Kantor maya tumbuh karena perkembangan teknologi dan kebutuhan untuk bekerja secara mobile. Dengan sarana komunikasi dan internet, orang tidak perlu datang ke kantor fisik dan dapat bekerja dari mana saja asalkan terhubung secara elektronik. Strategi untuk menerapkan kantor maya meliputi penyediaan sumber daya komputer, akses informasi, perlengkapan non-komputer, dan sarana telepon yang dapat dialihkan.

1. Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan
ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga
pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan
sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing
(ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota
besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja
dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun.
Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak
perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya.
Strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah :
1. Menyediakan sumber daya komputer
2. Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi
3. Menyediakan perlengkapan non komputer
4. Menyiapkan sarana telpon yang dapat di forward (dialihkan)
5. Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi
6. Membuat jadwal pertemuan reguler
7. Melaksanakan urut-urutan pekerjaan secara teratur
Selain hal-hal di atas, ada tiga hal penting yang menjadi wacana ekonomis dalam kantor maya
yaitu :
I. Informasi, menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk membantu para manajer
mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan terdistribusi dengan
baik dalam database perusahaan.
II. Ide, dapat disebar luaskan segera ke seluruh kelompok pengambil keputusan dalam
perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus menunggu berkumpul terlebih dahulu.
Ide juga dapat muncul dari ruang-ruang diskusi (board service).
III. Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stake holder dapat dilakukan lebih
mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka.
Fenomena utk e-commerce adalah:
1. Kemudahan akses internet dan komunikasi data
2. Kemudahan membuat aplikasi toko maya dan kemudahan pembayaran (financial technology)
Kedua fenomena tsb melahirkan ribuan start-up yang berlomba untuk sukses.
Toko maya akan terus bertumbuh, seiring persaingan efisiensi dan kemudahan teknologi.

2. Keuntungannya
1. Pengurangan biaya fasilitas, Perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang
besar, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.
2. Pengurangan biaya peralatan, Telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para
peserta LAN dalam berbagi sumber daya.
3. Jaringan komunikasi formal, Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter
berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai
bekerja di lokasi yang tetap.
4. Pengurangan penghentian kerja, Dengan kantor maya, keadaan cuaca tidak
mempengaruhi kegiatan transportasi kerja.
5. Kontribusi sosial Kantor Maya memungkinkan perusahaan mempekerjakan pegawai yang
tidak memiliki peluang kerja diluar tempat tinggalnya.
Kerugiannya
1. Rasa tidak memiliki, Kurangnya kontak langsung antar pegawai, membuat berkurangnya
perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
2. Takut kehilangan pekerjaan, Kurangnya rasa keterkaitan dengan operasional perusahaan,
maka pegawai merasa mudah untuk dilepaskan/ dipecat.
3. Semangat kerja yang rendah, Tidak adanya interaksi berupa umpan balik secara langsung
dari rekan maupun atasan, kemudian biasanya gaji bagi telecommuter lebih rendah, maka
akan mempengaruhi semangat kerja.
4. Ketegangan keluarga, Ketegangan keluarga akan sangat berpengaruh pada kinerja para
telecommuter.
Otomatisasi Kantor (Office Automation) digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam
kantor.
Pada dasarnya ada 4 kategori pengguna Otomatisasi Kantor, yaitu :
 Manajer :Orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya
perusahaan, terutamaSDM.
 Profesional :Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan
keahlian Khususnya. Misalnya : Pembeli, wiraniaga, dan
asistenstaff khusus Manajer dan professional secara
bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
 Sekretaris :Biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk
melaksanakan berbagai tugas seperti menangani
korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal
pertemuan.
 Pegawai administrative :Melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti
mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen,
menyimpan DO

3. Aplikasi Otomatisasi Kantor
 Word Processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis
melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.
Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan
memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih
efektif untuk diberikan kepada anggota lain.
 Electronic Mail dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan computer yang
memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan
menggunakan terminal computer dan peralatan penyimpanan.
 Voice Mail sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan
pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan
anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.
Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam
bentuk digital dan mengubahnya kembali menjadi benuk audio saat dipanggil.
 Electronic Calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan
memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat
khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya
komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.
 Audio Conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat
hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan
melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi Office Automation pertama
yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas
komunikasi audio dua arah.
 Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi
digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada
dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain
selagi konferensi dilakukan.
Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada peralatan yang digunakan),
yaitu:
1) Video satu arah dan audio satu arah
2) Video satu arah dan audio dua arah
3) Video dan audio dua arah
 Computer Conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga member
kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya
konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini
menggunakan hardware dan software yang sama.
 Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya
untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan
masalah) yang berada di kota yang berlainan.
 Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus
yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat
salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan

4. dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasian
peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.
 Video text adalah penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi
tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia
disimpan dalam penyimpanan sekunder pada computer.
 Image Storage and Retrieval
Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka
harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali
jika diperlukan.
Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka
digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan
mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%.
Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan
untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalahnya
 Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir
sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem desktop publishing terdiri atas
mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop
publishing. Otomatisasi Kantor (Office Automation) digunakan oleh semua orang yang
bekerja di dalam kantor.
Daftar Pustaka :
1. Wamroatun, 2017 http://wamroatun.blogspot.co.id/2017/03/kantor-maya-dan-
penggunaan-otomatisasi.html
2. Syaiful Rahman, 2017 http://bahansim.blogspot.co.id/2013/05/kantor-maya-
virtual-office.html
3. Dwi Eko Waluyo, 2017 https://www.dinus.ac.id/artikel/kantor-modern.html , (28
September 2017, jam 06:50)