Uitvoeren en rapporteren met planning

1. 1
Handleiding
Wat gaan we doen en hoe
leggen we verslag?
Uitvoeren en
rapporterenMet planning

2. 2
Dagelijks ben je met jouw cliënten en trajecten (werkprocessen) aan de slag.
Je rapporteert inhoudelijk wat je hebt gedaan met en voor de cliënt en je legt daarbij ook je tijd vast.
Aan de slag met de cliënt
- Een rapportage koppel je aan het moment – datum – dat het
contact heeft plaatsgevonden.
- Rapportages vormen zo achteraf een weergave van wat er aan
contact is geweest.
- Rapportages kunnen goed dienen als middel voor
vroegsignalering. Rapporteren om te rapporteren is niet heel zinvol.
Wanneer je de informatie kunt gebruiken om signalen uit af te leiden
of goed te kunnen evalueren, dan draagt het veel meer bij aan een
methodisch sterk zorg- of dienstverleningsproces.
-Bij een rapportage leg je ook je tijd vast, want zo kan het contact
ook declarabel gemaakt worden én heb jij meteen input vastgelegd
voor je urenstaat.
De belangrijkste zaken rondom het vastleggen van rapportages zijn:
- Rapporteren is het maken van een contactverslag. Het is het vastleggen van wat er is besproken,
van wat er is gebeurd of hoe het contact is gegaan.
- Rapporteren doe je zo snel mogelijk nadat het contact is geweest, want dan is de informatie vers.

3. 3
Omdat het traject al vooraf uitgestippeld is, heb jij in jouw medewerkerportaal inzichtelijk wat er voor wie op welk
moment (ongeveer) op de rol staat. Bij aanvang van het traject heeft de verantwoordelijke een traject uitgestippeld
door alle verschillende onderdelen (activiteiten) die we aan de klant leveren vooruit al weg te plannen en toe te
bedelen. We hebben zo het hele product dat we bieden uit ‘bouwstenen’ opgebouwd en weggezet.
Groepsactiviteiten vinden op vaste momenten plaats en die kunnen we op die manier al helemaal plannen.
Individuele begeleiding is misschien meer ‘open’ en voor exacte momenten
aan de klant en begeleider samen om te bepalen.
We hebben dat dan wel ergens in de week weg gepland, zodat je er als
begeleider wel aan herinnerd wordt.
Jouw planning als vertrekpunt

4. 4
Het totale traject is dus in het dossier van de klant gepland. Jij ziet jouw aandeel
in dit traject vervolgens in jouw planning terug.
Jouw planning als vertrekpunt
Dat kan zijn in de agenda van de
Qsuite, maar het beste kan je dit zien in
het mobiele medewerkerportaal.
Daar zie je per dag de
planning onder elkaar.
Klik je op de afspraak,
dan kan je daar inhoudelijk
rapporteren, je kunt eventueel
de datum en tijd aanpassen
en je kunt de status wijzigen
plus jouw daadwerkelijke
levering bevestigen.
Doordat je dat doet, wordt
jouw planning omgezet in levering en
kunnen we die informatie gaan
gebruiken voor de facturatie en ook
voor de salarisadministratie.

5. 5
Checken
Houd op gezette momenten in de gaten of dat wat je
levert en registreert nog steeds binnen de afspraken
valt. Je kunt hiervoor het tabblad Planning en Realisatie
bekijken.
Het berekenen van het budget
wordt binnenkort toegevoegd.
We zijn nog even aan het
kijken of het rekenwerk ‘s
nachts moet plaatsvinden of
met een extra knop kan worden
uitgevoerd, om zo het systeem
niet onnodig traag te maken.

6. 6
De leer- en werkomgeving Qsuite worden mogelijk gemaakt en onder licentie uitgebracht door
de Novire, kenniscentrum.
Novire doet dit onder andere door middel van de Improvement Academy.
De Improvement Academy ontwikkelt en beheert opleidingen in de Qsuite-leeromgeving op
basis van het landelijk door de Raad voor Accreditatie geaccepteerde Improvement Model.