Dokumen tersebut memberikan informasi mengenai standar operasional umum di PT. BANGUN JAYA CEMERLANG PERKASA, termasuk struktur organisasi, prosedur penerimaan barang, penomoran barcode, tugas kasir, dan jenis-jenis transaksi."
13. Barcode
Ketentuan Penempelan
Barcodeyangbenar
Tidak menutupi Image / gambar kemasan
Tidak menutupi keterangan barang
Tidak menutupi logo & brand barang
Harus menutupi upc jika upc tersebut tidak
terbaca di Product Master (double kode)
Penempatan barcode di yang mudah terlihat
Harus terpasang di kolom barcode jika barang
terpacking menggunakan handtag Sbj
Tidak menutupi petunjuk pemakaian
22. PENERIMAAN
BARANG
INTERNAL
Mutasi / DO antar Store
Mutasi / DO antar store adalah
perpindahan barang dari satu store ke
store lain yang disebabkan oleh :
a) Adanya permintaan customer di
store lain
b) Stock store lain kosong
c) Suatu store kelebihan stock barang
tertentu (kadangkala ada suatu
barang yang sulit terjual di satu
store tapi di store lain sangat
mudah terjual
Mutasi dari Gudang
Mutasi dari Gudang adalah
perpindahan barang dari satu gudang
ke gudang lain, atau dari gudang ke
store dan sebaliknya yang disebabkan
oleh :
a) Adanya transaksi / pembelian di
store
b) Stock store kosong
c) Adanya pembelian barang dalam
jumlah banyak / project
23. PENERIMAAN
BARANG
EKSTERNAL
Konsinyasi :
Adalah barang supplier yang
dititipkan untuk dijual di store Sbj dan
pihak Sbj mendapat keuntungan dari
penjualan tersebut
Beli Putus :
Adalah barang yang dibeli dari
supplier / pabrik untuk dijual kembali
di store Sbj
24. Receiving List
Mutasi
Assembly
Retur Barang
Cetak Barcode
ADMINISTRASI
STORE
25. 7TUGAS KASIR
1. Bertanggungjawab atas seluruh kerapihan dan kebersihan area kasir
2. Bertanggungjawab mengetahui detail area kasir
3. Memahami seluruh alat kerja pendukung transaksi
4. Memahami proses penginputan barang
5. Memahami setiap prosedur transaksi
6. Bertanggungjawab atas report penjualan kasir
7. Mengetahui setiap produk yang di jual
26. KASIR SBJ DI BAGI 2 :
2. KASIR POS
Melayani seluruh transaksi di bawa langsung
• Areanya meliputi showcase coca cola, seluruh barang di coc depan
meja kasir
• Alat kerja kasir :
I. 3 mesin EDC ( BCA, BRI, PERMATA )
II. Perangkat komputer & printer
III. HT
IV. Scanner Uang (Money Detector)
27. KASIR SBJ DI BAGI 2 :
1. KASIR SO
Melayani seluruh pembayaran baik di bawa
langsung, dikirim, piutang dll
• Alat kerja kasir :
I. 3 mesin EDC ( BCA, BRI, PERMATA )
II. Perangkat komputer & printer
III. HT
IV. Scanner Uang (Money Detector)
28. 5Hal yang Harus di
Persiapkan Kasir
1. Periksa Penampilan sesuai standar kerapihan & kebersihan diri di Sbj
2. Periksa informasi penting : Baca informasi2 penting yang terkait
dengan departemen atau program2 acara yang akan berjalan
(Fishbowl, double point, promo flayer dll)
3. Siapkan Modal Kasir : Minta uang modal kepada Head Cashier / PIC
4. Periksa Persediaan : pastikan persediaan kantong plastik cukup,
dengan ukuran lengkap, gunting, kertas struk
5. Periksa Peralatan : pastikan semua peralatan ada dan berfungsi
dengan baik (mesin POS, EDC, mesin debit BCA, kalkulator
29. 6Langkah ( 6 Steps )
Kasir
1. SambutTamu
Tersenyum dan sambut tamu dengan ramah dan lihat mata tamu, “Selamat pagi/siang/sore/malam
Pak / Ibu ?”
2. Tanyakan Member Sbj
Tanyakan apakah customer mempunyai member Sbj
JIKA BELUM : sarankan pada customer untuk membuat member Sbj dan terangkan keuntungan
menjadi member Sbj dan biaya pembuatannya
JIKA SUDAH :
- periksa member Sbj apakah masih berlaku
- bila member sudah tidak berlaku, tawarkan untuk perpanjang member Sbj, lalu info ke customer
service untuk di aktivasi dan input perpanjangan member Sbj ke mesin POD
3. Lakukan pemeriksaan fisik product, label, & scan produk
Ambil barang yang dibeli customer, buka kemasan/kardus produk (bila ada), periksa apakah ada
barang lain yang kedapatan berada didalam kardus
Bila ditemukan barang lain, tanyakan kepada customer dengan sopan, apakah barang tsb juga akan
dibeli.
Periksa & perhatikan label barcode yang akan di scan, apakah sama dengan barangnya. Scan barcode
atau no UPC, Jika nama yang tampil di layar POS berbeda dengan nama barang yang di scan, minta
bantuan SC untuk mendapat kejelasannya. Perhatikan juga harga barang yang tampil di POS apakah
sesuai.
30. 6Langkah ( 6 Steps )
Kasir
1. SambutTamu
Tersenyum dan sambut tamu dengan ramah dan lihat mata tamu, “Selamat pagi/siang/sore/malam
Pak / Ibu ?”
2. Tanyakan Member Sbj
Tanyakan apakah customer mempunyai member Sbj
JIKA BELUM : sarankan pada customer untuk membuat member Sbj dan terangkan keuntungan
menjadi member Sbj dan biaya pembuatannya
JIKA SUDAH :
- periksa member Sbj apakah masih berlaku
- bila member sudah tidak berlaku, tawarkan untuk perpanjang member Sbj, lalu info ke customer
service untuk di aktivasi dan input perpanjangan member Sbj ke mesin POD
3. Lakukan pemeriksaan fisik product, label, & scan produk
Ambil barang yang dibeli customer, buka kemasan/kardus produk (bila ada), periksa apakah ada
barang lain yang kedapatan berada didalam kardus
Bila ditemukan barang lain, tanyakan kepada customer dengan sopan, apakah barang tsb juga akan
dibeli.
Periksa & perhatikan label barcode yang akan di scan, apakah sama dengan barangnya. Scan barcode
atau no UPC, Jika nama yang tampil di layar POS berbeda dengan nama barang yang di scan, minta
bantuan SC untuk mendapat kejelasannya. Perhatikan juga harga barang yang tampil di POS apakah
sesuai.
31. 6Langkah ( 6 Steps )
Kasir
4. Terima Pembayaran
Sebutkan nilai total pembelanjaan kepada customer dan terima
pembayaran
5. Berikan Uang Kembalian
Berikan uang kembalian dan sebutkan dari nilai yang terkecil dahulu
6. UcapkanTerima Kasih dan minta tamu untuk datang lagi
Bila diketahui nama customer dari credit card dan member Sbj,
sebutkan nama customer tersebut
“Terima kasih, PakJoni. Silahkan datang kembali. “
32. 6 Steps Kasir :
Ucapkan Salam
Tanyakan Member
Cek Barang
Pembayaran
Pengembalian
Terima kasih
35. Jenis – jenis
Transaksi
Jenis pembayaran yang di terima di SBJ :
1. CASH
Hanya Rupiah saja
Tidak ada minimum pembayaran
Pembayaran dengan uang tunai langsung di toko
2. CREDIT CARD
MeliputiVisa & Master dikenakan charge 2.5 %
BCA Card dikenakan charge 1 %
36. Perbedaan
Kartu Debit
dan Kartu
Kredit
KARTU DEBIT KARTU KREDIT
Harus memiliki tabungan di bank
bersangkutan
Tidak memiliki tabungan di bank ybs
Batas transaksi adalah jumlah tabungan
orang tsb
Batas transaksi ditentukan oleh bank
Bebas iuran Ada iuran tahunan
Harus ada PIN Boleh ada / tidak
Tidak semua mesin EDC dpt menerima
bbrp kartu debit
Diterima di semua mesin EDC
Tagihan langsung dipotong dan tdk bs
dicicil
Tagihan bisa dicicil
40. How to Use ??
JENIS
EDC
KARTUYG DIGUNAKAN LOGO
BCA •DEBIT BCA
•BCA CARD
•KARTU DEBITYANG BERLOGO DEBIT
BCA
• KARTU DEBIT BERLOGO PRIMA
DEBIT BERWARNA HIJAU SAJA
BRI •DEBIT BRI
•SEMUA JENIS KARTU KREDIT
MANDIRI DEBIT MANDIRI
PERMATA SEMUA JENIS KARTU DEBIT
TRANSAKSI MENGGUNAKAN PIN
41. Jenis – jenis
Transaksi
Jenis pembayaran yang di terima di SBJ :
3. DEBIT BCA
Meliputi debit BCA, BRI, Permata Bank
Minimum pembayaran Rp. 50.000 ,-
4.TRANSFER
Transfer via rekening BCA
Cek & Giro (Hanya untuk customer piutang & harus
dengan persetujuan direksi)
Tidak ada minimum pembayaran
42. Jenis – jenis
Transaksi
Jenis pembayaran yang di terima di SBJ :
5. SALES RETURN
Pengembalian barang dengan barang
Tuker barang yang berbeda
6.VOUCHER
Nilai uang tunai sesuai dengan nilai nominal tertentu pada voucher.
Voucher SBJ terdiri dari pecahan :
- Rp. 10.000,-
- Rp. 20.000,-
- Rp. 50.000,-
- Rp. 100.000,-
Note :
Apabaila voucher diperoleh karena beli / SR masa berlakunya 3 bulan
Apabila voucher diperoleh karena Gift / Hadiah masa berlakunya 1 bulan
44. Jenis – jenis
Transaksi
Jenis pembayaran yang di terima di SBJ :
7. Pembayaran di tempat (Cash On Delivery)
Pembayaran dengan uang tunai lunas di tempat customer
Maksimal transaksi Rp. 1,000,000,- harus persetujuan Store
Manager / Direksi
8. Pembayaran Down Payment (DP)
Pembayaran ini di khususkan untuk pembelian barang
indent. Customer wajib membayar DP 50% dari total
pembayaran yang seharusnya. Pembayaran bisa dilakukan
dengan semua jenis transaksi kecuali GIRO & CEK. Untuk
pelunasan dilakukan ketika barang indent sudah tersedia,
bisa dilakukan juga dengan semua jenis transaksi termasuk
bayar ditempat , kecuali pembayaran dengan GIRO & CEK
45. Jenis – jenis
Transaksi
Jenis pembayaran yang di terima di SBJ :
9. Piutang
Piutang hanya berlaku untuk beberapa customer dan harus
dengan persetujuan direksi. Pembayaran dengan tempo dan limit
yang sudah di tentukan. Pelunasan bisa di lakukan dengan semua
jenis transaksi
10. Deposit
Deposit atau titip uang adalah pembayaran dengan semua jenis
transaksi kecuali giro & cek dengan mekanisme menitip dana
pembelanjaan terlebih dulu sebelum transaksi pembelian.Titip
uang juga dapat terjadi karena ada pembelian sample barang
11. Pengeluaran
Pengeluaran adalah peristiwa pengembalian uang karena suatu
kejadian tertentu seperti retur, discount tidak terinput dll.
Pengeluaran uang tersebut harus dengan persetujuan Store
Manager atau direksi
46. Cara Membaca
Struk / Receipt
Kasir POS
Contoh Pada Struk Tertulis :
POS.60-20171111-1
POS Transaksi di kasir POS
60 Kode PIC Kasir
2017 Tahun
11 Bulan
11 Tanggal
1 NomorTransaksi
47. Cara Membaca
Struk / Receipt
Kasir SO by
Invoice
Contoh Pada Struk Tertulis :
1608.494/20171111/1
1608 Transaksi di SOTengah / No Invoice
494 Kode PIC Kasir
2017 Tahun
11 Bulan
11 Tanggal
1 NomorTransaksi
49. Prosedur
Penggunaan
Nota Pesanan
di Store
Nota putih & merah di berika kepada Customer untuk
dibawa ke kasir
Nota merah di-file oleh kasir
Nota kuning di-file oleh bagian sales staff
Setelah Customer melakukan pembayaran, customer
service akan melakukan pencocokan data antara memo
putih, struk serta barang
52. Keuntungan
Menjadi
Member Super
Card
Point reward setiap pembelanjaan minimal
Rp. 100.000,- dapat 1 point
Discount pada merchant-merchant yang
bergabung dengan Super Bangun Jaya
Extra discount 2% Regular Product*
Free surcharge Credit Card* (Product
Sponsor Only)
54. 8 Keuntungan
Menjadi
Member Super
Platinum
1. Min transaksi Rp. 3.888.000,-dalam 1 struk mendapatkan discount 1%
2. Min transaksi Rp. 18.000.000,-mendapatkan Voucher SBJ senilai Rp. 200.000,-*
3. Min transaksi Rp. 48.000.000,-mendapatkan Voucher SBJ senilai Rp. 500.000,-*
4. Extra Promo di bulan tertentu berhadiah langsung product*
5. Pembelanjaan (1 Feb – 31 Des 2017)
- Rp. 488,000,000,- Berhadiah langsung 1 Unit Kulkas 1 Pintu
- Rp. 788,000,000,- Berhadiah langsung 1 Unit Smartphone
- Rp. 988,000,000,- Berhadiah langsung 1 Unit LED 40”/42”
- Rp. 1,388,000,000,- Berhadiah langsung 1 Unit Sepeda Motor
6. Flexible Delivery Date*
7. Hadiah Exclusive untuk HUT Member
8. Free Delivery*
* Tidak berlaku untuk produk semen konvesional
* Syarat & ketentuan berlaku
55. Aplikasi
Member SBJ
1. PEMBUATAN KARTU BARU (NEW MEMBER)
Biaya pembuatan kartu baru Rp. 50.000,-
Melakukan transaksi dengan minimal Rp. 1.000.000,- free member
Masa aktif selama 1 tahun dan dapat di perpanjang
Untuk kartu jadi selama 3 hari kerja
2. PERPANJANGAN KARTU MEMBER
Perpanjangan kartu dikenakan biaya Rp. 20.000,-
Fisik kartu tidak diganti
CS langsung mengaktifkan di komputer
Ganti fisik kartu dikenakan biaya Rp. 20.000,-
Selesai kartu dan masa aktifnya sama dengan kartu baru
Melakukan transaksi dengan minimal Rp. 1.000.000,- free member
56. Down Payment
(DP)
DP Yang berlaku sekarang yaitu DP minimal 50% atau DP Lunas 100%
Proses DP :
1. Customer diarahkan ke Customer Service Tengah
2. Customer di buatkan Invoice
3. Customer di berikan invoice putih / asli
Proses Pelunasan DP :
1. Bayar di tempat
2. Transfer
3. Cash (customer kembali ke toko)
Proses Pelunasan di system :
1. Di buat oleh staff kasir SO tengah
2. Di menu pelunasan
3. Di Customer Payment
4. Input sisa pembayaran sesuai metode :
Transfer
Card
Cash
Giro
57. Sales Return
1. Credite Note (beda kode)
Dibuat apabila customer ingin menukarkan barang yang telah dibelinya dengan barang
lain (beda kode)
2. Good Exchange (kode sama)
Dibuat apabila customer ingin menukarkan barang yang telah dibelinya dengan barang
sama (kode sama)
3. Refund Money / kembali uang (Credit Card/Debit Card/Cash)
Dibuat apabila barang yang dibeli customer dirasa tidak cocok dan customer ingin
uangnya dikembalikan.
Note : Proses retur di lakukan di customer service & proses refund di lakukan di SO
tengah
58. Syarat Sales
Return
1. Batas waktu pengembalian max 3 hari
2. Melampirkan bukti / struk belanja / invoice
3. Barang masih layak jual
4. Penukaran minimal dengan harga yang sama
5. Tidak berlaku untuk kesalahan pemakaian
6. Kerusakan pabrik akan diganti dengan product
sejenis
59. Contoh Kasus
Apabila ada customer belanja di Store Sbj BSD, tapi
minta di tukar (sales return) di store Sbj Cisauk
Apa yang harus kita lakukan ?
60. Contoh Kasus
Yang harus kita lakukan ?
Jelaskan pada customer tentang prosedur sales return yang ada di Sbj,
bahwa untuk penukaran barang hanya dapat dilakukan pada store Sbj
yang sama pada saat customer beli
Apabila customer tetap ngotot, maka mintalah bantuan Duty
Manager
Apabila Duty manager telah Acc atas complaint tersebut maka yang
dilakukan oleh CS beserta SC departemen terkait adalah : Cek kondisi
barang tersebut apakah masih layak jual atau tidak, serta cocokan
dengan Receipt belanja Customer
61. Contoh Kasus
Yang harus kita lakukan ?
Konfirmasikan dengan CS Store BSD tempat awal customer beli
product, bahwa ada customernya yang minta sales return di Store
yang lain
Lakukan sales return manual dengan Tanda Terima, kemudian
customer dapat ambil barang tukaran / baru sesuai dengan yang
customer inginkan
Tanda Terima rangkap 3, 1 lembar copy diserahkan ke customer
sebagai bukti
Setelah terjadi penyelesaian dengan Customer maka: Tatap mata
customer dengan ramah dan bersahabat kemudian ucapkan salam
62. Contoh Kasus
Yang harus kita lakukan ?
Lalu yang dilakukan oleh CS adalah telepon ke Store terkait bahwa
tambahan uang (jika ada) dan barang yang customer ambil / baru
akan dikirim atau di Mutasi
Mutasi ke Store terkait agar proses Sales return dapat dilakukan
Untuk barang yang batal maka minta di Mutasi ke Store tempat
customer beli
Note :
Untuk kejadian diatas harap diminimalkan dan hanya untuk kasus khusus
dan harus Acc dari Duty Manager kedua store
63. Prosedur
Penitipan
Barang
1. Mohon tidak menitipkan barang berharga
2. Penitipan barang hanya untuk pengunjung SBJ
3. Barang hanya dapat dititipkan selama Operasional Store
4. SBJ tidak bertanggung jawab untuk barang penitipan yang tidak
diambil lebih dari 1 (satu) minggu
5. Apabila kartu penitipan hilang, dikenakan biaya penggantian Rp.
10.000,- (sepuluh ribu rupiah)
6. SBJ tidak membuka atau melakukan pemeriksaan atas isi barang dan
tidak bertanggung jawab atas kekurangan / kehilangan isi barang
titipan
64. Goods Service
1. Barang pernah dijual di Super Bangun Jaya
2. Sevice bisa dilakukan di seluruh Super Bangun Jaya
Proses Service :
1. CS mengeluarkan Form Service dan Tanda Terima
2. Customer harus bawa kartu garansi product
3. CS info ke departemen terkait
4. Departemen terkait bawa barang beserta kartu garansi ke bagian
Admin Gudang
5. Admin info ke MD terkait untuk jalur pengiriman dari Supplier
6. Customer berhak dihubungi jika barang tersebut sudah atau belum
selesai diservice
65. Pengirirmanke
Customer
Pengiriman ke Customer dilakukan apabila barang yang dibeli customer
berukuran besar atau banyak, sehingga tidak memungkinkan customer untuk
membawa sendiri. Selain itu juga mempertimbangkan total nilai
pembeliannya
Pengirirman ke Customer hanya dilakukan untuk wilayah dalam kota dan
dikenakan biaya untuk area / jarak tertentu
Pengiriman ke Customer yang keluar kota, Customer yang memilih dan
menentukan expedisi yang akan mengirim, pihak store hanya mengantar
Product sampai ke pihak expedisi. Setelah itu adalah tanggung jawab
expedisi
Pengiriman ke Customer yang keluar kota ini bukan merupakan kewajiban
Store, semata mata hanya bagian dari pelayanan kepada Customer
Untuk pengiriman dalam kota dilakukan pada hari Senin-Minggu dan untuk
jalur dilakukan oleh bagian Delivery
66. Tanda Terima
Tanda Terima ada 2 :
1. Tanda Terima Masuk
Digunakan jika datangnya dari Store lain / pihak lain yang
terdiri dari :
- Lembar Asli
- Lembar Copy 2
CS akan mem-File tanda terima yang lembar copy 2, setelah
itu yang lembar asli CS kembalikan ke store lain yang
bersangkutan
67. Tanda Terima
1. Tanda Terima Keluar
Tanda terima keluar terjadi apabila kita atau Store SBJ
yang mengeluarkannya. Tanda terima ini juga terdiri dari 3
play
Lembar Asli, lembar copy 1, lembar copy 2
CS akan mem-File lembar copy asli dan lembar copy 2,
sedangkan lembar copy 1 untuk customer atau Store lain
Note :
Tanda terima masuk / keluar di-File per tanggal
68. PPLB Permintaan Pemindahan Lokasi Barang (PPLB)
Form ini digunakan untuk mutasi barang dari lokasi 1 ke
lokasi lain
Seperti : Gudang Store ke Store / SBJ
PPLB ini digunakan untuk mutasi yang sifatnya Internal
maupun untuk Pembelian barang dari Customer yang
barangnya diambil di Gudang
69. Stock
Opname
Mencari selisih antara nilai buku (nilai di komputer)
dengan nilai fisik barang dengan cara menghitung fisik
barang kemudian membandingkan dengan data di
komputer
Permasalahan yang sering terjadi setelah SO (Stock Opname)
secara garis besar terbagi menjadi :
Selisih Stock Zero / Nol
Selisih Stock Plus
Selisih Stock Minus
70. Permasalahan
Setelah
Stock Opname
STOCK PLUS
Selisih antara stock fisik lebih banyak jika dibandingkan
dengan stock buku (komputer)
STOCK MINUS
Selisih antara stock fisik lebih kecil / sedikit jika
dibandingkan dengan stock buku (komputer)
71. Permasalahan
Setelah
Stock Opname
STOCK PLUS
Stock plus setelah Stock Opname dapat diakibatkan oleh
beberapa hal antara lain :
PO/SJ yang belum di Receiving List (RL) oleh Adm
Mutasi yang belum di Approved oleh Duty / Cycle
Barang indent yang di-tell (dibayar lebih dulu) di SO tengah sebelum
SO, sedangkan barangnya blum datang
Terjadi double penghitungan untuk satu barang ketika SO termasuk
salah input quantity pada PDT (Portable Data Transfer)
Terdapat barang yang memiliki 2 stock kode
72. Permasalahan
Setelah
Stock Opname
STOCK MINUS
Stock minus yang dimaksud disini adalah minus secara data /
secara fisik barang tersebut quantitynya lebih banyak
daripada quantity di stock komputer
Stock minus bisa disebabkan karena :
Pada saat SO barang tersebut tidak terhitung / dianggap
hilang dan sekarang terjual
Salah tulis barcode di nota penjualan
Salah tempel barcode
Barang inden yang di tell di kasir
74. Permasalahan
Yang Terjadi
di Receiving
A. Barang Pecah / Bocor / Rusak saat diterima
Barang yang saat diterima dalam keadaan rusak bisa disebabkan
oleh beberapa hal, seperti proses pengiriman, packing yang tidak baik
atau penanganan yang tidak hati-hati
B. Barang yang diterima lebih / kurang
Lebih / kurang bisa disebabkan oleh beberapa hal seperti koli yang
tercecer / nyasar ke store lain ataupun tertinggal, kurang dari store
atau dari pengiriman supplier
C. Pengiriman barang antar store / Mutasi
Selain menerima barang, store juga bisa mengirimkan barang ke
store lain berdasarkan permintaan MD ataupun permintaan dari staff
dept di store lain yang membutuhkan
