Procesontwerp inrichting leer- en werkomgeving Zorgpartners | Ambulante begeleiding met wonen

Procesontwerp Inrichting Qsuite, versie 5, 17 augustus 2016
Pagina 1 van 27
Ontwerp inrichting
Leer- en werkomgeving
Ambulante begeleiding met wonen
Procesontwerp
Hulpmiddel om te komen tot een kloppende inrichting van het werkproces van
de zorgpartners binnen de Qsuite

Pagina 2 van 27
Versiebeheer
Versienummer Datum Toelichting
4.0. 2 augustus 2016 Basisontwerp, laatste versie aangepast op specifieke eisen
Ambulante Begeleiding met Wonen (in dit geval voor
Victory Centre).
Afgestemd op eerder uitgewerkt inrichtingsontwerp. (bijlage
bij dit document)
5.0. 17 augustus 2016 Het jaarplanningsschema is verder doorontwikkeld. In de
beide kolommen zijn alle onderdelen opgenomen die in de
jaarplanning van zowel Lelie zorggroep/Novire als die van
de zorgpartner (op niveau management systeem) in het
systeem zijn ingevoerd. De link is gelegd naar het planbord
in het projectmanagementsysteem waar deze algemene
triggers (wat moet er op welk moment in het jaar
gebeuren?) op individueel zorgpartnerniveau in de juiste
details wordt weg gepland, gemonitord en erover wordt
gerapporteerd.

Pagina 3 van 27
Procesontwerp totaaloplossing
De totaaloplossing bestaat uit drie onderdelen / omgevingen. In dit procesontwerp werken we één van
de omgevingen nader uit. Het procesontwerp is de basis voor de inrichting van de applicatie.
Omgeving 1 Leer- en werkomgeving per zorgpartner
In de eerste plaats de leer- en werkomgeving van de zorgpartner. Hier worden de primaire en
ondersteunende processen van de zorgpartner in gefaciliteerd. Klantdossier, medewerkersdossiers en
de toetsing daarop vindt plaats in deze omgeving. Het is een aparte database per zorgpartner, zodat
persoonsgegevens goed gescheiden blijven.
Iedere organisatie, iedere zorgpartner, is uniek. We hanteren een procesontwerp per type organisatie
(kleinschalig wonen, V&V thuis, begeleiding thuis) als basis. In de inrichting per zorgpartner is dit
basisontwerp verder te verfijnen of te combineren (door middel van verschillende klantprofielen), zodat
er een maatwerkinrichting ontstaat binnen een uniform raamwerk.
In dit document vindt u het procesontwerp van het Kleinschalig wonen.
Omgeving 2 Overkoepelend kwaliteitssysteem voor alle zorgpartners
In het tweede systeem wordt het overkoepelende kwaliteitssysteem voor de zorgpartners gefaciliteerd.
Die onderdelen die voor alle zorgpartners gelden worden hierin gefaciliteerd. Voordeel is dat het
systeem maar op één plaats onderhouden hoeft te worden. Daar waar het kwaliteitssysteem echt
maatwerk per organisatie vraagt, kan dit weer in de lokale omgeving van de zorgpartner (omgeving 1)
worden geregeld. Uitgangspunt is: uniform in systeem 2 waar dat kan, maatwerk in systeem 3 alleen
wanneer dat echt moet.
Omgeving 3 Projectmanagementsysteem voor Lelie zorggroep
Al deze omgevingen dienen beheerd en onderhouden te worden. De omgeving verandert snel, nieuwe
vragen komen op de organisaties af. Het ‘geheim van de smit’ is het vertalen van deze eisen naar het
reguliere werkproces in de leer- en werkomgeving per zorgpartner. Zodat we niet stapelen, maar
samenhang aanbrengen. Dat proces faciliteren we door een overkoepelend verbeter- en
releasemanagement.
Ook de relaties en de doelstellingen per zorgpartner (per project) moet slim en handig worden
gemanaged. Door proactief te werken, voor de wagen uit, kan er winst behaald worden.
Standaardisatie waar dat kan en alleen afwijken van de vaste route wanneer dat echt moet.
De jaarcyclus is hierbij leidend. Het projectmanagementsysteem faciliteert de betrokken medewerkers
van de Lelie zorggroep (en Novire) in het:
(1) inrichten van de leer- en werkomgeving per zorgpartner,
(2) het toetsen van de uitkomsten van de processen bij de zorgpartners middels de Improvement

Pagina 4 van 27
Scan,
(3) het begeleiden van de zorgpartner bij de opvolging van de verbeterpunten uit de Improvement
Scans,
(4) het uitvoeren van de acties die nodig zijn om de overstijgende releasecyclus (verbetercyclus) uit te
voeren.
Jaarcyclus
De jaarcyclus vanuit de Lelie zorggroep is als volgt opgebouwd:
Ontwikkelingen
extern / intern
Releasecyclus Improvement Model
(in jaarplanning projectmanagement
voor Lelie zorggroep en Novire)1
Zorgpartner
(in jaarplanning management
systeem voor alle zorgpartners)
Januari Toetsingskader IGZ
Uitvoeren kwartaalcontrole productie
per zorgpartner (trigger per
zorgpartner)
Uitvoeren werkplan en begroting
huidig jaar
Kwartaalcontrole productie
beoordelen en opnemen
verbeteracties in verbeterregister
Iedere maand rond de 20e van de
maand
Controleren productie-bestanden
en terugkoppelen bevindingen
indien van toepassing (formulier)
Februari Overdracht uitkomsten BO’s
voorgaande 6 maanden
Uitvoeren RIE*
Uitvoeren ontruimingsoefening en
contact met de brandweer over
brandveiligheid*
Maart Uitbrengen tussenrelease
Inplannen voorbereiding zorgpartners
Improvement Scan (onderdeel 2 uit
planbord)
Nieuwe onderdelen leeromgeving
doorlopen
Opnemen effecten van
tussenrelease op interne
organisatie in verbeterregister
Evaluatie voortgang
verbeterregister
Voorbereiden Improvement Scan
(indien in voorjaarsronde gepland)
door vullen wizards
April Improvement Scan –
voorjaarsronde
Inventarisatie begroting aankomend
jaar
Uitvoeren Improvement Scan
(voorjaarsronde) (onderdeel 3 uit
planbord)
Plannen en uitvoeren bestuurlijke
overleggen (voorjaarsronde)
(onderdeel 3 uit planbord)
Aanlevering inventarisatie begroting
komend jaar
1 Na ontvangst van het signaal uit de jaarplanning, gaan de medewerkers van de Lelie zorggroep en
Novire aan de slag om de bij de ‘trigger’ behorende activiteiten uit de releasecyclus per zorgpartner in
te plannen in het projectmanagementsysteem. De zorgpartner heeft inzage in de gesplande
activiteiten in een overzichtspagina.

Pagina 5 van 27
Inplannen opvolging Improvement
Scan (voorjaarsronde) door
zorgpartner in planbord (onderdeel 4
uit planbord)
Plannen begeleiding naar aanleiding
van Improvement Scan
(voorjaarsronde), indien van
toepassing (onderdeel 6 uit planbord)
Mei
Opnemen verbeteracties naar
aanleiding Improvement Scan in
verbeterregister (indien zorgpartner
in deze ronde getoetst is)
Juni Inkoopeisen nieuwe
contracten bekend
Verzamelen inkoopeisen centraal
en opstellen concept overzicht
inkoopeisen aankomend jaar
(onderdeel 7 planbord)
Presenteren inkoopeisen aan de
zorgpartners
Ontvangen concept inkoopeisen
komend jaar
Evaluatie voortgang
verbeterregister
Opstellen inventarisatie
beleidsonderwerpen op basis van de
inkoopeisen en –criteria en
ontwikkelen inventariserende
screenings : huidige situatie en ideeën
bij de zorgpartners
Invullen inventariserende
screenings voor aankomende
release
Analyseren ingevulde inventariserende
screenings en vaststellen structurele
oplossing
Juli Kwartaalcontrole productie
Augustus Overdracht uitkomsten BO’s
voorgaande 6 maanden
Evaluaties met ketenpartners*
Evaluatie met leveranciers*
Uitkomsten evaluaties met
leveranciers en ketenpartners
opnemen in het verbeterregister*
Evaluatie uitkomsten arbobeleid
met arbo-commissie*
Integreren oplossing n.a.v.
inkoopbeleid in de Qsuite, aanpassen
leeromgeving
Ontwikkelen nieuwe release
Publicatie en nieuwe uitrol nieuwe
release

Pagina 6 van 27
September Contractafspraken Definitief overzicht inkoopeisen
aankomend jaar
Formeren ‘meedenkgroepen’ vanuit de
zorgpartners t.b.v. nieuwe release
Presenteren definitieve inkoopeisen
aan de zorgpartners
Ontvangen definitieve inkoopeisen
komend jaar
Deelnemen ‘meedenkgroepen’
vanuit de zorgpartners t.b.v. nieuwe
release
Evaluatie voortgang
verbeterregister
Presentatie en uitrol nieuwe release
Nieuwe onderdelen leeromgeving
doorlopen
Opnemen effecten van nieuwe
release op interne organisatie in
verbeterregister
Voorbereiden Improvement Scan
(indien in najaarsronde gepland)
door vullen wizards
Oktober Improvement Scan –
najaarsronde
Uitvoeren Improvement Scan
(najaarsronde) (onderdeel 3 uit
planbord)
Plannen en uitvoeren bestuurlijke
overleggen (najaarsronde) (onderdeel
3 uit planbord)
Inplannen opvolging Improvement
Scan (najaarsronde) door zorgpartner
in planbord (onderdeel 4 uit planbord)
Plannen begeleiding naar aanleiding
van Improvement Scan (najaarsronde),
indien van toepassing (onderdeel 6 uit
planbord)
Werkplan en begroting definitief
opmaken aankomend jaar
Uitvoeren medewerkers-
tevredenheidsonderzoek*
November Voorbereiden teamleden op nieuwe
release – doornemen leeromgeving
Opnemen verbeteracties naar
aanleiding Improvement Scan in
verbeterregister (indien zorgpartner
in deze ronde getoetst is)
December Voorbereiden teamleden op nieuwe
release – doornemen leeromgeving
Opnemen acties werkplan komend
jaar in verbeterregister
Evaluatie voortgang
verbeterregister
*Bij de activiteiten met een sterretje is het zo dat de periode in het jaar waarin de activiteit wordt
uitgevoerd zou kunnen verschillen per organisatie. De Lelie zorggroep geeft in haar centrale
jaarplanning een vast moment aan. De zorgpartner kan in haar decentrale omgeving – in haar eigen
jaarplanning – een ander moment plannen. De activiteit dient wel uitgevoerd te worden.

Pagina 7 van 27

Pagina 8 van 27
Procesontwerp

Pagina 9 van 27
Fase 2 Mobiele app voor cliënten, het
netwerk en medewerkers
In de derde fase ontsluiten we de
applicatie via de mobiele apps voor
de cliënten, hun netwerk en de
medewerkers.

Pagina 10 van 27
Functionele beschrijving onderdelen procesontwerp
Bedrijfsproces
Input
1. Clientgegevens
1. Alle cliëntgegevens (van cliënt-personen) kunnen worden ingevoerd. Wanneer zich een cliënt
aanmeldt nog voor er een indicatie of beschikking is, dan maakt de medewerker van de zorgpartner
het dossier aan. De zorgpartner downloadt een aanmeldingsformulier uit de Qsuite en plaatst deze op
de daarvoor bestemde plaats in het dossier. Vervolgens stuurt de zorgpartner een bericht naar de
cliëntenadministratie van de Lelie zorggroep dat er een nieuwe cliënt aangemeld is. Deze
aanmeldingsprocedure verloopt geheel binnen de Qsuite, zodat er geen cliëntgegevens buiten het
systeem worden gecommuniceerd en er dus geen sprake kan zijn van een datalek. De
cliëntenadministratie van de Lelie zorggroep heeft hierbij te maken met diverse omgevingen van de
verschillende zorgpartners. Wanneer er in één van de omgevingen een bericht verzonden wordt, dan
ontvangt de medewerker van de cliëntenadministratie een berichtje in Outlook, zodat de medewerker
cliëntenadministratie weet dat er een nieuwe aanmelding is.
De medewerker cliëntenadministratie verwerkt de aanmelding in Nedap en voert het cliëntnummer van
Nedap in de Qsuite in.
2. Indicatie of beschikking
1. De cliëntenadministratie ontvangt via Nedap vanuit het landelijke berichtenverkeer een WLZ-,
WMO- of evt. JW-indicatie of beschikking. Deze wordt in Nedap via de gebruikelijke wijze verwerkt.
Door de koppeling tussen Nedap en de Qsuite worden dagelijks de gegevens van de cliënten en de
indicaties uit Nedap overgezet naar de Qsuite. Doordat de cliëntnummers (van Nedap) in de beide
systemen gelijk zijn, kan de koppeling worden gelegd. Wanneer er een indicatie of beschikking is
overgezet of gewijzigd stuurt de cliëntenadministratie een berichtje naar de zorgpartner. Wanneer de
koppeling goed functioneert en ook goed getest is, is het wellicht mogelijk de Qsuite automatisch een
notificatie naar de zorgpartner te zenden, zodat deze handeling kan komen te vervallen.
3. Cliëntafspraak
1. De indicatie is de wettelijke grondslag voor de financiering van de zorg. De organisatie biedt echter
ook een woonomgeving (huur) en (maatschappelijke) service. Over de levering van dit wonen, de
service en de zorg worden tussen de zorgpartner en de cliënt nadere afspraken gemaakt, die
gebaseerd zijn op het productportfolio van de zorgpartner. Het afnemen van alle onderdelen wordt
nauwgezet vastgelegd, zodat vanaf de basis duidelijk is dat er een scheiding is tussen deze drie
onderdelen en er ook vooraf helderheid is over welke financiering hoort bij welk product (onderscheid
publiek, privaat, wat hoort er wel bij een MPT? VPT? ZZP? Etc.).
4. Contractering zorg
1. De productieafspraken worden vastgelegd in de applicatie, zodat er vooraf ook duidelijk is wat de
uitgangspunten vanuit de contractering zijn. In fase 2 kunnen dan de budgetten (vanuit de
zorgcontractering) worden vergeleken met de daadwerkelijke realisatie, de planning en de
indicaties/beschikkingen (zie ook het onderdeel 24. management informatie).
2. Duidelijk moet bij het maken van de afspraken met de cliënt al zijn of er voldoende ruimte is binnen
de contractafspraken. Door de gegevens hier al vast te leggen, kan er ook een signalering bij de
aanname van de cliënten worden toegevoegd aan de Qsuite.
5. Landelijke (wettelijke) eisen
1. Bij het indiceren, het plannen en het uitvoeren van de zorg wordt er gewerkt conform de landelijke
(wettelijke) eisen die aan de zorgen dienstverlening gesteld worden. De inrichting van de leer- en
werkomgeving in de Qsuite en het kwaliteitsmanagementsysteem draagt hier steeds zorg voor.
Nieuwe (wettelijke) eisen (of eisen vanuit het inkoopbeleid) worden conform de releasecyclus steeds
geïntegreerd in het reguliere proces. Zo worden nieuwe eisen niet gestapeld, maar in samenhang bij

Pagina 11 van 27
het al bestaande methodische proces gebracht.
2. De inkoopeisen van de gemeente waar de zorgpartner onder valt, worden expliciet meegenomen
en zoveel mogelijk ook verwerkt in het participatieportfolio en de metingen die binnen de Qsuite
worden uitgevoerd.
3. Vanuit de landelijke eisen wordt ook de vertaling gemaakt naar het eigen product van de
organisatie, bijvoorbeeld:
Zorgtraject
- Voortraject (maand 0)
- Eerste fase (2 maanden)
- Tweede fase (8 – 12 maanden)
- Derde fase (6 – 12 maanden)
- Vierde fase (3 – 6 maanden)
In de Qsuite wordt in de combinatie van de statussen duidelijk weergegeven in welke fase van het
traject de klant zich bevindt, maar ook of de beschikking reeds aanwezig is of dat een beschikking
helemaal niet van toepassing is. Door dat in de profielen (zwaarte) en in de statussen (fasen en
beschikking ja/nee) weer te geven is er altijd een volledig overzicht over zowel zorginhoud als
administratieve voortgang.
De statussen worden dan als volgt:
1. Aanmelding | Nog niet in zorg
2. Actief | Beschikking in aanvraag
3. Actief | Beschikking aanwezig
4. Actief | Wonen zonder begeleiding
5. Tijdelijk uit zorg
6. Archief
Ketenpartners en dossiers ketenpartners
1. Voor het leveren van de volledige zorg – op alle leefgebieden – is samenwerking met andere
organisaties of zelfstandige zorgprofessionals noodzakelijk. Werk je met een andere organisatie
samen in de keten rondom de klant, dan is dat de ketenpartner. Ketenpartners worden als
organisaties vastgelegd. Aan een organisatie kunnen één of meer personen worden gekoppeld.
2. Wanneer deze personen (of persoon) nauw betrokken zijn (is) bij één of meerdere klanten, dan
wordt er voor deze externe zorgprofessional een apart dossier aangemaakt. In het dossier worden de
samenwerkingsovereenkomsten vastgelegd, maar ook inhoudelijke notities en evaluaties vastgelegd
op het niveau van de samenwerking. Maar het belangrijkste is dat de externe zorgprofessional ook
wordt gekoppeld aan MDO’s of klantafspraken. Deze worden op basis van de planning zowel in het
dossier van de klant als de zorgprofessional vastgelegd.
6. Medewerkers en 8. Dossiers medewerkers en vrijwilligers
1. Medewerker hebben een deskundigheidsniveau, hebben opleidingen gevolgd, diploma’s behaald,
hebben een overeenkomst met de zorgpartner en zijn bekwaam en bevoegd. Ook de betrouwbaarheid
van de medewerkers wordt (middels een VOG) getoetst.
2. Door de medewerkers een volledig dossier te geven waarin al deze gegevens vastliggen, is er altijd
zicht op de kwaliteit van de ingezette medewerkers.
3. Medewerkers hebben ook een beschikbaarheid. Dit is een belangrijk ingrediënt voor de planning in
fase 2 van de inrichting. Verzuim en verlof hebben uiteraard ook invloed op de planning.
7. Vrijwilligers (en andere relaties) en 8. Dossiers medewerkers en vrijwilligers
1. Veelal wordt er ook met vrijwilligers gewerkt. Vrijwilligers hebben en krijgen een steeds grotere rol.
Vrijwilligers kunnen vanuit het netwerk van de cliënt zelf betrokken raken met de organisatie van de
zorgpartner. Ook kunnen er vrijwilligers die niet zelf persoonlijk bij een cliënt betrokken zijn, maar toch
werk willen doen in de kleinschalige woonvorm, betrokken zijn.

Pagina 12 van 27
2. In beide gevallen moet ook zorgvuldig omgegaan worden met de vrijwilligers en wordt er voor hen
een dossier aangelegd.
3. De inzet van de vrijwilligers (en de mantelzorgers) wordt ook in de Qsuite vastgelegd, zodat deze
personen ook binnen het zorgplan betrokken kunnen worden, maar ook hun inzet zichtbaar gemaakt
kan worden.
4. Het in beeld brengen van het totale netwerk rondom de cliënt is immers steeds belangrijker. Hoe
zichtbaarder dat netwerk – met de krachten en de kwetsbaarheden – is, des te meer wordt ook de
inzet van de formele zorg gelegitimeerd.
5. In de database kunnen daarom ook de gegevens van collega-organisaties, ketenpartners en
andere relaties worden vastgelegd. Personen kunnen worden gekoppeld aan organisaties. In de
dossiers van de cliënten en de projecten kunnen deze personen vervolgens ook weer gekoppeld
worden, zodat netwerken en gezinssystemen in beeld worden gebracht. Vanuit de ‘persoon’ kunnen
zo alle relaties worden gelegd, maar kan ook centraal het relatiebeheer worden uitgevoerd.
6. Zorgpartners leggen zo hun netwerk vast en maken inzichtelijk dat ze de noodzakelijke
samenwerkingen hebben, bijvoorbeeld met de specialist ouderengeneeskunde. Op organisatieniveau
wordt een samenwerking zo inzichtelijk gemaakt, maar in de klantdossiers wordt deze specialist
vervolgens ook gekoppeld, zodat deze ook een rol in het zorgplan krijgt en zo de samenwerking zowel
op strategisch als ook op operationeel niveau zichtbaar maakt.
Throughput
9. Klantdossier aanmaken
1. Nadat bij 1. Clientgegevens de persoon is aangemaakt in het systeem wordt nu ook het passende
dossier aan deze persoon toegevoegd. Verschillende klantprofielen hebben verschillende dossiers. Zo
kan er per klantprofiel (somatiek, psycho-geriatrie, enkelvoudige huishoudelijke zorg bijvoorbeeld) een
uniek dossier worden samengesteld. De inhoud van het dossier wordt afgestemd op een klantprofiel.
Het klantprofiel wordt afgeleid van de type klantvraag, het te leveren product en de daaraan
gekoppelde wet- en regelgeving. De klantprofielen worden afgestemd op de zwaarte van de
zorgvraag: dit kan licht, middel of zwaar zijn.
Plannen intakes
1. Een goed begin is het halve werk! De start van het traject waarbij de lijnen zowel qua wonen, qua
maatschappelijke zorg en daarna qua inhoudelijke zorg worden uitgezet, zijn van groot belang. Hoe
voortvarender daar kan worden doorgepakt, hoe meer de cliënt houvast en zekerheid ondervindt en
hoe meer vertrouwen in een goed traject. Het proces van de intake moet daarom heel strak
gemanaged worden.
2. Er kan onderscheid worden gemaakt in het intakeproces van de zorg, van de maatschappelijke
service en van het wonen. Omdat in de aanmeldings- en intakefase de activiteiten heel goed
chronologisch na elkaar vallen, is de voortgang en uitvoering van de activiteiten goed te managen
vanaf het planbord.
3. De activiteiten worden gepland en door deze activiteiten te plannen, kunnen ze ook in het planbord
zichtbaar worden gemaakt. De stappen uit de intakeprocedure worden hierin opgenomen. Bij de start
worden deze activiteiten al weg gepland in de agenda of het planbord. Zo is te zien welke klant in
welke fase zit. Ter illustratie een voorbeeld uit een geheel andere sector:

Pagina 13 van 27
Hiermee is het aanmeldings- en intakeproces bewaakt. Eén van de stappen in het planbord is om de
metingen uit te voeren. Vanuit de metingen wordt het plan opgesteld, het product geselecteerd en zo
start het cyclische zorgproces.
De indeling van het dossier kan ook worden opgebouwd aan de hand van de logische stappen in het
proces:
Intake
Uitvoeren
Evalueren
10. Meten zelfstandigheid, kwaliteit van leven en risico’s
1. De eerste stap in het dossier is het in beeld brengen van de huidige situatie bij de klant en diens
netwerk. De zelfstandigheid, de zorgvraag, de kwaliteit van leven en de risico’s worden gestructureerd
in beeld gebracht.
2. De vragenlijsten zijn niet alleen vragenlijsten, maar de methodiek van het Improvement Model zorgt
er ook meteen voor dat de ingevulde waarden op een valide wijze worden omgerekend naar een
uitkomstenscore. De individuele uitkomsten worden zichtbaar gemaakt in het dossier van de

Pagina 14 van 27
desbetreffende cliënt, maar zijn uiteraard ook geheel te gebruiken voor de verantwoording richting de
financiers en voor de interne sturing.
11. Beschikking aanvragen
1.In overleg met de gemeente vraagt de organisatie op basis van de uitkomsten van de metingen en
het plan de beschikking aan.
3. De zorgpartner informeert via het interne berichtenverkeer de cliëntenadministratie van de Lelie
zorggroep dat er een indicatie is gesteld. De medewerker van de Lelie zorggroep verwerkt de indicatie
in Nedap. Deze indicatie wordt daarop niet gesynchroniseerd binnen de koppeling.
12. Plan opstellen, plannen en roosteren
1. Op basis van de uitkomsten van de metingen maakt de begeleider een plan op. In het plan worden
voorsteldoelen en eventueel acties gebruikt, maar ook eigen terminologie kan worden gebruikt.
2. In het plan worden de doelen en acties vastgelegd en wordt er een onderscheid gemaakt tussen
het zelf uitvoeren door de klant, het door het netwerk uitvoeren, het inzetten van vrijwilligers, het
geven van advies, instructie en voorlichting én het overnemen door de professionele zorg. In het plan
worden ook de tijden en de frequenties vastgelegd. Deze gegevens dienen als input voor de
zorgplanning.
3. Het zorgplan heeft de klant als burger als uitgangspunt. Hierbij gelden 8 leefgebieden. Het plan sluit
zo aan op de zelfstandigheidsmeting.
4. Er wordt een negende onderdeel aan toegevoegd, namelijk Service en dienstverlening. De 8
leefgebieden vormen de basis voor de publieke zorgen begeleidingsdoelen en acties. In het negende
onderdeel ‘Service en dienstverlening’ worden de afspraken vastgelegd over de private service en
diensten die worden geboden. Deze activiteiten komen overeen met het met de klant
overeengekomen service-arrangement. Het service-arrangement wordt samen met de huur- en
zorgovereenkomst ook in het dossier van de klant geüpload, maar hier praktisch vertaald in te leveren
diensten. Voor de te leveren diensten geldt een voorstel-portfolio. Via de Melding ter Verbetering in
het kwaliteitssysteem kan de zorgpartner verzoeken om uitbreiding van dit portfolio.
Plannen van de wensen van de individuele klant
3. In het dossier van de cliënt wordt de wensplanning vastgelegd van de klant. Hierop worden de door
de klant gewenste zorgmomenten én servicemomenten in kaart gebracht. Hierdoor wordt bewaakt dat

Pagina 15 van 27
de wensen van de klant en diens familie altijd het uitgangspunt zijn voor het maken van verdere
afspraken en roostering.
4. Na de wensplanning legt de begeleider ook de planning met de klantafspraken vast. Hierbij koppelt
de begeleider de wens van de klant aan de mogelijkheden van de organisatie. De wens van de klant
komt dus altijd eerst, maar in redelijk overleg worden er in gezamenlijkheid afspraken gemaakt over
de haalbaarheid van deze wensplanning. In de klantplanning komen op klantniveau – in het dossier
van de klant dus - de wensen van de klant en de mogelijkheden van de organisatie zoveel mogelijk
samen. Het gaat hierbij om een basis-planning, een uitgangspunt. De daadwerkelijke planning en
realisatie liggen vast in het dienstrooster en in de activiteitenplanning.
Productplanning
1. In de Qsuite worden er door de organisatie een aantal producten gedefinieerd. Deze producten
komen overeen met de fasen van de begeleiding, maar bestaan uit allerlei activiteiten die worden
uitgevoerd.
2. Een dergelijk product wordt in het dossier van de klant geactiveerd en deze wordt verbonden met
de indicatie of beschikking.
3. Op het voorblad van de klantdossiers (verschijnt een overzicht van de actuele en afgesloten
werkprocessen (afgesloten werkprocessen hebben een andere kleur, zodat je in één oogopslag ziet
wat actueel en wat afgesloten is).
4. Op het tabblad van de werkprocessen zijn de belangrijkste technische gegevens van het
desbetreffende werkproces zichtbaar (naam, start- en einddatum), maar ook de voortgang van de
gerealiseerde uren.
Je ziet daar:
Totaal beschikbaar aantal uren: 100
Tot en met gisteren besteed: 80
Nog te besteden binnen de resterende tijd: 20
In nog 10 weken
Dat is gemiddeld per week: 2
Deze gegevens worden afgeleid van de geldige beschikking(en) / indicatie(s), indien aanwezig. Indien
deze niet aanwezig zijn (op dat moment) dan worden de gegevens afgeleid van de ingestelde uren /
termijnen in het desbetreffende werkproces. We kunnen hier ook een mooie grafische weergave
toevoegen zodat zichtbaar is wat er nog aan budgetruimte beschikbaar is voor de te leveren dienst.
Roosteren
5. Dit rooster wordt namelijk in de centrale agenda vastgelegd. Het rooster bestaat uit de verschillende
soorten diensten (bijvoorbeeld ochtend, middag, avond, nacht).
Aan het rooster worden de medewerkers toegevoegd die binnen deze dienst aanwezig moeten zijn
(het gaat in de loop van het jaar mogelijk worden om bij het rooster ook meteen te kunnen sturen op
contracturen van de medewerkers, zodat zichtbaar is in hoeverre contracten niet worden over- of
onderschreden. Verlof en verzuimregistratie maakt hier dan ook onderdeel van uit).
Naast dat de medewerkers aan het rooster worden gekoppeld, worden ook de klanten dat. De
aanwezigheid wordt zo zichtbaar gemaakt.
De medewerkers en de klanten hebben automatisch een afschrift van dit rooster in hun eigen dossier.
Plannen op basis van specifieke zorginhoudelijke handelingen
6. In het rooster wordt er alleen ‘op totalen’ gepland. In het plan liggen de afzonderlijke acties en
afspraken vast. In het rooster wordt de algemene beschikbaarheid geregeld. Achteraf kunnen we in de
toetsing vaststellen of de inzet in het rooster voldoende is in kwaliteit en kwantiteit ten opzichte van de
zorgvraag. Dat is voor het grootste deel van de te leveren zorgen dienstverlening afdoende, maar
niet voor alle te leveren zorg.
7. De voorbehouden en risicovolle handelingen moeten namelijk aantoonbaar door het juiste
deskundigheidsniveau worden geboden. Wanneer in het zorgplan zich één of meerdere van deze

Pagina 16 van 27
complexere zorghandelingen zich voordoen, dan dient de organisatie deze handelingen heel specifiek
weg te plannen.
8. Doordat deze acties aan de klantplanning zijn gekoppeld, kunnen ze ook in de centrale
zorgplanning worden opgenomen. De begeleider gaat naar deze zorgplanning en zorgt ervoor dat de
voorhebouden of risicovolle handeling wordt gepland in de centrale zorgplanning en koppelt daaraan
de medewerker met het juiste deskundigheidsniveau.
9. Bij het opmaken van het rooster (punt 5) houdt de roosteraar rekening met de noodzakelijke
beschikbaarheid van medewerkers met het juiste deskundigheidsniveau (hier tussen is op dit moment
in de Qsuite nog geen automatische koppeling, deze kan op een later moment wel gerealiseerd
worden).
10. Medewerkers ontvangen in hun persoonlijke agenda de geplande afspraken vanuit het rooster en
vanuit de zorgplanning. Medewerkers geven vanuit deze agenda aan dat de activiteiten zijn
uitgevoerd (planning = realisatie).
Plannen van groepsactiviteiten
11. Groepsactiviteiten worden in de centrale activiteitenplanning apart gepland. Ook hier worden
medewerkers aan toegewezen. Een medewerker kan dus ingeroosterd staan voor het bieden van
algemene zorg en service, maar de medewerker kan ook specifiek ingepland staan voor het
aanbieden van een groepsactiviteit. Ook de deelname van klanten aan deze activiteit wordt
geregistreerd. Ook hiervan wordt weer een afschrift in het dossier van de klant en de medewerker
opgeslagen. Het principe van ‘planning = realisatie’ geldt ook hier.
Plannen van interne en externe overleggen
12. In de centrale activiteitenagenda worden de interne én externe overleggen en de
scholingsmomenten vastgelegd, zodat er ook een overzicht is van de interne communicatiestructuur
en van de (interne) deskundigheidsbevordering. Ook worden de aan te bieden groepsactiviteiten aan
de cliënten vastgelegd.
13. Ook MDO’s worden in deze agenda gepland. Per klant wordt het MDO – samen met familie en
(externe) behandelaren – gepland. Personen die betrokken zijn bij de organisatie als behandelaar of
huisarts worden ook in de Qsuite vastgelegd en krijgen een extern dossier toegekend. In dat dossier
worden de samenwerkingsafspraken vastgelegd en worden de contracten die met deze behandelaren
(op organisatieniveau) zijn afgesloten, geüpload.
Vervolgens kunnen deze personen aan de MDO-activiteiten worden toegevoegd.
In het dossier van de behandelaar wordt vervolgens zichtbaar aan welke activiteiten de behandelaar

Pagina 17 van 27
heeft deelgenomen (meerdere klanten).
In de centrale activiteitenagenda kunnen (groeps)activiteiten worden gepland voor de hele organisatie. Ook interne overleggen
etc. kunnen zo centraal worden gepland en gemonitord. Ook kunnen projecten en opdrachten die vooraf goed te plannen zijn,
worden bewaakt en gecoördineerd.
Plannen van specifieke onderdelen
Naast de hierboven genoemde planningen worden in de centrale activiteitenagenda ook de
ontruimingsoefeningen, de beschikbaarheid van BHV-ers (een apart label aan het dossier van een
medewerker) en de opleidingen rondom BHV gepland. Hiervoor worden aparte activiteiten
aangemaakt in de activiteitenagenda.
Controleerbare productie conform AO/IC eisen
Door de gegevens zo vast te leggen, wordt de te plannen zorgen dienstverlening tastbaar en
controleerbaar. Hierdoor wordt ‘aan de voorkant van het proces’ al duidelijk of er een kloppende
balans is tussen zorgvraag – indicatie – budget – cliëntafspraken – inzet van medewerkers (zowel
kwalitatief als kwantitatief) – rooster – registratie – declaratie.
Bij de Improvement Scan, maar ook tussentijds per kwartaal wordt beoordeeld of de balans kloppend
is en of de inzet nog overeenkomt met de productieafspraken. Hiervan wordt een korte analyse
gemaakt, deze wordt in de Qsuite gearchiveerd en waar nodig worden er verbetermaatregelen in het
verbeterregister aangemaakt. Door deze werkwijze kan de declaratie volgens het principe ‘indicatie =
realisatie’ in tact blijven.
Koppeling Nedap en dataput in de Qsuite
Door de koppeling met Nedap kunnen ook de productiegegevens worden ingelezen in de Qsuite.
Qsuite haalt uit NedapDB alle relevante gegevens.
Kwartaalcontroles
De monitoring van de voortgang van de indicatie – klantwens – planning publieke zorg en private
dienstverlening – realisatie – declaratie vindt in de eerste periode nog handmatig plaats. We
ontwikkelen hiervoor een format en een instructie (welke gegevens haal je waaruit de Qsuite? Hoe zet
je deze tegen elkaar af? Welke conclusies trek je?). Dit is een verfijndere vierkantsvergelijking, zoals
we deze al kennen uit de Improvement Scan.
Dit format wordt gevuld en in de Qsuite geüpload. Verbeteracties worden in het Verbeterregister
opgenomen.

Pagina 18 van 27
Dataput vertalen in het Improvement Dashboard
Daarnaast staat de ontwikkeling van het Datawarehouse en de Improvement Dashboarding gepland.
Hierin worden alle gegevens over klantwensen, klantplanningen, zorgplannen, acties,
deskundigheden, bekwaam- en bevoegdheden, planningen, roosters, realisatie en productieafspraken
met elkaar gecombineerd.
Iedere nacht worden de berekeningen uitgevoerd, waardoor er een dagelijks inzicht ontstaat in de
mate waarin alle onderdelen (met elkaar in verband gebracht) ‘op koers’ liggen. Niet alleen op dit
moment, maar ook in de toekomst.
Op basis hiervan kunnen signaleringen worden afgegeven. Let op: bij deze planning gaan de
productieafspraak overschreden worden bijvoorbeeld. Of let op: bij deze roostering overschrijd je het
aantal contracturen. Verzuimpercentages lopen op. Er ontstaat een stuwmeer aan verlofuren. Er
worden meeruren gedraaid. De planning voldoet wel / niet aan de wensplanning van de klant.
Etcetera.
Hierdoor hoeven de berekeningen niet meer handmatig gedaan te worden en kunnen alle beschikbare
data uit de dataput maximaal benut worden.
NB Dit dashboard – welke nu nog in ontwikkeling is – zal straks gaan leiden tot een direct inzicht van
de stand van zaken op een hele set aan indicatoren. In resultaatgesprekken binnen de organisatie van
de zorgpartner worden de uitkomsten besproken. Verbeteracties worden in het verbeterregister
vastgelegd. Zie onderaan dit document de beschrijving van de werking van dit verbeterregister.
13. Uitvoeren zorgen dienstverlening
1. Conform plan en planning wordt de zorgen dienstverlening uitgevoerd. De medewerkers gebruiken
hierbij de Vilans protocollen (fysieke zorg) en de richtlijnen die er zijn op het gebied van psychische
zorg.
14. Meten voortgang
1. Bij de evaluatie van het zorgplan worden opnieuw de zelfstandigheid, de kwaliteit van leven, de
risico’s en de waardering van de klant (en diens netwerk) gemeten.
2. De nieuwe metingen vormen ook nieuwe input voor het op te stellen nieuwe zorgplan.

Pagina 19 van 27
15. Inhoudelijk rapporteren en 16. Tijd boeken
1. In het dossier voeg je een contactverslag / rapportage toe. Deze rapportage wordt gekoppeld aan
de doelen in het plan. Ook bestede tijd is eventueel te koppelen aan deze rapportage.
2. Alle contactverslagen verschijnen in een tijdlijn-grafiek én in een overzichtspagina waarbij snel
inzichtelijk is wat de contacthistorie is. Ook vroegsignalering op basis van gedragskenmerken is hier
toe te voegen.
3. Bij het vastleggen van het contactverslag kunnen er ook opvolgacties worden vastgelegd. Zo
worden de consulenten ondersteund in het bewaken van de opvolging van de afspraken en de
opvolging van het proces.
17. Urenstaat en accordering
1. Op basis van de planning kunnen ook urenverantwoordingen worden gevuld. Uren kunnen
geaccordeerd worden, zodat er een goede functiescheiding wordt toegepast.
Output
18. Overstijgend overzicht houden over alle dossiers - inhoudelijk
1. Wanneer bepaalde activiteiten in een logische procesvolgorde kunnen worden geplaatst, dan kan
er het overzicht over de voortgang worden gehouden in het planbord.
Het planbord is een andere weergave van de activiteiten-agenda: het is een weergave op basis van processen. Zo heb je een
dwarsdoorsnede van de stand van zaken per dossier.
19. Geplande activiteiten in de agenda
1. Wanneer er activiteiten gepland worden, dan worden deze in een persoonlijke agenda geplaatst
binnen de Qsuite. Deze agenda-afspraken kunnen worden doorgezonden naar de eigen Outlook-
agenda.

Pagina 20 van 27
20. Info-app medewerkers
1. Het is mogelijk een app-variant van de Qsuite in te richten waardoor de medewerker op de telefoon
of tablet ook inzage heeft in de cliëntgegevens, rapportages kan toevoegen, metingen kan uitvoeren
en toe kan voegen aan het dossier, en onderling kan communiceren met collega’s (berichtenverkeer
binnen de Qsuite dat ook aan de cliëntdossiers gekoppeld kan worden)2.
21. Info-app cliënten
1. Het is mogelijk een app-variant van de Qsuite in te richten waardoor de cliënten toegang tot hun
eigen dossier kunnen krijgen. De rechten worden uiteraard apart ingesteld en afgeschermd. Cliënten
kunnen zo inzage hebben maar bijvoorbeeld ook via het berichtenverkeer een vraag stellen etc..
2
Zow elde medew erkerapp als de klantenapp zijn al beschikbaar, maar het inrichten vraagt apart aandacht.

Pagina 21 van 27
Een voorbeeld van hoe de klantenportaal van de Qsuite momenteel wordt ingericht voor een gehandicaptenorganisatie. De
portal dient hierin als een communicatiemiddeltussen oudersen de organisatie, waarbijinhoudelijkrelevante updates en
overdrachten met een druk op de knop aan de rapportages in het klantdossier (methodisch proces)worden toegevoegd.
22. Facturatie
1. Facturatie verloopt via Nedap conform het huidige proces. Het controleproces moet nader worden
uitgewerkt. Vanuit de Qsuite moeten een aantal indicatoren zichtbaar worden gemaakt, waardoor kan
worden vastgesteld dat de zorg rechtmatig en doelmatig is geleverd. Hierdoor kan er veilig worden
gedeclareerd. Dit onderdeel vraagt nog nadere uitwerking in fase 2 van de inrichting.
23. Inzage en verantwoording in de uitkomsten van de processen
1. Doordat er in de cliëntdossiers metingen zijn gedaan (ZRM, kwaliteit, tevredenheid, signalering
etc.), kan de Qsuite de ingevulde waarden gaan omrekenen naar uitkomsten. We doen dit in de
applicatie op basis van het landelijk gevalideerde (door de Raad voor Accreditatie geaccepteerde)
Improvement Model. Door dit model worden uitkomsten berekend en zo kunnen niet alleen
rapportages op aantallen en financiën (zie volgende punt) worden gegenereerd, maar ook op
uitkomsten. Juist de combinatie van die twee biedt heel interessante interne stuurinformatie, maar ook
verantwoordingskansen naar gemeenten en andere financiers en betrokkenen.
24. Management informatie Overstijgend overzicht houden – financieel en in aantallen
1. Voor management / control zijn er overzichten beschikbaar waarin zichtbaar is wat de verhouding
contractbudget – beschikking/indicatie – werkproces intern budget en realisatie is op klantniveau /
productcodeniveau etc. en de geaggregeerde niveaus daarboven. Allereerst in Excels. T.z.t. middels
een datawarehouse in slimme forecasting etc.
Beheers- en verbeterproces
26 tot en met 30
Processen, instructies en handboek
Online leeromgeving
Meldingen afwijkingen
Risico signaleringen
Improvement Wizards en Improvement Scans
Verbetercyclus (PDCA)

Pagina 22 van 27
1. Het beheers- en verbeterproces faciliteert een complete verbeterschil om het bedrijfsproces heen.
Dit wordt opgenomen in omgeving 2 | Het kwaliteitssysteem voor de zorgpartners van de Lelie
zorggroep. In dit algemene managementsysteem dat voor alle zorgpartners geldt kan op één
plaats het totale kwaliteitsproces worden beheerd en onderhouden voor alle zorgpartners.
2. Tijdens de inrichting leggen we de werkprocessen vast, binnen het kader van dit ontwerp, zodat er
volledige documentatie van de inrichting is, maar deze ook meteen in processen is vertaald.
De processen worden ook vastgelegd in de Qsuite, zodat er één geheel ontstaat tussen het werkproces in de dossiersen het
naslagwerk. Processen kunnen dan nog iets gedetailleerder worden uitgewerkt in processen (met stroomschema’s), maar
uiteraard ook worden gekoppeld aan documenten.
3. Tevens wordt deze kennis omgezet in een online leeromgeving, zodat medewerkers al lerend
werken en al werkend leren. Blijvend leren en heel praktisch gefaciliteerd worden: daar zit het
geheim van een dynamische organisatie die meegroeit met de ontwikkelingen ‘van buiten’.
De Qsuite is een leer- en werkomgeving. In de werkomgeving is iedere medewerker praktisch aan de slag. De leeromgeving
vormt het naslagwerk, maar ook een heel praktische ‘leervertaling’van de processen van de organisatie. Kwaliteit zijn zo geen
‘stoffige’ documenten, maar worden in opdrachten en kennistoetsing praktisch gemaakt.

Pagina 23 van 27
4. Meldingen van incidenten, klachten, metingen, signalen etc.. worden al werkendeweg in het
bedrijfsproces verzameld en dienen voor de verbetercyclus. Ook meldingen over vragen die
financiers stellen, ervaringen van cliënten en opdrachtgevers en medewerkers worden in de
applicatie zelf verzameld en kunnen bijvoorbeeld jaarlijks ter tafel komen in een analyse. Dit leidt
dan weer tot een nieuwe release van de processen én de applicatie. Zo blijft de applicatie en het
werkproces altijd optimaal lean en aangesloten op de ontwikkelingen in de buitenwereld.
Er zijn allerleimeldingen denkbaardie gewoon in de dossiers verzameld worden, maar centraal bewaakt en in
verbetercyclus geplaatst worden.
5. Uiteraard wordt deze verbetercyclus aangevuld met de toetsing van de klant-, medewerker- en
organisatieprocessen door middel van de Improvement Scan.
6. Dit alles leidt tot een werkende verbetercyclus op basis van de uitkomsten van de processen van
de zorgpartner, maar ook op basis van de ontwikkelingen in de omgeving en in de samenwerking
met de Lelie zorggroep. Zo draait de verbetercyclus niet alleen intern in de organisatie, maar ook
geïntegreerd met deze leer- en werkomgeving in de Qsuite. Dit alles is de volledige releasecyclus
waarbij er van deze leer- en werkomgeving nieuwe releases worden uitgegeven conform de
jaarplanning.
De motor achter deze verbetercyclus is het Verbeterregister. Alle meldingen uit de interne
organisatie, maar ook bevindingen van ‘buiten’ (zoals bij een externe audit of een
inspectiebezoek), of ontwikkelingen in de wetgeving, danwel uitkomsten vanuit de Improvement
Scans leiden tot een melding Verbeterregister.
Alle Meldingen Verbeterregister vormen bij elkaar dit Verbeterregister.
De meldingen kunnen worden ingediend door het bestuur of management van de zorgpartner,
maar ook door een medewerker van de Lelie zorggroep die bijvoorbeeld vanuit het inkoopbeleid
vaststelt dat er verbeteracties moeten worden uitgevoerd, teneinde aan de externe eisen te blijven
voldoen. Met elkaar zorgen de zorgpartner en de Lelie zorggroep ervoor dat alle relevante
ontwikkelingen en uitkomsten van evaluaties en interne en externe meldingen een plek krijgen in
het verbeterregister.
In de jaarplanning
Het verbeterregister ziet er als volgt uit:
Vanaf de startpagina kan de daarvoor aangewezen persoon (directie, management of een
medewerker van de Lelie zorggroep) een Melding Verbeterregister indienen.

Pagina 24 van 27
Vanaf de startpagina kan de Melding Verbeterregisterworden aangeroepen.
In deze melding worden de volgende gegevens vastgelegd:
Stap 1 – De melding Deze melding kan worden ingediend door iedereen die
de knop Melding Verbeterregister in zijn of haar
omgeving beschikbaar heeft (rol: bestuur/management
zorgpartner of medewerker Lelie zorggroep)
Deze eerste stap kan dus op ieder moment worden
uitgevoerd.
Naam Melding Verbeterregister Een pakkende samenvatting waaruit de inhoud van de
melding al blijkt
Bron Eén van de volgende vaste onderdelen:
-Interne tevredenheidsmeting
-Externe tevredenheidsmeting
-Uitkomsten metingen bij de klant
-Uitkomsten metingen bij de medewerker
-Risicoscreening organisatie
-Self-assessments
-Wizards Improvement Scan
-Interne audit
-Externe audit
-Inspectiebezoek of –onderzoek
-Klacht, incident of signalering mogelijk risico (VIM)
-Verbeteridee (Melding ter Verbetering)
-Melding informatiebeveiliging / datalek
-Intern overleg
-Extern overleg
-Opleiding
-Beleid algemeen
-Jaarplan en werkplan
-Resultaatgesprek
-Evaluatie leverancier
-Evaluatie samenwerking ketenpartner
-Management informatie en financiën
-Releasecyclus en jaarplanning
Onderwerp (thema) -Klanttevredenheid
-Medewerkerstevredenheid
-Bedrijfsvoering
-Risicomanagement
-Klantveiligheid

Pagina 25 van 27
-Medewerkersveiligheid
-Ziekteverzuim en arbeidsomstandigheden
-Wetgeving en normeringen
-Inkoopbeleid en eisen financiers
-…
Beschrijving bevinding Een groot tekstveld waar de melding verbeterregister in kan
worden toegelicht
Datum bevinding Kan eventueel een andere datum zijn dan de datum waarop
de Melding Verbeterregister wordt ingediend. Deze laatste
datum wordt automatisch vastgelegd bij het invullen en
opslaan van de Melding Verbeterregister.
Eigenaar Een vrij in te vullen veld waarin in de naam van de eigenaar
wordt vastgelegd. Dat zou eventueel een andere persoon
kunnen zijn dan degene die de melding vastlegt (die naam
wordt automatisch gekoppeld namelijk) en ook een andere
persoon dan degenen die de melding op dienen te volgen
(die namen worden automatisch aan de verbeteracties
vastgelegd)
Stap 2 – Risico-analyse en
oplossing
Deze stap wordt uitgevoerd door de persoon die de
melding ook indient, danwel door een andere aan te
wijzen persoon. Wanneer bijvoorbeeld een medewerker
van de Lelie zorggroep de eerste stap uitvoert, dan wijst
deze medewerker de melding toe aan de directie van de
Zorgpartner. De directie van de Zorgpartner kan dan
deze tweede stap uitvoeren en de interne maatregelen
vastleggen en inplannen.
Risico-inschatting Volgens de methodiek risico-analyse (naar verwijzen) wordt
er door de melder een risico toegekend aan de melding
-Laag
-Midden
-Hoog
Toelichting De melder legt hier uit hoe hij of zij middels de methodiek
Risico-analyse is gekomen tot de risico-inschatting
Omschrijving oplossing De melder legt in dit grote tekstveld in woorden uit wat de
oplossing van deze melding is
Inplannen verbeteracties /
maatregelen
De melder maakt nu één of meerdere acties aan bij deze
melding. De actie kan corrigerend of preventief zijn. De actie
heeft een start- en einddatum en kan eventueel een
terugkerende actie zijn (herhaling).
De actie wordt toegelicht en verschijnt in de agenda van de
medewerker (eventueel ook met emailmelding).
Vanuit de eigen agenda kan de uitvoerder de actie gereed
melden en er een resultaatformulier over invullen. Per
afzonderlijke actie (corrigerende of preventieve maatregel)
wordt zo vastgelegd wat de status is. Meldt de uitvoerder de
actie gereed, dan verschijnt er een groene vink bij de actie.

Pagina 26 van 27
Stap 3 – Verificatie Deze stap wordt uitgevoerd door de persoon die de
melding ook indient
Omschrijving verificatie Iedere afzonderlijke actie (corrigerende of preventieve
maatregel) wordt apart bewaakt, maar in deze stap verifiëren
we de voortgang van alle acties op het totaal van de melding.
Status corrigerende
maatregelen
-Niet gedefinieerd
-Nog niet gestart
-Loopt
-Afgerond
-Uitgesteld
Toelichting status corrigerende
maatregelen
Hier volgt de samenvatting van de voortgang en opvolging
van deze maatregelen. Wat is de voortgang van de
uitvoering?
Effect corrigerende maatregelen -Nog niet getoetst
-Getoetst en effect conform verwachting zichtbaar
-Getoetst, maar effect niet conform verwachting zichtbaar
Toelichting effect corrigerende
maatregelen
Hier volgt de samenvatting van het effect van de
maatregelen. Kan er worden vastgesteld dat de maatregelen
het gewenste effect hebben? Hoe is dat onderzocht?
Status preventieve maatregelen -Niet gedefinieerd
-Nog niet gestart
-Loopt
-Afgerond
-Uitgesteld

Pagina 27 van 27
Toelichting status preventieve
maatregelen
Hier volgt de samenvatting van de voortgang en opvolging
van deze maatregelen. Wat is de voortgang van de
uitvoering?
Effect preventieve maatregelen -Nog niet getoetst
-Getoetst en effect conform verwachting zichtbaar
-Getoetst, maar effect niet conform verwachting zichtbaar
Toelichting effect preventieve
maatregelen
Hier volgt de samenvatting van het effect van de
maatregelen. Kan er worden vastgesteld dat de maatregelen
het gewenste effect hebben? Hoe is dat onderzocht?
Per Melding Verbeterregister is er ook een ‘discussie’ te voeren. Communicatie over de melding
door betrokkenen wordt zo ook vastgelegd en gedeeld.
Exporteren en het totaaloverzicht over het Verbeterregister
De melding is op zichzelf te exporteren naar een Word-file, maar uiteraard zijn alle meldingen
verbeterregister (inclusief de corrigerende en preventieve maatregelen) te exporteren naar Excel.
Hiermee is het volledige Verbeterregister op ieder moment inzichtelijk te maken.
Opvolging Verbeterregister
De voortgang rondom het verbeterregister wordt besproken in een resultaatgesprek intern binnen
de organisatie van de zorgpartner. Ook de andere uitkomsten van het proces worden besproken.
De zorgpartner legt het verslag van het resultaatgesprek vast in de Qsuite, zodat nagegaan kan
worden of de resultaatgesprekken hebben plaatsgevonden en wat daar de uitkomsten van waren.
In de Improvement Scan wordt de uitvoering van deze resultaatgesprekken en de opvolging daar
weer van in het verbeterregister getoetst.
Meer over de werking van dit kwaliteitsmanagement vindt u in het procesontwerp van inrichting 2 |
Kwaliteitssysteem zorgpartners.

Procesontwerp inrichting leer- en werkomgeving Zorgpartners | Ambulante begeleiding met wonen

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Procesontwerp inrichting leer- en werkomgeving Zorgpartners | Ambulante begeleiding met wonen

Similar to Procesontwerp inrichting leer- en werkomgeving Zorgpartners | Ambulante begeleiding met wonen (20)

More from Evelien Verkade

More from Evelien Verkade (20)

Procesontwerp inrichting leer- en werkomgeving Zorgpartners | Ambulante begeleiding met wonen