Deze tool maakt onderdeel uit van de toolkit van de auditor en dient als hulpmiddel bij het uitvoeren van het onderzoek naar de rode draad conform het onderzoeksmodel uit de beoordelingsrichtlijn. Dit onderzoek wordt vormgegeven aan de hand van 15 onderzoeksonderwerpen, welke zijn opgenomen in het onderzoeksprogramma. Eén daarvan is de vierkantsvergelijking (10). Deze tool dient als ondersteuning bij het onderzoek naar dat onderwerp.

1. Tool
Vierkantsvergelijking
Deze tool maakt onderdeel uit van de toolkit van de auditor en dient als hulpmiddel bij het uitvoeren
van het onderzoek naar de rode draad conform het onderzoeksmodel uit de beoordelingsrichtlijn. Dit on-
derzoek wordt vormgegeven aan de hand van 15 onderzoeksonderwerpen, welke zijn opgenomen in het
onderzoeksprogramma. Eén daarvan is de vierkantsvergelijking (10). Deze tool dient als ondersteuning bij
het onderzoek naar dat onderwerp.
Informatie vinden in het Improvement Dashboard.
Informatie over de vierkantsvergelijking vindt u in het Improvement Dashboard bij de volgende
indicatoren:
Hoofdstuk: 3. Product
3.2.3.c. Volledigheid planning klantoverstijgend
3.2.3.c.1. Adequate klantoverstijgende planning is aanwezig, met juiste bezetting die aansluit op de
klantplanning, goede roostering en efficiënte inzet
Hoofdstuk: 4. Medewerker
4.3.2.a. Kwalitatieve verantwoording
4.3.2.a.1. Adequate inhoudelijke verslaglegging van de continuïteit van de dagelijkse zorg en uitvoering
van de zorg is aanwezig
4.3.2.a.2. Adequate inhoudelijke verslaglegging voor monitoren van de voortgang van het plan is aanwezig
4.3.2.a.3. Adequate inhoudelijke verslaglegging voor het aantoonbaar maken van de werkelijk geleverde
zorg is aanwezig
4.3.2.a.4. Bij verplichte zorg zijn er maandelijkse voortgangsrapportages aantoonbaar, waarbinnen
genomen maatregelen worden geëvalueerd
4.3.2.b. Kwantitatieve verantwoording
4.3.2.b.1. Kwantitatieve verantwoording om vast te stellen dat geplande zorg ook geleverd is, is aanwezig
4.3.2.b.2. Kwantitatieve verantwoording is in lijn met de gedefinieerde uitgangspunten in het
productportfolio
4.3.2.b.3. Verantwoording van de geleverde producten en diensten is op verzoek aan klant beschikbaar
gesteld
1Tool | Vierkantsvergelijking

2. 4.3.2.d. Afwijking levering ten opzichte van de planning
4.3.2.d.1. Substantiële afwijking van de levering ten opzichte van de planning is vastgesteld en geëvalueerd
4.3.2.d.2. Reden van afwijking is geregistreerd
4.3.2.d.3. Registraties van klachten over planning en levering zijn vastgelegd
Hoofdstuk: 6. Financiën
6.1.1.b. Inhoud begroting
6.1.1.b.1. Begroting is opgesteld volgens de uitgangspuntendie binnen de organisatie zijn geformuleerd
6.2.1.a. Realisatie begroting
6.2.1.a.1. Realisatie is in lijn met (eventueel bijgestelde) begroting
6.3.4.a. Aanwezigheid administratief systeem
6.3.4.a.1. Er is een administratief systeem aanwezig dat juiste, tijdige en volledige managementinformatie
genereert
2 Tool | Vierkantsvergelijking

3. Op welke manier kunt u de vierkantsvergelijking uitvoeren en
inzetten volgens de uitgangspunten van het Improvement Model?
Waar komt dit thema terug in de rode draad?
Binnen de rode draad worden de volgende vragen gesteld over de vierkantsvergelijking:
Bij thema 2 ‘Bestaansrecht, continuiteit en rechtmatigheid’
• Kan het product in beginsel geleverd zijn?
Een product heeft kwalitatieve criteria waar het aan moet voldoen, maar ook kwantitatieve criteria. Waar
bestaat het product uit? Hoeveel moet er gemiddeld genomen aan besteed worden? Door wie, met welke
deskundigheden? Bij dit onderdeel wordt eerst gekeken of het product in eerste aanleg geleverd kan zijn
doordat deze deskundigheden ook voor het benodigde aantal uur ingezet kunnen worden en beschikbaar
zijn. Bij de berekening hiervan dient rekening gehouden te worden met het percentage van het aantal
contracturen dat voor directe zorg beschikbaar is. Ziekte, verlof, indirecte activiteiten dienen dus eerst
van het aantal contract- of inleenuren worden afgehaald om een betrouwbaar beeld te krijgen.
Deze vragen kunnen dus nader uitgewerkt worden in de volgende deelvragen (u vindt deze deelvragen
ook in de bijlage van thema 2):
3.2.a.1. Is op basis van de vierkantsvergelijking aantoonbaar dat er over de meetperiode voldoende
inzet beschikbaar was ten opzichte van de aanwezige zorgvraag?
Bij thema 3 ‘Kwaliteit, veiligheid en risico-management’
• Is de omvang van de inzet aantoonbaar?
Deskundigheden moeten niet alleen beschikbaar zijn, maar de inzet moet ook aantoonbaar zijn. Dit kan
bijvoorbeeld door registraties, maar ook door bewijslast van loonbetalingen of facturen die zijn voldaan.
Deze vragen kunnen dus nader uitgewerkt worden in de volgende deelvragen (u vindt deze deelvragen
ook in de bijlage van thema 3):
4.b.1. Is op basis van bewijslast duidelijk dat de bij 3.2. berekende beschikbare inzet ook daadwerkelijk
aanwezig was en is ingezet?
3Tool | Vierkantsvergelijking

4. Blijkt dat uit:
- Bewijslast van de salarisadministratie?
- Inhoudelijke verslaglegging van de zorg?
- Eventueel urenbriefjes?
- Eventueel verzuimregistratie?
Bij thema 4 ‘Maatschappelijke legitimatie en verantwoording’
• Kan het product in beginsel geleverd zijn?
Deskundigheden moeten niet alleen beschikbaar zijn, maar de inzet moet ook aantoonbaar zijn. Dit kan
bijvoorbeeld door registraties, maar ook door bewijslast van loonbetalingen of facturen die zijn voldaan.
Deze vragen kunnen dus nader uitgewerkt worden in de volgende deelvragen (u vindt deze deelvragen
ook in de bijlage op thema 4):
4.b.1. Maakt de medewerker namens de organisatie duidelijk dat het product ook daadwerkelijk
geleverd is? Zowel kwalitatief als kwantitatief?
4.b.2. Blijkt op basis van registraties van afwijkingen dat het beoogde product niet (volledig) geleverd
is?
Inleiding op de vierkantsvergelijking
Ten aanzien van of het product in beginsel geleverd kan zijn:
Over de periode die de meting van het Improvement Model betreft, dient te worden uitgerekend
of de levering van de zorg in beginsel had kunnen plaatsvinden. Dit gebeurt door de zogenaamde
vierkantsvergelijking; kunnen het aantal gedeclareerde uren zorg in een periode in theorie geleverd zijn
door de beschikbare zorguren?
Bij het opstellen van de vierkantsvergelijking worden deze beide uren over een periode tegen elkaar
afgezet. Uit de productieadministratie worden de geleverde uren gehaald. Wanneer het om een setting
met verblijf gaat, worden de verblijfsindicaties omgerekend naar individuele zorgfuncties en daarmee
naar uren. Het totaal te leveren uren wordt afgezet tegen de contracturen van de medewerkers in
dezelfde periode. De contracturen dienen gestaafd te worden met de salarisadministratie. Welke uren
zijn er daadwerkelijk gewerkt en uitgekeerd? Vervolgens wordt een productiviteitsberekening gemaakt;
hoeveel van de contracturen zijn daadwerkelijk gemiddeld genomen gewerkt? Ziekteverzuim, verlof en
indirecte tijd dienen te worden verwerkt. De beschikbare zorguren kunnen nu worden afgezet tegen de te
leveren of de gedeclareerde zorguren. Zijn er net zoveel of meer zorguren beschikbaar dan te leveren of
gedeclareerd? Dan is het goed.
4 Tool | Vierkantsvergelijking

5. Ten aanzien van de aantoonbaarheid van de inzet van de medewerkers:
Wanneer is gebleken dat de zorg qua uitgangswaarden geleverd had kunnen worden, wordt in dit
onderdeel nagegaan of dat ook daadwerkelijk is gebeurd. Is de tijd die besteed is door de medewerker, en
die aantoonbaar is door bijvoorbeeld loonstroken, ook daadwerkelijk bij klanten ingezet?
Is er daarvoor een inhoudelijke verantwoording aanwezig? Of een urenregistratie? Of is er iets duidelijk
over dat de levering afgeweken is van de planning? Door middel van steekproeven wordt dit nagegaan.
Ook een administratief adequaat systeem is hierbij van belang; oogt de administratie betrouwbaar? Is de
inschatting dat de gegevens kloppen?
Wanneer op basis van de voorgaande indicator blijkt dat de zorg qua uitgangswaarden geleverd had
kunnen worden, gaan we in dit onderdeel na of deze ook daadwerkelijk is geleverd. Is de tijd die is
besteed door de medewerker, en die aantoonbaar is door bijvoorbeeld loonstroken, ook daadwerkelijk bij
klanten ingezet?
Is er daarvoor een inhoudelijke verantwoording aanwezig? Of een urenregistratie? Is er iets duidelijk over
dat de levering is afgeweken van de planning? Door middel van steekproeven kan dit worden nagegaan.
Ook een administratief adequaat systeem is van belang; oogt de administratie betrouwbaar? Is de
inschatting dat de gegevens kloppen?
Met de zogenaamde ‘vierkantsvergelijking’ kan met een relatief snelle slag inzichtelijk worden gemaakt of
de geplande, geleverde en gedeclareerde zorg ook daadwerkelijk geleverd kan of kon worden.
Hiermee hebben we een snelle toets, waarmee we een uitspraak kunnen doen:
- Over een vermoeden van rechtmatigheid van de gedeclareerde zorg (is daadwerkelijk geleverd
wat is gedeclareerd?);
- Over een vermoeden naar de kwaliteit van de geleverde zorg (is de minimale basis voor de
kwaliteit geleverd?);
- Over een vermoeden naar de mate waarin de businesscase van de organisatie gezond is (wordt
er ook niet veel te veel personeel ingezet?).
Deze punten zijn middels een vierkantsvergelijking niet alleen over het verleden te onderzoeken maar ook
over de toekomst. Zo kan over de drie genoemde punten een voorspelling worden gedaan, bijvoorbeeld
in het kader van een begrotingsanalyse (zie onderzoeksonderwerp ‘begroting’).
5Tool | Vierkantsvergelijking

6. Analysevragen en rekenmethode
Deel 1 ZORGVRAAG
Vragen vooraf
• Is het duidelijk over welke periode u de vierkantsvergelijking uitvoert?
• Is het duidelijk hoeveel klanten er daadwerkelijk in zorg zijn (geweest) over een bepaalde
periode?
• Is het duidelijk wat de exacte data in zorg en data uit zorg zijn van deze klanten?
• Is het duidelijk wat de zorgvragen van deze klanten zijn? Dat wil zeggen: wat zijn de aanspraken
die klanten maken op zorg; wat zijn de indicaties bijvoorbeeld? Wat zijn de indicaties of DBC’s
waar de klanten recht op hebben?
Welke ingrediënten hebben we dan?
• Startdatum en einddatum van de periode waarover de vergelijking wordt uitgevoerd
• Aantallen klanten
• Ingangsdata van de zorg van deze klanten
• Einddata van de zorg van deze klanten
• Minimale omvang van de zorgvraag van deze klanten, uiteengezet per minimale deskundigheden
• Maximale omvang van de zorgvraag van deze klanten, uiteengezet per minimale deskundigheden
Rekenmethode
• Reken per klant uit:
- Hoeveel uur er minimaal per klant moet worden ingezet (op basis van de aanspraak)
- Hoeveel uur er maximaal moet worden ingezet (op basis van de aanspraak)
• Reken uit hoeveel dagen van deze aanspraak er binnen de te onderzoeken periode zit.
Vergelijk hiervoor op klantniveau de ingangsdatum van de zorg met de startdatum van de
vierkantsvergelijking. Vergelijk ook de einddatum van de zorg met de einddatum van de
vierkantsvergelijking.
- Is de startdatum zorg < = ingangsdatum vierkantsvergelijking; reken dan vanaf de ingangsdatum
- Is de startdatum zorg > ingangsdatum vierkantsvergelijking; reken dan vanaf de startdatum zorg
(bereken hoeveel dagen niet moeten worden meegenomen)
- Is de einddatum zorg > = einddatum vierkantsvergelijking; reken dan tot de einddatum
- Is de startdatum zorg < einddatum vierkantsvergelijking; reken dan tot de einddatum zorg
(bereken hoeveel dagen niet moeten worden meegenomen)
- Stel nu vast per klant hoeveel dagen er moeten worden meeberekend binnen de periode van de
vierkantsvergelijking
6 Tool | Vierkantsvergelijking

7. • Reken per functie / product binnen deze indicatie / DBC uit hoeveel uur er gemiddeld per dag
geleverd moet worden minimaal en maximaal
• Vermenigvuldig dit met het aantal dagen
• Stel vast hoeveel uur er per functie / product er minimaal en maximaal geleverd moet worden
per klant
• En tel dit op naar de totalen. Nu weet u wat de totale minimale en maximale omvang van de
zorgvraag is
• Sla dit om naar de deskundigheden; weet hoeveel uur u minimaal en maximaal van welke
deskundigheden aanwezig moet zijn (geweest)
Deel 2 BESCHIKBARE FORMATIE
Vragen vooraf:
• Is het duidelijk hoeveel medewerkers er daadwerkelijk betrokken zijn geweest (in loondienst of
middels een overeenkomst van opdracht) over een bepaalde periode?
• Is het duidelijk per medewerker voor hoeveel uur hij of zij is ingezet of voor hoeveel uur
(minimaal, gemiddeld, maximaal) zijn ingezet zullen gaan worden (zie ook onderzoeksonderwerp
‘begroting’)? Let op: dit kan zichtbaar worden op basis van urenregistraties of – wanneer er niet
per dag per medewerker per klant wordt geregistreerd – op basis van contracten. In dat laatste
geval dient hier de directe zorg tijd te worden berekenend. Daarvoor is er aanvullend nog de
productiviteitsfactor nodig. In deze factor moeten de componenten ‘verlof’ (conform CAO) en
‘ziekte’ (conform verzuimpercentage van de organisatie) zijn meeberekend.
• Is dat aantoonbaar te maken middels overeenkomsten en loonstroken/facturen (zie ook
onderzoeksonderwerp ‘realisatie’)?
• Is het duidelijk welk deskundigheidsniveau deze medewerkers hebben per individu (zie ook
onderzoeksonderwerp ‘diploma en BIG’)?
• Is het duidelijk wat de exacte startdata en einddata van deze inzet per medewerker is?
Welke ingrediënten hebben we dan?
• Het aantal uur over de totale te onderzoeken periode per medewerker
• De deskundigheidsniveaus per medewerker
• Productiviteitsfactor (indien er niet met urenregistraties van directe zorg door medewerkers is
gewerkt).
Rekenmethode
• Reken per medewerker uit hoeveel dagen van de dienstperiode er binnen de te onderzoeken
periode zit. Vergelijk hiervoor op medewerkerniveau de ingangsdatum van de levering met de
7Tool | Vierkantsvergelijking

8. startdatum van de vierkantsvergelijking. Vergelijk ook de einddatum van de levering met de
einddatum van de vierkantsvergelijking.
- Is de startdatum levering < = ingangsdatum vierkantsvergelijking; reken dan vanaf de
ingangsdatum
- Is de startdatum levering > ingangsdatum vierkantsvergelijking; reken dan vanaf de startdatum
levering (bereken hoeveel dagen niet moeten worden meegenomen)
- Is de einddatum levering > = einddatum vierkantsvergelijking; reken dan tot de einddatum
- Is de einddatum levering < einddatum vierkantsvergelijking; reken dan tot de einddatum zorg
(bereken hoeveel dagen niet moeten worden meegenomen)
- Stel nu vast per medewerker hoeveel dagen er moeten worden meeberekend binnen de periode
van de vierkantsvergelijking
• Vul nu in hoeveel uur er in de periode is geleverd (bij directe registraties)
• Of reken uit hoeveel directe zorguren er in deze periode beschikbaar zijn bij deze medewerker
minimaal en maximaal (in geval van min-maxcontracten of 0-urencontracten. In dit geval
bereken ook mee wat de gemiddelde inzet is om zo wel een zuiver beeld te krijgen).
Vermenigvuldig hiervoor het aantal contracturen met het productiviteitspercentage.
• Vermenigvuldig dit met het aantal dagen binnen de onderzoeksperiode
• Stel vast hoeveel uur er totaal per deskundigheidsniveau in de onderzoeksperiode is geleverd
(of: beschikbaar is)
Deel 3 CONCLUSIES
Welke ingrediënten hebben we nu?
• Benodigd aantal uren in de onderzoeksperiode per deskundigheid minimaal en maximaal (en
bereken ook: gemiddeld) en totaal voor alle deskundigheden
• Beschikbaar aantal uren in de onderzoeksperiode per deskundigheid (minimaal en maximaal bij
min- max-contracten. Bereken ook: gemiddeld) en totaal voor alle deskundigheden
Rekenmethode KWANTITEIT
• We analyseren alleen eerst de totalen om iets te kunnen zeggen over de kwantiteit.
• Zet op een apart blad de totalen op een rij:
Aantal uren Klantvraag en Aantal uren Omvang inzet – minimaal
Aantal uren Klantvraag en Aantal uren Omvang inzet – gemiddeld
Aantal uren Klantvraag en Aantal uren Omvang inzet – maximaal
• Analyseer nu eerst op deze totalen.
8 Tool | Vierkantsvergelijking

9. Is het aantal uren Omvang inzet lager dan de benodigde zorguren minimaal?
>> in dat geval is er wel een risico voor de rechtmatigheid van de declaraties en de kwaliteit, maar niet
voor de bedrijfsvoering/ continuïteit (alleen in directe financiële zin op de korte termijn welteverstaan).
Kwantiteit – Rechtmatigheid –
Kwaliteit –
Continuïteit +
Is het aantal uren Omvang inzet gelijk of hoger dan de benodigde zorguren minimaal maar niet hoger dan
maximaal?
>> in dat geval is er geen direct risico op de drie onderdelen ‘rechtmatigheid’, ‘kwaliteit’ en ‘continuïteit’.
Kwantiteit + Rechtmatigheid +
Kwaliteit +
Continuïteit +
Is het aantal uren Omvang inzet hoger dan de benodigde zorguren maximaal?
>> in dat geval is er geen risico voor de rechtmatigheid van de declaraties en de kwaliteit, maar wel voor
de bedrijfsvoering/ continuïteit.
Kwantiteit +/- Rechtmatigheid +
Kwaliteit +
Continuïteit -
Dit geldt voor wat betreft de totalen en dus over de kwantiteit.
Rekenmethode KWANTITEIT en KWALITEIT
• We betrekken nu ook de ‘kwaliteit’ in het model.
• Analyseer nu per deskundigheidsniveau
Nu kunnen we nog één stap verder om dit namelijk per deskundigheidsniveau nader te bekijken.
Let hierbij goed op wat de contractafspraken zijn. Er wordt een volgende component aan de berekening
toegevoegd: de contractafspraken. Een klantvraag kan bijvoorbeeld volledig HBO zijn en de medewerkers
idem, maar de financier kan bijvoorbeeld maar 60% HBO uitbetalen en 40% MBO.
- Inventariseer daarom eerst of hierbij bijzondere contractafspraken aan ten grondslag liggen
(zogenaamde productmix)
9Tool | Vierkantsvergelijking

10. • Zet op een apart blad de totalen op een rij per deskundigheidsniveau:
Aantal uren Klantvraag, aantal uren contract en Aantal uren Omvang inzet – minimaal
Aantal uren Klantvraag, aantal uren contract en Aantal uren Omvang inzet – gemiddeld
Aantal uren Klantvraag, aantal uren contract en Aantal uren Omvang inzet – maximaal
• Heb hierbij goed scherp hoe de verhoudingen liggen.
Is het aantal uren Omvang inzet bij het minimale deskundigheidsniveau lager dan de benodigde zorguren/
te betalen zorguren minimaal?
>> in dat geval is er een dubbel risico voor de rechtmatigheid van de declaraties en de kwaliteit, maar niet
voor de bedrijfsvoering/ continuïteit (alleen in directe financiële zin op de korte termijn welteverstaan).
Zowel op omvang uren (kwantiteit) als op inzet van deskundigheden(kwaliteit) wordt er onder de
ondergrens gescoord.
Kwantiteit – Rechtmatigheid –
Kwaliteit – Kwaliteit –
Continuïteit +
>>wanneer er wel te weinig uren worden geboden, maar wel door het juiste deskundigheidsniveau dan is
er wel een risico voor kwantiteit, maar minder voor de kwaliteit
Kwantiteit – Rechtmatigheid –
Kwaliteit + Kwaliteit –/+
Continuïteit +
Is het aantal uren Omvang inzet gelijk of hoger dan de benodigde zorguren minimaal maar niet hoger dan
maximaal?
>> en worden de juiste deskundigheden ingezet? In dat geval is er geen direct kwantitatief risico op de
drie onderdelen ‘rechtmatigheid’, ‘kwaliteit’ en ‘continuïteit’.
Kwantiteit + Rechtmatigheid +
Kwaliteit + Kwaliteit +
Continuïteit +
>> Wanneer er echter wel genoeg uren, maar niet van het juiste deskundigheidsniveau worden ingezet,
dan ontstaat er een risico op de kwaliteit, maar ook op de rechtmatigheid.
Kwantiteit + Rechtmatigheid -
Kwaliteit - Kwaliteit -
Continuiteit +
Is het aantal uren Omvang inzet hoger dan de benodigde zorguren maximaal?
>> en wanneer de juiste deskundigheden worden ingezet , dan is er op de korte termijn geen risico voor
de rechtmatigheid van de declaraties en de kwaliteit, maar wel voor de bedrijfsvoering/ continuïteit. NB
10 Tool | Vierkantsvergelijking

11. Een situatie waarbij de continuïteit in het geding is, heeft altijd effect op de kwaliteit op langere termijn,
daarom geldt deze uitspraak alleen voor de korte termijn en duidt het op een mogelijk risico op de
langere termijn.
Kwantiteit +/- Rechtmatigheid +
Kwaliteit + Kwaliteit +
Continuïteit -
>> en wanneer niet de juiste deskundigheden worden ingezet , dan is er op de korte termijn deels een
risico voor de rechtmatigheid van de declaraties en de kwaliteit (niet kwantitatief, maar wel kwalitatief),
en ook voor de bedrijfsvoering/ continuïteit.
Kwantiteit +/- Rechtmatigheid +/-
Kwaliteit - Kwaliteit +/-
Continuïteit -
11Tool | Vierkantsvergelijking

12. Analyse en conclusies
Trek nu een conclusie op basis van de volgende vragen:
Bij thema 2 van de rode draad
3.2. Levering product a.: Kan het product in beginsel geleverd zijn?
• Is op basis van de vierkantsvergelijking aantoonbaar dat er over de meetperiode voldoende inzet
beschikbaar was ten opzichte van de aanwezige zorgvraag?
Zo nee, stel dan de indicatoren bij die horen bij dit onderdeel en die vermeld zijn in de bijlage bij dit
thema van de rode draad.
Bij thema 3 van de rode draad
4. Medewerker b.: Is de omvang van de inzet aantoonbaar?
• Maakt de medewerker namens de organisatie duidelijk dat het product ook daadwerkelijk
geleverd is? Zowel kwalitatief als kwantitatief?
• Blijkt op basis van registraties van afwijkingen dat het beoogde product niet (volledig) geleverd
is?
Zo nee, stel dan de indicatoren bij die horen bij dit onderdeel en die vermeld zijn in de bijlage bij dit
thema van de rode draad.
Bij thema 4 van de rode draad
4. Medewerker b.: Is de omvang van de inzet aantoonbaar?
• Maakt de medewerker namens de organisatie duidelijk dat het product ook daadwerkelijk
geleverd is? Zowel kwalitatief als kwantitatief?
• Blijkt op basis van registraties van afwijkingen dat het beoogde product niet (volledig) geleverd
is?
Zo nee, stel dan de indicatoren bij die horen bij dit onderdeel en die vermeld zijn in de bijlage bij dit
thema van de rode draad.
12 Tool | Vierkantsvergelijking