コミュニケーション戦略を前提にしたOutlookやTeams活用
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1. The document discusses using Outlook and Teams to efficiently handle multitasking. It provides tips for classifying and processing information and tasks in a timely manner. 2. It suggests using tools like Outlook, Teams, OneDrive for task management and sharing files and information. Smartphones are highly effective for initial processing of emails and tasks. 3. PCs are necessary for longer responses, document creation, coding, and research. Cloud services allow storing and accessing all work files and emails from any device.
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コミュニケーション戦略を前提にしたOutlookやTeams活用
- 1. Outlook と Teams を活用して メッチャマルチタスクをこなす 方法 - dahatake さん流 - 畠山 大有 | Daiyu Hatakeyama | @dahatake Architect && Software Engineer && Applied Data Scientist Microsoft Japan
- 2. 戦略
- 3. “武器”
- 4. 一人 会社 共有
- 5. Task 発生 実行 (他の人と一緒に) 社内 社外 社内 自分 スマートフォンの方が圧倒的 に早い ・メール: 読む + 短い返答 ・SNS: 読み書き ・ToDo ・勉強用動画視聴 Schedule 社内のリソー ス を探す よく参照する ファイル Project 社外 Project • 自分への通知 • 複数Projectのスイッ チ • Task やり取り • ファイル共有 • メモ書き • 議事録 • 電話会議 Task Close PC必須 ・メール: 長い返答 ・文書作成。図版含む ・コーディング ・もろもろ調査 外出中の困り事項 ・機密事項の「電話」 OneDrive の オンデマンドダウンロードが最 強すぎ。 かつ、個人フォルダの容量の巨 大化により全ての仕事のファイ ルは クラウドへ メールボックス容量の巨大化 により、全ての管理をクラウ ドで
- 10. 翌営業日
- 11. 大量の未読 ノイズ
- 13. 0 件
- 14. 以 前 “4D+A”に即した、タスク管理ツール 情報(メール)到着 何か行動しな いといけない もの? 削除する “Delete it” 役に立つ情報は “Archive” 2分以内に 出来る? その場でやる “Do It” 他の人にお願 いできる? 依頼する “Delegate It” 後でも良い? 5W1Hを意識して、タスク処理していく 30 分 く ら い No Yes Yes Yes スケジューリングする “Defer It” Yes No No No
- 15. スマート フォン 情報(メール)到着 何か行動しな いといけない もの? 削除する “Delete it” 役に立つ情報は “Archive” 2分以内に 出来る? その場でやる “Do It” 他の人にお願 いできる? 依頼する “Delegate It” 後でも良い? 5W1Hを意識して、タスク処理していく No Yes Yes Yes スケジューリングする “Defer It” Yes No No No 5 分 ? 手作業でのメールの仕分けは、スマホ が圧倒的に早い!
- 16. 削除する “Delete it” 役に立つ情報は “Archive” その場でやる “Do It” 依頼する “Delegate It” スケジューリングする “Defer It” • 既知 • 他の人 • 新規 • 即答 分からない 期限 分かりそうな
- 18. • 移動時間
- 19. • Active Close
- 22. 自分で
- 23. • 件名
- 27. リ OneDrive
- 28. 場所
- 29. 宛先を間違う パスワードが破ら れる ファイルにウィル スが入っている コピペで宛先設定し て 同様に間違う 固定パスワード スキャン不可 後からアクセス権限 を 設定変更可能 ワンタイムパスワー ド メールサーバー上で サンドボックスス キャン ○ ○ ○ ✕ ✕ ✕ リスク メールに パスワード付Zip添 付 ワンタイムパスワー ド 認証付URL共有 IPA（独立行政法人情報処理推進機構） による、「5分でできる！情報セキュリティ自社診断」では、2013年の時点で“パ スワードはその電子メールには書き込まず、別の電子メールか電話等で通知することが必要です。”と推奨する記述が存 在していました。 現在では、主にメールサーバー上でのサンドボックススキャンに対応できないことが、かえってリスクを高めています。 容量制限で送信できない、メールボックス容量を圧迫する、数年後にファイルを参照しようとするとパスワードが分から ない等の利便性を損なうケースの方が目立ってきています。
- 30. 分類 必要な情報のみ
- 31. 表 • タイトル
- 33. 心理的安全性
- 38. 数クリック
- 43. ?% ?% ?% 口頭 発話 視覚的に 何と話したか? どういうトーン で? どのように見えるの か?
- 44. 7% 38% 55% Professor Albert Mehrabian’s communications model 口頭 発話 視覚的に 何と話したか? どういうトーン で? どのように見えるの か?
- 46. いままで見えていたもの どうすればいいか？ • 表情 • 髪型や服装 • 反応 • 仕事以外の会話 カメラ（可能な限りONにする） 気にしない より大きく反応を 楽しい会話
- 47. 仕事 生活 生活 仕事
- 48. 紙ベースの会議 手元に情報がなく 宿題を持ち帰り 回答に１週間 資料作成 5時間 会議室に来れる人だけで議論 現場の生情報が不明 ホワイトボードを映して 会議後に議事録作成 回答に１週間 事実確認 3時間 議事録作成 2時間 即断・即決型の会議 その場で情報を引き出し 会議中に分析完了 営業社員をその場に呼び出し リアルタイムに 現場の情報把握 ホワイトボードを映して 会議中に議事録共有 Power BI Pro Surface Hub Teams 30分 の会議で 即断・即決
- 49. 一か所 作戦会議
- 50. • 1-2分
- 53. 出張時
- 54. はけ口
- 55. 23.9% 27.6% 11.1% 23.9％ 4.6％ 1.4％ その他 5.5％ メール／予定調整 非定型作業 （主にExcelとPPT） 情報検索 顧客管理系 技術情報 管理系 営業支援系 着色：在席、空白：離席 ・自席とnot自席比率は、71.5%：28.5% ・1週間の平均値と比較しほぼ標準的 ・部門平均比で約1割程度自席作業が多い ・本人の申告では自席が8割との認識 ・残業を行った日は自席率が5%程度上昇 not自席 28.5% 自席 71.5% ・調査対象時間の内、自席業務について評価 ・コア業務とnotコア業務比率は79%：21% ・1週間の平均値と比較しほぼ標準的 ・設計部門平均比で約15%程度コア業務が多い ・本人の申告でもコア業務が8割との認識 コア業務 78.9% notコア業務 21.1% ビデオ／PCログによる 情報活用状態の可視化 IPA Individual Productivity Assessment （*1） Mail 確認 提案 業務 提案 業務 資料 作成 資料 作成 報告 業務 資料 作成 コア業務 not コア業務 ↓ not コア業務 ↓ コア業務 not コア 業務 ↓ 9:17 出社 ↓ Mail 確認 ↓ 来客 ↙ 提案署 作成 ↓ 社内 会議 ↓ QA 対応 ↓ 昼食 ↓ 提案署 作成 ↓ 資料 作成 ↓ 社内 会議 ↓ 報告書 作成 ↓ 来客 （業者） ↓ 資料 作成 ↓ 19:05 退社 ↓ 資料 作成 ↓ コア業務の中で業務系（赤）と情報系（青）が 複雑に絡み合う ■B部門Xさんの1日を「コア業務／notコア業務」に分類
- 56. 高付加価値を生み出す仕事をするフォーカスタイムを創る 会議 Focus Time =高付加価値を生み出す仕事の時間 会議 会議 会議 内向き作業の時間 総就業時間の 短縮 • プライベートの 充実 • 自己学習 会議 会議 会議 内向き作業の時間 高付加価値を 生み出す 仕事の時間 内向き作業の 時間 移動時間 移動時間 働き方の例 • 付加価値を生まない時間が1日の大半を占める
- 59. 短い文章 Facebook / Twitter の社内共有 ドキュメントを読む 会議参加 長い文章: ドキュメントを伴う もの ドキュメント作成: マウス必須! コーディング etc… 自分のタスク追加・整理: 後でやる系 (技術調査など) 技術調査の初期フェーズ: Bing で 検索 お勉強用動画を見る アイディアのメモ書き
- 60. メール Teams 会話できる相手 誰でも メンバーのみ 会話の情報共有範囲 メールのTo, CCのみ メンバーのみ 後から会話に参加する人 への情報共有 メール添付など 共有済み ファイル 添付など SharePoint / OneDrive 組み込み URL など メール本文に Wiki などに タスク など 別アプリ 追加可能 メッセージング 情報共有
- 63. 良く使う機能・基本操作 参加メンバーのカルチャー (信頼・尊敬・カジュアルなど) 共同作業にあたっての Tips 個々人の仕事の仕方 本資料 Microsoft Teams 日本語マニュアル、クイックガイド、 ビデオ - Windows Blog for Japan Teams を活用してメッチャマルチタスクをこなす方 法 - dahatake さん流 - version 1.3 (slideshare.net) コラボ レーショ ン ツール
- 71. 返事 メール
- 72. • 既読後
- 74. Task 発生 実行 (他の人と一緒に) 社内 社外 社内 自分 スマートフォンの方が圧倒的 に早い ・メール: 読む + 短い返答 ・SNS: 読み書き ・ToDo ・勉強用動画視聴 Schedule 社内のリソー ス を探す よく参照する ファイル Project 社外 Project • 自分への通知 • 複数Projectのスイッ チ • Task やり取り • ファイル共有 • メモ書き • 議事録 • 電話会議 Task Close PC必須 ・メール: 長い返答 ・文書作成。図版含む ・コーディング ・もろもろ調査 外出中の困り事項 ・機密事項の「電話」 OneDrive の オンデマンドダウンロードが最 強すぎ。 かつ、個人フォルダの容量の巨 大化により全ての仕事のファイ ルは クラウドへ メールボックス容量の巨大化 により、全ての管理をクラウ ドで
- 76. © 2019 Microsoft Corporation. All rights reserved. 本情報の内容（添付文書、リンク先などを含む）は、作成日時点でのものであり、予告なく変更される場合があります。