Proyek pembangunan sistem informasi pendaftaran SBMPTN online bertujuan untuk membangun aplikasi pendaftaran online bagi siswa yang ingin mendaftar SBMPTN. Sistem ini diharapkan dapat memudahkan pendaftaran, menampung data pendaftar, dan menjadi media komunikasi untuk pengumuman hasil. Proyek ini direncanakan selesai dalam waktu 99 hari kerja melalui proses requirement, desain, implementasi, pengujian, dan deployment.

1. Sistem Informasi Pendaftaran
Seleksi Bersama Masuk Perguruan Tinggi Negeri
(SBMPTN) Online
PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK
(PROJECT MANAGEMENT PLAN)
Oleh:
Nadia Zhafirah Usna 5113100087
Zahrah Citra Hafizha 5114100012
Ghaly Aditya 5114100179
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER
2017

2. Daftar Isi
DOKUMEN KONTROL ............................................................................................................................. 3
RUANG LINGKUP (SCOPE) PROYEK................................................................................................... 4
TUJUAN PROYEK...................................................................................................................................... 5
A. Tujuan .................................................................................................................... 5
B. Faktor Penentu Keberhasilan ................................................................................. 5
C. Hasil Yang diharapkan........................................................................................... 6
D. Keuntungan yang diharapkan................................................................................. 6
E. Teknologi................................................................................................................ 6
E. Resiko..................................................................................................................... 6
JADWAL PROYEK..................................................................................................................................... 8
STRUKTUR ORGANISASI PROYEK.....................................................................................................11
A. Peran dan Tanggung Jawab.................................................................................. 11
MANAJEMEN KOMUNIKASI.................................................................................................................14
A. Perencanaan Komunikasi (Communication Plan) ............................................... 14
B. Persiapan Pertemuan (Meeeting).......................................................................... 14
MANAJEMEN PERUBAHAN ..................................................................................................................15
A. Prosedur Kontrol Perubahan (Chages Control Procedure) ................................. 15
B. Pengajuan Perubahan ........................................................................................... 15
LAMPIRAN A:............................................................................................................................................16
PERENCANAAN KOMUNIKASI ............................................................................................................16
1. Pertemuan (Meeting) ............................................................................................ 16
2. Pelaporan (Report)................................................................................................ 18
LAMPIRAN B:............................................................................................................................................19
1. Formulir Permintaan Perubahan ........................................................................... 19
2. Daftar Permintaan Perubahan ............................................................................... 20
LAMPIRAN C:............................................................................................................................................21
1. Struktur Rincian Pekerjaan ................................................................................... 21
2. Penugasan Tim Proyek ......................................................................................... 23
3. Jadwal Proyek ....................................................................................................... 26
4. Rencana Anggaran Belanja Proyek ...................................................................... 28

3. DOKUMEN KONTROL
Perubahan Isi
Tanggal Penulis Versi Referensi Perubahan
02-06-
2017
Versi 1.0
Mengetahui
Nama Jabatan Tanda Tangan

4. RUANG LINGKUP (SCOPE) PROYEK
Proyek Pembangunan Sistem Informasi Pendaftaran SBMPTN adalah proyek untuk
membangun aplikasi pendaftaran online bagi siswa yang ingin mendaftar SBMPTN, yaitu
Seleksi Masuk Bersama Perguruan Tinggi Negeri. Sistem informasi yang akan dibangun
disebut dengan SBMPTN Online.
Sistem Informasi tersebut harus dapat:
 Memasukkan dan menyimpan informasi pendaftar SBMPTN
 Terintgrasi dengan sistem pendaftaran beasiswa bidikmisi
 Menampilkan dan mencetak kartu CBT dan kartu PBT
 Terintegrasi dengan sistem pembayaran biaya seleksi SBMPTN
 Menampilkan hasil pengumuman SBMPTN final dan memberikan informasi
kepada para pendaftar SBMPTN
Informasi yang disimpan dan dimasukkan yaitu biodata diri (unggah pasfoto,
pengaturan pasfoto, pengisian biodata lengkap, dan mencetak data diri akhir), informasi
pendidikan, lokasi ujian, dan program studi, dan jenis ujian
Kartu CBT terdiri dari:
Mencetak tata tertib ujian CBT
Mencetak kartu tanda peserta
Kartu PBT terdiri dari:
Mencetak tata tertib ujian CBT
Mencetak kartu tanda peserta
Sistem pembayaran biaya seleksi meliputi:
Mengisikan KAP dan PIN
Mencetak slip pembayaran biaya seleksi

5. TUJUAN PROYEK
A. Tujuan
Maksud dari perancangan perangkat lunak ini berfungsi untuk menangani
pengelolaan pendaftaran SBMPTN yang umumnya belum digital dan juga untuk
membantu mempermudah pendaftaran SBMPTN kepada siswa yang ingin mendaftar.
Tujuan dari sistem ini yaitu agar dapat melakukan beberapa hal sebagai berikut:
a. Memudahkan pendaftar SBMPTN untuk mendaftarkan diri
b. Menjadi media yang menampung laporan terstruktur dalam bentuk digital atas
seluruh pendaftar SBMPTN
c. Menjadi media komunikasi bagi pendaftar agar hasil yang diterima bisa
didapatkan dengan mudah
B. Faktor Penentu Keberhasilan
1. Faktor Pendukung
a. Adapun faktor Pendukung berhasilnya Pembangnan Sistem Informasi
Pendaftaran SBMPTN Online adalah sebagai berikut:
b. Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen dan tim proyek;
c. Kerjasama yang baik dari semua pihak yang terlibat dalam pembuatan proyek;
d. Dalam pembuatan aplikasi di dukung oleh sumberdaya yang tepat. sumber daya
yang dimaksud dalam hal ini berupa : sumberdaya manusia, perlengkapan
pendukung (software dan hardware), dan tujuan dari pembuatan aplikasi itu
berhasil;
e. Estimasi waktu pelaksannaan kerja;
f. Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap;
g. Pembiayaan, dari sisi biaya kesuksesan sebuah proyek tergantung dari jumlah
biaya yang dikeluarkan untuk penyelesaian proyek, apakah sesuai dengan target
biaya yang telah disepakati sebelumnya. Dengan kata lain, jumlah biaya yang
dikeluarkan lebih kecil atau sama dengan target biaya yang disepakati.
2. Faktor Penghambat
Adapun faktor Penghambat berhasilnya Pengelolaan Manajemen Aset Tetap (Fasilitas
Kantor) Berbasis Web di Politeknik Pos Indonesia (Poltekpos), adalah sebagai berikut:
1. Kurangnya kerjasama dalam team;
2. Pemahaman yang kurang terhadap aplikasi yang akan dibuat. misalnya
pemahaman terhadap alur / proses kerja aplikasi, minimnya pengetahuan
tentang bahasa pemrogram yang akan digunakan, dll;
3. Biaya yang dibutuhkan tidak sesuai dengan biaya yang ada;

6. 4. Faktor pendukung (software dan hardware) tidak sesuai dengan kebutuhan
aplikasi yang dibuat.
C. Hasil Yang diharapkan
Adapun hasil yang diharapkan dari aplikasi ini antara lain:
1. Adanya alat untuk mendaftar SBMPTN online
2. Adalah alat komunikasi untuk pemberitahuan pengumuman SBMPTN
3. Adanya alat untuk menmpung informasi para pendaftar SBMPTN
D. Keuntungan yang diharapkan
Adapun keuntungan yang diharapkan dalam pembuatan aplikasi ini, yaitu:
1. Lebih mudah mengelola data pendaftar SBMPTN
2. Memudahkan para pendaftar SBMPTN untuk mendaftar dikarenakan
disediakannya wadah aplikasi online ini
E. Teknologi
1. Software
Adapun spesifikasi perangkat lunak (software) yang dibutuhkan dalam pembuatan
aplikasi adalah sebagai berikut:
a. Sistem Operasi: Microsoft Windows 7;
b. Bahasa Pemrograman : HTML Dan PHP Versi 4;
c. Data Base : Mysql Versi 4.X;
d. Program Editor : Macromedia Dreamweaver CS3 Dan Artister Versi 3.0;
e. Editor Grafis : Microsoft Visio Diagram;
f. Web Server : Xampp Versi 2.5;
g. Browser : Mozilla Firefox 4.0 Beta 6
2. Hardware
Adapun spesifikasi perangkat keras (hardware) yang dibutuhkan dalam pembuatan
aplikasi adalah sebagai berikut :
a. Prosesor : Intel(R) Corei5 CPU 2430m 24 GHZ;
b. Memori : 2,00 GB;
c. VGA : Radeon Graphics Hd 6730m;
d. Harddisk : 640 GB.
E. Resiko
Deskripsikan risiko proyek. Pembahasan disini hanya pada risiko perubahan scope
proyek, tidak membahas risiko-risko proyek secara keseluruhan (seperti: risiko kebijakan
pemerintah, risiko perubahan struktur organisasi, dll).
Adapun resiko – resiko yang dapat terjadi dalam pembuatan proyek ini ditinjau dari
berbagai aspek, yaitu:

7. • Computer Hardware: peralatan fisik yang digunakan untuk melakukan input,
proses dan output.
• Computer Software: instruksi yang diprogram untuk mengontrol dan
mengkoordinasikan kerja komponen hardware.
• Storage Technology: media fisik dan software untuk menyimpan dan mengelola
data.
• Telecommunication Technology – peralatan fisik dan software yang
menghubungkan berbagai hardware komputer dan melakukan transfer data dari
satu lokasi fisik ke lokasi lain.
Dari ke 4 hal tersebut dapat memberikan efek pada perencanaan proyek, kualitas dan
waktu pembuatan perangkat lunak, beserta nilai jual produk (aplikasi) jika di
implementasikan ke masyarakat

8. JADWAL PROYEK
Deskripsi task dan perkiraan waktu yang dibutuhkan.
Nov
1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1
Requirement Elicitation and Analysis
Melakukan observasi Sistem
Melakukan persiapan wawancara kepada stakeholder
Melakukan wawancara kepada stakeholder
Menganalisis hasil wawancara
Mendefinisikan kebutuhan
Membuat dokumen definisi kebutuhan dan SKPL
Desain
Mendesain arsitektur Pendaftaran SBMPTN Online
Mendesain database Pendaftaran SBMPTN Online
Mendesain antarmuka Pendaftaran SBMPTN Online
Mendesain antarmuka portal Pendaftaran SBMPTN Online
Mendesain antarmuka utama Pendaftaran SBMPTN Online
Implementation
Melakukan implementasi desain antarmuka Pendaftaran
SBMPTN Online
Melakukan implementasi desain antarmuka portal
Pendaftaran SBMPTN Online
Melakukan implementasi desain antarmuka utama
Pendaftaran SBMPTN Online
Melakukan implementasi desain database ke DBMS
Melakukan penyambungan database ke antarmuka
Melakukan pengembangan modul Pendaftaran SBMPTN
Online
Melakukan pengembangan modul portal Pendaftaran
SBMPTN Online
Melakukan pengembangan modul utama Pendaftaran
SBMPTN Online
Testing
Mempersiapkan skenario uji coba
Melakukan uji coba Pendaftaran SBMPTN Online
Melakukan evaluasi bersama Stakeholder
Memperbaiki jika terdapat kekurangan atau kesalahan
Deployment
Melakukan instalasi server
Melakukan instalasi database
Melakukan instalasi Pendaftaran SBMPTN Online
Maintenance
Membuat dokumentasi sistem
Membuat user manual
Melakukan training kepada tim dari Stakeholder
Pendaftaran SBMPTN Online
September OktoberAgustus

9. No Deskripsi Tugas / Pekerjaan (Task) Durasi (Hari
Kerja)
Mulai Selesai
Pendaftaran SBMPTN Online 99 1/8/2017 7/11/2017
1 Requirement Elicitation and Analysis 26 1/8/2017 26/8/2017
1.1 Melakukan observasi Sistem 2 1/8/2017 2/8/2017
1.2 Melakukan persiapan wawancara
kepada stakeholder yang meliputi,
menentukan jenis wawancara,
Menyusun daftar wawancara dan
penentuan stakeholder
7 3/8/2017 9/8/2017
1.3 Melakukan wawancara kepada
stakeholder
7 10/8/2017 16/8/2017
1.4 Menganalisis hasil wawancara 4 17/8/2017 20/8/2017
1.5 Mendefinisikan kebutuhan 4 21/8/2017 24/8/2017
1.6 Membuat dokumen definisi kebutuhan
dan SKPL
2 25/8/2017 26/8/2017
2 Desain 16 27/8/2017 11/9/2017
2.1 Mendesain arsitektur Pendaftaran
SBMPTN Online
4 27/8/2017 30/8/2017
2.2 Mendesain database Pendaftaran
SBMPTN Online
5 31/8/2017 4/9/2017
2.3 Mendesain antarmuka Pendaftaran
SBMPTN Online
7 5/9/2017 11/9/2017
2.3.1 Mendesain antarmuka portal
Pendaftaran SBMPTN Online
3 5/9/2017 7/9/2017
2.3.2 Mendesain antarmuka utama
Pendaftaran SBMPTN Online
4 8/9/2017 11/9/2017
3 Implementation 31 12/9/2017 12/10/2017
3.1 Melakukan implementasi desain
antarmuka Pendaftaran SBMPTN
Online
10 12/9/2017 21/9/2017
3.1.1 Melakukan implementasi desain
antarmuka portal Pendaftaran
SBMPTN Online
6 12/9/2017 17/9/2017
3.1.2 Melakukan implementasi desain
antarmuka utama Pendaftaran
SBMPTN Online
4 18/9/2017 21/9/2017
3.2 Melakukan implementasi desain
database ke Pendaftaran SBMPTN
Online
3 22/9/2017 24/9/2017
3.3 Melakukan penyambungan database
ke antarmuka
3 25/9/2017 27/9/2017
3.4 Melakukan pengembangan modul
Pendaftaran SBMPTN Online
15 28/9/2017 12/10/2017
3.4.1 Melakukan pengembangan modul
portal Pendaftaran SBMPTN Online
8 28/9/2017 5/10/2017
3.4.2 Melakukan pengembangan modul
utama Pendaftaran SBMPTN Online
7 6/10/2017 12/10/2017
4 Testing 12 13/10/2017 24/10/2017
4.1 Mempersiapkan skenario uji coba 1 13/10/2017 13/10/2017

10. 4.2 Melakukan uji coba Pendaftaran
SBMPTN Online
2 14/10/2017 15/10/2017
4.3 Melakukan evaluasi bersama
Stakeholder
3 16/10/2017 18/10/2017
4.4 Memperbaiki jika terdapat kekurangan
atau kesalahan
6 19/10/2017 24/10/2017
5 Deployment 7 25/10/2017 31/10/2017
5.1 Melakukan instalasi server 2 25/10/2017 26/10/2017
5.2 Melakukan instalasi database 2 27/10/2017 28/10/2017
5.3 Melakukan instalasi Pendaftaran
SBMPTN Online
3 29/10/2017 31/10/2017
6 Maintenance 7 1/11/2017 7/11/2017
6.1 Membuat dokumentasi sistem 2 1/11/2017 2/11/2017
6.2 Membuat user manual 2 3/11/2017 4/11/2017
6.3 Melakukan training kepada tim dari
Stakeholder
3 5/11/2017 7/11/2017

11. STRUKTUR ORGANISASI PROYEK
A. Peran dan Tanggung Jawab
Peran dan tanggung jawab masing-masing personal atau kelompok dengan mengacu
pada Form Penugasan Tim Proyek (Project Team Assignment) sebagai berikut:
Project Manager/Manajer Proyek :
• Membuat rencana kerja proyek.
• Menugaskan pekerjaan ke anggota tim proyek.
• Memonitor jalannya proyek dan kerja tim proyek.
• Bertanggung jawab atas keberhasilan eksekusi proyek.
• Memastikan proyek dapat berjalan dengan sukses sesuai dengan jadwal dan
ruang lingkup yang disetujui.
• Mengadakan meeting proyek secara berkala untuk menangani permintaan
perubahan.
• Membuat progress report.
• Menjembatani penganalisa sistem dengan desainer sehingga anatara hasil
analisa sistem dan bentuk desain aplikasi sesuai dengan yang diharapkan.
• Menjembatani desainer dengan programmer sehingga desain baru yang dibuat
tidak menyulitkan tim programmer dalam membuat program.
• Melaporkan setiap kemajuan proyek hasil dan hasil akhir proyek kepada pemilik
proyek.

12. • Membuat dokumentasi manajemen proyek yang dibantu oleh administrator.
System Analyst/Penganalisis Sistem :
• Melakukan analisis sistem yang akan dibangun dengan cara wawancara dengan
pihak yang ditunjuk.
• Membuat Statement of Purpose.
• Membuat Context Diagram.
• Membuat DFD Levelled.
• Membuat Process Specification.
• Membuat ERD
• Membuat Kamus Data.
• Melaporkan hasil pekerjaan kepada manajer proyek.
• Berdiskusi dengan manajer proyek mengenai langkah-langkahj yang harus
ditempuh untuk menyelesaikan proyek sesuai dengan perencanaan manajemen
proyek (project management plan).
• Berdiskusi dengan desainer aplikasi untuk menentukan desain aplikasi sesuai
dengan yang diinginkan.
• Membuat dokumentasi analisa & desain sistem dibantu dokumentator.
Desainer :
• Membuat desain aplikasi (bentuk menu aplikasi, bentuk form, bentuk report,
dll.)
• Berdiskusi dengan penganalisis sistem tentang desain aplikasi agar sesuai dengan
yang diharapkan.
• Berdiskusi dengan programmer tentang maksud bentuk desain aplikasi yang
dibuat.
• Membuat dokumentasi desain aplikasi dibantu oleh dokumentator.
Programmer :
• Membuat program aplikasi sesuai dengan hasil analisa & desain yang ditentukan.
• Berdiskusi dengan desain aplikasi dan analisis agar program yang dibuatnya
sesuai dengan yang telah ditentukan.
• Memberi usulan pada desainer dan penganalisa sistem (system analyst) bila
memang diperlukan.

13. • Mengajukan pertanyaan kepada desainer dan system analyst apabila memang
ada hal-hal yang kurang jelas.
• Memperbaiki program berdasarkan hasil investigasi.
• Membuat dokumentasi program dibantu oleh dokumentator.
Tester :
• Melakukan test terhadap program aplikasi yang telah dibuat.
• Membuat list tentang hal-hal yang masih perlu diperbaiki.
• Memberi rekomendasi maupun usulan tentang solusi permasalahan yang
dihadapi.
• Membuat dokumentasi tentnag hasil testing terhadap program aplikasi.
Dokumentator :
• Membuat Dokumentasi Sistem (Desain Spesifikasi Sistem), berkoordinasi dengan
system analyst, designer dan programmer.
• Membuat Dokumentasi SOP, berkoordinasi dengan system analyst, pihak
counter part/pihak yang ditunjuk untuk memberikan keterangan mengenai
sistem yang akan dibangun.
• Mendokumentasikan manajemen proyek yang telah dibuat oleh manajer proyek
bersama administrator.
• Bekerja sama dengan administrator untuk membuat dokumentasi administrasi
proyek.
Administrator :
• Melaksanakan administrasi proyek dari awal hingga akhir proyek.
• Membantu manajer proyek dalam membuat dokumen manajemen proyek.
• Mendokumentasikan arsip-arsip yang berkaitan dengan administrasi proyek dan
berkoordinasi dengan dokumentator.

14. MANAJEMEN KOMUNIKASI
A. Perencanaan Komunikasi (Communication Plan)
Perencanaan komunikasi menjabarkan komunikasi regular antara anggota tim yang
terlibat dalam pengerjaan proyek manajemen aset tetap di politeknik pos Indonesia.
Bentuk komunikasi disini tidak dilakukan secara formal saja, akan tetapi juga dilakukan
secara terbuka dan informal untuk memfasilitasi transfer pengetahuan (knowledge
transfer) antar anggota tim atau semua pihak yang terlibat. Untuk perencanaan
komunikasi yang bersifat formal, akan dicantumkan pada lampiran “A : Perencanaan
Komunikasi (Communication Plan)” yang dimana menggambarkan komunikasi regular
yang dianggap penting untuk memastikan adanya informasi yang tepat, keterlibatan,
dukungan dan manajemen proyek yang efektif.
B. Persiapan Pertemuan (Meeeting)
1. Mendistribusikan agenda meeting, selambat-lambatnya sehari sebelumnya.
Pembahasan topic berdasarkan urutan kepentingan, dimulai dengan topic yang
mudah dan setiap topic diberikan alokasi waktu.
2. Mendistribusikan materi meeting, agenda, serta informasi lokasi dan waktu.
3. Setiap anggota tim proyek bertanggung jawab untuk melakukan persiapan, hadir
dan berpartisipasi aktif dalam meeting.
4. Pemimpin meeting dan fasilitator memastikan meeting dapat berjalan pada
jalurnya dengan efektif, sehingga tujuan meeting dapat dicapai.
5. Pemimpin meeting akan menunjuk seorang notulis untuk membuat dokumentasi
meeting dan mendistribusikannya dengan tepat.
6. Meeting paling sedikit membahas topic berikut :
a. Kemajuan Proyek
b. Aktivitas yang akan segera dilakukan
c. Pembahasan ulang control perubahan (change control review)

15. MANAJEMEN PERUBAHAN
Dalam perjalanan suatu proyek, hamper selalu ada suatu permintaan perubahan. Untuk
mengantisipasi akan hal tersebut, maka perlu disusun suatu prosedur. Prosedur untuk
mengontrol perubahan dalam suatu proyek sering disebut dengan Prosedur Kontrol
Perubahan (Chages Control Procedure)
A. Prosedur Kontrol Perubahan (Chages Control Procedure)
Setiap modifikasi yang telah disetujui, ataupun perubahan pada jadwal dan biaya proyek
harus mengacu pada prosedur berikut :
• Pengajuan perubahan dapat berasal dari setiap anggota tim apabila diperlukan,
terutama untuk perubahan yang akan memengaruhi jadwal dan ruang lingkup
kerja.
• Persetujuan pada Form Permintaan Perubahan / Changes Request Form (CRF)
menunjukkan persetujuan terhadap perubahan pada jadwal.
B. Pengajuan Perubahan
• Suatu perubahan dapat diajukan ke manajer proyek melalui komunikasi formal
(meeting reguler) ataupun non-formal (melalui bentuk komunikasi lainnya).
• Mengisi Form Permintaan Perubahan (CRF) – (lihat Lampiran B.1) untuk diajukan
sebagai usulan perubahan.
• Catat CRF pada Catatan Permintaan Perubahan – (lihat Lampiran B.2).
C. Monitor Perubahan
• Apabila form Permintaan Perubahan telah disetujui, pekerjaan dapat dimulai.
• Manajer proyek akan mengubah jadwal proyek atau rencana kerja untuk
mengakomodasi perubahan yang telah disetujui dan mempresentasikannya
dalam meeting kemajuan proyek untuk disetujui.
• Kemajuan dalam kontrol perubahan akan dilaporkan dalam meeting proyek.
Project Manager harus menanda tangani Form Permintaan Perubahan apabila
perubahan telah diselesaikan.

16. LAMPIRAN A:
Perencanaan Komunikasi
PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN)
1. Pertemuan (Meeting)
JENIS
PERTEMUAN
AGENDA WAKTU PENAGGUNG
JAWAB
PARTISIPAN MASUKAN KELUARAN
Manajemen
Pertemuan
Pembukaan
- Membahas rencana kerja dengan
mengacu kepada Perencanaan
Manajemen Proyek (Project
Management Plan)
- Penjelasan Mengenai Proyek yang akan
dibuat
- Pembagian Job Proyek
Sesekali, saat
eksekusi
proyek
pertama kali
Manajer Proyek Seluruh anggota
tim proyek
- Perencanaan
Manajemen Proyek
- Catatan
Pertemuan dan
Rencana Kerja
Pertemuan Tim
Proyek
- Pembahasan tentang analisis aplikasi
dan perancangan system yang akan
dibangun
- Membahas/ review status dan
kemajuan proyek dengan mengacu ke
Perancanaan Manajemen Proyek
- Membahas rencana kerja berikutnya
dengan mengacu kepada Perancanaan
Manajemen Proyek
- Memantau dan mengontrol perubahan
yang terjadi dalam pelaksanaan proyek
- Me-review Rencana Kerja (Action Plan)
yang telah dilakukan
Regular Manajer Proyek Seluruh anggota
tim proyek
- Perencanaan
Manajemen Proyek
- Laporan Kemajuan
Kerja (Project
Progress Report) dan
Kelengkapannya,
berupa : Form /
Catatan Permintaan
Perubahan
- Rencana Kerja
- Laporan
Kemajuan Kerja
yang disetujui

17. JENIS
PERTEMUAN
AGENDA WAKTU PENAGGUNG
JAWAB
PARTISIPAN MASUKAN KELUARAN
Pertemuan
Penutupan
- Transfer pengetahuan
- Membahas serah terima proyek
- Pengujian aplikasi yang telah dibuat
Sesekali,
menjelang
penutupan
proyek
Manajer Proyek Seluruh anggota
tim proyek
- Rencana Kerja
- Laporan Kemajuan
Kerja
- Rencana Kerja
- Rencana kerja
yang diperbaharui

18. 2. Pelaporan (Report)
JENIS
PELAPORAN
ITEM WAKTU PENANGGUNG
JAWAB
DISTRIBUSI MASUKAN KELUARAN
Laporan Kemajuan
Proyek (Project
Progress Report)
- Status
- Work Progress Detail /
Achievement
- Deliverable & Milestone
- Daftar permintaan perubahan
Mingguan, atau
setiap hari
jum’at
Manajer Proyek Seleruh anggota
tim proyek
- Tim Rapat
- Form Permintaan
Perubahan
- Daftar Permintaan
Perubahan
Laporan Kemajuan
Proyek (Project
Progress Report)
Status Acara /
Agenda Pertemuan
(Status Meeting
Agenda)
- Undangan Pertemuan
- Usulan Acara / Agenda
- Pekerjan yang belum diselesaikan
dan Permintaan perubahan
- Laporan status aktivitas
Mingguan,
dikirim minimal
satu hari
sebelum
pertemuan tim
proyek
Manajer Proyek Seleruh anggota
tim proyek
- Tim Rapat
- Form / Catatan
Permintaan
Perubahan
Status Acara
Pertemuan (Status
Meeting Agenda)
Catatan Pertemuan
(Minutes of
Meeting)
- Agenda
- Isu yang dibahas
- Rencana kerja, tanggal target
Setiap
pertemuan
(regular, ad-hoc)
Manajer dan Tim
Proyek
Pihak-pihak
terkait dan
peserta
pertemuan /
rapat
- Pertemuan / Rapat Catatan rapat dan
rencana kerja

19. LAMPIRAN B:
1. Formulir Permintaan Perubahan
FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN
(CHANGES REQUEST FORM)
No. Formulir :
Nama Proyek : Sistem Informasi Pendaftaran Seleksi Bersama Masuk Perguruan Tinggi
Negeri
Manajer Proyek : Zahrah Citra Hafizha
Bidang : Manajemen Aset
Nama Pengusul :
Tanggal :
Deskripsi Perubahan yang diusulkan / diinginkan:
…………
Usul Diterima / Tidak ?
Bila tidak berikan alasan
.........
Diajukan oleh :
Tanggal:
Disetujui oleh:
Tanggal:

20. 2. Daftar Permintaan Perubahan
DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN
(CHANGES REQUEST LOG)
Nama Proyek : Sistem Informasi Pendaftaran Seleksi Bersama Masuk Perguruan Tinggi Negeri
Manajer Proyek : Zahrah Citra Hafizha
Bidang : Manajemen Aset
No. Form Deskripsi Permintaan Nama Pengusul Tanggal Usulan Tanggal Persetujuan

21. LAMPIRAN C:
1. Struktur Rincian Pekerjaan
STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN
(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)
Nama Proyek : Sistem Informasi Pendaftaran Seleksi Bersama Masuk
Perguruan Tinggi Negeri
Manajer Proyek : Zahrah Citra Hafizha
Bidang : Manajemen Aset
WBS GUGUS TUGAS (TASK) PROYEK
1 Requirement Elicitation and Analysis
1.1 Melakukan observasi Sistem
1.2 Melakukan persiapan wawancara kepada stakeholder yang meliputi, menentukan jenis wawancara,
Menyusun daftar wawancara dan penentuan stakeholder
1.3 Melakukan wawancara kepada stakeholder
1.4 Menganalisis hasil wawancara
1.5 Mendefinisikan kebutuhan
1.6 Membuat dokumen definisi kebutuhan dan SKPL
2 Desain
2.1 Mendesain arsitektur Pendaftaran SBMPTN Online
2.2 Mendesain database Pendaftaran SBMPTN Online
2.3 Mendesain antarmuka Pendaftaran SBMPTN Online
2.3.1 Mendesain antarmuka portal Pendaftaran SBMPTN Online
2.3.2 Mendesain antarmuka utama Pendaftaran SBMPTN Online
3 Implementation
3.1 Melakukan implementasi desain antarmuka Pendaftaran SBMPTN Online
3.1.1 Melakukan implementasi desain antarmuka portal Pendaftaran SBMPTN Online
3.1.2 Melakukan implementasi desain antarmuka utama Pendaftaran SBMPTN Online
3.2 Melakukan implementasi desain database ke DBMS
3.3 Melakukan penyambungan database ke antarmuka
3.4 Melakukan pengembangan modul Pendaftaran SBMPTN Online
3.4.1 Melakukan pengembangan modul portal Pendaftaran SBMPTN Online
3.4.2 Melakukan pengembangan modul utama Pendaftaran SBMPTN Online
4 Testing
4.1 Mempersiapkan skenario uji coba
4.2 Melakukan uji coba Pendaftaran SBMPTN Online
4.3 Melakukan evaluasi bersama Stakeholder
4.4 Memperbaiki jika terdapat kekurangan atau kesalahan
5 Deployment
5.1 Melakukan instalasi server
5.2 Melakukan instalasi database
5.3 Melakukan instalasi Pendaftaran SBMPTN Online
6 Maintenance
6.1 Membuat dokumentasi sistem
6.2 Membuat user manual
6.3 Melakukan training kepada tim dari Stakeholder

22. Dibuat Oleh Disetujui oleh
Nama : Nama :
Jabatan : Manajer proyek Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : Tanggal :

23. 2. Penugasan Tim Proyek
PENUGASAN TIM PROYEK
(PROJECT TEAM ASSIGNMENT)
Proyek : Sistem Informasi Pendaftaran Seleksi Bersama Masuk Perguruan
Tinggi Negeri
Bidang : Manajemen Aset
Jabatan/Peranan Tanggung Jawab & Wewenang Nama
Manajer Proyek • Membuat rencana kerja proyek.
• Menugaskan pekerjaan ke anggota tim proyek.
• Memonitor jalannya proyek dan kerja tim proyek.
• Bertanggung jawab atas keberhasilan eksekusi
proyek.
• Memastikan proyek dapat berjalan dengan sukses
sesuai dengan jadwal dan ruang lingkup yang
disetujui.
• Mengadakan meeting proyek secara berkala untuk
menangani permintaan perubahan.
• Membuat progress report.
• Menjembatani penganalisa sistem dengan
desainer sehingga anatara hasil analisa sistem dan
bentuk desain aplikasi sesuai dengan yang
diharapkan.
• Menjembatani desainer dengan programmer
sehingga desain baru yang dibuat tidak menyulitkan
tim programmer dalam membuat program.
• Melaporkan setiap kemajuan proyek hasil dan
hasil akhir proyek kepada pemilik proyek.
• Membuat dokumentasi manajemen proyek yang
dibantu oleh administrator.
Zahrah Citra Hafizha

24. Penganalisis Sistem • Melakukan analisis sistem yang akan dibangun
dengan cara wawancara dengan pihak yang
ditunjuk.
• Membuat Statement of Purpose.
• Membuat Context Diagram.
• Membuat DFD Levelled.
• Membuat Process Specification.
• Membuat ERD
• Membuat Kamus Data.
• Melaporkan hasil pekerjaan kepada manajer
proyek.
• Berdiskusi dengan manajer proyek mengenai
langkah-langkahj yang harus ditempuh untuk
menyelesaikan proyek sesuai dengan perencanaan
manajemen proyek (project management plan).
• Berdiskusi dengan desainer aplikasi untuk
menentukan desain aplikasi sesuai dengan yang
diinginkan.
• Membuat dokumentasi analisa & desain sistem
dibantu dokumentator.
Nadia Zhafirah, Ghaly
Aditya
Desainer • Membuat desain aplikasi (bentuk menu aplikasi,
bentuk form, bentuk report, dll.)
• Berdiskusi dengan penganalisis sistem tentang
desain aplikasi agar sesuai dengan yang diharapkan.
• Berdiskusi dengan programmer tentang maksud
bentuk desain aplikasi yang dibuat.
• Membuat dokumentasi desain aplikasi dibantu
oleh dokumentator.
Ghaly Aditya
Programmer Membuat program aplikasi sesuai dengan hasil
analisa & desain yang ditentukan.
• Berdiskusi dengan desain aplikasi dan analisis agar
program yang dibuatnya sesuai dengan yang telah
ditentukan.
• Memberi usulan pada desainer dan penganalisa
sistem (system analyst) bila memang diperlukan.
• Mengajukan pertanyaan kepada desainer dan
system analyst apabila memang ada hal-hal yang
kurang jelas.
• Memperbaiki program berdasarkan hasil
investigasi.
• Membuat dokumentasi program dibantu oleh
dokumentator.
Ghaly Aditya

25. Tester • Melakukan test terhadap program aplikasi yang
telah dibuat.
• Membuat list tentang hal-hal yang masih perlu
diperbaiki.
• Memberi rekomendasi maupun usulan tentang
solusi permasalahan yang dihadapi.
• Membuat dokumentasi tentnag hasil testing
terhadap program aplikasi.
Nadia Zhafirah
Dokumentator • Membuat Dokumentasi Sistem (Desain Spesifikasi
Sistem), berkoordinasi dengan system analyst,
designer dan programmer.
• Membuat Dokumentasi SOP, berkoordinasi
dengan system analyst, pihak counter part/pihak
yang ditunjuk untuk memberikan keterangan
mengenai sistem yang akan dibangun.
• Mendokumentasikan manajemen proyek yang
telah dibuat oleh manajer proyek bersama
administrator.
• Bekerja sama dengan administrator untuk
membuat dokumentasi administrasi proyek.
Zahrah Citra Hafizha
Administrator • Melaksanakan administrasi proyek dari awal
hingga akhir proyek.
• Membantu manajer proyek dalam membuat
dokumen manajemen proyek.
• Mendokumentasikan arsip-arsip yang berkaitan
dengan administrasi proyek dan berkoordinasi
dengan dokumentator.
Zahrah Citra Hafizha
Dibuat Oleh Disetujui oleh
Nama : Nama :
Jabata
n
: Manajer
proyek
Jabata
n
: Pemilik Proyek
Tangg
al
: Tangg
al
:

26. 3. Jadwal Proyek
JADWAL PROYEK
Nama Proyek : Sistem Informasi Pendaftaran Seleksi Bersama Masuk Perguruan Tinggi
Negeri
Manajer Proyek : Zahrah Citra Hafizha
Bidang : Manajemen Aset
Dibuat oleh:
Tanggal:
WBS Gugus Tugas (Task) Proyek Durasi Mulai Selesai Predecessor
Pendaftaran SBMPTN Online 99 1/8/2017 7/11/2017
1 Requirement Elicitation and Analysis 26 1/8/2017 26/8/2017
1.1 Melakukan observasi Sistem 2 1/8/2017 2/8/2017
1.2 Melakukan persiapan wawancara
kepada stakeholder yang meliputi,
menentukan jenis wawancara,
Menyusun daftar wawancara dan
penentuan stakeholder
7 3/8/2017 9/8/2017
1.3 Melakukan wawancara kepada
stakeholder
7 10/8/2017 16/8/2017 1.2
1.4 Menganalisis hasil wawancara 4 17/8/2017 20/8/2017 1.3
1.5 Mendefinisikan kebutuhan 4 21/8/2017 24/8/2017 1.4
1.6 Membuat dokumen definisi kebutuhan
dan SKPL
2 25/8/2017 26/8/2017 1.6
2 Desain 16 27/8/2017 11/9/2017
2.1 Mendesain arsitektur Pendaftaran
SBMPTN Online
4 27/8/2017 30/8/2017
2.2 Mendesain database Pendaftaran
SBMPTN Online
5 31/8/2017 4/9/2017
2.3 Mendesain antarmuka Pendaftaran
SBMPTN Online
7 5/9/2017 11/9/2017 2.3.1, 2.3.2
2.3.1 Mendesain antarmuka portal
Pendaftaran SBMPTN Online
3 5/9/2017 7/9/2017
2.3.2 Mendesain antarmuka utama
Pendaftaran SBMPTN Online
4 8/9/2017 11/9/2017
3 Implementation 31 12/9/2017 12/10/2017
3.1 Melakukan implementasi desain
antarmuka Pendaftaran SBMPTN
Online
10 12/9/2017 21/9/2017 2.3
3.1.1 Melakukan implementasi desain
antarmuka portal Pendaftaran
SBMPTN Online
6 12/9/2017 17/9/2017 2.3.1
3.1.2 Melakukan implementasi desain
antarmuka utama Pendaftaran
SBMPTN Online
4 18/9/2017 21/9/2017 2.3.2
3.2 Melakukan implementasi desain
database ke Pendaftaran SBMPTN
Online
3 22/9/2017 24/9/2017 2.2
3.3 Melakukan penyambungan database 3 25/9/2017 27/9/2017 3.1, 3.2

27. ke antarmuka
3.4 Melakukan pengembangan modul
Pendaftaran SBMPTN Online
15 28/9/2017 12/10/2017 3.1, 3.2, 3.3
3.4.1 Melakukan pengembangan modul
portal Pendaftaran SBMPTN Online
8 28/9/2017 5/10/2017 3.1, 3.2, 3.3
3.4.2 Melakukan pengembangan modul
utama Pendaftaran SBMPTN Online
7 6/10/2017 12/10/2017 3.1, 3.2, 3.3
4 Testing 12 13/10/2017 24/10/2017
4.1 Mempersiapkan skenario uji coba 1 13/10/2017 13/10/2017
4.2 Melakukan uji coba Pendaftaran
SBMPTN Online
2 14/10/2017 15/10/2017 3, 4.1
4.3 Melakukan evaluasi bersama
Stakeholder
3 16/10/2017 18/10/2017 4.2
4.4 Memperbaiki jika terdapat kekurangan
atau kesalahan
6 19/10/2017 24/10/2017 4.3
5 Deployment 7 25/10/2017 31/10/2017
5.1 Melakukan instalasi server 2 25/10/2017 26/10/2017
5.2 Melakukan instalasi database 2 27/10/2017 28/10/2017
5.3 Melakukan instalasi Pendaftaran
SBMPTN Online
3 29/10/2017 31/10/2017 4.4
6 Maintenance 7 1/11/2017 7/11/2017
6.1 Membuat dokumentasi sistem 2 1/11/2017 2/11/2017 3, 4
6.2 Membuat user manual 2 3/11/2017 4/11/2017 3, 4
6.3 Melakukan training kepada tim dari
Stakeholder
3 5/11/2017 7/11/2017 3, 4, 5
Dibuat Oleh Disetujui oleh
Nama : Nama :
Jabatan : Manajer
proyek
Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : Tanggal :

28. 4. Rencana Anggaran Belanja Proyek
RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) PROYEK
Nama Proyek : Sistem Informasi Pendaftaran Seleksi Bersama Masuk Perguruan Tinggi
Negeri
Manajer Proyek : Zahrah Citra Hafizha
Bidang : Manajemen Aset
Dibuat oleh :
Tanggal :
Gugus Tugas (Task) Proyek
Durasi
(Hari)
Biaya
Personal
Upah (Durasi x
BP) Biaya Bahan
Biaya
Perjalanan
Biaya Lain-
lain
Biaya
Kegiatan
Requirement Elicitation and Analysis 26
8,000,000 29,000,000 1,000,000 4,000,000 3,000,000 37,000,000
Melakukan observasi Sistem 2
3,000,000 6,000,000 - 1,000,000 1,000,000 8,000,000
Melakukan persiapan wawancara
kepada stakeholder
7
1,000,000 7,000,000 - - - 7,000,000
Melakukan wawancara kepada
stakeholder
7
1,000,000 7,000,000 500,000 3,000,000 1,000,000 11,500,000
Menganalisis hasil wawancara 4
1,000,000 4,000,000 - - 500,000 4,500,000
Mendefinisikan kebutuhan 4
500,000 2,000,000 - - - 2,000,000
Membuat dokumen definisi
kebutuhan dan SKPL
2
1,500,000 3,000,000 500,000 - 500,000 4,000,000
Desain 16
18,000,000 91,000,000 - - 4,000,000 95,000,000

29. Mendesain arsitektur Pendaftaran
SBMPTN Online
4
7,000,000 28,000,000 - - 2,000,000 30,000,000
Mendesain database Pendaftaran
SBMPTN Online
5
7,000,000 35,000,000 - - 1,000,000 36,000,000
Mendesain antarmuka Pendaftaran
SBMPTN Online
7
4,000,000 28,000,000 - - 1,000,000 29,000,000
Implementation 31
16,000,000 131,000,000 1,500,000 5,000,000 3,850,000 141,350,000
Melakukan implementasi desain
antarmuka Pendaftaran SBMPTN
Online
10
5,000,000 50,000,000 - 1,000,000 1,000,000 52,000,000
Melakukan implementasi desain
database ke DBMS
3
4,000,000 12,000,000 1,500,000 1,000,000 850,000 15,350,000
Melakukan penyambungan database
ke antarmuka
3
3,000,000 9,000,000 - 1,000,000 1,000,000 11,000,000
Melakukan pengembangan modul
Pendaftaran SBMPTN Online
15
4,000,000 60,000,000 - 2,000,000 1,000,000 63,000,000
Testing 12
5,000,000 14,500,000 1,650,000 1,000,000 2,000,000 19,150,000
Mempersiapkan skenario uji coba 1
2,000,000 2,000,000 1,000,000 500,000 - 3,500,000
Melakukan uji coba Pendaftaran
SBMPTN Online
2
1,000,000 2,000,000 500,000 - 500,000 3,000,000
Melakukan evaluasi bersama
Stakeholder
3
500,000 1,500,000 - 500,000 500,000 2,500,000
Memperbaiki jika terdapat
kekurangan atau kesalahan
6
1,500,000 9,000,000 150,000 - 1,000,000 10,150,000
Deployment 7
35,000,000 85,000,000 5,000,000 - 1,000,000 91,000,000
Melakukan instalasi server 2
10,000,000 20,000,000 1,000,000 - 1,000,000 22,000,000
Melakukan instalasi database 2
10,000,000 20,000,000 3,000,000 - - 23,000,000
Melakukan instalasi Pendaftaran 3

30. SBMPTN Online 15,000,000 45,000,000 1,000,000 - - 46,000,000
Maintenance 7
5,500,000 12,500,000 1,000,000 1,000,000 2,000,000 16,500,000
Membuat dokumentasi sistem 2
2,000,000 4,000,000 500,000 - 1,000,000 5,500,000
Membuat user manual 2
2,000,000 4,000,000 500,000 - 1,000,000 5,500,000
Melakukan training kepada tim dari
Stakeholder
3
1,500,000 4,500,000 - 1,000,000 - 5,500,000
Total
Rp
400,000,000
Dibuat Oleh Disetujui oleh
Nama : Nama :
Jabatan : Manajer
proyek
Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : Tanggal :