Medewerker Wizard- Compleet

1. 1
Handleiding
Improvement Academy
Hoe vul ik de
Medewerker
wizard?

2. 2
Inhoud
1. Denkmodel
2. Toetsing en inrichting
3. Toetsing
4. Hoe komen we tot een score?
5. De basis: het vullen van het selfassessment
6. De medewerker Wizard

3. 3
1.
Een denkmodel

4. 4
Het denkmodel
1. Het Improvement Model is het nieuwste kwaliteitsmodel voor de zorg- en welzijnssector;
2. In de kern is het een denkmodel van Novire;
3. Het denkmodel helpt ‘180-graden-andersom’ te denken en te werken:
- Van organisatie-gestuurd naar klant-gestuurd;
- Van aanbod naar vraag;
- Van publiek naar privaat;
- Van bureaucratisch naar ondernemend;
- Van star naar flexibel en dynamisch.
4. Aanleiding: is het mogelijk om ‘andersom’ te denken
en het in alle finesses, inclusief alle wet- en regelgeving,
door te voeren? Om zó ruimte voor klant, medewerker en daarmee ook de organisatie te
creëren?
5. Proces: er was een lang proces voor nodig om deze aannames en veronderstellingen te
staven, te testen en in de praktijk te valideren.
6. Uitkomst: ja, het is mogelijk en ja, het levert prachtige resultaten op!

5. 5
2.
Toetsing en inrichting

6. 6
Toetsing en inrichting
Toetsing
Formele certificering van organisaties en
professionals op basis van een norm
(certificatieschema).
Score en kleur wordt onafhankelijk
vastgesteld door een gecertificeerde
auditor.
Inrichting
Eerst moet je aan de normen gaan
voldoen. De scores gaan over resultaten
en uitkomsten. In de praktijk moeten de
uitkomsten goed. Om daarbij te helpen,
is er het inrichtingskader.

7. 7
3.
Toetsing
(kan leiden tot certificering)

8. 8
Toetsing: een toetsingskader
Het toetsingskader
Het blauwe boekje
1. Bevat normen die beschrijven waaraan een organisatie moet voldoen (normenschema);
2. De normen zijn concreet gemaakt in een hele set aan indicatoren (indicatorenset).
3. Er is een certificatieschema, welke beschrijft hoe een organisatie getoetst en
gecertificeerd kan worden (certificatieschema).
De indeling van de normen en indicatoren is
op basis van de 7 hoofdstukken:
Klant – Missie – Product – Medewerker –
Middelen – Financiën – Organisatie.

9. 9
Toetsing: de schemabeheerder
De schemabeheerder
1. Dit blauwe boekje is ontwikkeld en wordt beheerd
door stichting Beheer Improvement Model.
2. Deze stichting heeft van Novire het recht en de
opdracht gekregen om het denkmodel
Improvement Model te ontwikkelen en beheren als
een certificatieschema (toetsingsinstrument).

10. 10
Toetsing: stichting BIM
De schemabeheerder
1. Stichting BIM vervult dus de rol als schemabeheerder.
2. Als schemabeheerder wordt het schema en de stichting getoetst
door de Raad voor Accreditatie.

11. 11
Toetsing: College van Deskundigen
1. Stichting BIM werkt samen met een College van Deskundigen.
2. Dit is een eis vanuit de norm van de Raad voor Accreditatie.
3. Maar eerst vooral heel waardevol!
4. Brede kennis en expertise wordt ingezet.

12. 12
Schemabeheerder
Ontwikkelt, beheert en onderhoudt het
certificatieschema – Improvement Model
Certificerende instelling
Bijvoorbeeld een TUV,
Kiwa of Lloyds.
Auditoren van deze CI
toetsen organisaties. CI
werkt volgens het schema.
CI werkt alleen met
persoonlijk gecertificeerde
auditoren die door BIM
gecertificeerd zijn.
Raad voor Accreditatie
Toetst de schemabeheerder
(en accepteert deze),
Toetst de certificerende
instelling (en accrediteert
deze).
Zorgorganisatie
Voldoet aan de normen in het schema, laat zich
toetsen door een CI en ontvangt certificaat
Toetsing: wie zijn er betrokken?

13. 13
Stichting BIM
Leidt auditoren op en toetst hen.
Kent persoonlijke certificeringen
toe. Conform de eisen die onder
controle van de RvA staan. Er is
geen andere schemabeheerder in
de zorg die dat doet. BIM zet
hiervoor de Novire Academy in.
Certificerende instelling
Zet alleen gecertificeerde auditoren in.
Gecertificeerde auditoren

14. 14
4.
Hoe komen we tot een
certificering?

15. 15
Certificering en score
Gecertificeerd?
1. Als organisatie voer je een self-assessment
uit en dit leidt tot het gevulde dashboard.
2. Wanneer er op alle zeven hoofdstukken
meer dan 50% gescoord is (rood tot 50%,
oranje tot 75% en groen vanaf 75%).
3. Scores komen tot stand op basis van alle
indicatoren uit de indicatorenset van het
Improvement Model: uit alle klantdossiers,
alle medewerkersdossiers en het
organisatiedossier.
4. Alle scores op alle actuele dossiers leveren
een geaggregeerde score op.

16. 16
Certificering en score
Gecertificeerd?
1. Zelf kan je alle scores groen vullen door
de wizards per klantdossier,
medewerkersdossier en
organisatiedossier te vullen.
2. De auditor toetst de betrouwbaarheid aan
de hand van de Beoordelingsrichtlijn (‘de
rode draad’). Onbetrouwbaarheden of
onjuistheden aangetroffen? Dan
waardeert de auditor de score af naar 0.
3. Er blijft dan een eindscore over; die score
bepaalt je certificering.

17. 17
5.
De basis:
het vullen
van het self-
assessment

18. 18
Wizard vullen
Het vullen van het self-assessment
1. In het dossier (in de Qsuite)
van de klant (per klant), van
de medewerker (per
medewerker) en van de
organisatie (1 keer) komen
alle indicatoren voor.
Ze zijn ingedeeld in een
logisch proces en komen
overeen met de indicatoren
uit de indicatorenset. 2. Door de wizard toets je de
volledigheid, tijdigheid en juistheid
van de dossiers

19. 19
Wizard vullen
Het vullen van het self-assessment
1. Iedere indicator wordt in detail
toegelicht achter het blauwe rondje
met het vraagtekentje.
2. Maar dat zijn de details; wat is nu de
grote lijn? En hoe leer je de taal
kennen? In deze slides daarom per
onderdeel de hoofdlijn.

20. 20
Wizard vullen
Het vullen van het self-assessment
1. En wanneer vul je de wizard?
2. Eén keer veel werk, maar advies is om het te koppelen aan de evaluatie van het plan.
3. Doorloop dan de wizard en werk de inhoud bij.

21. 21
6.De Medewerker Wizard

22. 22
Wizard vullen
Identiteit en Binding
Identiteit en Binding
De identiteit van de medewerkermoet tijdig zijn vastgesteld en daarom moeten ook de persoonsgegevens
volledig zijn geregistreerd.
Bovendien moet er een geldig contract zijn
en is de betrouwbaarheid van de
medewerker vastgesteld?

23. 23
Wizard vullen
Waardenmedewerker
Deskundigenbekwaam
Deskundigheid
Is de deskundigheid en de bekwaamheid van de medewerker
aantoonbaar? Zijn de gegevens over opleidingen en ervaringen
volledig vastgelegd in het dossier?
Heeft de medewerker wel een
passende opleiding voor de
activiteiten die worden geboden?
Is de medewerker lid van een
beroepsvereniging en zijn er
geen bijzonderheden rondom
het BIG register? Dit soort
onderdelen worden uitgevraagd
in dit deel van de wizard.
Waarden medewerker
Is er zicht op wat de medewerker belangrijk vindt? Over waar de medewerker goed in is? Zodat
de kwaliteiten van de medewerker ook goed gematcht kunnen worden met wat de klant nodig
heeft? Komen de waarden van de medewerker ook overeen met wat de organisatie belangrijk
vindt? Is er dus een goede match?

24. 24
Wizard vullen
Verantwoordelijkheden
Is duidelijk door een taakomschrijvingwelke verantwoordelijkheden de
medewerker heeft?
Planning
Is duidelijk hoe de medewerker is
gepland? Welke afspraken er zijn
over wanneer de medewerker werkt
of oproepbaaris? Komen de
planningen overeen met de
afspraken in het contract over
hoeveel uur de medewerker zou
moeten werken? Niet te veel en niet
te weinig? En klopt de planning van
de medewerker doorgaans met wat
de klant vraagt van de
medewerkers van de organisatie?
Verantwoordelijkheden
Planning
Gedragscode
Heeft de medewerker
een gedragscode
ondertekend en weet de
medewerker ook wat
een gedragscode
van hem of haar
vraagt?
Gedragscode

25. 25
Wizard vullen
Levering
Match klant en medewerker
Daar waar het in de vorige onderdelen van de wizard nog wat algemeen was en
vooral ‘vooraf’ geformuleerd (dat wil zeggen: kloppen de uitgangswaarden nog
voordat de medewerker echt aan de slag gaat?) kijken we nu naar hoe het op
dit moment dan in de praktijk gaat wanneer de medewerker wel echt aan de
slag is, dus ingepland is en de werkzaamheden uitvoert. Is er een match
tussen deze medewerker en zijn of haar klanten op het gebied van waarden?
Dus ten aanzien van wat iemand belangrijk vindt? Is de manier van zorg
verlenen van de medewerker ook overeenkomstigmet wat de klant wil of nodig
heeft? Dus kan je bijvoorbeeld ‘met de handen op de rug’ zorg verlenen
wanneer dat passend is?
Of juist stimuleren wanneer een klant dat nodig heeft?
En heeft de medewerker wel het juiste deskundigheidsniveau?
Matchklantenmedewerker

26. 26
Wizard vullen
Kwantitatief
En verantwoordt de medewerker zich ook goed qua uren?
Is aantoonbaar dat de geplande zorg ook daadwerkelijk is geleverd?
Bijvoorbeeld op basis van urenregistraties of het registerenvan geleverde
trainingen of groepsbijeenkomsten?
Klopt deze
urenverantwoording
met wat we in het
productportfolio
bedacht hebben?
Tenslotte; heeft de
klant inzage in deze
verantwoording
wanneer hij of zij
dat wenst?
Kwalitatief
Draagt de medewerker er zorg voor dat alles wat de
medewerker doet op de juiste manier wordt verantwoord?
En in dit geval dus inhoudelijk? Zijn er de juiste
overdrachtsrapportages bijvoorbeeld?
Kwalitatief
Kwantitatief

27. 27
Wizard vullen
Gehanteerde methodieken
Gebruikt de medewerkerde methodieken en
protocollen zoals die in het productportfolio
zijn bepaald?
Afwijking levering
Wanneer de levering
(uitvoering) van de zorg
afwijkt van wat er van
tevoren (bij de
planning) is bedacht, is
dat dan bekend? Zijn er
weloverwogen keuzes
gemaakt?
Methodieken
Afwijkinglevering

28. 28
Wizard vullen
.
Meldingen van incidenten
Zijn meldingen van incidenten, risico’s en onveilige situaties?
Doet de medewerker daar dan melding van? En worden die
meldingen dan ook adequaat opgepakt? Worden er maatregelen
genomen om de onveilige situaties te voorkomen?
Registratie en signalering
Worden andere signalen en
verbetermogelijkhedenook goed opgepakt?
Meld de medewerker deze situaties?
Informeert de medewerker in dit soort
gevallen ook de klant, diens netwerk
en andere betrokken professionals?
Registratie
Meldingenvanincidenten

29. 29
Wizard vullen
.
Bejegening
Stelt de medewerkerzich naar de klant(en) op zoals ook de
klant wenst? Geeft de klant dit ook aan in
tevredenheidsmetingen?
Bejegening

30. 30
Wizard vullen
.
Ontwikkeling
Evaluatiegesprek
Is er op tijd een evaluatiegesprek met de
medewerker gevoerd? Dit kan een
functioneringsgesprek zijn, maar ook een
coaching gesprek. Wordt dit minimaal jaarlijks
gedaan? Worden in deze gesprekken de
uitkomsten van de processen betrokken? En
wordt er goed verslag van gelegd en is het de
basis voor de verdere persoonlijke
ontwikkeling?
Evaluatiegesprek

31. 31
Wizard vullen
.
Waarden en gedrag
Wordt door de klanten aangegeven dat ze positief zijn over het gedrag van de
medewerker en ook over de waarden die de medewerker uitdraagt?
Waardenengedrag
Persoonlijkontwikkeling
Persoonlijke ontwikkeling
Is er een plan voor de persoonlijke ontwikkeling? Sluit dit aan
op de uitkomsten van de gesprekken en is er aandacht voor
opleiding en training? En wordt er dan ook aantoonbaar aan het
plan gewerkt?

32. 32
Wizard vullen
.
Ontwikkeling
WaarderingMedewerker
Waardering medewerker
Is er minimaal één keer per twee jaar een anonieme
tevredenheidsmeting uitgevoerd?
En is er aantoonbaar iets gedaan met de
verbetervoorstellen die daaruit naar voren kwamen?

33. 33
Wizard vullen
Communicatie
Communicatie door de medewerker
Heeft de medewerker gecommuniceerd volgens het beleid
dat de organisatie daarvoor heeft vastgesteld?
En sluit de medewerker aan op wat de klant aangeeft in de
waarderingsmeting? Zit hier dus een vorm van
verbetering in?

34. 34
De Improvement Academy is een product van Novire,
kenniscentrum en strategisch adviesbureau.
De Improvement Academy ontwikkelt en beheert
opleidingen op basis van het landelijk door de Raad
voor Accreditatie geaccepteerde Improvement Model.