Simple Document Control

1. Management
Document
Control
For ISO 9001:2015
Tuesday, July 19, 2022
14:18:26

3. Introduction Of Trainer
TOYO GUSTAMAN
• QC/QA Dept. Senior Supervisor Of PT. Vuteq Indonesia
• Lead Auditor Internal Of PT. Vuteq Indonesia
JOB EXPERIENCE :
▪ 1997 – 1998 1 Years Attendant Crew at PT Sanggar Mustika Padma
▪ 2001 – 2004 3 Years Quality Control Of Kansai Kouryu Co.Ltd - Japan
▪ 2004 – 2009 5 Years Production Dept. Of PT Vuteq Indonesia
▪ 2009 – 2012 3 Years QMR ISO 9001:2008 Of PT Vuteq Indonesia
▪ 2012 – 2015 3 Years QMR ISO/TS 16949:2009 Of PT Vuteq Indonesia
▪ 2015 – 2019 4 Years Lead Auditor Internal Of PT Vuteq Indonesia
▪ 2009 – 2022 10 Years QC/QA Dept. Supervisor Of PT Vuteq Indonesia
▪ 2015 – 2022 7 Years Trainer For Trainer Of PT Vuteq Indonesia

4. TRAINING EXPERIENCE FOR TRACEABILITY KNOWLEDGE :
1. 2010 Certified Basic Industry Management
2. 2010 Certified Power of Leadership
3. 2010 Certified Practical Problem Solving
4. 2010 Certified Standardization and Kaizen
5. 2012 Certified Lean Six Sigma
6. 2012 Certiified Awareness QMS ISO 9001:2008
7. 2012 Certified Awareness IQA ISO/TS 16949:2009
8. 2012 Certified Core Tools SPC, MSA, FMEA, APQP & PPAP
9. 2013 Certified Train For Trainner
10. 2013 Certified QMR : Lead and Sustain QMS Program
11. 2013 Certified Proffesional Document Controller
12. 2014 IRCA Certified QMS Auditor/Lead Auditor [ Based ISO 9001:2008 ]
13. 2016 Certified Awareness and Interpretation QMS ISO 9001:2015
14. 2016 Certified QMS Internal Auditor [ ISO 9001:2015
Introduction Of Trainer

5. 15. 2016 SMMT Certified QMS Auditor/Lead Auditor [ based ISO/TS 16949:2009 ]
16. 2017 Certified Awarenes and Interpretation of EMS 14001:2015
17. 2017 Certified Interpretation IATF 16949:2016
18. 2017 Certified QMS Internal Auditor [ IATF 16949:2016 ]
19. 2017 Certified Improvement Quality Through Calibration and Measurement
System Analysis
20. 2018 Certified Measurement System Analysis [ Base on AIAG Ref. Manual 4th
Edition ]
21. 2018 Certified Statistical Process Control [ Base on AIAG Ref. Manual 2nd
Edition ]
22. 2018 Certified Total Productive Maintenance
23. 2022 Certified Lean Management 5S
24. 2022 Certified Shop Floor Management
Introduction Of Trainer

6. Manajemen Pengontrolan Dokumen
Management Document Control

7. Seminar Objectives
Sasaran Training :
Seluruh Karyawan yang berkaitan langsung / tidak langsung dengan
setiap Tingkatan proses
Tujuan Training :
1. Memahami Peran dan Tanggung Jawab Pengendali Dokumen
2. Mengerti Persyaratan Pengendali Dokumen dan Catatan yang menjadi Standar Acuan
3. Memahami Bentuk Implementasi yang memenuhi persyaratan :
- Pengendali Dokumen
- Pengendali Catatan
4. Mampu Melakukan :
- Perencanaan Pengendalian Dokumen dan Catatan
- Implementasi Pengendalian Dokumen dan Catatan
- Pemeriksaan Kesesuaian Implementasi
- Tindak Lanjut / Tindakan Perbaikan

8. Seminar Objectives
Dokumen Yang Dijadikan Acuan Kerja, Selalu Update Dan Bukti Hasil Kerja Dapat Ditunjukkan
Untuk Memastikan Sistem Manajemen Dapat Berjalan Secara Efektif.

9. Pembuatan Sistem Dokumen
Dokumentasi yang
sudah ada
Persyaratan
ISO 9001:2015
Kebutuhan
Internal
Kebutuhan
Eksternal
Menunjuk koordinator dan team pembuatan dokumentasi
Membandingkan dokumen yang ada dengan
kebutuhan standar dan pelaksanaan internal
Analisa proses dan keterkaitan
Menentukan skala prioritas, pembagian tugas dan penjadwalan
Manual Mutu Form dan Check List
Prosedur dan Instruksi Kerja
Draft dan Dokumentasi
Distribusi draft dokumen untuk mendapatkan umpan balik
Perbaikan dan pengesahan serta pelatihan
Penerapan dan Pengendalian

10. Desired Conditions
Customer Receive Document
Mark/Stamp Document as
Received
Registration as Document
Mark/Stamp Document as
Control Copy
Keeping Of Origin
Document
Distribute of Copy
Documents
Revise Documents
( Min. Once A Year )
Receive Copy Documents
Maintain of Documents

11. Desired Conditions
Struktur Dokumentasi
[ Document Structure ]
PEDOMAN
MANUAL
LEVEL-1
PROSEDUR
LEVEL-2
INSTRUKSI KERJA
LEVEL-3
REKAMAN-REKAMAN
LEVEL-4
Gambaran Perusahaan
Kebijakan, Tujuan dan Tanggung
Jawab
Gambaran Departemen
Gambaran dan Definisi
Proses
Gambaran Bagaimana
Mengerjakan
Petunjuk Kerja Secara Detail
Gambaran Apa Yang
Dikerjakan
Hasil Kegiatan

12. Roles of Control Document
Berikut ini beberapa tugas dan tanggung jawab yang berkaitan dengan pekerjaan pengendali
dokumen:
▪ Membantu MR dalam menjalankan prosedur pengendalian dokumen dan rekaman mutu.
▪ Memasukkan data dokumen ke dalam daftar dokumen dan memastikan bahwa informasi
yang diberikan akurat dan up to date.
▪ Memastikan dokumen disahkan sebelum didistribusikan.
▪ Melakukan perubahan dokumen bila diperlukan dengan berkoordinasi dengan MR.
▪ Memastikan seluruh dokumen telah disosialisasikan dan didistribusikan ke bagian yang
berkepentingan.
▪ Memastikan seluruh dokumen disimpan dan dijaga dari kerusakan serta mudah untuk
ditelusuri.
▪ Menarik atau memusnahkan dokumen yang sudah kadaluarsa.

13. Simple Roles of Control Document
Menyetujui
dokumen akan
kecukupannya
sebelum
diterbitkan.
Memastikan
bahwa
perubahan dan
status revisi terkini
dari dokumen
teridentifikasi.
① ②
Melakukan Review,
Meng-update Master
List Dan
Mendistribusikan
Dokumen
③ ④
Memastikan
Dokumen
yang berada
di area kerja
adalah yang
terkini / ter-
update.
Memastikan
Dokumen
yang berada
di area kerja
selalu bisa
dibaca dan
dapat
diidentifikasi.
⑤
Dokumen Eksternal
di identifikasi dan
pendistribusiannya
di kendalikan
⑥
Dokumen Kadaluarsa /
obsolete dipastikan tidak
digunakan dan dipastikan
penyimpanannya.
⑦

14. No.
Jenis
Stamp
Kegunaan Remarks
1
Untuk Mengidentifikasikan Bahwa
Dokumen Tersebut Berasal Dari Eksternal.
Digunakan Hanya Pada:
▪ Gambar Pelanggan,
▪ Buku Manual Desain,
▪ Buku Manual,
▪ Dll.
2
Digunakan Hanya Pada Dokumen Asli, Di
Bubuhkan Pada Lembar Depan
Halaman Pertama.
3
Digunakan dokumen yang perlu
dikontrol bubuhkan pada lembar depan
halaman pertama.
4
5
Digunakan hanya pada dokumen yang
tidak perlu dikontrol.
Flow of Control Document
START
Penerimaan
Dokumen
Registrasi
Dokumen
Copy Dokumen
Distribusi
Dokumen
Penyimpanan
Dokumen
FINISH

15. Document Control Is Like A Chess Game
g8 f6 d5 f4 h5

16. THANK YOU
THE BEST QUALITY BEGINS WITH A BRIGHT WORKPLACE AND GOOD COMMUNICATION
IMPROVE QUALITY
YOU AUTOMATICALLY
IMPROVE PRODUCTIVITY
W. EDWARDS DEMING