http://landocs.ru/system/solutions/ Реализация проекта объединенного центра обслуживания (ОЦО) позволит повысить скорость обработки документов, сократить количество ошибок в документах и в результате снизить расходы на хранение и обработку документов до 30% за счет того, что: ОЦО размещается в экономически выгодном регионе (учитывая стоимость аренды, стоимость необходимых специалистов на рынке труда и т.д.); Основные действия с документами проводит штат квалифицированных специалистов непосредственно в ОЦО; Сотрудники в филиале осуществляют минимальные действия с документом, например, сканируют и отправляют в ОЦО; Внедряются технологии (например, электронная подпись) и разрабатываются регламенты, которые позволяют отказаться от пересылки бумажных документов.

1. Оптимизация затрат на хранение и обработку документов за
счет использования объединенного центра обслуживания (ОЦО)
Общий центр обслуживания
Москва, 2017
http://www.lanit.ru
http://www.landocs.ru

2. Инженерные решения
План презентации
Потребность в централизации функций
Решаемые задачи при внедрении ОЦО
Использование технологий для оптимизации затрат на обработку документов в ОЦО
Эксклюзивное предложение

3. Затраты на персонал
Потери документов
Ошибки в документах
Расходы на персонал в филиалах, который дублирует обязанности
сотрудников в головном подразделении
Штрафы и пени при несоблюдении требований проверяющих
органов
Финансовые потери при исполнении обязательств по
договорам
Персонал зачастую загружен полностью только в период проверок и подачи отчетности
Оригиналы документов теряются при передаче в головное подразделение
Ошибки в документах из-за отсутствия унифицированного подхода в работе с документами
грозит финансовыми потерями в случае разногласий с контрагентами
Эффекты распределенной обработки

4. Экономический эффект централизации
10%
15%
75%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Персонал
ИТ
Прочее
Стоимость процесса до перевода в ОЦО
30-70%
20-30%
Сокращение расходов
на оплату труда
Автоматизация 20-30%
Стандартизация
Стоимость процесса после
перевода в ОЦО*
50%
40%
10%
• Эмпирические усредненные данные. В зависимости от выбранного города, режима налогообложения, переносимой
функции эффект снижения затрат может наблюдаться в большей или меньшей степени
• Источник Ernst & Young

5. Общий центр обслуживания (ОЦО)
ОЦО – обособленное подразделение / компания в
рамках группы, которая оказывает услуги для прочих
компаний группы на договорных условиях
Передаваемые в ОЦО процессы Частота
Бухгалтерский и налоговый учет Почти всегда
Подготовка финансовой отчетности Почти всегда
Подготовка отчетности по МСФО Часто
Учет рабочего времени и расчет ФОТ Часто
Управление персоналом Часто
Management accounting and reporting Часто/ Редко
ИТ Часто/ Редко
Казначейские и банковские операции Часто/ Редко
Бюджетирование и планирование Редко
Юридическая поддержка Редко
Управление закупками / снабжением Редко
Управление продажами Редко
Первый в мире ОЦО был организован
около 20 лет назад
В России ОЦО функционируют уже более
10 лет
Многие крупные компании уже внедрили
ОЦО и оценили эффект

6. Инженерные решения
Преимущества модели ОЦО
Повышение качества, контролируемости и стабильности работы поддерживающих
функций
Снижение численности персонала и снижение уровня оплаты труда
Сокращение иных затрат (аренда офиса, коммунальные расходы, налоговая нагрузка) для
бизнеса в целом
Оперативная масштабируемость поддерживающих процессов при изменении структуры
бизнеса или внешних условий

7. Ресурсный центр
Бизнес-процессы и персонал
ИТ системы и инфраструктура
Выбрать регион размещения, организовать помещения и рабочие места
Сформировать систему управления ОЦО и определить КПЭ
Сформировать штат ОЦО (численность, мотивация, адаптация)
Перепроектировать бизнес-процессы
Разработать регламенты, требования к качеству сервисов
Провести юридическое оформление взаимодействия
Создать целевую ИТ архитектуру ОЦО
Развернуть ЦОД и каналы связи
Внедрить ИТ системы
Выбрать экономически выгодный регион для ОЦО, юридически оформить ОЦО, сформировать
организационную структуру, выстроить систему управления, разработать систему КПЭ для оценки работы
ОЦО Заказчиком, разработать карты процессов, сформировать штат, провести обучение
Определить функциональные границы ОЦО и провести ТЭО, изменить процессы для передачи функций,
определить целевую численность персонала централизуемых функций с учетом требований к качеству сервисов,
юридически оформить взаимодействие подразделений компании с ОЦО и механизмы ценообразования
Провести анализ существующих ИТ систем и инфраструктуры, определить требования к ИТ системам
согласно бизнес-процессам обработки документов, сформировать целевую ИТ архитектуру ОЦО, внедрить
электронный документооборот и ИТ системы, снижающие затраты и риски при обработке документов
Создание ОЦО

8. Электронные образы
Оцифровка
Бумажные оригиналы
Создание электронного архива первичной документации
Предоставление доступа к информации
Эффективный поиск и подборка необходимых документов по запросам
Сканирование документов (в ОЦО, в Филиалах) и передача бумаги в архив
Извлечение и проверка значимой информации
Запись электронных образов в архив и данных в учетные системы
Хранение бумажных оригиналов (в филиалах, в ОЦО)
Поиск и выдача оригиналов документов по запросам
Создание единого архива первичной документации для всех Филиалов, добавление в электронный архив
реквизитов документов и скан-образов, регламентация прав доступа пользователей к документам,
предоставление механизмов для эффективного поиска документов и формирования подборок по запросам
Порядок сканирования документов (в ОЦО, в Филиалах), при необходимости обеспечить наличие ПО и
оборудования, обеспечить извлечение информации из скан-образов и проверка корректности извлечения
информации, сохранить скан-образы и метаданные в электронный архив и передать данные в учетные системы
В процессе обработки должны быть определены точки хранения оригиналов документов, на стадии
оцифровки должны быть предусмотрены механизмы для связи бумажных оригиналов и электронных
образов (штрих-коды, короба), должна быть проработана процедура и логистика выдачи документов
Обработка документов в ОЦО

9. Риски
21,4%
расходы не связанные
с персоналом
78,6%
вознаграждение персонала
Затраты на персонал –
основной фактор расходов
в проектах по ОЦО
Источник: PwC

10. 33%сотрудников ОЦО
увольняются,
проработав менее 1 года

11. 1. Скорость поступления документов
2. Качество данных, поступающих в учетную систему
3. Автоматизация рутинных функций и сокращение зависимости от
человеческого фактора
Автоматизацияобработки документов и данных –
резервдля роста продуктивности ОЦО

12. ABBYY в проектах по созданию ОЦО
возможность последующего поиска информации
.
 оперативная доставка документов из распределенных офисов
 экспорт необходимых данных в профильные учетные системы
 возможность использования мобильных устройств и веб-приложений
для ввода данных
Скорость
автоматическая классификация и структурирование потока
документов по типам
Структурирование
Контроль
 проверка комплектности документов и достоверности извлекаемых
данных
 контроль эффективности работы сотрудников ОЦО
Доступность

13. Типовая схема решения

14. Извлечение и проверка значимой информации

15. Нефтегаз Банки Энергетика
Успешные проекты
• 60 предприятий группы
• 5 MЛН документов в месяц
• 1 минута – время обработки
пакета документов (ранее
время обработки составляло
до нескольких дней)
• 100 тысяч страниц в месяц
• 6 тысяч страниц в день
• 64,5 MЛН рублей экономия
за 4 года
• на 50% сократилось кол-во
сотрудников, занятых учетной
функцией
• 100 тысяч документов
в месяц в период пиковой
нагрузки
• 1-2 минуты – время поиска
необходимого документа
в архиве

16. Преимущества интеллектуальной
обработки информации
.

17. Единый электронный архив первичной документации
для всей организации, интегрированный с учетными
системами
Потоковый ввод документов с использованием
технологий интеллектуальной обработки информации
Эффективный поиск и подборка необходимых
документов по запросам
Электронный архив
Подробно о электронном архиве на базе ПО LanDocs
на вебинаре в июне

18. Предложение
Интегрированное решение LanDocs + ABBYY FlexiCapture
1. Модуль загрузки данных в СЭД LanDocs
2. Специальная лицензия ABBYY FlexiCapture 11 на обработку 1 000 000 страниц в год,
включающая в себя:
• 5 дополнительных станций сканирования,
• 5 дополнительных станций верификации,
• комплект шаблонов: счет-фактура и торг-12
3. Обучение 5 специалистов и 1 администратора
4. Инструкции пользователя и администратора
5. Технологический регламент
6. Установка и настройка в течение 1 месяца
7. Техническая поддержка 1 год.
За 4 450 000 рублей, если вы пользуетесь LanDocs
За 6 000 000 рублей, включая базовое внедрение LanDocs для 50 пользователей
Для первых 10 посетителей вебинара, оставивших заявку по ссылке http://landocs.ru/oco

19. Спасибо за внимание!
Если остались вопросы, пишите Landocs@lanit.ru
www.lanit.ru
www.landocs.ru