada atau
penggunaan data akhir dari SAPK BKN sebagai sumber informasi data pada Aplikasi Portal
Kepegawaian PNS se-Jawa Tengah.
Untuk itu perlu adanya Pengembangan Modul Pengolahan Data Aplikasi Portal
Kepegawaian serta perlu adanya inventarisasi permasalahan serta kebutuhan guna
mendukung hal tersebut melalui inventarisasi secara langsung ke Kabupaten / Kota.
Tujuan
a. Terselenggaranya kelancaran pengelolaan data PNS se-Jawa Tengah yang bersumber
baik dari Simpeg atau data akhir SAPK BKN untuk diolah menjadi informasi pada
Aplikasi Portal Kepegawaian PNS se-Jawa Tengah.
b. Terbentuknya kerjasama yang baik dalam pengelolaan data kepegawaian PNS antara
Pemerintah Pusat dalam hal ini BKN dengan Pemerintah Provinsi/Kabupaten/Kota se-
Jawa Tengah sehingga tersedia data kepegawaian PNS se-Jawa Tengah yang akurat
dan up-to-date

3. Pengembangan Portal Kepegawaian PNS se-
Jawa Tengah
1
26/03/2019 3
2. Risks
Resiko dari sistem informasi koperasi karyawan ini telah diidentifikasi. Manajer proyek akan
menentukan dan menerapkan mitigasi risiko yang diperlukan strategi penghindaran / sesuai
untuk meminimalkan kemungkinan risiko tersebut:
● Terjadinya kebocoran data.
● Terjadinya serangan hacker.
● Terjadinya kepalsuan data akibat kesalahan manusia pada saat entry data.
3. Deliverables
Penjelasan dokumen ini meliputi SDPLN (Software Development Plan), SRS (Software
Requirement Specification), SAD (Software Architecture Development), TSTPLN (Test
Plan) dan User Documentation serta hasil dari perencanaan. SDPLN yang menjelaskan
secara umum dan global mengenai rancangan Sistem Informasi yang akan dibuat.
Rancangan sistem tersebut meliputi perkenalan dokumen, gambaran umum proyek,
struktur anggota dalam tim proyek, proses manajemen, rencana proses secara teknik,
rencana proses yang mendukung serta rencana tambahan. SRS menjelaskan berbagai
macam kebutuhan pembuatan produk, yaitu kebutuhan spesifik yang terdiri dari kebutuhan
fungsionalitas, termasuk didalamnya input, proses, dan output dari produk dan non-
fungsionalitas. Kebutuhan antarmuka juga digambarkan dengan jelas di dalam dokumen
ini, terdiri dari kebutuhan antar pengguna, antar hardware yang menjelaskan kebutuhan
yang harus ada untuk menjalankan atau mengoperasikan aplikasi sistem, kebutuhan antar
software yang menjelaskan bagaimana cara pengguna berinteraksi dengan sistem, dan
kebutuhan antar komunikasi. SAD menjelaskan tentang arsitektur proyek perangkat lunak
yang akan dikerjakan. Dokumen ini diantaranya berisi tentang Overview dari dokumen ini
sendiri, Architectural Representation, Architectural Goalsand Constraints, Use-Case View
atau representasi fungsionalitas dari proses, dan Logical View. TSTPLN melingkupi tujuan-
tujuan identifikasi informasi proyek dan komponen perangkat lunaknya, daftar persyaratan
yang diujikan untuk testing, merekomendasikan dan menjelaskan strategi pengujian yang
akan digunakan, identifikasi kebutuhan yang diperlukan, serta daftar lampiran terkait.
4. Scope Definition
Kebutuhan fungsional yang harus ada dalam sistem yang akan dibuat ini adalah sebagai
berikut:
● Sistem harus dapat melayani dan memenuhi kebutuhan input dan edit data pegawai.

4. Pengembangan Portal Kepegawaian PNS se-
Jawa Tengah
1
26/03/2019 3
● Sistem harus dapat mempermudah dan melayani pendaftaran dan validasi
keanggotaan.
● Sistem harus dapat menampilkan data kepegawaian.
● Sistem dapat mencatat absensi pegawai.
● Sistem dapat mencatat pembayaran gaji pegawai.
● Sistem dapat mengeluarkan Surat Keterangan meliputi :
○ SK pengangkatan sebagai Calon PNS,
○ SK pengangkatan sebagai PNS,
○ SK kenaikan pangkat/golongan ruang,
○ pemberhentian PNS atas permintaan sendiri,
○ perpindahan PNS di lingkungan instansi, dan
○ Surat Tugas untuk keperluan dinas di luar kota.
● Sistem dapat mencatat riwayat pribadi pegawai meliputi :
○ Riwayat hukuman disiplin,
○ Riwayat diklat PNS,
○ Riwayat keluarga, dan
○ Riwayat penyakit.
Kebutuhan non fungsional adalah kebutuhan tambahan yang tidak memiliki input,
proses, dan output. Namun demikian, kebutuhan nonfungsional ini sebaiknya dipenuhi,
karena akan sangat menentukan apakah sistem ini akan digunakan user atau tidak.
Kebutuhan nonfungsional ini dapat dikategorikan berdasarkan PIECES framework.
Berdasarkan performanya, sistem diharapkan dapat mempersingkat waktu yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan. Semakin sedikit waktu yang dibutuhkan,
semakin besar throughput yang dapat dihasilkan. Peningkatan kecepatan dan throughput
ini diharapkan dapat terjadi pada semua proses/pekerjaan. Besarnya peningkatan ini
tergantung pada jenis proses/pekerjaannya.
Kebutuhan non-fungsional berdasarkan informasi dari PIECES framework adalah
terintegrasinya data. Sistem yang baru juga diharapkan dapat mencegah terjadinya
redundancy data dan dapat menjaga akurasi dan konsistensi data. Akurasi dan konsistensi
data sangat dibutuhkan untuk mencegah adanya kesalahan penginputan data tamu dan
pengolahan data transaksi. Akurasi data dapat dijaga dengan meminimalisasi terjadinya
kesalahan dalam pencatatan, sedangkan konsistensi dapat dijaga dengan perancangan
dan implementasi database yang baik.
Kebutuhan non-fungsional dari segi pengontrolan sistem yang diinginkan user antara lain
adalah sistem dapat mempermudah manajemen dan pengelolaan data kepegawaian.

5. Pengembangan Portal Kepegawaian PNS se-
Jawa Tengah
1
26/03/2019 3
Untuk meningkatkan reliabilitas sistem, sistem diharapkan memiliki backup data. Backup
data ini terutama dibutuhkan jika server down, misalnya karena matinya aliran listrik.
Dengan adanya backup data ini akses data tidak akan terhenti apabila server down. Selain
itu, sistem juga dapat menjaga keamanan data-data yang disimpan, terutama untuk data-
data yang bersifat confidential.
Kebutuhan dari segi efisiensi yaitu sistem diharapkan dapat mempercepat dalam
pengaksesan data dan mempermudah pihak anggota dalam mengetahui kondisi akunnya
dalam koperasi dan proses yang harus dikerjakan.
5. Project Milestones
Summary Milestone Schedule – List key project milestones relative to project start.
Project Milestone Target Date
(dd/mm/yyyy)
Project Start 24/02/2018
Complete Solution Analyst 14/03/2018
Complete Solution Design 18/04/2018
Complete Solution Simulation with
Software
23/05/2018
Complete Solution Simulation and Testing 10/08/2018
Complete Installation Software 14/08/2018
Project Complete 06/09/2018
6. Budget Summary
PROJECT COMPONENT COMPONENT COST

6. Pengembangan Portal Kepegawaian PNS se-
Jawa Tengah
1
26/03/2019 3
Survey dan Analisa Kebutuhan Rp6.000.000
Desain dan Implementasi Sistem Rp75.000.000
Biaya Lisensi Rp8.000.000
Training Aplikasi Rp3.000.000
Biaya Dokumentasi Rp5.000.000
Total Rp97.000.000
7. Assumptions, Constraints, & Dependencies
a. Asumsi-asumsi dari proyek ini adalah:
i. Infrastruktur beserta biaya untuk deployment SIM Kepegawaian sudah
ditangani dan disediakan oleh pemerintah daerah Jawa Tengah
b. Batasan-batasan dari proyek ini adalah:
i. Validasi input riwayat dilakukan secara manual oleh petugas
ii. Verifikasi absensi pegawai tetap dilakukan secara manual oleh petugas
yang berwenang
8. Project Organizational Structure
Function Name Role
Project Manager Gilbert Oronovo Simanjuntak ● Menjadwalkan pelaksanaan dan
manajemen proyek
● Memantau kinerja proyek pelaksanaan dari
analisis sampai implementasi
● Membuat dokumen SDPLN yang
mendefinisikan rencana proyek
System Analyst Mohamed Farras Harrison ● Mendefinisikan prosedur yang ada dalam
sistem
● Membuat dokumen flow, sistem flow
● Membuat dokumen SRS yang
mendefinisikan spesifikasi kebutuhan
perangkat lunak
System Design Ibrahim Rahmatullah ● Membuat rancangan sistem dengan HIPO
dan DFD
● Membuat basis data dan ERD (Entity
Relationship Diagram)

7. Pengembangan Portal Kepegawaian PNS se-
Jawa Tengah
1
26/03/2019 3
● Membuat dokumen SAD yang
mendefinisikan arsitektur sistem
Programmer Jeremia Ronaldo Manurung
Rimba Azhara
● Membuat aplikasi yang telah dirancang dan
direncanakan bagian front end
Alfian Liauw
Rahadian Koesdijarto Putra
● Membuat aplikasi yang telah dirancang dan
direncanakan bagian back end
System Testing Fajar Rasyid Basmuni
Aguel Kusuma
● Membuat test plan untuk implementasi
sistem
System Documenter Denny Lijaya ● Mengontrol keselarasan dan kelengkapan
seluruh dokumen
9. Project Authorization
Approved by: PROJECT MANAGER:
Gilbert Oronovo Simanjuntak
DATE:
19 Februari 2018
Approved by: PROJECT SPONSOR:
UTAMI RAHAJENG, SH. MM
DATE:
21 Februari 2018