Документ описывает систему создания электронного архива для территориально распределенных организаций, охватывая такие области, как управление документами и интеграция с существующими IT-системами. Компания Элар реализует широкий спектр проектов по оцифровке документов и автоматизации обработки документации, предлагая услуги сканирования, хранения и поиска информации. Основное внимание уделяется повышению эффективности работы с документами и оптимизации процессам взаимодействия между подразделениями.

1. Построение системы электронного
архива территориально
распределённой организации

2. Направления деятельности ЭЛАР
Внедрение систем
управления ЭИР
•Управление документами
•Интеграция с
существующими
IT-системами
•Разработка решений
Создание ЭИР
•Массовая оцифровка
бумажных документов
•Создание
информационно-
поисковых баз данных
•Создание участков
текущего ввода
документов
Производство
и поставка
оборудования
•Профессиональное
сканирующее
оборудование
•Системы хранения данных
•Центр сервисной
поддержки
Обучение
персонала,
сопровождение
и поддержка
2
Более 100 реализованных
проектов в год
Собственный парк промышленных
сканеров
Более 600 млн оцифрованных
документов
В компании работает более
2000 человек
2

3. Государство Промышленность
Культура
и образование
Нефтегаз,
энергетика
Финансы Организации других отраслей
www.elar.ru

4. Опыт оптимизации
процессов обработки финансовой
документации
 СУЭК
 ОМК
 Русснефть
 Томскнефть
 НЛМК
 СГК
 ОГК-1
 РФФИ
 Ростелеком
 ТНК-BP
 Крупный российский
банк
 Агропромышленный
холдинг
4

5. От архива до ОЦО
• 2013 год. ОЦО. Электронный архив бухгалтерской и кадровой
документации холдинга: хранение юридически значимых
документов, которыми обмениваются предприятия группы
• 2010 год. Электронный архив бухгалтерской
документации «Общего центра обслуживания»,
объединяющего более 70 предприятий
• 2009 год. Система распределённого электронного архива.
Автоматизация текущих процессов работы с бумажными
документами
• 2007 год. Консолидированное хранилище
электронных образов первичной бухгалтерской
документации
5

6. Задачи внедряемых систем
 Стандартизация, унификация процессов взаимодействия
подразделений компании и ОЦО
 Оптимизация и ускорение процессов регистрации и учета
документов
 Внедрение KPI обработки документов на основе данных
фиксируемых Системой
 Сокращение времени на поиск и доступ к документу
 Ускорение предоставления отчетов, при проведении проверок
и аудита
 Доступность электронного документа для любого
заинтересованного подразделения (включая контрагентов)
 Контроль доступа к электронному документу и оригиналу
документа, разграничение прав доступа пользователей
к документам
Как следствие – достижение бизнес-целей, связанных с
повышением прибыли Компании 6

7. Схема решения
7
7
Хранилище
документов
и данных
Залповый ввод
бумажных
документов
Текущий ввод
бумажных документов
Интеграция с учетными системами
и др.
Локальные
пользователи
Мобильные
пользователи
Удаленные филиалы
Контрагенты
Интеграция
с операторами ЭДО
ФНС
 Единое хранилище
документов и данных
 Система управления
электронными документами
и данными
 Интеграция с корпоративными
системами
 Оперативный доступ
к документам и информации
 Загруженный массив
документов
за предыдущие периоды
 Распределенные или
централизованные участки
ввода (оцифровки) и
обработки документов

8. Единое информационное
пространство Предприятия
Решение задач подразделений
 Финансовые службы
 Договорной отдел
 Юридический отдел и т.д.
 Кадровые подразделения
 Проектный и технический отделы
8

9. От распределённого электронного архива к централизованному
Модель сервисных функций в ОМК
99
Москва
Чусовой
- СЭАД САПЕРИОН
- SAP R/3
- 1C
- Служба Единого окна,
DPU scan
- E-room
- Клиент-банк
- Удалённый участок
сканирования
- Oracle e-Business
Suite
Щёлково
Мытищи
Дзержинск
Мотмос
Челябинск
Благовещенск
Выкса
Владимир
Альметьевск
Менее 2-х лет назад
локальный электронный
архив был на каждой
локации.
Была настроена
регулярная репликация
данных между ЭА.
В 2015 должна
произойти полная
централизация ЭА

10. Общая функциональная схема ОЦО
Автоматизация процессов обработки документации

11. Наш основной арсенал для автоматизации ОЦО
11
Функция ОЦО Инструменты
Корпоративная система электронного архива (СЭА)
Центр обработки документации
 Услуги залпового ввода
 Обработка всего потока входящих
и исходящих бумажных документов (штрих-
кодирование, сканирование, индексирование,
автоклассификация, автоиндексирование)
 Оперативный сбор и доставка документов из всех
подразделений в электронном виде ответственным
подразделениям или сотрудникам
 Контроль сроков обработки документов
Обработка запросов контролирующих органов и
внутренних запросов пользователей
Подсистема обработки запросов,
система корпоративного поиска
Доступ для контрагента к его электронным документам
в СЭА
Электронная комната для поставщиков и покупателей (e-
Room)
Обмен электронными юридически значимыми
финансовыми документами между контрагентами
Интеграция с операторами
электронного документооборота
Ведение бумажного архива Подсистема ведения бумажного архива
ЭЛАР СААД
 Серверное оборудование
 Системы хранения
 Накопители
на оптических дисках
 Системное ПО
СЭА

12. Сканирующее оборудование
Высокопроизводительные сканеры для оснащения
мощных центров оцифровки
 Объемы от 1000 – 50 000 документов в день
 ОЦО. Центры оцифровки документации с расширенными функциями
обработки документов
Офисные документные сканеры
 Объемы от 200 до 1000 документов в день
 Участки сканирования в магазинах и филиалах
 Мобильные центры оцифровки документов
Многофункциональные устройства (HP Digital Sender)
 Объемы от 500 до 1200 документов в день
 В Филиалах и подразделениях
 Региональные центры обслуживания

13. Типовой план внедрения
1. Быстрый старт
Результат: Реализованный базовый
функционал, первичное обучение,
начало ввода документов в СЭА.
Длительность: 1 месяц
2. Развитие функциональности СЭА
Результат: Реализованный расширенный
функционал (дубликаты, статусы, пакеты),
интеграция с информационными системами
Заказчика, разработанная эксплуатационная
документация
Длительность: 4 месяца

15. 33В среднем сотрудники тратят 9,5 часов
в неделю на поиск нужной информации.
3,5 часа из этого времени ни к чему не
приводит.
... И дополнительно 3 часа в неделю
тратится на воссоздание важной информации.

16. Сложные корпоративные
системы
По данным исследования международной
ассоциации AIIM, 72% респондентов считают, что
найти корпоративную информацию гораздо
сложнее, чем открытую в Сети.

17. Ключевое – доставка!
35Курс AIIM Practitioner

18. Традиционный подход
к управлению контентом
Рабочее место
Рабочее место
Рабочее место
Саперион
Lotus
Oracle
ERP /
CRM
Exchange
SQL сервер
SharePoint
Access
Файл сервер
WebFB
Другая ECM
СЭД
Множество источников
36

19. Традиционный подход
к управлению контентом
37
Сотни типов файлов
Множество слоев
безопасности
Права
пользователей
Сетевые
права
Доступ
к приложениям
Доступ
к документам

20. Инструмент для современного сотрудника
Единая точка доступа
Результаты поиска
Информация привязанная к
бизнес-процессам
организации
Саперион Exchange Файл сервер ERP /
CRM
SharePoint
SQL
Server
СЭД WEBFB Oracle
Другая ECM
Access Lotus
38

21. Глобальный поисковый модуль внутри ЕСМ
Exchange Файл сервер SharePoint Oracle Другая ECMСЭДERP / CRM
во всех корпоративных ИС
в WEB
внутри ЕСМ
Коннекторы
Безопасность
Поиск по источникам
Анализ текста
39

22. Система корпоративного поиска
 Индексирует сотни
миллионов документов
 Обрабатывает десятки
запросов в секунду
 Результаты выдает за доли
секунды
 Динамически формирует
результаты из различных
источников
 Выделяет категории
40

23. Данные одни – результаты разные
Запрос: «Должностная инструкция»
Сотрудник департамент проектовСотрудник департамента
маркетинга
41
41

24. Как автоматизировать ОЦО?

25. +7 (495) 274-31-31
office@elar.ru
Корпорация ЭЛАР
Корпорация ЭЛАР
www.elar.ru
www.saperion.ru
Посетите наши ресурсы:

26. ЭЛАР. Социальные проекты
www.obd-memorial.ru
www.podvig-naroda.ruwww.pobeda.elar.ru