Teknis dan Prosedur Program Arsip Vital

1. BIRO UMUM
SEKRETARIAT JENDERAL
KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL
PROGRAM ARSIP VITAL
BALAI BESAR SURVEI DAN
PENGUJIAN KEBTKE
JAKARTA, 27 MEI 2022

2. DASAR HUKUM
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, Pasal 56
1) Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN
dan/atau BUMD wajib membuat program arsip vital.
2) Program arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui
kegiatan:
a. identifikasi;
b. pelindungan dan pengamanan; dan
c. penyelamatan dan pemulihan.
2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, Pasal 50
1) Pemeliharaan arsip vital dilaksanakan berdasarkan program arsip vital
2) Program arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat meliputi:
a. identifikasi;
b. pelindungan dan pengamanan; dan
c. penyelamatan dan pemulihan.
3) Pemeliharaan arsip vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (2) menjadi
tanggung jawab pimpinan unit pengolah.

3. DASAR HUKUM
3. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 06 Tahun
2005 tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan
Dokumen/Arsip Vital Negara
4. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 9 Tahun
2012 tentang Pedoman Pengelolaan Aset Negara/Daerah
5. Peraturan Menteri ESDM Nomor 2 Tahun 2020 tentang Penyelenggaraan
Kearsipan di Lingkungan Kementerian ESDM

4. 25%
30%
10%
35%
Arsip Aktif Arsip Inaktif Arsip Simpan Permanen Arsip Tidak Bernilaiguna/Dimusnahkan
Arsip Statis
Arsip Vital/Penting
2-3%
7-8 %
PROSENTASE ARSIP MENURUT BETTY R. RICKS

5. URGENSI PROGRAM ARSIP VITAL
NO
JENIS
BENCANA
URAIAN DAMPAK BIDANG KEARSIPAN
1. Gempa Bumi Alor NTT (2004) Arsip rusak
2. Banjir DKI Jakarta (2001) Arsip rusak atau musnah tergenang air
3. Tsunami Aceh (2005) Arsip musnah termasuk sertifikat tanah
4. Bendungan
Jebol
Situ Gintung (2009) Arsip salah satu lembaga pendidikan tinggi rusak
5. Kebakaran Kantor Gurbenur
Papua (2000)
Ratusan komputer dan dokumen keuangan
terbakar
6. Kebakaran Gedung BPKP (2000) Menghanguskan sebagian dokumen yang
tersimpan pada ruang penyimpanan arsip di lantai
IV yang merupakan ruang arsip Deputi VII bidang
khusus termasuk arsip tentang BLBI
7. Kebakaran Gedung BAKUN Dokumen pengelolaan asset terbakar

6. URGENSI PROGRAM ARSIP VITAL
NO
JENIS
BENCANA
URAIAN DAMPAK BIDANG KEARSIPAN
8. Kebakaran Komisi Perlindungan
Anak (2008)
Memusnahkan 3.260 data dan dokumen antara
lain kasus pembunuhan dan kekerasan terhadap
anak, penyimpangan seks, perdagangan anak,
penjualan bayi, gizi buruk dan kasus susu formula
yang terkontaminasi
9. Kebakaran BPN Kabupaten
Cianjur (2009)
Memusnahkan dokumen pertahanan berupa
158.000 buku tanah, dokumen pengajuan
sertifikat, dan balik nama sertifikat
10. Sabotase Kejaksaan Agung
(2000)
Penemuan bom pada ruangan Jaksa Agung Muda
Bidang Tindak Pidana Khusus yang menyimpan
arsip tentang KKN
11. Kerusuhan LP Cipinang (2007) Memusnahkan arsip-arsip tentang narapidana yang
menyangkut masa hukuman, rivisi dan masa
pembebasan
12. Penghilangan
Dokumen
Kejaksaan Agung
(2008)
Dokumen kasus pelanggaran Hak Asasi Manusia
kasus Semanggi I dan II
13. Penghilangan
Dokumen
Kantor Walikota
Medan (2008)
Dibakarnya dokumen dugaan korupsi Walikota
Medan tentang pembelian mobil pemadam
kebakaran

7. SANKSI ADMINISTRASI
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 79
Kewajiban
Program
Arsip
Vital
• Teguran Tertulis
• 6 bulan tidak tindak lanjut, penurunan
pangkat setingkat lebih rendah paling lama
1 tahun
• 6 bulan selanjutnya tidak tindak lanjut,
pembebasan jabatan

8. ARSIP VITAL
Arsip Vital adalah informasi terekam yang sangat penting dan melekat pada keberadaan dan
kegiatan organisasi yang mengandung informasi mengenai status hukum, hak dan kewajiban
serta asset instansi.
Prasyarat bagi
keberadaan
KESDM, tidak
dapat digantikan
(aspek
administrasi
maupun legalitas)
Dibutuhkan untuk
menjamin
kelangsungan
operasional
kegiatan KESDM
Bukti kepemilikan
kekayaan (asset)
KESDM
Berkaitan dengan
kebijakan strategis
KESDM

9. PROGRAM ARSIP VITAL
Pimpinan Unit Pengolah
Pencipta Arsip Vital wajib
menyediakan sarana
penyimpanan arsip vital yang
memadai sesuai standar
Penanggung jawab
program arsip vital adalah
Pimpinan Unit Pengolah
yang memiliki arsip vital
Pemeliharaan arsip vital
menjadi satu kesatuan
dengan pengelolaan arsip
aktif
Dalam hal perlindungan dan
pengamanan, pemulihan arsip
vital dilaksanakan oleh Unit
Pengolah yang memiliki arsip
vital berkerjasama dengan
Unit Kearsipan
Program arsip vital
dilaksanakan dalam satu
kesatuan pencegahan dan
penanggulangan bencana
Pimpinan Unit Pengolah
pencipta arsip vital wajib
membuat Daftar Arsip Vital
untuk diserahkan kepada Unit
Kearsipan

10. PENGELOLAAN ARSIP VITAL
IDENTIFIKASI ARSIP VITAL
Analisis
Organisasi
Pengolahan Hasil
Pendataan
Analisis
Hukum
Analisis
Resiko
Penentuan
Arsip Vital
Penyusunan
Identifikasi
Arsip Vital
PENATAAN ARSIP VITAL
Pemeriksaan
Penentuan
Indeks
Berkas
Pelabelan
Penempatan
Arsip
Penyusunan
Daftar Arsip
Vital

11. IDENTIFIKASI ARSIP VITAL
1 Memahami struktur, tugas pokok dan fungsi organisasi
2 Mengidentifikasi fungsi substansi dan fungsi fasilitatif
3 Mengidentifikasi unit kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi yang
menciptakan arsip sesuai dengan kreiteria arsip vital
4 Mengidentifikasi substansi informasi arsip yang tercipta pada unit-unit kerja
potensial sebagai Pencipta Arsip Vital
Analisis Organisasi, melalui pendekatan analisis fungsi dan analisis substansi
informasi :

12. IDENTIFIKASI ARSIP VITAL
Pendataan, teknik pengumpulan data tentang arsip vital :
Pendataan dilakukan
setelah analisis organisasi
Dilakukan untuk mengetahui
secara pasti jenis arsip vital
pada unit kerja yang potensial
Pendataan menggunakan
formulir pendataan arsip
vital

13. IDENTIFIKASI ARSIP VITAL
Formulir Pendataan Arsip Vital:

14. IDENTIFIKASI ARSIP VITAL
PENGOLAHAN
HASIL
PENDATAAN
ANALISIS
HUKUM
Arsip yang secara legal mengandung hak dan
kewajiban atas kepemilikan asset fisik
Arsip yang apabila hilang dapat menimbulkan
tuntutan hukum terhadap individu atau KESDM
Arsip yang mengandung hak-hak hukum individu atau
organisasi seandainya hilang duplikatnya harus dikeluarkan
dengan pernyataan dibawah sumpah
ANALISIS
RESIKO
Jika arsip hilang/musnah berapa lama waktu yang
dibutuhkan untuk merekonstruksi informasi dan berapa
biaya yang dibutuhkan oleh KESDM
Berapa lama waktu tidak produktif dengan tidak adanya
arsip yang bersangkutan dan berapa biaya yang harus
dikeluarkan oleh KESDM
Berapa banyak kesempatan untuk memperoleh keuntungan
yang hilang dengan tidak ditemukannya arsip vital
Berapa besar kerugian yang dialami oleh KESDM
dengan tidak adanya arsip yang dibutuhkan

15. IDENTIFIKASI ARSIP VITAL
Penentuan Arsip Vital, Daftar Identifikasi Arsip Vital Yang Tercipta:

16. PERLINDUNGAN DAN PENGAMANAN ARSIP VITAL
PERLINDUNGAN
Duplikasi
Pemencaran
Peralatan Khusus
PENGAMANAN
Fisik Arsip
Informasi Arsip
Lokasi Penyimpanan dan
Penempatan

17. PENYELAMATAN DAN PEMULIHAN ARSIP VITAL
PENYELAMATAN
Evakuasi
Identifikasi Jenis, Jumlah
dan Tingkat Kerusakan
Rehabilitasi Fisik Arsip atau
Rekonstruksi Bangunan
PEMULIHAN
Stabilitasi dan Pelindungan Arsip
yang di Evakuasi
Penilaian dan Pemeriksaan Tingkat
Kerusakan
Pelaksanaan Penyelamatan
Prosedur Penyimpanan Kembali
Evaluasi

18. KETENTUAN AKSES ARSIP VITAL
INTERNAL PENENTU KEBIJAKAN
Menteri : seluruh arsip vital
Pejabat Tinggi Madya : arsip
dibawah kewenangannya*
Pejabat Tinggi Pratama : arsip
dibawah kewenangannya*
Pejabat Administrator pada
UPT : arsip dibawah
kewenangannya*
PELAKSANA KEBIJAKAN
Pejabat Administrator,
Pejabat Pengawas, Arsiparis,
dan ASN : arsip klasifikasi
biasa/terbuka*
PENGAWAS INTERNAL :
seluruh arsip vital
* kecuali telah mendapatkan izin atau perintah

19. KETENTUAN AKSES ARSIP VITAL
EKSTERNAL
PUBLIK Tidak dapat mengakses*
PENGAWAS
EKSTERNAL
Dapat mengakses seluruh arsip
vital
PENEGAK HUKUM
Dapat mengakses seluruh arsip
vital
* kecuali telah mendapatkan izin
Prosedur peminjaman dan pengembalian arsip vital tidak
berbeda dengan prosedur peminjaman dan pengembalian arsip
vital pada arsip aktif