PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS (BABON).pptx

1. PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Sumrahyadi
ANRI

2. SEPINTAS PERKENALAN
 SUMRAHYADI, MIMS
 KEBUMEN, 9 OKTOBER 1961;
 JL. TIRTA MULYA II NO. 36 SERAB, TIRTAJAYA DEPOK;
 sumrahyadi@yahoo.com
 HP. 08129638169
 PEKERJAAN :
* ANRI, GOL IV E
* PERNAH MENGAJAR DI UI, STIA-LAN, UT DAN PTS
 PENDIDIKAN:
* PERNAH S3 DI FISIP-UI
* MASTER INFORMATION MANAGEMENT, MONASH
UNIV. MELBOURNE, AUSTRALIA;
* S 1 ADMINISTRASI NEGARA, UNIVERSITAS
PADJADJARAN, BANDUNG;
* HUMAN RESOURCES MANAGEMENT, USA;
* STRATEGIC MANAGEMENT, WASHINGTON, DC;
* INTERNATIONAL MANAGEMENT, USDA, USA;
* RECORDS MANAGEMENT IN SERVICES OF
DEMOCRACY, STOCKHOLM, SWEDIA;
* STRATEGIC MANAGEMENT, MALAYSIA;
* MANAGING DIGITAL RECORDS, SINGAPORE
* ARCHIVES MANAGEMENT, BELANDA, RUSIA, CHINA,
KOREA;
* DIKLAT PIM I (2012)
* LEMHANNAS, PPRA-51 (2014)

3. PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
Keseluruhan kegiatan meliputi
kebijakan, pembinaan kearsipan
dan pengelolaan arsip dalam
suatu sistem kearsipan nasional
yang didukung oleh sumber daya
manusia, prasarana dan sarana,
serta sumber daya lainnya

4. PENYELENGGARAAN
KEARSIPAN
01 02 03
PENETAPAN
KEBIJAKAN
PEMBINAAN PENGELOLAAN
ARSIP
DIDUKUNG SDM, SARPRAS
DAN SD LAINNYA

5. Tanggung jawab:
- Nasional -> Arsip Nasional RI (ANRI)
- Provinsi -> pemerintahan daerah provinsi
- Kabupaten/Kota -> pemerintahan daerah kabupaten kota
- Perguruan Tinggi -> perguruan tinggi
Tanggung jawab ANRI:
- penetapan kebijakan
- pembinaan kearsipan
- pengelolaan arsip
Upaya mempertinggi mutu oleh ANRI:
- penelitian dan pengembangan kearsipan
- pendidikan dan pelatihan kearsipan.

6. KEBIJAKAN
KEARSIPAN

7. KEBIJAKANNASIONALKEARSIPAN
UU NO 43 TAHUN2009 PS. 7
• PEMBINAAN TERHADAP PENCIPTA ARSIP
PUSAT DAN DAERAH, LEMBAGA
KEARSIPAN PROPINSI, KABUPATEN/KOTA,
DAN PERGURUAN TINGGI;
• PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN
STATIS;
• PEMBANGUNAN SKN, SIKN DAN
PEMBENTUKAN JIKN;
• ORGANISASI YANG TERDIRI DARI UNIT
KEARSIPAN PADA PENCIPTA ARSIP DAN
LEMBAGA KEARSIPAN;
• PENGEMBANGAN SDM KEARSIPAN;
• PENGEMBANGAN PRASARANA DAN
SARANA KEARSIPAN;
• PENYELENGGARAAN PERLINDUNGAN DAN
PENYELAMATAN ARSIP;
• PELAKSANAAN SOSIALISASI KEARSIPAN;
• PELAKSANAAN KERJASAMA DAN
PENDANAAN

8. PEMBINAAN
KEARSIPAN

9. 1. Lembaga kearsipan nasional (ANRI) terhadap;
a) pencipta arsip tingkat pusat dan daerah
b) lembaga kearsipan daerah provinsi
c) lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota
d) lembaga kearsipan perguruan tinggi
2. Lembaga kearsipan provinsi terhadap;
a) pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi
b) lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota
3. Lembaga kearsipan kabupaten/kota terhadap;
a) pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota
4. Lembaga kearsipan perguruan tinggi terhadap;
a) satuan kerja
b) civitas akademika

10. SIAPA YANG DIBINA
Sasaran Pembinaan pada
Lembaga Negara,
Pemerintah Daerah,
Lembaga Pendidikan,
Perusahaan, Organisasi
Politik Organisasi
Kemasyarakatan,
Perseorangan, Lembaga
Kearsipan;

11. METODE PEMBINAAN
 Koordinasi penyelenggaraan
kearsipan nasional
 Pemberian pedoman dan
standar kearsipan;
 Pemberian bimbingan, supervisi,
fasilitasi dan konsultasi;
 Sosialisasi kearsipan;
 Pengawasan kearsipan;
 Diklat kearsipan;
 Perencanaan, litbang,
pemantauan dan evaluasi;
 Akreditasi dan sertifikasi
( PP 28/2012, pasal 10)

12. sumber daya PEMBINAAN
Sistem Kearsipan baik dinamis maupun
statis, secara manual maupun dengan TI,
secara elektronik SIKD/E ARSIP dan SIKS.
Siistem dinamis pengelolaan arsip dari tahap
penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan
serta penyusutan dengan disiapkan tata
naskah dinas, klasifikasi arsip, JRA dan
Klasifikasi Keamanan dan Akses;
SDM kearsipan (arsiparis, pimpinan UK dan
LK, fungsional umum pengelola kearsipan);
Kelembagaan kearsipan (Unit Kearsipan
dan Lembaga Kearsipan Daerah dan
Perguruan Tinggi);
Sarana prasarana kearsipan (persyaratan
central file, records center, Depot arsip
statis/arsip berkelanjutan)

13. PENGELOLAAN ARSIP

14. FUNGSI ARSIP
(Berdasarkan UU No 43 Th. 2009)
a.Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan
secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan
disimpan selama jangka waktu tertentu;
b.Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh
pencipta karena memiliki nilaiguna kesejarahan, telah
habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan,
yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia
dan/atau lembaga kearsipan.

15. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi
dan/atau terus menerus;
Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah
menurun.
Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
Arsip Dinamis
Arsip Aktif
Sering
digunakan
Berada di Unit
Pengolah
Arsip Inaktif
Jarang
digunakan
Berada di
Unit
Kearsipan
Arsip Vital

16. TANGGUNG JAWAB
PENGELOLAAN ARSIP NEGARA
 Pengelolaan Arsip Dinamis (PAD) menjadi
tanggung jawab Pencipta Arsip;
 Pengelolaan Arsip Statis (PAS) menjadi
tanggung jawab Lembaga Kearsipan;
 Pengelolaan Arsip (PAD dan PAS) dilakukan
oleh ARSIPARIS.

17.  Kementerian dan Lembaga
 Pemerintah Daerah
 Perguruan Tinggi
 Ormas dan Parpol
 BUMN dan Swasta
 Perseorangan
PENCIPTA ARSIP

18. PROSENTASE PENGELOMPOKKAN ARSIP
DALAM ORGANISASI
(Rick, Swafford and Gow)
 10 % arsip organisasi mempunyai
nilai guna dan jangka simpan
yang panjang
 25 % dikelompokkan arsip aktif
 30 % arsip inaktif
 35 % arsip yang tidak berguna
dan dapat dimusnahkan

19. ARSIP BERJANGKA SIMPAN
PANJANG
Merupakan arsip statis
Merupakan arsip vital
2-3%
7-8%
2-3%
STATIS
7-8%
VITAL

20. ARSIP VITAL
ARSIP YANG KEBERADAANNYA
MERUPAKAN PERSYARATAN DASAR
BAGI KELANGSUNGAN
OPERASIONAL PENCIPTA ARSIP;
JIKA RUSAK ATAU HILANG TIDAK
DAPAT DIPERBAHARUI DAN TIDAK
TERGANTIKAN

21. KONSEP VITAL RECORDS
konsep ini muncul di negara
maju terutama pada musim
panas yang kering sehingga
sering terjadi kebakaran
rata-rata perusahaan mengalami
kebangkrutan dalam 3 tahun,
setelah 70% dari arsipnya
terbakar (mc. dougall, australia);

22. CONTOH ARSIP VITAL
.
Your Text Here
.
Your Text Here
.
Your Text Here
.
Your Text Here
.
Your Text Here
PERBANKAN, ARSIP
NASABAH, KREDITOR
ASURANSI, ARSIP
PEMEGANG POLIS
PABRIK, ARSIP GAMBAR TEKNIK,
FORMULA, DESIGN, RESEP
RUMAH SAKIT, ARSIP
REKAM MEDIS
LEMBAGA PENDIDIKAN,
ARSIP MAHASISWA

23. KRITERIA ARSIP VITAL
.
arsip kepemilikan
tanah seperti arsip
asset, sertifikat tanah. prasyarat keberadaan
instansi, akte pendirian
instansi, blue print,
rancang bangun,
struktur organisasi
.
.
01
02
03
05
04
yang menjamin
kelangsungan
operasional kegiatan
instansi, seperti mou,
kontrak kerja
bukti kepemilikan
barang instansi,
seperti kendaraan;
kebijakan instansi
yang strategis,
seperti hak cipta,
copy right, lisensi;

24. PERLINDUNGAN ARSIP VITAL
1. alih media ke bentuk lain
seperti microfilm, cd-rom;
2. menyimpan salinan pada
beberapa tempat
(dispersal/pemencaran);
3. membuat duplikat;
4. menyimpan pada ruangan dan
peralatan khusus (vaulting),
seperti lemari besi, lemari
tahan api, bunker;
5. menyimpan aslinya pada pusat
penyimpanan arsip vital;

25. 1. KEBIJAKAN
Sistem keARSIPan

26. PENGELOLAAN ARSIP
 pengelolaan arsip
meliputi: pengelolaan
arsip dinamis dan statis;
 pengelolaan arsip
dinamis dan statis dapat
dilakukan secara manual
maupun dengan TIK
yaitu SIKD/e arsip yang
terintegrasi, SRIKANDI
dan SIKS

27. Instrumen WAJIB
Pengelolaan Arsip
Dinamis
Tata Naskah
Dinas
Klasifikasi
Keamanan dan
Akses Arsip
Dinamis
Klasifikasi
Arsip
Jadwal
Retensi
Arsip
Ditetapkan oleh masing-masing Pencipta
Arsip berdasarkan Pedoman yang
ditetapkan oleh Kepala ANRI. Khusus
untuk JRA terlebih dahulu mendapatkan
persetujuan dari Kepala ANRI
4 Instrumen Harus Sinergis dan Terintegrasi
Kewajiban
Pencipta Arsip
Psl. 40 ayat (4) dan
Psl 48 ayat (1) UU
No. 43 Th. 2009

28. TAHAPAN KEARSIPAN
TAHAP
PENYUSUTAN
TAHAP
PEMELIHARAAN
TAHAP
PENCIPTAAN
TAHAP
PENGGUNAAN
PENYELAMATAN
DAN LAYANAN

29. • Pembuatan arsip, harus
diregistrasi, didistribusi dengan
pengendalian
• Penerimaan arsip, harus
diregistrasi penerima dan
distribusi ke unit pengolah
dengan pengendalian
• Pembuatan dan penerimaan
berdasar tata naskah dinas
• Registrasi harus
didokumentasikan oleh unit
pengolah dan kearsipan dan
wajib menyimpan serta
memelihara
TAHAP PENCIPTAAN
MELIPUTI KEGIATAN

30. •Penggunaan untuk kepentingan
pemerintahan dan masyarakat;
•Ketersediaan dan autensitas
arsip dinamis tanggung jawab
pencipta arsip;
•Pimpinan UP bertanggungjawab
ketersediaan, pengolahan, dan
penyajian arsip vital dan aktif;
•Pimpinan UK bertanggungjawab
ketersediaan, pengolahan dan
penyajian arsip inaktif untuk
penggunaan internal dan publik
•Penggunaan berdasarkan
kepentingan sistem klasifikasi
dan keamanan akses
TAHAP PENGGUNAAN

31. DAFTAR ARSIP BERDASAR KLASIFIKASI
KEAMANAN DAN AKSES
KODE
KLAS
JENIS
ARSIP
KLAS
KEAMAN-
AN
HAK
AKSES
PERTIM-
BANGAN
PENGO-
LAH
KP.01 FORMASI BIASA SEMUA
BISA
- KEPEG.
KP.02 PENGADA
AN PEG.
BIASA SEMUA
BISA
- KEPEG.
-- PERSO-
NAL FILE
RAHASIA PENENTU,
PENGAW-
AS, PENE-
GAK HUK
HAK
PRIVASI
KEPEG.

32. PEMELIHARAAN ARSIP
1. Pemeliharaan meliputi
pemeliharaan arsip aktif, vital,
inaktif dan terjaga;
2. Pemeliharaan melalui kegiatan
pemberkasan dan
penyimpanan arsip aktif,
penataan arsip inaktif,
penyimpanan arsip dan alih
media arsip;
3. Pemberkasan berdasarkan
klasifikasi arsip;
4. Pemberkasan menghasilan
tertatanya fisik dan informasi
dalam bentuk daftar arsip aktif
5. Daftar tersebut terdiri dari
daftar berkas dan daftar isi
berkas

33. CONTOH KLASIFIKASI
KP (KEPEGAWAIAN)
01. FORMASI PEGAWAI 07. PELIMPAHAN WEWENANG
02. PENGADAAN PEGAWAI 08. KESEJAHTERAAN
03. PENGANGKATAN PEGAWAI 01. CUTI;
01. TETAP; 02. KESEHATAN;
02. TIDAK TETAP/HONORER 03. PERUMAHAN;
04. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN 04. BANTUAN/SUMBANGAN
01. DATA PEGAWAI; 09. PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA
02. IJIN/DISPENSASI;
03. ABSENSI;
04. SURAT PERINTAH
05. MUTASI
01. PERPINDAHAN ANTAR UNIT;
02. PROMOSI;
03. DEMOSI;
04. KENAIKAN PANGKAT;
06. PEMBINAAN
01. PENILAIAN;
02. PENGHARGAAN;
03. HUKUMAN;

34. Hasil penelitian pada akhir tahun 1980-an, di USA pada sektor dunia
usaha:
 Tiap hari tercipta 370 juta lembar baru dan asli
 1,9 halaman computer output
 1,9 milyar lembar copy
 Rata-rata pegawai menghabiskan 50 menit/hari
untuk mencari arsip
 Rata-rata setiap kantor menyimpan 5 copy dokumen
yang sama pada tempat yang berbeda, atau 26
dokumen yang sama pada lokasi yang lain

35. Biaya Pemeliharaan Arsip
 1 laci filing cabinet ± 5.000 lembar kertas/
surat
 Rata-rata 1/5 dokumen adalah asli, dengan
biaya 1 $ USA
 Rata-rata 4/5 adalah copy, biaya 4 cent Dollar
USA/lembar
 Biaya Total = (1.000 X 1 $ ) + (4. 000 X 4 cent) =
1.000 + 160 = $ 1.160
(untuk 1 laci selama 1 tahun)

36. Elizabeth Parker
 Lebih dari 10 % waktu pegawai habis
untuk mencari arsip/informasi
 45 % dokumen diberkaskan pada lebih
dari satu tempat
 85 % dokumen yang diberkaskan tidak
pernah ditemukan
(Managing your organization’s
records)

37. PENYUSUTAN
Adalah Pengurangan Jumlah Arsip
Dengan Cara :
• pemindahan arsip inaktif dari unit kerja
ke unit kearsipan;
• pemusnahan arsip;
• penyerahan arsip statis ke lembaga
kearsipan;

38. TUJUAN PENYUSUTAN
• Menghemat Penggunaan Sarana Dan
Prasarana
Penyimpanan Arsip;
• Menekan Biaya Pengeluaran Serendah
Mungkin;
• Mewujudkan Efesiensi Dan Efektifitas Kerja;
• Memudahkan Penemuan Kembali Arsip Yang
Dibutuhkan;
• Terjaminnya Penyelamatan Arsip Yang Bernilai
Guna Permanen Dan Sebagai
Pertanggungjawaban Nasional;

39. PENYUSUTAN
1. Penyusutan berdasarkan JRA
(Jadwal Retensi Arsip);
2. LN, Pemda, PTN, BUMN/D wajib
memiliki JRA yang ditetapkan
oleh pimpinan setelah dapat
persetujuan dari Ka ANRI;
3. JRA PTS, perusahaan swasta,
ormas orpol ditetapkan oleh
pimpinan setelah mendapat
pertimbangan Ka ANRI;
4. Retensi arsip dalam JRA
ditentukan berdasar pedoman

40.  suatu daftar yang
berisi sekurang-
kurangnya jenis arsip
beserta jangka waktu
penyimpanannya
sesuai dengan nilai
kegunaan dan
digunakan untuk
pedoman penyusutan
arsip
JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)

41. NO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPAN
KETERANGAN
AKTIF INAKTIF
1 2 3 4 5
1.
2.
3.
4.
5.
FORMASI PEG
PENGADAAN PEG
CUTI
KESEJAHTERAAN
PEGAWAI
BERKAS
PERORANGAN
PEJABAT NEGARA
2 THN
SETELAH THN
ANGGARAN
2 THN
SETELAH
SEMUA
DIANGKAT
1 THN
SETELAH SK
2 TAHUN
1 THN
SETELAH
PENSIUN
2 TAHUN
2 TAHUN
2 TAHUN
---
2 THN
SETELAH
HAK/KEWAJIB
AN HABIS
MUSNAH
MUSNAH
MUSNAH
MUSNAH
PERMANEN
CONTOH JRA KEPEGAWAIAN

42. PROSENTASE PENGELOMPOKKAN ARSIP DALAM
ORGANISASI
(Rick, Swafford and Gow)
 10 % arsip organisasi mempunyai
nilai guna dan jangka simpan
yang panjang
 25 % dikelompokkan arsip aktif
 30 % arsip inaktif
 35 % arsip yang tidak berguna
dan dapat dimusnahkan

43. PENGELOLAAN ARSIP
BERBASIS TIK

44. SISTEM PEMERINTAHAN BERBASIS
ELEKTRONIK (SPBE)

45. TUJUAN SPBE
• Untuk mewujudkan tata kelola
pemerintahan yang bersih,
efektif, transparan, dan
akuntabel
• Pelayanan publik yang
berkualitas dan terpercaya

46. AMANAT SPBEUNTUK PENGEMBANGAN
APLIKASI UMUM
PENGEMBANGAN APLIKASI UMUM
 a. perencanaan;
 b. penganggaran;
 c. pengadaan barang dan jasa pemerintah;
 d. akuntabilitas kinerja;
 e. pemantauan dan evaluasi;
 f. kearsipan (AUBKD);
 g. kepegawaian; dan
 h. pengaduan pelayanan publik

47. PENERAPAN SRIKANDI

48. DASAR HUKUM SRIKANDI
 Peraturan Presiden Nomor 95 tahun 2018 tentang
SPBE (Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik);
 Keputusan Men PAN RB Nomor 679 Tahun 2020
tentang AUBKD (Aplikasi Umum Bidang Kearsipan
Dinamis);
 Beberapa Peraturan Kepala ANRI tentang teknis
penerapan SRIKANDI (TNDE, Pedoman Penerapan
SRIKANDI, dan Pengelolaan Arsip Elektronik dll);
 Launching SRIKANDI oleh Menkopolhukam tanggal
27 Oktober 2020

49. ISI MUATAN KEPMEN PANRB
NO. 679 TAHUN 2020
 Menetapkan SRIKANDI sebagai Aplikasi Umum
Bidang Kearsipan Dinamis (AUBKD)
 AUBKD berlaku secara nasional
 Pengembangan dan pembinaan proses bisnis dan data
dilakukan oleh penyelenggara pemerintahan bidang
kearsipan, teknologi informasi oleh urusan
pemerintah bidang komunikasi dan informatika, dan
keamanan SPBE oleh urusan pemerintah bidang
keamanan siber
 Pimpinan K/L dan Pemda menerapkan AUBKD pada
instansinya masing-masing

50. APLIKASI SRIKANDI
 APLIKASI SRIKANDI PADA DASARNYA MERUPAKAN
INTEGRASI ANTARA PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
SECARA INSTANSIONAL BERBASIS DIGITAL
MELALUI APLIKASI SIKD DAN TERINTEGRASI
SECARA NASIONAL PADA KEMENTERIAN LEMBAGA
DAN PEMERINTAH DAERAH, SEHINGGA PENCIPTA
WAJIB MENYIAPKAN 4 INSTRUMEN PENGELOLAAN
BERUPA TATA NASKAH DINAS, KLASIFIKASI
KEAMANAN AKSES ARSIP DINAMIS, KLASIFIKASI,
DAN JRA

51. Aplikasi
Umum
Bidang
Kearsipan
Dinamis
Aplikasi
Umum
Bidang
Kearsipan
Dinamis
penerimaan
pengiriman
naskah
SIKN / JIKN
Aplikasi
Umum
Bidang
Kearsipan
Statis
Aplikasi
Umum
Bidang
Kearsipan
Statis
Penyerahan
Arsip statis
Penyerahan
Arsip statis
INTEGRASI LAYANAN KEARSIPAN
Bagi pakai arsip/informasi
kearsipan
Basisdata kearsipan
terintegrasi
Sistem aplikasi kearsipan
terintegrasi
penyampaian dan penggunaan data/informasi
kearsipan dinamis/statis
Aplikasi
Umum/Khusus
yang
Menghasilkan
Arsip
Penyampaian data/arsip Penyampaian data/arsip
Aplikasi
Umum/Khusus
yang
Menghasilkan
Arsip

52. KEBIJAKAN SISTEM
KEARSIPAN
 Pengelolaan arsip dari tahap penciptaan,
penggunaan dan pemeliharaan dan penyusutan;
 Pengelolaan dpt dilakukan secara manual maupun
berbasis TIK, yaitu SIKD/E ARSIP YANG
TERINTEGRASI (SRIKANDI), SIKS dan SIKN-
JIKN
 Pencipta arsip membuat tata naskah dinas,
klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis,
klasifikasi, dan JRA

53. 2. KEBIJAKAN
SDM keARSIPan

54. SDM KEARSIPAN
Pimpinan Unit Kearsipan dan
Lembaga Kearsipan
Arsiparis
Pejabat fungsional Umum
pengelola kearsipan

55. PIMPINAN UNIT DAN LEMBAGA
KEARSIPAN
Unit Kearsipan Pencipta Arsip
Dan Lembaga Kearsipan Harus
Dipimpin Oleh SDM Yang
Profesional Dan Memiliki
Kompetensi Yang Diperoleh
Melalui Pendidikan Formal
Dan/Atau Diklat Kearsipan
(Pasal 29)

56. ARSIPARIS
Jabatan yang Mempunyai Ruang lingkup,
Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang
Untuk Melakukan Kegiatan Pengolaan
Arsip dan Pembinaan Kearsipan yang
Dilakukan oleh PNS dengan Hak dan
Kewajiban yang diberikan secara Penuh
oleh Pejabat yang Berwenang

57. PENTINGNYA SDM
Pembangunan SDM
(prioritas utama dalam arahan Presiden
pada pidato pelantikan sebagai kepala
negara)
Peningkatan kualitas manusia
Indonesia (misi pertama dalam
perumusan visi misi Presiden
2020-2024)
Pengembangan SDM menuju era
teknologi informasi (prioritas Presiden
tahun 2019-2024)

58. PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEARSIPAN

59. KEBIJAKAN PENGEMBANGAN SDM
Secara kuantitas dilakukan:
1. merekomendasikan usulan JFA dan
arsiparis P3K dari K/L dan Pemda ke
Menpan RB setelah ditelaah dan dianalisis
sesuai kebutuhan dan ABK (jumlah
formasi JFA yang sudah masuk per
Januari 2022 sebanyak 95.876 orang,
jumlah JFA existing 8.274 orang, atau baru
8,6 %)
2. Mengusulkan pengisian JFA/P3K kepada
K/L dan Pemda sesuai kebutuhan dan
formasi

60. KEBIJAKAN PENGEMBANGAN SDM
Secara kualitas dilakukan:
1. Diklat pengangkatan JFA baik tingkat
terampil maupun ahli;
2. Sosialisasi dan apresiasi kepada pimpinan
UK dan LK tentang pentingnya arsip dan
program kearsipan;
3. Memberikan pembekalan tentang
pengelolaan kearsipan kepada JFA
penyetaraan;
4. memberikan diklat teknis kearsipan;
5. Memberikan bimbingan teknis kearsipan

61. KEBIJAKAN PENGEMBANGAN SDM
Secara kualitas dilakukan:
6. Sertifikasi JFA dan sertifikasi teknis
kearsipan (seperti JRA, PAD, Tim Penilai,
Asesor)
7. Membina dan membimbing khususnya
JFA Ahli Utama
8. Menyempurnakan dan merevisi
Permenpan RB disesuaikan dengan
kegiatan kearsipan berbasis TIK
9. Menjalin Kerjasama dengan PTN untuk
membuka program kearsipan
10. Merubah mindset pengelola kearsipan untuk
melakukan kegiatan kearsipan secara intellectual
thinking tidak hanya technical thinking

62. Merubah mindset dari technical
ke intellectual thinking

63. 3. KEBIJAKAN
KELEMBAGAAN
keARSIPan

64. UNIT KEARSIPAN
 adalah satuan kerja pada pencipta arsip
yang mempunyai tugas dan tanggung
jawab dalam menyelenggaraan kearsipan;
 berada pada lingkungan sekretariat
lembaga negara (biro umum);
 wajib dibentuk oleh LN, Pemda, PTN,
BUMN dan BUMD;

65. FUNGSI UNIT KEARSIPAN
 pengelolaan arsip inaktif dari unit
pengolah;
 pengolahan arsip dan penyajian arsip
menjadi informasi;
 pemusnahan arsip di lingkungan
lembaganya;
 penyerahan arsip statis kepada
lembaga kearsipan;
 pembinaan dan pengevaluasian
penyelenggaraan kearsipan instansi

66. KEBIJAKAN KELEMBAGAAN
KEARSIPAN
 Pencipta wajib membentuk Unit Kearsipan;
 Propinsi, kabupaten/kota, wajib membentuk Lembaga
kearsipan daerah;
 PTN wajib membentuk LKPT;
 Unit Kearsipan dan Lembaga Kearsipan dapat
mengajukan akreditasi sebagai pengakuan sosial
terhadap kelembagaan yang profesional;
 UK dan LK sebagai pembina kearsipan sesuai dengan
jenjangnya

67. 4. Sarana prasarana
keARSIPan

68. KEBIJAKAN PENGGUNAAN
SARPRAS
 Penggunaan gedung penyimpanan arsip statis
(depo), dan records centre (pusat arsip) yang
standar
 Suhu atau temperatur yang stabil dan kelembaban
yang selalu terjaga
 Penggunan alat kearsipan yang standar, seperti
kertas, alat kantor, rak, filing cabinet, perangkat
sarana TIK

69. SARPRAS ARSIP DINAMIS

70. SARPRAS ARSIP DINAMIS

71. PAPER-BASED ARCHIVES
STORAGE

72. ARCHIVES (FILM) STORAGE

73. ARCHIVES (CASSETE) STORAGE

74. SARANA TIK
• JARINGAN
INTERNET/INTRANET
• PERANGKAT KERAS
(COMPUTER)
• SISTEM APLIKASI
• SERVER
• CLOUD
COMPUTING/DATA
CENTER

75. KESIMPULAN
 Pengelolaan arsip dinamis dengan optimal baik secara manual maupun
berbasis TIK (SIKD) dari tahap penciptaan, penggunaan pemeliharaan dan
penyusutan sebagai bahan bukti pemeriksaan, bukti akuntabilitas dan
pertanggungjawaban kegiatan untuk mewujudkan tata pemerintahan yang
efektif, bersih dan terpercaya dan mendukung program RB yang terintegrasi
secara nasional melalui SRIKANDI
 Dalam pengelolaan arsip dibutuhkan tenaga pengelola kearsipan (arsiparis)
yang handal sehingga perlu ditingkatkan kuantitas dan kualitas SDM kearsipan
dengan diberikan diklat, bimbingan teknis, uji kompetensi dan sertifikasi
sebagai pengakuan terhadap kompetensi yang dimiliki dan pengembangan
kemampuan yang berorientasi pada perkembangan TIK
 penyelamatan dan pemanfaatan arsip yang bernilaiguna kesejarahan sebagai
memori kolektif bangsa, identitas dan jati diri bangsa, budaya bangsa, sumber
informasi dan sumber pengetahuan sebagai bahan pengambilan keputusan
dalam perumusan kebijakan; kemudahan untuk diakses publik