OutlookやTeams をどう活用していくか? を中心に、私の情報処理戦略をまとめております。同じ働き方をしている方もいるかもしれませんので、何かのご参考になればと思います。

1. Teams を活用して
メッチャマルチタスクをこなす
方法
- dahatake さん流 -
畠山 大有 | Daiyu Hatakeyama | @dahatake
Architect && Software Engineer && Applied Data Scientist (目指している)
Microsoft Japan

3. FY09 FY19
0%
+202%
+180%
-13%
厚生労働大臣表彰
輝くテレワーク賞
ﾜｰｸスタイル改革を支援するIT企業
第1位 日本マイクロソフト
Great Place to Work
第1位
地球温暖化防止活動
環境大臣表彰
ﾆｭｰｵﾌｨｽ賞
経済産業大臣賞
ダイバーシティ
１００選
総務大臣賞
情報化促進貢献表彰
-79%
テレワーク推進賞 会長賞
テレワーク先駆者百選
総務大臣賞
事業規模
業務生産性
総労働時間
紙消費

4. MyAnalytics = Data

5. 戦略

6. “武器”

7. 情報を
どう効率的に
分類し
蓄積し
会社として処理する
か?

9. 翌営業日

10. 最大量のトランザク
ション
原則 貯めない

11. 0 件

12. 以
前
“4D+A”に即した、タスク管理ツール
情報(メール)到着
何か行動しな
いといけない
もの?
削除する
“Delete it”
役に立つ情報は
“Archive”
2分以内に
出来る?
その場でやる
“Do It”
他の人にお願
いできる?
依頼する
“Delegate It”
後でも良い?
5W1Hを意識して、タスク処理していく
30
分
く
ら
い
No
Yes
Yes
Yes
スケジューリングする
“Defer It”
Yes
No
No
No

13. スマート
フォン情報(メール)到着
何か行動しな
いといけない
もの?
削除する
“Delete it”
役に立つ情報は
“Archive”
2分以内に
出来る?
その場でやる
“Do It”
他の人にお願
いできる?
依頼する
“Delegate It”
後でも良い?
5W1Hを意識して、タスク処理していく
No
Yes
Yes
Yes
スケジューリングする
“Defer It”
Yes
No
No
No
5
分
?
手作業でのメールの仕分けは、スマホ が圧倒的に早い!

14. 削除する
“Delete it”
役に立つ情報は
“Archive”
その場でやる
“Do It”
依頼する
“Delegate It”
スケジューリングする
“Defer It”
• 既知
• 他の人
• 新規
• 即答
分からない
期限
分かりそうな

15. Outlook
(Tool) を
使い倒す

16. • Active
Close

19. 自分で

20. • 件名

22. タスクのための情報を
一か所に集めておきたい

24. 社外の人

27. ファイル
バージョン管理
成果物

28. リ
OneDrive

29. 場所

30. 宛先を間違う
パスワードが破ら
れる
ファイルにウィル
スが入っている
コピペで宛先設定し
て
同様に間違う
固定パスワード
スキャン不可
後からアクセス権限
を
設定変更可能
ワンタイムパスワー
ド
メールサーバー上で
サンドボックスス
キャン
○
○
○
✕
✕
✕
リスク
メールに
パスワード付Zip添
付
ワンタイムパスワー
ド
認証付URL共有
 IPA（独立行政法人情報処理推進機構） による、「5分でできる！情報セキュリティ自社診断」では、2013年の時点で“パ
スワードはその電子メールには書き込まず、別の電子メールか電話等で通知することが必要です。”と推奨する記述が存
在していました。
 現在では、主にメールサーバー上でのサンドボックススキャンに対応できないことが、かえってリスクを高めています。
 容量制限で送信できない、メールボックス容量を圧迫する、数年後にファイルを参照しようとするとパスワードが分から
ない等の利便性を損なうケースの方が目立ってきています。

31. 分類
必要な情報のみ

32. 表
• タイトル

38. 会議設定は基本
30分で
人数は多くて
5人で (Web 会議)で
Teams
そもそもコラボは

39. 時間内
• スマホ

40. 一か所
作戦会議

41. • 1-2分

44. • 移動時間

46. 出張時

47. はけ口

49. 1つのツール
で
全部やるの
は
相当無理…

50.  短い文章
 Facebook / Twitter の社内共有
 ドキュメントを読む
 会議参加
 長い文章: ドキュメントを伴う
もの
 ドキュメント作成: マウス必須!
 コーディング
 etc…
 自分のタスク追加・整理:
後でやる系 (技術調査など)
 技術調査の初期フェーズ: Bing で
検索
 お勉強用動画を見る
 アイディアのメモ書き

51. メール Teams
会話できる相手 誰でも メンバーのみ
会話の情報共有範囲 メールのTo, CCのみ メンバーのみ
後から会話に参加する人
への情報共有
メール添付など 共有済み
ファイル 添付など SharePoint / OneDrive
組み込み
URL など メール本文に Wiki などに
タスク など 別アプリ 追加可能
メッセージング 情報共有

54. 返事
メール

55. • 既読後

57. Task 発生 実行 (他の人と一緒に)
社内
社外
社内
自分
スマートフォンの方が圧倒的
に早い
・メール: 読む + 短い返答
・SNS: 読み書き
・ToDo
・勉強用動画視聴
Schedule
社内のリソー
ス
を探す
よく参照する
ファイル
Project
社外
Project
• 自分への通知
• 複数Projectのスイッ
チ
• Task やり取り
• ファイル共有
• メモ書き
• 議事録
• 電話会議
Task Close
PC必須
・メール: 長い返答
・文書作成。図版含む
・コーディング
・もろもろ調査
外出中の困り事項
・機密事項の「電話」
OneDrive の
オンデマンドダウンロードが最
強すぎ。
かつ、個人フォルダの容量の巨
大化により全ての仕事のファイ
ルは
クラウドへ
メールボックス容量の巨大化
により、全ての管理をクラウ
ドで

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