training pembuatan SOP ( standard operational procedure ) for everyone

1. How To Make
Standard
Operational
Procedure
For ISO 9001:2015
Tuesday, July 19, 2022
14:18:12

3. Introduction Of Trainer
TOYO GUSTAMAN
• QC/QA Dept. Senior Supervisor Of PT. Vuteq Indonesia
• Lead Auditor Internal Of PT. Vuteq Indonesia
JOB EXPERIENCE :
▪ 1997 – 1998 1 Years Attendant Crew at PT Sanggar Mustika Padma
▪ 2001 – 2004 3 Years Quality Control Of Kansai Kouryu Co.Ltd - Japan
▪ 2004 – 2009 5 Years Production Dept. Of PT Vuteq Indonesia
▪ 2009 – 2012 3 Years QMR ISO 9001:2008 Of PT Vuteq Indonesia
▪ 2012 – 2015 3 Years QMR ISO/TS 16949:2009 Of PT Vuteq Indonesia
▪ 2015 – 2019 4 Years Lead Auditor Internal Of PT Vuteq Indonesia
▪ 2009 – 2022 10 Years QC/QA Dept. Supervisor Of PT Vuteq Indonesia
▪ 2015 – 2022 7 Years Trainer For Trainer Of PT Vuteq Indonesia

4. TRAINING EXPERIENCE FOR TRACEABILITY KNOWLEDGE :
1. 2010 Certified Basic Industry Management
2. 2010 Certified Power of Leadership
3. 2010 Certified Practical Problem Solving
4. 2010 Certified Standardization and Kaizen
5. 2012 Certified Lean Six Sigma
6. 2012 Certiified Awareness QMS ISO 9001:2008
7. 2012 Certified Awareness IQA ISO/TS 16949:2009
8. 2012 Certified Core Tools SPC, MSA, FMEA, APQP & PPAP
9. 2013 Certified Train For Trainner
10. 2013 Certified QMR : Lead and Sustain QMS Program
11. 2013 Certified Proffesional Document Controller
12. 2014 IRCA Certified QMS Auditor/Lead Auditor [ Based ISO 9001:2008 ]
13. 2016 Certified Awareness and Interpretation QMS ISO 9001:2015
14. 2016 Certified QMS Internal Auditor [ ISO 9001:2015
Introduction Of Trainer

5. 15. 2016 SMMT Certified QMS Auditor/Lead Auditor [ based ISO/TS 16949:2009 ]
16. 2017 Certified Awarenes and Interpretation of EMS 14001:2015
17. 2017 Certified Interpretation IATF 16949:2016
18. 2017 Certified QMS Internal Auditor [ IATF 16949:2016 ]
19. 2017 Certified Improvement Quality Through Calibration and Measurement
System Analysis
20. 2018 Certified Measurement System Analysis [ Base on AIAG Ref. Manual 4th
Edition ]
21. 2018 Certified Statistical Process Control [ Base on AIAG Ref. Manual 2nd
Edition ]
22. 2018 Certified Total Productive Maintenance
23. 2022 Certified Lean Management 5S
24. 2022 Certified Shop Floor Management
Introduction Of Trainer

6. Cara Membuat Prosedur Operasional Standar
How to Make Standard Operational Procedure

7. ✓ Tujuan Training
Diharapkan setelah mengikuti pelatihan ini peserta mampu :
▪ Memahami dan mengerti latar belakang pentingnya kegunaan SOP
▪ Memahami prinsip, metode, dan teknik penyusunan SOP
▪ Memberikan pedoman dalam pembuatan SOP yang efektif
✓ Sasaran Training
Pelatihan ini sangat tepat diikuti oleh setiap bagian yang terlibat dalam pembuatan SOP
perusahaan, Management System, document control
Seminar Objective

8. Apa itu SOP ?
merupakan salah satu bentuk komunikasi sekaligus menyamakan persepsi antara berbagai pihak
yang terkait dalam rangkaian proses bisnis. SOP juga digunakan sebagai media pengendalian
dan pemantauan mutu kinerja pada suatu fungsi/ departemen tertentu.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) :

9. Tujuan Pembuatan SOP
TUJUAN DIBUATNYA SOP DALAM PERUSAHAAN
1. Membantu Karyawan Memahami Peraturan dan Tugas dan Pekerjaannya
2. Mempermudah Proses Adaptasi Karyawan Baru
3. Memudahkan Pencapaian Target Perusahaan
4. Meminimalkan Kesalahan

10. Tujuan Pembuatan SOP
1. Membantu Karyawan Memahami Peraturan dan Tugas dan
Pekerjaannya
Dengan adanya SOP, para karyawan atau tenaga kerja dapat lebih memahami secara
menyeluruh mengenai aturan, serta tugasnya berikut tata cara pelaksanaannya.
Hal ini akan memberikan dampak positif berupa performa kerja yang maksimal, serta operasional
yang berjalan lancar.

11. Tujuan Pembuatan SOP
2. Mempermudah Proses Adaptasi Karyawan Baru
Dengan adanya SOP, para karyawan atau tenaga kerja dapat lebih memahami secara
menyeluruh mengenai aturan, serta tugasnya berikut tata cara pelaksanaannya.
Hal ini akan memberikan dampak positif berupa performa kerja yang maksimal, serta operasional
yang berjalan lancar.

12. Tujuan Pembuatan SOP
3. Memudahkan Pencapaian Target Perusahaan
Setiap perusahaan tentu memiliki target yang harus dicapai atau diwujudkan. Proses untuk
mencapai target tentu melibatkan seluruh SDM di setiap divisi yang ada.
Semua yang terlibat akan dapat memberikan kontribusinya secara maksimal, ketika
melaksanakan kewajibannya sesuai panduan yang terdapat pada SOP perusahaan.
Proses pencapaian target perusahaan pun akan lebih mudah untuk diwujudkan.

13. Tujuan Pembuatan SOP
4. Meminimalkan Kesalahan
Selanjutnya, tujuan dari adanya SOP adalah untuk meminimalkan kesalahan dalam setiap
aktivitas atau kegiatan karyawan.
Baik dalam menjalankan tugasnya, memanfaatkan fasilitas yang ada, maupun dalam bersikap
ketika berada di lingkungan kerja.
Ketika setiap karyawan memahami SOP yang ada, tentu semakin kecil kemungkinan mereka
melakukan kesalahan karena tidak ingin melanggar aturan.
Contohnya ketika perusahaan sedang melakukan stock opname di gudang dengan
menggunakan aplikasi inventory barang. Jika tidak ada SOP bagaimana cara melakukan stock
opname dan mencatatnya di aplikasi inventory, maka akan terjadi kesalahan yang akan
membuat perusahaan harus melakukannya lebih dari satu kali.

14. Fungsi SOP
Ada beberapa fungsi dari SOP yang bermanfaat bagi usaha Anda. Beberapa fungsi
tersebut diantaranya :
▪ Menjadi Dasar Hukum
▪ Menjadi Acuan Kinerja Karyawan
▪ Memberikan Informasi Detail Mengenai Pekerjaan
▪ Sebagai Pedoman Pelaksanaan Kerja
FUNGSI SOP DALAM ORGANISASI ATAUPUN PERUSAHAAN

15. Fungsi SOP
1. Menjadi Dasar Hukum
Fungsi yang pertama yaitu menjadi dasar aturan atau hukum yang diberlakukan. Dimana isinya
mengatur hak juga kewajiban semua pihak yang berada di bawah naungannya.
Dengan adanya dasar hukum ini, akan lebih mudah dalam mengidentifikasi setiap permasalahan
ataupun kesalahan yang terjadi.
Bagi pihak yang melakukan pelanggaran, akan memperoleh hukuman sebagaimana ketentuan
yang sudah dijelaskan pada SOP perusahaan.
FUNGSI SOP DALAM ORGANISASI ATAUPUN PERUSAHAAN

16. Fungsi SOP
FUNGSI SOP DALAM ORGANISASI ATAUPUN PERUSAHAAN
2. Menjadi Acuan Kinerja Karyawan
Fungsi kedua dari SOP adalah untuk menjaga performa karyawan.
Dengan adanya SOP, diharapkan para karyawan dapat menjaga kedisiplinan kerja serta
memberikan performa terbaiknya.

17. Fungsi SOP
FUNGSI SOP DALAM ORGANISASI ATAUPUN PERUSAHAAN
3. Memberikan Informasi Detail Mengenai Pekerjaan
Dalam pelaksanaannya, SOP selain menjadi dasar hukum juga berfungsi untuk memberikan
informasi terkait seluruh kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan.
Anda tidak hanya diberikan pemahaman mengenai prosedur pelaksanaannya, tetapi juga
berbagai faktor yang dapat mempengaruhi pada prosesnya.
Sebut saja seperti kecelakaan kerja, bencana alam, cuti melahirkan, cuti menikah juga ketika
Anda sedang mengalami musibah karena ada keluarga yang meninggal dunia.
SOP menjelaskan semuanya secara terperinci, sehingga semua pihak yang dilibatkan dapat
memahami.

18. Fungsi SOP
FUNGSI SOP DALAM ORGANISASI ATAUPUN PERUSAHAAN
4. Sebagai Pedoman Pelaksanaan Kerja
Terakhir, fungsi SOP yaitu sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan atau kewajiban. Di
dalam perusahaan terutama yang berskala besar, tentu terdiri dari beberapa divisi. Dalam
melaksanakan tugas serta kewajibannya yang berbeda-beda, mereka memerlukan pedoman
agar tidak terjadi kesalahan.
Di sinilah SOP menjalankan fungsinya. Setiap orang akan diberikan pedoman pelaksanaan, mulai
dari tata cara, cara menggunakan aplikasi-aplikasi ERP yang ada, hingga waktu dan tempat
pelaksanaannya.
Dengan begitu karyawan akan lebih mudah dalam menyelesaikan pekerjaan. Hasil kerja mereka
juga akan lebih minim resiko kesalahan. Dampak positifnya, apa yang menjadi target atau tujuan
perusahaan akan lebih mudah juga untuk diwujudkan. Sebab karyawannya menjalankan tugas
dengan benar dan juga sesuai ketentuan.

19. Prinsip Pembuatan SOP
PRINSIP DALAM PEMBUATAN SOP
1. Mudah dipahami oleh semua pihak yang berkaitan dengan SOP tersebut
2. Bersifat efektif dan juga efisien
3. Memberikan kepastian hukum atas setiap pelanggaran
4. Jelas dan selaras. Memberikan informasi terperinci serta selaras dengan visi, misi, SDM
yang dipekerjakan, serta tujuan perusahaan
5. Terukur dengan jelas, sehingga bisa dijadikan bahan evaluasi serta bisa dilakukan
revisi ketika dianggap tidak relevan lagi
6. Bersifat dinamis, karena seiring perkembangan perusahaan maka akan memerlukan
banyak penyesuaian termasuk masalah prosedur juga aturan

20. Prinsip Pembuatan SOP
5 LANGKAH DALAM PEMBUATAN SOP
1. Pembuatan susunan kerja
Langkah pembuatan susunan kerja menjadi yang pertama karena akan mempengaruhi
kualitas SOP selanjutnya. SOP akan berhubungan dengan susunan kerja karyawan,
sehingga segalanya dapat diatur dan mempunyai prosedur yang jelas.

21. Prinsip Pembuatan SOP
5 LANGKAH DALAM PEMBUATAN SOP
2. Rencanakan alur proses
Alur proses membahas hal yang berkaitan dengan format SOP seperti pembuatan
template SOP dan akses yang diberikan oleh karyawan untuk dapat membaca dan
mengetahui SOP perusahaan.

22. Prinsip Pembuatan SOP
5 LANGKAH DALAM PEMBUATAN SOP
3. Wawancara setiap karyawan
Bagian selanjutnya perlu dilakukan wawancara pada setiap karyawan guna mengetahui aktivitas
harian dalam bekerja. Kegiatan yang dilakukan karyawan dalam bekerja akan membantu Anda
menyusun SOP kerja yang lebih tepat dan sesuai tujuan.

23. Prinsip Pembuatan SOP
5 LANGKAH DALAM PEMBUATAN SOP
4. Pembuatan SOP
Langkah berikutnya adalah melakukan pembuatan SOP dengan menulisnya.
Setelah SOP ditulis, ada baiknya SOP dibicarakan dengan pihak terkait untuk melihat apakah ada
ketidaksesuaian peraturan.

24. Prinsip Pembuatan SOP
5 LANGKAH DALAM PEMBUATAN SOP
5. Pelatihan SOP
Sebelum masuk ke langkah akhir, pastikan SOP sudah disetujui oleh pihak terkait, dan dilanjutkan
dengan pelatihan SOP kepada karyawan.
SOP diberikan pelatihan kepada karyawan agar dapat berjalan lancar. Perusahaan dapat
mengadakan evaluasi setiap 6 atau 12 bulan.
Guna evaluasi SOP adalah melihat apakah ada hal yang salah dalam SOP atau perlu
ditambahkan dalam peraturannya.

25. Contoh SOP

26. Contoh SOP

27. THANK YOU
THE BEST QUALITY BEGINS WITH A BRIGHT WORKPLACE AND GOOD COMMUNICATION
IMPROVE QUALITY
YOU AUTOMATICALLY
IMPROVE PRODUCTIVITY
W. EDWARDS DEMING