Документ описывает современные технологии автоматизации документооборота, предоставленные группой компаний «Интертраст», включая опыт повышения эффективности управления и снижения издержек. Основное внимание уделяется внедрению корпоративных информационных систем, оптимизации бизнес-процессов и обеспечению надежной защиты информации. Приведены результаты внедрения системы, включая сокращение времени поиска документов и повышения производительности труда.

1. «Современные технологии
автоматизации документооборота.
Практический опыт повышения
эффективности управления и снижения
управленческих издержек»
Алматы
1 октября 2013
Группа Компаний «ИнтерТраст»
www.intertrust.ru

2. На рынке Информационных Технологий (СЭД) с
1994 года
Более 3.000 успешных проектов
Более 500.000 пользователей в России и странах
СНГ
C 1996 года – IBM Premier Business Partner
Один из крупнейших Авторизованных Учебных
Центров IBM
Более 20% современного рынка СЭД в России по
количеству автоматизированных рабочих мест
(по оценке DSS Consulting, Санкт-Петербург)
О Группе Компаний «ИнтерТраст»

3. Наши клиенты
Государственные органыГосударственные органы
власти ивласти и управленияуправления
Федерального иФедерального и
регионального уровнярегионального уровня
6 Банков, входящих в ТОР6 Банков, входящих в ТОР
10 крупнейших банков10 крупнейших банков
РоссииРоссии
2 предприятия, входящих2 предприятия, входящих
в ТОР 5 крупнейшихв ТОР 5 крупнейших
Российских компаний ТЭКРоссийских компаний ТЭК
Ведущие российскиеВедущие российские
промышленныепромышленные
предприятия, связи ипредприятия, связи и
телекоммуникацийтелекоммуникаций

4. Услуги ГК «ИнтерТраст»
Разработка и внедрение Корпоративных
Информационных Систем (КИС)
Консалтинг по вопросам:
 Внедрения Корпоративных Информационных
Систем
 Повышения эффективности документационного
обеспечения управления
 Разработки стандартов и регламентов управления
 Организации юридически значимого электронного
документооборота
 Оптимизации бизнес-процессов управления
Обучение пользователей и технических специалистов
Сопровождение Информационных Систем

5. ГК «ИнтерТраст». Строгое соответствие стандартам
 Сертификат соответствия системы менеджмента
качества требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2001
 Сертификат соответствия программы для ЭВМ
«CompanyMedia©
» требованиям по характеристикам
качества СТУ 115.007-2001, выданный
«РОСИНФОСЕРТ» Минсвязи РФ
 Сертификат соответствия № 1674 от 5.09 2008 г. ФСТЭК
России, подтверждающий наличие встроенных средств
защиты информации отвечающих требованиям №
РОСС RU.0001.01БИ00.
 Лицензия ФСТЭК на деятельность по разработке
средств защиты конфиденциальной информации (№
004158 от 02.11.2011 г., рег № 0965)
 Четыре лицензии Федеральной Службы Безопасности
на производство, распространение и техническое
сопровождение средств защиты конфиденциальной
информации , шифровальных (криптографических)
средств, защищенных с использованием
шифровальных (криптографических) средств
информационных и телекоммуникационных систем
 16 Сертификатов качества Госстандарта России на ПО
Компании.

6. Цель любого предприятия или организации
заключается в получении максимальной прибыли
и конкурентоспособности (коммерческие
организации) и эффективности выполнения своих
функций (ФОИВ, РОИВ, муниципальные органы
исполнительной власти).
Отвечают за достижение этих целей все
сотрудники организации, работающие в блоке
управления - от технических работников
(секретарей и делопроизводителей) до РВЗ
организации.
Руководители являются ключевыми фигурами в
решении задач повышения эффективности и
конкурентоспособности
Цели управления

7. Острый дефицит ресурсов (временных, кадровых, материальных)
Неуклонно растущее количество документов: на всех уровнях, во всех
подразделениях
Информационный «голод»
«Зоопарк» информационных систем усложняет поиск информации и
процесс принятия решений, приводит к дублированию информации
Ускорение и усложнение цикла принятия решений
Отсутствие эффективной обратной связи для проверки результатов
деятельности
Отсутствие эффективных инструментов контроля
Необходимость обеспечения надежной защиты информации
Что мешает нам эффективно работать?

8. Общий принцип эффективного управления
Планирование
•Планирование целей
•Планирование процессов
•Планирование ресурсов
•Планирование времени
Контроль
•Контроль процессов исполнения
заданий (в т.ч. установленных
технологий, регламентов и т.д.)
•Контроль использования ресурсов
•Контроль соблюдения
календарных графиков
Анализ
•Соответствие конечных
результатов запланированным
•Фактический расход ресурсов
•Соответствие фактического
времени выполнения плановому

9. Основные принципы эффективного управления
Пять основных элементов повышения эффективности менеджера
1. Умение контролировать свое время
2. Нацеленность на результат, а не на процесс
3. Умение строить свою работу на преимущественно
сильных качествах, как собственных, так и коллег
4. Концентрация внимания на важнейших участках
работы, установка правильных приоритетов
5. Принятие правильных решений за счет
системности
Питер Друкер, «Эффективный управляющий»

10. Основные условия эффективной управляющей
системы:
Развитые коммуникации обмена информацией
Организация коллективной деятельности
Нацеленность каждого на результат, а не на процесс
(личный вклад, важнее простого участия)
Постоянное саморазвитие участников организации
Коллективное развитие участников организации
Основные принципы эффективного управления
Эффективная управляющая система

11. Цель работы эффективного управляющего
– выявление и максимальное
использование наиболее сильных сторон
своих сотрудников
Эффективная система управления должна
обладать действующей системой оценки
качества работы сотрудников
(Key Performance Indicators (KPI) – ключевые
показатели эффективности).
Основные принципы эффективного управления
Использование сильных качеств

12. CompanyMedia – корпоративная платформа поддержки
принятия решений, управления документами, временем и
личной результативностью
Поддерживаемые модели управления:
-Директивное,
-Процессное
-Проектное
СЭД CompanyMedia

13. Потери времени на выполнение операций, связанных с
обработкой и доставкой управленческих документов
Потери на поиск информации
Потери и повторное создание документов
Дублирование информации
Несвоевременность доставки
Несвоевременность исполнения
Невозможность организации требуемого контроля и самоконтроля
Длительные типовые процедуры (обсуждения, рассмотрения,
согласования)
С чем борется CompanyMedia?

14. Что ждут пользователи от СЭД?
По данным CNews Analytics
… я бы еще добавил Мобильность!

15. Документационное обеспечение управленияДокументационное обеспечение управления
Управление типовыми деловыми процессамиУправление типовыми деловыми процессами
Документационная поддержка произвольныхДокументационная поддержка произвольных
регламентированных бизнес-процессоврегламентированных бизнес-процессов
Обеспечение коллективной работы с документамиОбеспечение коллективной работы с документами
(Collaboration)(Collaboration)
Обеспечение юридически значимого безбумажногоОбеспечение юридически значимого безбумажного
документооборотадокументооборота
Основные возможности CompanyMedia
Обеспечение безопасного хранения, использования,Обеспечение безопасного хранения, использования,
передачи документов и информациипередачи документов и информации

16. CompanyMedia.
Расширяем горизонты…

17. Сотрудники функциональных
подразделений
Руководители среднего звена
Делопроизводители
Секретари
Служба ДОУ
ТОП-
менеджеры
• Автоматизация своих процессов
• Прозрачность хода исполнения
документов, направленных в другие
подразделения.
• Взаимодействие подразделений друг с
другом в рамках «сквозных» процессов
• Согласование и контроль
• Работа с проектами документов, согласование
• Контроль работы исполнителей
• Автоматизация профессиональной деятельности
• Повышение прозрачности процессов.
• Повышение скорости доставки управленческих решений.
• Своевременное получение информации, необходимой для
принятия решений.
CompanyMedia.
Пользователи

18. CompanyMedia.
Роли пользователей и типы рабочих мест
Специалисты по предметным областям
(делопроизводители, сотрудники
договорных служб, юристы, сотрудники
служб контроля и т.п.)
Линейные руководители подразделений
Компании и исполнители
Руководители высшего звена
АРМ «Руководителя
высшего звена» и
мобильное рабочее
место руководителя на
iPad
Универсальные
рабочие места
участников
электронного
документооборота
Специализированные
рабочие места
предметных
специалистов, по
направлениям
деятельности

19. CompanyMedia.
Полная поддержка управления территориально-распределенными
структурами
• Реализация централизованной иРеализация централизованной и
децентрализованной архитектурыдецентрализованной архитектуры
• Настройка общих и частныхНастройка общих и частных
уведомленийуведомлений
• Полный контроль движения документовПолный контроль движения документов
• Учет разных часовых поясовУчет разных часовых поясов
• Единство корпоративных Баз ДанныхЕдинство корпоративных Баз Данных
• Настройка репликации данныхНастройка репликации данных

20. CompanyMedia.
Организация и поддержка сквозного документооборота
Организация-отправитель Организация-получатель А
Исходящий
документ № …./А
Входящий
зарегистрированный
документ
Сведения (сводка)
о регистрации
Сведения (сводка)
о ходе исполнения
- резолюция
Сведения (сводка)
о ходе исполнения
- исполнение
Исходящий
документ № …./Б
Организация-получатель Б
Входящий документ
(на рассмотрении)
Сводка о
доставке

21. CompanyMedia.
Обеспечение безопасного хранения и использования документов
• Управление безопасностью осуществляется
не на уровне баз данных, а на уровне
информации и бизнес-процесса,
объединяющего несколько баз данных.
• Соответствие требованиям работы с
персонифицированными данными -
сертификат соответствия № 1674 от 5.09 2008
г. ФСТЭК России, подтверждающий наличие
встроенных средств защиты информации
отвечающих требованиям № РОСС
RU.0001.01БИ00.
• Обеспечивается полная защита
персональных данных
• Разграничение доступа к информации на
разных уровнях:
- Ролевое разделение
- Должностной доступ
- «Живой» доступ
- По схемам доступа
- Системные принципы
- Базовые технологии безопасности Lotus Domino/Notes

22. CompanyMedia.
Новые возможности
Максимально удобный
пользовательский интерфейс!
Реальная персонализация!
Полный контроль жизненного цикла
документов
Инструменты социального общения
(«Обсуждение»)
Adaptive Case Management –
практический инструмент
эффективного управления
динамическими бизнес-процессами.
Методология GTD (Getting Things
Done)
Элементы Time-management

23. CompanyMedia.
Практические результаты внедрения
 Сокращение на 30% времени поиска документов
 Ускорение на 30% срока доставки управленческой
информации: приказов, распоряжений поручений,
20% улучшения в доступе к информации в
организации
 Персонализация контроля и ужесточение
исполнительской дисциплины - повышение в 5 раз
количества документов находящихся на контроле
 Исключение случаев утери документов и
сокращение числа ошибок при обработке больших
потоков документов
 Сокращение в 10 раз затрат на копирование
внутренних документов

24. CompanyMedia.
Практические результаты внедрения
 2-х кратное сокращение затрат на расходные
материалы для принтеров и копировальных
аппаратов при обработке входящих и
исходящих документов.
 Сокращение количества персонала,
обеспечивающего доставку информации и
повышение в среднем на 25-40%
производительности труда сотрудников
организации.
 Снижение на 80% затрат на хранение бумажных
документов, за счет перевода их в электронную
форму.
 Обеспечение соответствия работы сотрудников
организации существующим правилам, нормам,
регламентам и законам

25. Ваши вопросы?
© ГК «ИнтерТраст», 2013
+7 (495) 956-79-28 sales@inttrust.ru
http://www.intertrust.ru