Wiz国際情報工科自動車大学校 特別講演 Teams活用しよう!
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既に日常使いのツールになった Microsoft Teams 専門学校の新入生を対象に、どう Teams を共同作業で使っていくか? を整理してみました。
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- 3. いつも使っている LINE と出来る事はあまり変 わらない じゃ、なんで学校ではわざわざ Teams を使 うの?
- 4. 学校は社会に出る準備の場
- 5. リモートワークが中心となるニューノーマルに備えた準備と課題 6割以上は「アフターコロナもリモートワークしたい」という事実。 ニューノーマルな働き方への整備が急務に。 同時にリモートワークの課題も存在する。 出典：新型コロナウイルス感染症が組織で働く人の意識に及ぼす影響を調査 リモートワークの課 題 コロナ禍収束後もリ モートワークを行いた いか？ コロナ収束後、変化は起こり得るか？
- 6. 想定される課題：リモートワーク環境と業務遂行 ① すべての従業員へのリモートワークツールの浸 透 ② 業務効率を落とさないリモートワークツールの 利用 貴社では実現できていますでしょうか？ リモートワーク 初期のタイミング オンライン会議に慣れる ことで 少しずつ業務効率が改善 単体ツールでの限界が露呈 オンライン会議以外で 業務に不可欠となる 要素が足りず、 効率が落ち始める リモートワークが十分に機能しなかった例を紹 介している https://www.itmedia.co.jp/news/articles/2002/28/news057.html 時間 業務 効率 テレワーク開始 現在 リモートワークが機能している 場合 業務効率効率が上昇を続け、 働き方として浸透している状態 ※リモートワーク前にオフィスで 行っていた 仕事（＝貯金）を消化している
- 7. 業務効率を落とさないリモートワークツールとは オンライン会議ツールだけではリモートワークを支えきれない 平成 30 年度総務省『情報通信白書』より https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/h30.html 【 POINT!! 】 • チャットやオンライン会議ツール単体 では、 リモートワークが機能しない • 以前からも各種調査で提言されていた 点が、 実態として露呈してきている • 結果として、実務レベルでリモート ワークが、 ①各種資料への アクセス ②高品質な オンライン会議 ③使い勝手がいい ツール ④プレゼンス による勤怠管理 ⑤情報漏洩、 セキュリティ対策
- 8. MicrosoftTeamsで実現する“場所や空間、相手にとらわれない”デジタルコラボレーション – チームワークはいつもこ こから – Microsoft Teams the hub for teamwork in 生産性を支えるビルトインされた最新のセキュリティとコ ンプライアンス クラウドならではの新機能追加スピードと AI/ML などの 最新技術 統合基盤へのデータ集約によるデジタル フィードバック ループの実現 グループ会社や取引先などの 社外との協業を実現 マルチプラットフォーム対応 (Win10/Mac/Linux, Edge/Chrome/Firefox, iOS/Android) Office をはじめとする Microsoft 365 アプリとの高 い親和性 会議室の場所や用途 etc. に応じた多様な Teams 対応デ バイス PC 作業者（オフィスワーカー） と 現場社員（ファーストライン ワーカー） をつなぐ架け橋 外線電話連携 個別のチャットや通話 ファイル共有と共同 編集 会議や組織外と の コラボレーショ ン 会議室デバイ ス 業務アプリや ワークフロー リモートワーク強化機能 （コンプライアンス録画、大規模会議 など） 現場従業員の 支援 サードパー ティー クラウドアプリ 連携
- 9. その結果
- 10. 日経255企業利用率 84% 94% 2億 5,000 万人 Source： Microsoft Fiscal Year 2021 Third Quarter Earnings Conference Call Microsoft T eams 一日当たりのサービス利用者
- 13. “武器”
- 15. ヒト と やること を疎結合にする 外部の 人 外部の 人 仲間 仲間 外部の 人
- 16. 運用 ガイドライン (ルール化、規則化はしない): 皆が同じような使い方をしないと メール と一緒 明文化 強制はしない 「いいね」大事 反応が無いと切ない 好き勝手にいう場は大事 #random 分類できないもの。特に外部からの情報
- 17. 大量の未読 ノイズ
- 18. 情報のコントロールは自分でする
- 19. 情報伝える複数の方法 ?% ?% ?% 口頭 発話 視覚的に 何と話したか? どういうトーン で? どのように見えるの か?
- 20. 視覚効果があると、伝わり方が良くなる 7% 38% 55% Professor Albert Mehrabian’s communications model 口頭 発話 視覚的に 何と話したか? どういうトーン で? どのように見えるの か?
- 22. 見えないからこそ、見せるこをしよう！ いままで見えていたもの どうすればいいか？ • 表情 • 髪型や服装 • 反応 • 仕事以外の会話 カメラ（可能な限りONにする） 気にしない より大きく反応を 楽しい会話
- 24. 心理的安全性
- 25. まとめ
- 26. 本日のまとめ 道具としての Teams は使いこなせた方が絶対に良い Teams は常に更新されるので、それに振り回されないように注意が必要。 例えば以下はどれだけ価値があるのか? - 全機能を調査 - 操作手順を作る ツールの前に、人。どう使うのか? = 戦略 皆で円滑に作業を行うためのガイドライン
- 27. MicrosoftTeams参考情報一覧 • Microsoft Teamsリソース 日本のユーザー向けマニュアルやガイドブック、最新事例 https://aka.ms/TeamsWebinar_Japan • Microsoft Teams 公式ページ https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software • Microsoft 365 ロードマップ 新機能の搭載予定 https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/roadmap • Microsoft Teams Blog 新機能を誰よりも早く知りたい https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-Teams-Blog/bg-p/MicrosoftTeamsBlog • Windows Blog for Japan その日本語訳 https://blogs.windows.com/japan/
- 28. © Copyright Microsoft Corporation. All rights reserved. 本資料は情報提供のみを目的としており、本資料は、2021年9月時点でのマイクロソフトの見解を基に作成したものです。状況等の変化により、お客様への事前通知なく 内容は変更される場合があります。マイクロソフトは、本文書の情報に対して明示的、黙示的または法的な、いかなる保証も行いません。
- 30. Teamsクライアント上の各メニューの使い方 サブメニュー Teams を横断的に検索できる検索ボックス 関係者に注目してもらうための様々なオプション • 投稿タイプ（一般の「会話」もしくは「アナ ウンス」） • 返信できるメンバーの制御 • 複数チームのチャネルにマルチ投稿 • 重要のフラグ付け わかりやすい返信と新規投稿の区 別 基本メ ニュー 周囲に自身の状況を示すプレゼンス（在籍確認）機能 予定表からの自動連携（推奨）で、手動による変更は一切 不要 リッチな書式設定＋ Office との親和性が高いファイル 添付 • タイトル、フォントサイズ、色、ハイライト、写 真などを 簡単に挿入 • ドラッグ＆ドロップでファイル添付 • 様々なアプリからのコンテンツ共有も可能 “@”（メンション）を使って相手に明確に通知連 絡 ※メールの To に相当 • チーム全体 • チャネル • タグ（チーム内の一部の人をグルーピングし たもの） • 個人
- 32. チーム（コラボレーション） チーム チャネル チャネル 🔓チャネ ル チーム チーム お気に入りはピン留め 可能 • プレゼンス連携から、相手の状況を瞬時に 確認 • すぐにチャットや通話、ビデオを開始 チーム＝一緒に作業をする人達の集まり • コミュニケーション • ファイルやノート、関連する コンテンツの URL 共有 • チームの所有者がメンバーを追加 • 新しいチームを自由に作成 チャネル＝チーム内の会話のトピック • チーム内でトピックに応じた使い 分け • コネクタによって他サービスと連 携 • チームのメンバーがチャネルを作 成・削除 • プライベート・チャネルも作成可 能 状況に応じて、ワンク リックでオンライン会議 に移行 チャネル
- 33. ファイルと共同編集 Teams クライアント内に Office がビルトインされている ため、 簡単に参照、および他ユーザーとの共同編集が可能 端末に Office がインストールされている 場合、 容易に Office クライアントと連携も ファイルからチャットのスレッドを呼び出すこ とも可能 • 同時にチャットとファイル編集が可能 • 過去このファイルが作成された経緯を 把握するために非常に重要 従来のメールやファイルサーバーでの問題を解消 • ファイルタイトルなどのでのバージョン管理 • メールでの同時回答での派生ファイルの乱立 • ファイルサーバーでの編集者長期離席による読み取り専 用 • これらの要因による編集内容のデグレード（更新箇所の 紛失）
- 34. チャット チャットの会話＝チームのメンバーに関係なく、個別 で会話 • リアクションやスタンプで気軽に会話 • プレゼンス確認による迅速な会話 チャネルの会話＝チームのメンバーでのオープンな会 話 • 過去の会話を閲覧できる • チーム内の一部のメンバーとの会話も可能 • 特定の人に＠メンション お気に入りはピン留め 可能 状況に応じて、ワンク リックで通話やビデオに 移行 相手の名前表示以外に 任意の名称を付けることも 可能
- 35. 最新情報とその他の会話に便利な機能 最新情報から、自分に関するリアクション を把握 • 自分の ToDo リストとして活用 • フィルタリングや検索も可能 絵文字、GIF アニメ、スタンプなどを用いたより表現豊か なメッセージ いいね！などのリアク ション
- 36. 予定表とオンライン会議 事前に予定として招集されたオンライン会 議に ワンクリックで参加 予定されていないオンライン会議を 新規で開催することも可能 ここから事前にオンライン会議の予定 を登録
- 37. Outlook 連携（オンライン会議の作成や参加＋プレゼンス） 事前に予定として招集さ れた オンライン会議に ワンクリックで参加 オンライン会議の作成時も、プラグインを ワンクリックすると会議情報を自動で生成 電話会議 (Audio Conferencing) や ビデオ会議デバイス (CVI) 連携があるユー ザーは、 それらのオプション情報も付与
- 38. オンライン会議 ワンクリックで開始できるレコーディングは、 クラウドで録画・保管するため、アップロードな どは不要 多用なコンテンツ共有の方法のほか、 ホワイトボードを利用した同時書き込みも可能
- 39. 継続的な機能拡張のロードマップ（2021年前半） 5 月 6 月 背景効果の カスタマイズ 7 月 1 日に Teams 会議が 行われる時間* *2020 年 6 月 31 日までの四半期 50 億分以上 8 月 9 月 ラージ ギャラリー ビュー 10 月 Together モード Microsoft Teams の 日間アクティブ ユーザー数 1 億 1,500 万人 11 月 Gartner Magic Quadrant の UCaaS 部門と 会議ソリューション部 門でリーダーの評価 を獲得 12 月 ブレークアウト ルーム 1 月 Microsoft Teams ミーティング デバイスでの Cortana 音声 アシスタンス 会議チャットで最大 1,000 人までの参加 者をサポート 2 月 発言者がわかる ライブ議事録 作成 3 月 ウェビナーをサポート 動的ビュー カスタムレイアウト 個人のウェルビーイングに 関するインサイト 4 月 見た目を カスタマイズで きる ビデオ フィル ター 5 月 情報は 2020 年 12 月に更新されたものを "現状のまま" 掲載しています。機能のリリース日は変更される可能性があります。
- 40. Teams 会議 Teamsのオンライン会議は3種類 Teams ライブイベント Teams ウェビナー※1 通常の社内会議をするなら… 参加者情報を把握したいなら… 社内外へ配信型のイベントをするな ら… ①部署内の定例会議 ※1 ウェビナー開催者に必要なライセンス: Office 365 E3/E5, A3/A5, G3/G5, BS/BP (2021年中は全 Teams ユーザーが利用可能) ※2 1,001 人目以降の視聴のみへの移行には、その会議の開催者に Office 365 E3/E5, A3/A5 が必要です。 想定利用シーン 定員の 1,000 人を超えても自動で視聴のみモードに切り替わり会議を閲覧できる ②プロジェクトのブレスト ①登録フォーム・参加者情 報 ②各自で参加登録 想定利用シーン 想定利用シーン ③出席者の制御・会議と同じ操作感 ①配信型ウェビナー ①挙手やリアク ション ③人数が想定しづらい社員 総会 ・・・ ①登録制ウェビ ナー ②簡単に開催したいウェ ビナー ③全員参加型ウェビ ナー ②大規模なウェビナー ・・・ 利用シーンに最適な機能 ②ブレイクアウト ルーム 利用シーンに最適な機能 利用シーンに最適な機能 ①開催者が配信を制御・ 配信前にコンテンツや発表者を選択 ②参加者に発言やリアクションさせない Akemi Okada 1h 20m 12:58pm Yoko Seki 1h 20m 12:58pm ・・・ Teams 使い方ウェビ ナー Teams 使い方ウェビ ナー 配信 終了 ③視聴のみモード※2
- 41. ウェビナー 開催者 出席者 ①作成 ②登録 ③参加 ④情報収集 ウェビナーを作 成 発表者招待、★登録フォーム 作成 ★登録フォームリンクか ら記入 • 氏名 • メールアドレ ス • 組織名 • カスタム質問 ★この宛先に 会議リンクが 送付される ★ウェビナー参加者の情報を 事前に把握できる！ 届いたメールのリンクから会議 参加 出席者が間違えてマイクやカメ ラを オンしないように制御できる！ ★それぞれの参加者の情報を確 認 • 氏名 • メールアドレス • 参加したか • 参加していた時 間 • 何時に参加した か • 何時に退出した か 出席者 開催者 ★ウェビナー特有の機
- 44. 勤怠や会議効率化でのユースケース 勤怠連絡チャネル 上司への勤怠連絡、同僚への予定の共有 承認済みとして いいね! を利用 会議の議事録 チームの週次の会議や決定事項の議事録を OneNote のタ ブで 追加して共有 直行直帰 お休みの連絡 今日は和田さ んは…在宅勤 務か、チャッ トで話しかけ よう！ 確認済みは 上司がいいね! チームのチャネルに OneNote のタブを追加 リアルタイムに更新されるので 出れなかった会議の内容も迅速に把握 議事録を誰でも確認、追記が容易に
- 45. メールからの置き換えイメージ To: 佐藤彩 CC: 営業一課 件名: コントソ（株）の提案について 本文: 佐藤さん、お疲れ様です。 営業一課の山口です。 コントソ（株）へのサポート契約についてなのですが、A プ ランの提案が $5k 予算オーバーとのことで 20 % のディスカ ウントは可能でしょうか。 お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認どうぞよろしくお願 いいたします。 山口幸子 To: 山口幸子 CC: 営業一課 件名: Re: コントソ（株）の提案について 本文: 山口さん、お疲れ様です。 佐藤です。 ご確認ありがとうございます。 はい、20％ディスカウントということで承知しました。大丈 夫ですのでそちらでお願いいたします。 どうぞよろしくお願いいたします。 佐藤彩 これまで… Teams で実践すると！ 情報共有のための CC 丁寧すぎる挨拶 背景の説明 適切なチャネルで、最低限の情報でのコミュニケーションが可能に なる 該当の案件のチーム、 チャネルでの発言 メンションで明確に確認して ほしい人を指名 メールでの定型挨拶 を省略 用件のみを簡潔に スレッドが伸びても誰 の発言かわかりやすい 43 文字に削減！ 233 文字！！ さらに… ・既存の相談への対応内容が後からでも確認できる ・情報が変更になった場合、投稿自体を編集可能 丁寧すぎる挨拶 2
- 46. 会議を実施する前や実施中での利用 会議資料の事前共有 会議の資料を事前に共有しておくことで、対面での 会議を 効率的に行う ファイルを会議の事前 に 共有し、意見を募る Teams 上の 同時編集で タイポを編集 対面での議題 を絞る メンションで全員に周知 いいねで気軽に 感謝を伝える 直接編集で常に最新版を 扱うことができる 資料の共同作成 個別チャットやチームのスレッドを使い、少人数で 共同して 1 つの資料完成させる 資料は SharePoint/OneDrive へ 自動で共有される 後でマージする必要なし 他の人の進捗を確認しながら作 業ができるので、思い違いによ る出戻りもなし
- 48. カジュアルなコミュニケーションから創るチームワーク ちょい聞き 雑談、コミュニティ 周りの人にちょっと聞く感覚で、チームをメンショ ンして質問 • 写真付きでランチや飲み会、家庭のことなど コミュニケーション • 遠隔地のメンバーとの親睦を深める 知っている人がいれば すぐ 答えを得られる 知識の有効活用！
- 49. 外部と繋がる
- 50. Teamsでの外部とのやり取りは主に2種類 URL からオンライン会議だけに参加 チームにゲストメンバーとして参加 Office 365 やマイクロソフトアカウントの有無 に限らず、 URL だけ分かれば会議に参加できる匿名アクセ ス機能 特定のチーム内でチャットやファイル共有に 加え タブや Bot を使って情報共有が行える機能 Office 365 か Microsoft (無償) アカウント必 須 ※チームにゲスト参加していない (許可しない) 場合 でも オンライン会議には URL から招待可能
- 51. Teamsは外部とも利便性高くやりとり可能！ 実際の利用事例 • 新卒採用面接 - アカウント不要, PCのブラウザでもスマホのアプリでもワンクリック参加 • 顧客との営業ミーティング – 音声とカメラはもちろん, 画面共有, カメラの背景ぼかしも搭載 • パートナー企業との共同プロジェクト – ファイル共有, チャット, リアルタイム共同編集 51
- 52. URLでオンライン会議に招待されるとできること 52 招待された人ができること ※招待元のテナントで機能を OFF にすることは可能です • 音声やビデオでの通話 • 画面共有 • チャット • 招待元が送ったファイルの受け取り 招待された人が仕様上できないこと • ファイルを添付、送信すること（チャット ファイルの共有） • チームへの能動的な参加や会話 https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoftteams/guest-experience#comparison-of-team-member-and-guest-capabilities ※匿名であってもなくても、会議でできることや設定項目は共通です。 URL からオンライン会議だけに参加
- 53. オンライン会議の「匿名アクセス」とは？ • オンライン会議機能にある アカウントなしで会議参加する方法 • 相手が Office 365 利用者でなくても会議はすぐに始められます！ • PC はブラウザ, スマートフォンはアプリをインストールしアカウントなしで参加可能 注意：後述の「チームにゲストメンバーとして参加」には匿名アクセスはない アカウント作成なし！すぐに会議参加 面接, 営業, ベンダーとの進捗会議など URL をクリックして ブラウザから参加 URL からオンライン会議だけに参加
- 54. [補足]スマートフォンからの匿名アクセス メールについている 会議 URL をタップすると ブラウザで左の画面が 表示されます 表示されているアプリストアを タップして移動します Teams アプリを インストールします インストールできたら アプリを開かずに 一旦メールの画面に戻ります ※ そのままアプリを 開くとサインイン を求められるので 一旦閉じます 再度メールについている 会議 URL をタップすると Teams アプリが起動します [ゲストとして参加]を 選んでください 名前を入力して 音声の利用を 許可します ※Android では 画面に録音と 出てきますが、 会議を録音する 意味ではなく、 Teams でマイク 使用を許可する 意図です 参加完了です！ URL からオンライン会議だけに参加
- 55. 外部のチームに招待された時できること 招待された人ができること ※招待先のテナントによっては機能をOFFにしている可能性がございます • チャネルの作成 • プライベートチャットに招待され、参加する • メッセージを投稿、削除、編集する • チャネルでファイルを送受信する 招待された人が仕様上できないこと • アプリ（タブ、ボット、コネクタ）を追加する • 会議を作成またはスケジュールにアクセスする • チームを作成する • チームを検索して参加する https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoftteams/guest-experience#comparison-of-team-member-and-guest-capabilities チームにゲストメンバーが参加