Penggunaan dan Pengembangan Sistem

1. SIM - Penggunaan dan Pengembangan Sistem
KANTOR MAYA
Yang dimaksud dengan Kantor Maya (Virtual office) adalah suatu konsep yang mengenalkan
pekerjaan kantor yang dilaksanakan secara virtual dengan jalan membangun suatu link antara
pekerja yang satu dengan yang lainya di tempat yang berbeda unuk menyelesaikan pekerjaan
kantor, biasanya link-link ini saling berhubungan dengan memanfaatkan sitem komunikasi
elektrik.
Fenomena yang mengawali terbentuknya kantor maya adalah perkembangan teknologi dan
informasi khususnya internet, membuat para pelaku bisnis menjadi lebih mudah dengan
adanya bisnis online.Kantor maya dalam beberapa waktu terakhir begitu pesat
perkembangannya, hampir semua pebisnis kecil sampai besar memulainya melalui kantor
maya.
KEUNTUNGAN KANTOR MAYA
1. Pengurangan biaya fasilitas
2. Pengurangan biaya peralatan
3. Jaringan komunikasi formal
4. Pengurangan penghentian kerja
5. Kontribusi sosial
KERUGIAN KANTOR MAYA
1. Rasa tidak memiliki
2. Takut kehilangan pekerjaan
3. Semangat kerja yang rendah
4. Ketegangan keluarga
STRATEGI KANTOR MAYA
1. Sediakan sumber daya komputer
2. Sediakan akses sumber daya informasi

2. 3. Sediakan fasilitas telephone
4. Gunakan konferensi telepon
5. Jadwalkan pertemuan rutin
6. Lakukan rutinitas kerja
Sistem informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern dalam
menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yang terjadi dalam kegiatan
perkatoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut sehingga
menjadi informasi yang lebih berguna berbentuk laporan.
Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah Penggunaan alat elektronik untuk
memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi
informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan
produktivitas.
Aplikasi Otomatisasi Kantor
• Pengolahan Kata (word Processing).
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang
diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak.
contoh: Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dll
• Surat Elektronik (electronik mail).
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan
menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
contoh: yahoo mail, google mail , dll.
• Voice Mail.
Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan
kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.
• Kalender Elektronik (electronik calendaring)
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan
manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan,
membuat perubahan, meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard.
Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal
pertemuan yang sangat padat.

3. • Konfrensi Audio
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara
orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. Conference call
merupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih digunakan.
• Konfrensi Video
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar
secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video.
• Konfrensi Komputer
Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah
bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.
• Transmisi Faximile (facsimile transmission)
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran
komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi pada pemecahan
masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota timpemecah masalah secara
mudah dan cepat.
• Videotex
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang
tersimpan.
• Desktop Publishing
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik.
Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.
Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor
1. Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan
mempertimbangkan konferensi audio dan video.
2. Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada
konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.
3. Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber
daya OA yang tersedia dalam perusahaan.