Услуги компании "МауэрГрупп" по методологическому сопровождению внедрения СЭД

1. 2014 © ООО «МауэрГрупп", компания, зарегистрированная в соответствии с законодательством Российской Федерации. Все права защищены. Напечатано в России.
1
Системы
Электронного Документооборота
(СЭД)
2015 г.

2. 2014 © ООО «МауэрГрупп", компания, зарегистрированная в соответствии с законодательством Российской Федерации. Все права защищены. Напечатано в России.
2
АУДИТОРСКО-КОНСАЛТИНГОВАЯ КОМПАНИЯ
AUDIT & CONSULTING COMPANY
Система Электронного Документооборота –
элемент автоматизации управления бизнесом
 Системы электронного документооборота (СЭД) становятся
обязательным элементом IТ-инфраструктуры современного
предприятия.
 Современные СЭД ориентируются на работу не только с
корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными
документами), но и с различными внутренними документами
(договорами, нормативной, финансовой, справочной и
проектной документацией, документами по кадровой
деятельности и т.д.).
 СЭД используются для решения прикладных задач, в которых
важной составляющей является работа с электронными
документами:
- управление взаимодействием с клиентами
- обработка обращений граждан
- автоматизация работы сервисной службы
- организация проектного документооборота и т.д.

3. 2014 © ООО «МауэрГрупп", компания, зарегистрированная в соответствии с законодательством Российской Федерации. Все права защищены. Напечатано в России.
3
АУДИТОРСКО-КОНСАЛТИНГОВАЯ КОМПАНИЯ
AUDIT & CONSULTING COMPANY
АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕСОМ
• Системы электронного документооборота (ECM, EDI)
• Системы управления ресурсами предприятия (ERP)
• Системы управления заданиями (Order/Task
Management)
• Системы управления отношениями с клиентами (CRM)
• Системы автоматизации бизнес-процессов (BPMS)
• Системы автоматизации обработки заявок технической
поддержки пользователей (Trouble Ticketing)
Разнообразие автоматизированных
информационных систем
• Рост числа автоматизированных систем
• Кусочная (лоскутная) автоматизация
• Сложность интеграции разнородных систем
• Увеличение временных затрат пользователей на
решение задач
Проблемы автоматизации

4. 2014 © ООО «МауэрГрупп", компания, зарегистрированная в соответствии с законодательством Российской Федерации. Все права защищены. Напечатано в России.
4
АУДИТОРСКО-КОНСАЛТИНГОВАЯ КОМПАНИЯ
AUDIT & CONSULTING COMPANY
АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕСОМ
• Учет стратегии предприятия (целей, KPI) в ходе
внедрения СЭД и других информационных систем
• Автоматизация документационных процессов в ходе
внедрения СЭД с одновременной оптимизацией всех
бизнес-процессов (комплексная оптимизация)
• Применение в ходе внедрения АИС современной
методологии управления проектами (Agile) c учетом
лучших успешных практик традиционных методик (PMI,
PMBoK)
Рекомендации по решению проблем
автоматизации
• Анализ данных из СЭД во внешних системах класса BI
(Business Intelligence) при подготовке отчетов для
руководства с целью принятия управленческих решений
• Интеграция СЭД с внешними системами (госорганы –
СМЭВ, МЭДО, ФКС; коммерческие организации –
аналитические системы центральных офисов)
Учет ключевых моментов

5. 2014 © ООО «МауэрГрупп", компания, зарегистрированная в соответствии с законодательством Российской Федерации. Все права защищены. Напечатано в России.
5
АУДИТОРСКО-КОНСАЛТИНГОВАЯ КОМПАНИЯ
AUDIT & CONSULTING COMPANY
ЭТАПЫ ОПТИМИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ (1)
• Сбор информации о текущем состоянии бизнес-
процессов
• Анализ внутренней нормативной документации
• Анализ системного окружения
Бизнес анализ
• Разработка методологической основы “as is”
• Согласование методологической основы с заказчиком
• Моделирование и оптимизация бизнес-процессов “to be”
• Устранение логических противоречий, разрывов и
коллизий
• Автоматизированная проверка моделей процессов на
соответствие требованиям SADT
Моделирование бизнес-процессов
• Внедрение новых бизнес-процессов
• Настройка бизнес-процессов в автоматизированной
системе
Реализация

6. 2014 © ООО «МауэрГрупп", компания, зарегистрированная в соответствии с законодательством Российской Федерации. Все права защищены. Напечатано в России.
6
АУДИТОРСКО-КОНСАЛТИНГОВАЯ КОМПАНИЯ
AUDIT & CONSULTING COMPANY
ЭТАПЫ ОПТИМИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ (2)
• Пользовательское тестирование бизнес-процессов "to be"
• Устранение ошибок в BPM-системе
• Анкетирование и сбор замечаний пользователей
• Устранение замечаний пользователей
Тестирование
• Разработка исполнительной документации по BPM-системе
• Корректировка моделей процессов
• Внесение изменений в административные регламенты
Документирование
• Актуализация моделей бизнес-процессов и регламентов
• Доведение регламентов до сведения сотрудников
• Ведение базы знаний по внутренней нормативной
документации
Сервисная поддержка

7. 2014 © ООО «МауэрГрупп", компания, зарегистрированная в соответствии с законодательством Российской Федерации. Все права защищены. Напечатано в России.
7
АУДИТОРСКО-КОНСАЛТИНГОВАЯ КОМПАНИЯ
AUDIT & CONSULTING COMPANY
АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ НА ПРИМЕРЕ СЭД
ГЛАВНОЕ НАЗНАЧЕНИЕ СЭД
КОМПАНИЯ Хранение электронных
документов
Управление работой с
документами и информацией
Создание и использование
структуры сохранения
документов.
Создание архивов для
хранения документов
любых форматов и
назначения
Организация движения
документов между
подразделениями
предприятия
(организации) группами
пользователей или
отдельными
пользователями
Движение документов – передача прав
на использование документов (с уведомлением пользователей)
и контролем за их исполнением

8. 2014 © ООО «МауэрГрупп", компания, зарегистрированная в соответствии с законодательством Российской Федерации. Все права защищены. Напечатано в России.
8
АУДИТОРСКО-КОНСАЛТИНГОВАЯ КОМПАНИЯ
AUDIT & CONSULTING COMPANY
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ
ВОЗМОЖНОСТИ СЭД
эцп регистрация
документов
наложение
резолюций
учет ссылок
документов на
другие
документы
ведение
истории
работы с
документом
ведение
статистики
работы с
документами,
создание
отчетов
пересылка
документов и
сообщений между
пользователями
контроль
выполнения
требований
документов
атрибутивный
поиск
документов
работа со
штрих-
кодами на
документах

9. 2014 © ООО «МауэрГрупп", компания, зарегистрированная в соответствии с законодательством Российской Федерации. Все права защищены. Напечатано в России.
9
АУДИТОРСКО-КОНСАЛТИНГОВАЯ КОМПАНИЯ
AUDIT & CONSULTING COMPANY
Как мы можем помочь вам построить СЭД. Этапы работы над проектом.
I. Предварительное обследование
- Формулировка основных требований к
системе
- Определение функциональных,
географических и других ограничений
проекта
- Согласование устава проекта и
заключение контракта
- Предварительный выбор СЭД
II. Системно-аналитическое
обследование
- Изучение структуры и бизнес-
процессов предприятия
- Изучение бумажного
документооборота
- Обследование IT-инфраструктуры
- Уточнение требований к СЭД
- Выбор СЭД
III. Моделирование
- Описание маршрутов движения
документов
- Определение архитектуры
справочников аналитики СЭД (НСИ)
- Согласование ТЗ
IV. Установка СЭД
- Настройка, адаптация и (или)
модернизация системы СЭД
- Подготовка инструкций и регламентов
- Обучение пользователей
- Опытная эксплуатация
- Передача в промышленную
эксплуатацию

10. 2014 © ООО «МауэрГрупп", компания, зарегистрированная в соответствии с законодательством Российской Федерации. Все права защищены. Напечатано в России.
10
АУДИТОРСКО-КОНСАЛТИНГОВАЯ КОМПАНИЯ
AUDIT & CONSULTING COMPANY
РЕЗУЛЬТАТЫ ВНЕДРЕНИЯ СЭД
Оптимизация бизнес-процессов
Повышение эффективности
управленческого контроля
Увеличение производительности труда
и улучшение взаимодействия
Сокращение времени на поиск, обработку,
оформление, согласование и утверждение
документов
Автоматизация учета документов

11. 2014 © ООО «МауэрГрупп", компания, зарегистрированная в соответствии с законодательством Российской Федерации. Все права защищены. Напечатано в России.
11
АУДИТОРСКО-КОНСАЛТИНГОВАЯ КОМПАНИЯ
AUDIT & CONSULTING COMPANY
Наши контакты
г. Москва
ул. Генерала Глаголева, 19, офис 3
Тел. (499) 661 9363
Факс (499) 661 9267
E-mail: info@mauer-group.ru
www.acgm.ru