Документ описывает возможности системы автоматизации управления (СЭД) компании «Интертраст» для повышения эффективности и снижения управленческих издержек. Основное внимание уделено внедрению решений для оптимизации бизнес-процессов, улучшения взаимодействия и повышения прозрачности в управлении. Приведены практические результаты внедрения, включая сокращение времени поиска документов на 30% и снижение затрат на хранение бумажных документов на 80%.

1. «Новые возможности СЭД для
повышения эффективности управления
и снижения управленческих издержек»
Екатеринбург
13 февраля 2014
Группа Компаний «ИнтерТраст»
www.intertrust.ru

2. О Группе Компаний «ИнтерТраст»
На рынке Информационных Технологий (СЭД) с
1994 года
Более 3.000 успешных проектов
Более 500.000 пользователей в России и странах
СНГ
C 1996 года – IBM Premier Business Partner
Один из крупнейших Авторизованных Учебных
Центров IBM
Более 20% современного рынка СЭД в России по
количеству автоматизированных рабочих мест
(по оценке DSS Consulting, Санкт-Петербург)

3. Наши клиенты
Государственные органы
власти и управления
Федерального и
регионального уровней
6 Банков, входящих в ТОР
10 крупнейших банков
России
2 предприятия, входящих
в ТОР 5 крупнейших
Российских компаний ТЭК
Ведущие российские
промышленные
предприятия, связи и
телекоммуникаций

4. ГК «ИнтерТраст». Опыт крупных проектов
Заказчик
РМ
Филиал
ы
ФСФР
> 1.700
ОАО «ЛУКОЙЛ»
> 20.000
72
Правительство Самарской области
> 3.300
ФК «УРАЛСИБ»
> 13.000
48
Администрация ЯНАО
> 2500
ОАО «ВТБ»
> 17.000
109
Администрация Новосибирской обл.
ОАО «Внешэкономбанк»
> 5.000
> 50
> 2.500
ОАО «Россельхозбанк»
> 3.500
12
Администрация Ульяновской обл.
> 1.200
ОАО «Сибирьтелеком»
> 5.800
45
Администрация Омской области
ОАО «СевероЗападный телеком»
> 4.200
21
ЗАО «ЮниКредит Банк»
> 3.700
14
ОАО «Аэрофлот»
> 2.600
156
ЗАО «Трансмашхолдинг»
> 1.700
13
ОАО «Связь-Банк»
> 1.500
52
Администрация Тверской области
ОАО АКБ «РОСБАНК»
> 1.800
72
Администрация г. Омск
ОАО «Газпромбанк»
> 1.000
2
Райффайзенбанк
> 10.000
12
Концерн «Тракторные Заводы»
> 5.000
20 (41)
Правительство Пензенской обл.
Правительство Оренбургской области
Администрация г. Красноярск
Правительство Красноярского Края
1.400
> 1.500
> 500
200
600
2.200
> 1.500

5. ГК «ИнтерТраст». Строгое соответствие стандартам
 Сертификат соответствия системы менеджмента качества
требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2001
 Сертификат соответствия программы для ЭВМ
«CompanyMedia©» требованиям по характеристикам
качества СТУ 115.007-2001, выданный «РОСИНФОСЕРТ»
Минсвязи РФ
 Сертификат соответствия № 1674 от 5.09 2008 г. ФСТЭК
России, подтверждающий наличие встроенных средств
защиты информации отвечающих требованиям № РОСС
RU.0001.01БИ00.
 Лицензия ФСТЭК на деятельность по разработке средств
защиты конфиденциальной информации (№ 004158 от
02.11.2011 г., рег № 0965)
 Четыре лицензии Федеральной Службы Безопасности на
производство, распространение и техническое
сопровождение средств защиты конфиденциальной
информации , шифровальных (криптографических)
средств, защищенных с использованием шифровальных
(криптографических) средств информационных и
телекоммуникационных систем
 16 Сертификатов качества Госстандарта России на ПО
Компании.

6. Цель управления
Цель любого предприятия или организации
заключается в получении максимальной прибыли
и конкурентоспособности (коммерческие
организации) и эффективности выполнения своих
функций (ФОИВ, РОИВ, муниципальные органы
исполнительной власти).
Отвечают за достижение этих целей все
сотрудники организации, работающие в блоке
управления - от технических работников
(секретарей и делопроизводителей) до
Руководителй Высшего Звена организации.
Руководители являются ключевыми фигурами в
решении задач повышения эффективности и
конкурентоспособности

7. Что мешает нам эффективно работать?
Острый дефицит ресурсов (временных, кадровых, материальных)
Неуклонно растущее количество документов: на всех уровнях, во всех
подразделениях
Информационный «голод»
«Зоопарк» информационных систем усложняет поиск информации и
процесс принятия решений, приводит к дублированию информации
Ускорение и усложнение цикла принятия решений
Отсутствие эффективной обратной связи для проверки результатов
деятельности
Отсутствие эффективных инструментов контроля
Необходимость обеспечения надежной защиты информации

8. Основные принципы эффективного управления
Эффективная управляющая система
Основные условия эффективной управляющей
системы:
Развитые коммуникации обмена информацией
Организация коллективной деятельности
Нацеленность каждого на результат, а не на процесс
(личный вклад, важнее простого участия)
Постоянное саморазвитие участников организации
Коллективное развитие участников организации

9. Основные принципы эффективного управления
Пять основных элементов повышения эффективности менеджера
1.
Умение контролировать свое время
2.
Нацеленность на результат, а не на процесс
3.
Умение строить свою работу на преимущественно
сильных качествах, как собственных, так и коллег
4.
Концентрация внимания на важнейших участках
работы, установка правильных приоритетов
5.
Принятие правильных решений за счет
системности
Питер Друкер, «Эффективный управляющий»

10. Основные принципы эффективного управления
Использование сильных качеств
Цель работы эффективного управляющего
– выявление и максимальное
использование наиболее сильных сторон
своих сотрудников
Эффективная система управления должна
обладать действующей системой оценки
качества работы сотрудников
(Key Performance Indicators (KPI) – ключевые
показатели эффективности).

11. СЭД CompanyMedia
CompanyMedia – корпоративная платформа поддержки
принятия решений, управления документами, временем и
личной результативностью
Поддерживаемые модели управления:
-Директивное,
-Процессное
-Проектное

12. С чем борется CompanyMedia?
Потери времени на выполнение операций, связанных с
обработкой и доставкой управленческих документов
Потери на поиск информации
Потери и повторное создание документов
Дублирование информации
Несвоевременность доставки
Несвоевременность исполнения
Невозможность организации требуемого контроля и самоконтроля
Длительные типовые процедуры (обсуждения, рассмотрения,
согласования)

13. Что ждут пользователи от современной СЭД?
… я бы еще добавил Мобильность!
По данным CNews Analytics

14. Изменение места и роли документов и контента в
современной организации
Контент является
центральной компонентой
большинства бизнеспроцессов
Смещение фокуса СЭД/ЕСМ
с задач соответствия
требованиям внешнего и
внутреннего регулирования
на достижение осязаемых
бизнес результатов
Управление контентом должно
непосредственно способствовать
достижению основных целей
организации
Смещение фокуса управления
документами и информацией от
функций регистрации и учета к
прямому участию в создании
бизнес ценностей

15. Основные возможности CompanyMedia
Документационное обеспечение управления
Управление типовыми деловыми процессами
Документационная поддержка произвольных
регламентированных бизнес-процессов
Обеспечение коллективной работы с документами
(Collaboration)
Обеспечение безопасного хранения, использования,
передачи документов и информации
Обеспечение юридически значимого безбумажного
документооборота

16. CompanyMedia.
Расширяем горизонты…

17. CompanyMedia.
Пользователи
• Повышение прозрачности процессов.
• Повышение скорости доставки управленческих решений.
• Своевременное получение информации, необходимой для
принятия решений.
ТОПменеджеры
Делопроизводители
Секретари
Служба ДОУ
Руководители среднего звена
Сотрудники функциональных
подразделений
• Автоматизация профессиональной деятельности
• Согласование и контроль
• Работа с проектами документов, согласование
• Контроль работы исполнителей
• Автоматизация своих процессов
• Прозрачность хода исполнения
документов, направленных в другие
подразделения.
• Взаимодействие подразделений друг с
другом в рамках «сквозных» процессов

18. Ключевые компоненты: Методология GTD
Универсальное рабочее место
CompanyMedia спроектировано в
соответствии с методологией
GTD - «Доведение дел до
результата».

19. Ключевые компоненты: удобный интерфейс,
построенный по принципу «все под рукой»
• Ознакомление с заданиями и отправка результатов работы путем открытия
одной страницы
• Автоматическая группировка документов, задач, уведомлений
• Доступ к последним поступившим уведомлениям из любого раздела системы
• Легкий переход между заданиями, информацией, модулями
• Персональные коллекции документов (Избранное).

20. Ключевые компоненты: управление временем
Интегрированный модуль
Управления Временем (Time
Management)
Практический инструмент
эффективного управления рабочим
временем

21. Ключевые компоненты: кейс-менеджемент
Adaptive Case Management
• Возможность быстрой модификации
плана мероприятий по достижению
бизнес-цели.
• Рабочее пространство для
решения задачи : необходимые для
работы документы, план действий,
time-line решения задачи
• Достижение бизнес-цели с
использованием всех
функциональных возможностей СЭД

22. Ключевые компоненты: горизонтальные связи
Сервис(«Обсуждение»)
Создание
ответа
История
обсуждения

23. Ключевые компоненты: мобильность
Приложения iDocs и iDocsVIP для
планшета iPad и приложение aDocs для
планшета Android -- удаленная работа с
управленческими документами, в том
числе в режиме offline.
Мобильные рабочие места это:
•Простой, удобный, «нативный»
интерфейс
•Мультиязычность
•Полная информация по проектам
•Постоянная включенность в деловые
процессы организации.

24. Аналитика: принятие решений на основе фактов

25. CompanyMedia.
Практические результаты внедрения
 Сокращение на 30% времени поиска документов
 Ускорение на 30% срока доставки управленческой
информации: приказов, распоряжений поручений,
20% улучшения в доступе к информации в
организации
 Персонализация контроля и ужесточение
исполнительской дисциплины - повышение в 5 раз
количества документов находящихся на контроле
 Исключение случаев утери документов и
сокращение числа ошибок при обработке больших
потоков документов
 Сокращение в 10 раз затрат на копирование
внутренних документов

26. CompanyMedia.
Практические результаты внедрения
 2-х кратное сокращение затрат на расходные
материалы для принтеров и копировальных
аппаратов при обработке входящих и
исходящих документов.
 Сокращение количества персонала,
обеспечивающего доставку информации и
повышение в среднем на 25-40%
производительности труда сотрудников
организации.
 Снижение на 80% затрат на хранение бумажных
документов, за счет перевода их в электронную
форму.
 Обеспечение соответствия работы сотрудников
организации существующим правилам, нормам,
регламентам и законам

27. Ваши вопросы, пожалуйста?
© ГК «ИнтерТраст», 2014
+7 (495) 956-79-28 sales@inttrust.ru
http://www.intertrust.ru