Pengertian, Prinsip dan Prinsip asas

1. BAB 1
PENGENALAN
1.1 Pendahuluan
Dewasa ini isu pengunaan masa menjadi perbualan hangat masyarakat. Terdapat
banyak pengkaji yang berusaha untuk menyelesaikan masalah penggunaan masa tetapi
terdapat segelintir masyarakat yang menyatakan bahawa mereka tidak mempunyai
cukup masa dalam kehidupan mereka. Kenapa perkara ini boleh berlaku? Dalam hal ini
timbul tanda tanya adakah manusia boleh mengatasi masalah berkaitan dengan masa?
Bolehkah masa diurus dengan efektif dan berkesan? Sudah pasti kepada kita bahawa
hakikat masalah pengurusan masa adalah sesuatu yang amat sukar diurus dengan
efektif secara seratus peratus tetapi kita boleh meminimakan kesalahan dalam
penggunaan masa.
1.2 Latar Belakang Pengurusan Masa
Ramai di kalangan masyarakat menyatakan bahawa masa yang dipunyai oleh mereka
tidak mencukupi. Justeru itu, mereka gagal dalam banyak perkara. Keluhan-keluhan
yang tidak membina tersebut menyebabkan kita berada pada tahap lama dan tidak
bertindak. Alasan inilah yang menyebabkan kita berada dikepompong tersebut dan
sukar bagi kita meloloskan diri dari belenggunya. Oleh sebab itu kita seharusnya
memberi perhatian kepada kedua perkara iaitu kuantiti masa dan kualiti masa yang kita
gunakan.
Pengurusan masa adalah bidang yang sedang pesat berkembang dalam
kehidupan individu atau pengurusan organisasi. Masyarakat dewasa ini sedar tentang
1

2. pengurusan masa yang efektif adalah satu aspek pemangkin kepada kecemerlangan
individu atau sesebuah organisasi.
Menurut Peter F. Drucker, dalam Ambosworkz, (2005) “ Masa merupakan
sumber yang paling sukar didapati dan tidak ada sesuatu pun yang dapat diurus kecuali
masa diurus “. Perkara ini jelas kepada kita bahawa pengurusan masa bukan sesuatu
yang mudah.
Pakar pengurusan masa Merill E. Douglass dalam Ambosworkz (2005)
menyatakan, “ cara anda menghabiskan masa menentukan cara anda menjalani
kehidupan dan itulah diri anda sebenarnya. Hari esok berkaitan dengan hari ini sama
seperti hari ini berkaitan dengan semalam”. Tambah beliau lagi, hampir semua orang
membuang masa mereka sekurang-kurangnya 2 jam setiap hari.
En. Rotenbury menggunakan model Norris dan Gottried untuk menunjukkan
analisis tentang penggunaan masa yang harus diamalkan oleh pengurus dalam hari
biasa. Beliau mengutarakan masa hasil, masa pelaburan, masa organisasi dan masa
terbuang.
1.3 Pengertian Pengurusan Masa
Pengurusan masa boleh didefinisikan dengan cara menghuraikan konsep pengurusan
terlebih dahulu, kemudian pengertian masa dan seterusnya barulah kita mengetahui erti
pengurusan masa.
Pengertian pengurusan boleh dilihat melalui dua sudut pandangan iaitu secara
tradisional dan secara moden. Menurut cara tradisional seperti yang dinyatakan oleh
McNamara (1999) bahawa pengurusan adalah merujuk kepada set aktiviti-aktiviti, dan
2

3. mengarah kumpulan manusia dan terlibat dalam 4 fungsi umum pengurusan iaitu
merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengatur aktiviti.
Secara moden pula seperti yang dinyatakan oleh Pears dan Robinson, (1989)
bahawa pengurusan adalah proses mengoptima manusia, benda dan pengagihan
kewangan untuk mencapai matlamat organisasi. Menurut Juhary Ali (1987), pengurusan
sebagai proses pengarahan, penyelarasan dan pengaruh ke atas operasi organisasi
untuk mencapai matlamat yang dikehendaki dan prestasi sepenuhnya.
Pengertian masa dari segi bahasa ialah waktu, zaman, saat dan detik. Dari segi
istilah masa bermakna tika waktu atau zaman yang dilalui oleh individu yang
menjalankan kehidupan.
Masa menurut Peter F. Drucker dalam Ambsworkz, (2005), masa merupakan
sumber yang paling sukar didapati dan tiada sesuatu pun yang dapat diurus kecuali
masa diurus.
Menurut Randy Pausch (2005) masa diertikan sepertimana yang dikatakan oleh
Benjamin Franklin 1748 "Remember that time is money"-, Advice to a Young
Tradesman;
• Time must be explicitly managed, just like money
• Much of this won't make sense until later (too late?): that's why the handouts...
• Faculty vs. Grad Students
• Lightning pace, heavy on techniques
Menurut Abdul Rahman Aziz (2001), masa sesuatu yang amat berharga dalam
kehidupan manusia. Masa adalah pengukur serba-serbi aspek kehidupan manusia.
Tambahan beliau lagi, masa adalah pengukur cepat dan lambat, dari saat ke minit, dari
minit ke jam, dari jam ke hari, dari hari ke minggu, dari minggu ke bulan, dari bulan ke
tahun, dari tahun ke dekad, dan dari dekad ke abad. Masa adalah pengukur jarak dan
jauh, misalnya “sejauh setahun perjalanan cahaya.” Masa adalah pengukur peribadi
seseorang manusia serta masa adalah pengukur taraf dan pangkat seseorang.
3

4. Menurut Mohd Yusof Hj. Othman (2002), dalam sains, masa ditakrif berdasarkan
sesuatu yang berulang-ulang. Sebarang fenomena yang berulang boleh digunakan
untuk mentakrifkan masa. Dengan itu kita boleh menghitung hari berdasarkan putaran
bumi yang beredar di paksinya; misalnya dari mula matahari terbit hingga matahari
terbenam esoknya dipanggil satu hari.
Secara keseluruhannya, pengurusan masa ialah bagaimana seseorang individu
atau pemimpin organisasi merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengatur masa
mereka agar lebih berkesan.
Pengurusan masa juga boleh diertikan sebagai suatu ilmu yang berkaitan dengan
teknik dan cara seseorang itu mengurus, membahagi dan mengatur masa hariannya
supaya dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.
1.4 Pendapat Mengenai Masa
Terdapat di kalangan sarjana berpendapat mengenai masa seperti berikut;
‘Perjalanan waktu itu bak pedang tajam, andainya anda tidak memotongnya,
pasti ia akan memotong anda’.
Di kalangan cerdik pandai Melayu juga banyak memperkatakan tentang masa
seperti;
‘Masa itu Emas’; Peribahasa ini menunjukkan kepada kita betapa berharganya
masa bagi orang Melayu.
‘Biar Lambat Asalkan Selamat’; Peribahasa ini menunjukkan kepada kita
bahawa segala pekerjaan hendaklah dilakukan dengan cermat dan teliti.
‘Buat Bila Ada Peluang’; Peribahasa ini menunjukkan kepada kita bahawa
saranan orang Melayu iaitu bila ada masa terluang hendaklah dimanfaatkan
sepenuhnya.
4

5. BAB 2
2.0 Ciri-Ciri Masa
2.1 Masa Terus Berlalu
Masa berlalu dan terus berlalu. Masa juga akan datang dan pergi meninggalkan kita.
Tidak ada sesiapa pun yang boleh menahannya kecuali kehendak Allah S.W.T. ( Mohd
Yusof Hj. Othman, 2002 ).
2.2 24 Jam Sehari Semalam
Perkara ini adalah fakta yang kita sedia maklum. Walau bagaimana sibuk sekali pun kita
hanya ada masa 24 jam sehari semalam.
2.3 Itulah Masa Yang Kita Gunakan
Masa sama ada diguna atau tidak hakikatnya ialah kita mesti gunakannya. Dalam hidup
kita seharian, kita tidak boleh kehilangannya walaupun satu saat. Itulah masa yang kita
gunakan, yang kita belanjakan setiap hari. Masa tidak mengenal pangkat atau darjat
seseorang. Sama ada kita sibuk atau mempunyai masa yang terluang, masa tetap
berlalu, masa tetap kita gunakan, masa tetap bersama kita, dan masa tetap 24 jam
sehari semalam.
2.4 Masa Dikongsi Bersama
Masa adalah dikongsi penggunaannya bersama. Manusia hakikatnya melaksanakan
aktiviti berlainan tetapi menggunakan waktu yang sama dan kadang-kadang
melaksanakan aktiviti serupa pada masa yang sama. Contohnya jam 5.00 petang,
terdapat manusia yang main bola sepak dan pada masa yang sama terdapat manusia
yang bermain bola tampar di pantai.
5

6. BAB 3
3.1 Prinsip Asas Pengurusan Masa
3.1.1 Mengubah tabiat lama yang negatif
Tabiat yang negatif perlu dibuang dari dalam diri sendiri. Jika selama ini kita merupakan
seorang yang selalu menangguhkan kerja maka kita perlu mengambil perhatian
terhadap perkara ini. Misalnya sebagai pelajar, tugasan yang diberikan oleh guru perlu
disiapkan secepat mungkin. Kadang kala terdapat individu yang melakukan tugas secara
minit terakhir maka tabiat ini perlu diubah. Kita perlu menyiapkan tugas-tugas dengan
awal supaya kita boleh bersedia dengan awal.
Manusia sebenarnya terikat dengan kebiasaan. Cara kita menghabiskan masa
banyak mengikut kebiasaan. Kebanyakan orang tidak sedar tentang cara penggunaan
masa yang berkesan. Menurut Merill E. Douglass (Ambosworkz, 2005), cara anda
menghabiskan masa menentukan cara anda menjalani kehidupan dan itulah diri anda
sebenarnya. Hari esok berkaitan dengan hari ini sama seperti hari ini berkaitan dengan
semalam.. Menurut beliau lagi, belajar mengawal masa anda bermakna mengubah
sesetengah kebiasaan penggunaan masa anda. Tetapi anda tidak mengubah kebiasaan
penggunaan masa sebelum anda terlebih dahulu mengetahui kebiasaan itu.
3.1.2 Komunikasi
Komunikasi adalah faktor penting dalam pengurusan masa. Komunikasi juga membawa
kesan besar jika kita tidak menggunakannya dengan berkesan. Kita sering membazirkan
masa kita kerana kita sering berkomunikasi dengan cara yang tidak baik. Sebagai
6

7. contoh, semasa guru tidak ada di kelas, kita sering berbual-bual kosong dengan kawan-
kawan tentang hiburan, dan perkara yang sia-sia yang mana ianya tidak ada kaitan
dengan pelajaran. Kita banyak membuang masa berbual dengan tidak mengaitkan
perbualan kita dengan pelajaran.
3.1.3 Penumpuan
Kita sering jemu dan bosan bercerita tentang pelajaran. Apabila guru dan rakan-rakan
bercakap tentang pelajaran kita sememangnya jarang memberi tumpuan tetapi jika
perbualan berkaitan dengan hiburan maka kita buka dengan seluas-luasnya tumpuan
kita. Oleh itu, kita perlu ubah suasana supaya kita dapat memberi tumpuan kepada
pelajaran.
3.1.4 Rehat
Manusia perlu berehat dalam setiap perkara. Rehat adalah faktor penting dan sering
dikaitkan dengan tidur. Manusia memerlukan rehat yang cukup. Ramai menganggap
bahawa tidur yang cukup perlu untuk pembelajaran yang berkesan. Oleh itu, kita perlu
bijak menguruskan masa rehat kita.
Pelbagai pandangan dan pendapat yang kita dengan berkaitan dengan masa
rehat. Terdapat pendapat menyatakan rehat tengahari adalah 15 minit untuk
menyegarkan semula badan kita. Waktu tidur malam ialah 8 jam. Justeru itu,
pengurusan waktu rehat dengan tidur adalah penting untuk kita belajar dengan lebih
berkesan.
7

8. 3.1.5 Penetapan Matlamat
Kebanyakan manusia tidak begitu memikirkan matlamat. Kita Cuma bergerak balas atau
berinteraksi terhadap tekanan daripada orang atau benda lain. Jika kita mahu mengawal
masa dan kehidupan kita sendiri, kita mestilah memutuskan matlamat kita. Orang lain
tidak dapat melakukan untuk kita. Oleh sebab kita cenderung menemui apa yang kita
cari, maka kita perlu mengejar matlamat peribadi yang betul.
Rancang masa anda dengan menetapkan matlamat iaitu tentang perkara yang
hendak kita buat yang dibahagikan kepada matlamat jangka pendek dan matlamat
jangka panjang. Matlamat yang hendak dicapai haruslah khusus, iaitu dipecahbahagikan
kepada objektif yang konkrit, di samping boleh dicapai dengan munasabah.
3.1.6 Keutamaan
Proses menetapkan keutamaan maksudnya ialah kita harus memilih mana perkara yang
didahulukan untuk dilaksanakan atau dibuat. Proses ini semestinya memerlukan
perancangan yang rapi supaya hasilnya memuaskan semua pihak. Ramai penulis
berpendapat bahawa keutamaan harus ditetapkan setiap hari.
Proses menjadualkan masa anda secara berkesan melalui penetapan keutamaan,
membuatkan anda belajar mengelak daripada membuat komitmen berlebihan.
3.1.7 Perlengahan
Perlengahan adalah halangan besar bagi orang yang ingin membaiki penggunaan
masanya. Terdapat tiga sebab yang membawa kepada pelengahan iaitu pertama, kerja
yang tidak menyenangkan. Kedua ialah projek yang sukar dan ketiga ialah tidak dapat
membuat keputusan.. Ramai berpendapat bahawa kerja yang tidak menyenangkan akan
8

9. membawa kepada perlengahan kerana membuat perkara tersebut tidak
menyenangkan..
Perlengahan kedua ialah kerja yang sukar. Kerja yang sukar memerlukan
ketabahan dan kesabaran. Apabila kita tidak mempunyai idea untuk menghuraikan
sesuatu perkara maka kita akan mengambil keputusan untuk memikirkan dengan lebih
mendalam dan seterusnya melengahkan perbuatan.
Punca ketiga perlengahan ialah kita tidak dapat membuat keputusan. Semua
orang mahu keputusan yang dibuat adalah betul bagi mengelakkan kesan yang tidak
memuaskan. Proses berfikir yang agak panjang akan mengakibatkan kerja tertangguh.
9

10. BAB 4
TEKNIK PENGURUSAN MASA
4.0 Pendahuluan
Bab ini membincangkan tentang teknik Pengurusan masa yang berkesan. Apakah
langkah-langkah yang perlu diambil untuk memaksimakan penggunaan masa secara
baik dan teratur serta tidak membuang masa.
4.1 Teknik-Teknik Pengurusan Masa Yang Berkesan
4.1.1 Pengiraan Pencapaian
Matlamat utama Sistem Pengurusan Masa Berimpak ialah menambahkan masa untuk
melaksanakan kerja yang dirancang.
1 2
Pencapaian matlamat Melawan Api
3 4
Keutamaan Pembaziran Masa
Orang Lain
Rajah1.1 Grid Analisis Masa oleh William T. Brooks & Terry W. Mullins (1989).
Kita mulakan dengan sel 4 (pembaziran masa) dan mengambil kira sel 3
(keutamaan orang lain) dan sel 2 (melawan api) untuk mencapai sel 1 (pencapaian
matlamat), William T. Brooks & Terry W. Mullins (1989) dalam Norlida Abd. Rahim &
10

11. Jurina Pieei terj. (1994). Dalam teori ini, kita diberitahu bagaimana mengurus masa
dengan berkesan hebat iaitu dengan kita memulakan langkah dengan mengurangkan
pembaziran masa. Kemudian diikuti oleh mengurangkan aktiviti yang memberi
keutamaan kepada orang lain. Seterusnya kita melawan api iaitu mengurangkan
keputusan yang membawa krisis dan seterusnya kita hendaklah menetapkan matlamat
yang utama.
4.1.1 Menggunakan “ Rancangan Bertindak “
Rancangan Bertindak dikaitkan dengan susunan tugasan dan tanggungjawab yang perlu
dilakukan pada hari itu mengikut keutamaan. Sebagai contoh MESTI dilakukan MAHU
dilakukan. Kemudian cuba habiskan perkara yang anda ingin lakukan mengikut
keutamaan. Jika anda tidak sempat menghabiskan kerja anda untuk hari tersebut,
catatkan aktiviti yang belum dijalankan pada kertas baru untuk keesokkan harinya.
Ulang perkara yang sama apabila anda hendak memulakan kerja pada hari esok.
4.1.2 Kemahiran Menyelesaikan Masalah Secara Kreatif
Pengurusan masa juga boleh dipertingkatkan keberkesanannya melalui kemahiran
membuat keputusan secara kreatif. Edward de Bono telah menyelesaikan masalah
kesesakan lif di sebuah bangunan dengan memasang cermin di bangunan tersebut
hinggakan pekerja di bangunan tersebut tidak terbuang masa mereka dengan
menunggu lif kerana mereka boleh mengemaskan diri di bangunan tersebut. ( Ainon &
Abdullah, 2003).
4.1.3 Menghapuskan tabiat “ Tangguh dan tunggu “ dengan mengingati 3
perkara di bawah:
A. Kelmarin sudah berlalu
11

12. B. Esok masih belum berlalu
C. Hari ini peluang masih ada
4.1.4 Penuhkan masa lapang
Masa lapang boleh dipenuhi semasa menunggu bas, dalam perjalanan, semasa
menunggu giliran di pejabat pos dan sebagainya untuk melakukan kerja ringan seperti
membaca , menulis nota atau setidak-tidaknya berfikir.
4.1.5 Tahu dan pandai untuk mengatakan “ Tidak “
Perkataan tidak perlu digunakan pada perkara yang anda anggap boleh mengganggu
rutin harian anda.
4.1.6 Merancang jadual waktu belajar dan harian
Perancangan jadual waktu adalah penting dalam kehidupan. Tujuan perancangan jadual
waktu dibuat agar hidup kita lebih tersusun dan bermakna. Frederick Taylor dalam
Abdul Shukor Abdullah (2004) iaitu pakar pengurusan saintifik, menyatakan bahawa
salah satu pengurusan saintifik adalah melalui pengurusan jadual tugas.
Jadual Masa Harian; oleh Omardin Ashaari, (1998).
Nama:
__________________________________________________________________
Tarikh:______________________________Hari: _______________________________
Masa: ____________________Kegiatan: ______________________________________
_______________________________________________________________________
Pagi
7.00 _________________________________________________________________
7.30 _________________________________________________________________
12

13. 8.00 _________________________________________________________________
8.30 _________________________________________________________________
9.00 _________________________________________________________________
9.30 _________________________________________________________________
10.00 _________________________________________________________________
10.30 _________________________________________________________________
11.00 _________________________________________________________________
11.30 _________________________________________________________________
12.00 _________________________________________________________________
12.30 _________________________________________________________________
Petang
1.00 _________________________________________________________________
1.30 _________________________________________________________________
2.00 _________________________________________________________________
2.30 _________________________________________________________________
3.00 _________________________________________________________________
3.30 _________________________________________________________________
4.00 _________________________________________________________________
4.30 _________________________________________________________________
5.00 _________________________________________________________________
5.30 _________________________________________________________________
6.00 _________________________________________________________________
6.30 _________________________________________________________________
Malam
7.00 _________________________________________________________________
7.30 _________________________________________________________________
8.00 _________________________________________________________________
8.30 _________________________________________________________________
9.00 _________________________________________________________________
9.30 _________________________________________________________________
10.00 _________________________________________________________________
13

14. 10.30 _________________________________________________________________
11.00 _________________________________________________________________
11.30 _________________________________________________________________
12.00 _________________________________________________________________
Catatan Kegiatan Penting
1. _________________________________________________________________
2. _________________________________________________________________
3. _________________________________________________________________
4. _________________________________________________________________
5. _________________________________________________________________
Penilaian Perlaksanaan Perancangan Kegiatan Harian
Kegiatan Akademik:
(belajar, membaca, berbincang, Masa: Kepuasan
buat tugasan dan sebagainya) (Jam) (Adakah mencukupi)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
BAB 5
Penutup
14

15. 5.0 Kesimpulan
Secara keseluruhannya pengurusan masa bukanlah mudah seperti yang kita sangkakan.
Ramai di kalangan individu sering mengabaikan kepentingan penggunaan masa hingga
mereka berpendapat bahawa mereka tidak mempunyai masa yang mencukupi dalam
kehidupan harian mereka. Hanya denga pengurusan masa yang berkesan barulah kita
dapat memanfaatkan penggunaan masa dengan maksima. Contohnya ialah Negara
Jepun. Walaupun Jepun hampir lumpuh dalam perang dunia kedua, tetapi rakyat Jepun
dapat membangunkan Jepun dengan berkesan iaitu dalam tempoh tidak sampai 10
tahun selepas perang dunia kedua Jepun telah membangun. Menurut Peter F. Drucker
dalam Kumpulan Esei World Executive Digest, (1988), mereka telah mengajar
pengkajian waktu dan perubahan hasilnya Jepun membangun dalam jangka masa yang
singkat.
Sejak akhir-akhir ini, ramai individu yang telah sedar tentang kepentingan
pengurusan masa dan berusaha untuk mengurus masa mereka dengan baik. Diharapkan
dengan terhasilnya artikel ini maka ramai individu yang akan mendapat manfaat
daripadanya.
Bibliografi
1. Abdul Rahman Aziz, (2001). Motivasi Dan Pembangunan Diri, Utusan
Publications & Distributors Sdn Bhd, Selangor Darul Ehsan.
15

16. 2. Abdul Shukor Abdullah, (2004). Pengurusan Organisasi Perspektif
Pemikiran dan Teori, Dewan Bahasa dan Pustaka, Kuala Lumpur.
3. http: // www. gmu.edu/ gmu/ personal/ time. html.
4. http: // www. time-management guide.com.
5. http: // www. tips for – boomers.com/ time management. Html.
6. http: // www. tutor.com.my/ tutor/ kopper/ index.
7. http: // www. studygs. net/ timman. Htm.
8. http: // en. wikipedia. org/ wiki/ time management.
9. Juhary Ali, (1987). Asas Pengurusan, Universiti Sains Malaysia, P. Pinang.
10. Kumpulan Esei World Executive’s Digest, (1988). Gaya Pengurusan Jepun,
Dewan Bahasa dan Pustaka, Kuala Lumpur.
11. Mohd Yusof Hj. Othman, (2002). Menjejak Kualiti Menjana Kecemerlangan,
Dewan Bahasa dan Pustaka, Kuala Lumpur.
12. Norlida Abd. Halim & Jurina Pieei, Terj. (1997). Pengurusan Masa Berkesan
Hebat, Dewan Bahasa dan Pustaka, Kuala Lumpur.
13. Omardin Ashaari, (1998). Pengurusan Masa, Utusan Publications &
Distributors Sdn Bhd, Selangor Darul Ehsan.
14. Robiah K. Hamzah, (2001). Pengurusan Diri, Pts Publications & Distributors
Sdn Bhd, Kuala Lumpur.
15. Sherina, (2001). Kaedah Belajar dan Berjaya Dalam Peperiksaan, Golden
Centre Sdn Bhd, Kuala Lumpur.
16