Pelatihan praktis tentang teknik pemecahan masalah berdasarkan metode Total Quality Control (TQC)

1. Problem Solving Skills
Based on TQC
1
By: Dadang Budiaji, MM

2. 2
Tentang Fasilitator
Dadang Budiaji
Pekerjaan:
• 1997-Now : Senior Manager HRD pada perusahaan garmen
• 1990-1997: Personnel Section Head pada perusahaan tekstil
• 1992 – Now: Management Trainer & Consultant
• 2005-Now : Part time lecturer pada MM Unpad dan FE-UKM
Pendidikan:
• S2: Magister Manajemen Unpad
• S1: Hubungan Internasional Fisip-Unpad
Kontak:
Email: dadangbudiaji@gmail.com, HP: 0816620647 PIN BB 580481CD

3. Sasaran Pelatihan
• Setelah mengikuti pelatihan ini diharapkan peserta
dapat:
1. Menyebutkan definisi masalah dan pemecahan
masalah, serta 3 jenis masalah
2. Menerima paradigma baru tentang masalah
3. Membedakan pemecahan masalah dengan
pengambilan keputusan
4. Menyebutkan 3 prinsip pemecahan masalah
berdasarkan TQC (Total Quality Control)
5. Menyebutkan 8 langkah dan 7 alat pemecahan
masalah berdasarkan TQC
6. Menerapkan langkah-langkah pemecahan masalah di
dalam pekerjaan dan kehidupan sehari-hari
3

4. Apa definisi “masalah”
menurut Anda?
• Masalah adalah …
4

5. Apa definisi “masalah”
menurut Anda?
• Masalah adalah …
• Suatu keadaan yang tidak sesuai dengan harapan
yang kita inginkan
• Semua penyimpangan dari standar
• Kesenjangan antara kondisi aktual dengan yang
diharapkan
5

6. 3 Jenis Masalah
1. Masalah yang diciptakan: penetapan target yang
terus meningkat
2. Masalah yang dirasakan: upaya peningkatan
secara bertahap yang bertujuan memperkuat
posisi sekarang
3. Masalah yang telah terjadi: target-target masa
lalu yang tidak tercapai. Orang-orang gagal
selalu tenggelam di dalam jenis masalah ini
6

7. 3 Jenis Masalah
1. Masalah yang diciptakan: penetapan target yang
terus meningkat
2. Masalah yang dirasakan: upaya peningkatan
secara bertahap yang bertujuan memperkuat
posisi sekarang
3. Masalah yang telah terjadi: target-target masa
lalu yang tidak tercapai. Orang-orang gagal
selalu tenggelam di dalam jenis masalah ini
7

8. “No Problem is a Problem”
• Apakah anda setuju?
• Apa alasannya?
8

9. Paradigma baru tentang
“masalah”
• Bila kita ingin maju, kita harus selalu
menciptakan masalah melalui penetapan target
kinerja yang lebih tinggi di masa datang
• Intinya kita melihat masalah sebagai ... Peluang
meningkatkan kinerja
9

10. Perbedaan orang sukses dan orang gagal dalam
konteks “masalah”
Orang Sukses Orang Gagal
Ia selalu menjadi bagian dari
solusi masalah
Ia selalu menjadi bagian dari
penyebab masalah
Ia selalu melihat atau menemukan
jawaban dari setiap masalah
Ia selalu melihat masalah untuk
setiap jawaban
Ia selalu memiliki program Ia selalu memiliki alasan
Ia selalu menyatakan: “biarkan
saya mengerjakan itu untuk anda”
Ia selalu menyatakan: “itu bukan
tugas saya”
Ia selalu menyatakan: “hal itu
memang sulit, tetapi itu mungkin
dapat dicapai”
Ia selalu menyatakan: “hal itu
memang mungkin, tetapi itu
sangat sulit dicapai”
10

11. Apa Pemecahan Masalah?
• Pemecahan masalah adalah proses
penghilangan perbedaan atau ketidak-
sesuaian yang terjadi antara hasil yang
diperoleh dan hasil yang diinginkan
(Hunsaker, 2005)
11

12. Problem Solving VS Decision Making
• Problem Solving ialah pemikiran yang berujung kepada
hasil solusi masalah, dimana masalah tidak lain gap
kinerja yang diinginkan dengan kenyataan.
• Berbeda dengan problem solving, Decision Making
adalah pemikiran yang berujung pada choice (pilihan).
Choice terjadi dan ada dalam proses problem solving
dimana pada saat kita menyelesaikan masalah maka
setiap langkah yang ditempuh menggenggam erat aspek
pengambilan keputusan.
12

13. 3 Prinsip pemecahan masalah
berdasar TQC (Total Quality Control)
1. Memutar roda Deming (PDCA), dan
2. Melakukan 8 langkah, serta
3. Memanfaatkan 7 alat secara
berkesinambungan
13

14. Pemecahan masalah dengen TQC
• Video referensi:
– Practical Problem Solving by TQC
14

15. DELAPAN LANGKAH
• P berarti “Planning” (perencanaan) meliputi 4 langkah
yaitu :
– L1 : Menentukan pokok masalah
– L2 : Membahas penyebab
– L3 : Menguji Penyebab
– L4 : Menyusun rencana penanggulangan
• D berarti “Do” (pelaksanaan) meliputi 1 langkah yaitu :
– L5 : Pelaksanaan penanggulangan
• C berarti “Check” (meneliti hasil) meliputi 1 langkah
yaitu :
– L6 : Meneliti hasil
• A berarti “Action” (tindakan) meliputi 2 langkah yaitu :
– L7 : Standarisasi
– L8 : Langkah berikutnya
15

16. 7 ALAT
1. CHECK SHEET & GRAPHIC
2. STRATIFIKASI
3. DIAGRAM PARETO
4. DIAGRAM SEBAB-AKIBAT
5. HISTOGRAM
6. DIAGRAM SCATTER
7. CONTROL CHARTS
16

17. 7 Alat
• Video: 7 alat dalam TQC
17

18. 18

19. 19

20. DIAGRAM SEBAB-AKIBAT:
Apa penyebab suatu masalah? (konsep 5M+1L)
SEBAB
AKIBAT
Masalah: Gap
Harapan dg
Kenyataan
Man Methode
Material
Machine /
Tools /
Equipments
Money Lingkungan
Motivasi
Ability
20

21. Video Referensi
• Diagram sebab-akibat
21

22. Histograms
22

23. 23

24. Control Chart
24

25. URUTAN DAN KETERKAITAN ANTAR LANGKAH
25

26. PENGGUNAAN 8 LANGKAH DAN 7 ALAT
26

27. KETERKAITAN 8 LANGKAH DENGAN 7 ALAT TERHADAP KONSEP PDCA
27

28. Latihan Pemecahan Masalah
• Lakukan 4 langkah awal proses pemecahan
masalah, sbb:
– L1 : Menentukan pokok masalah
– L2 : Membahas penyebab
– L3 : Menguji Penyebab
– L4 : Menyusun rencana penanggulangan
• Gunakan tabel tentang urutan dan
penggunaan (di atas) sebagai panduan
• Bila tidak siap dengan data, gunakan
judgement atau asumsi
28

29. L1 : Menentukan pokok masalah
• Masalah-masalah yang ada di unit kerja saya adalah,
sbb:
1. ...
2. ...
3. ...
4. ...
5. ...
• Dari semua masalah itu, yang paling krusial adalah ...
29

30. L2 : Membahas penyebab (lakukan brainstorming)
SEBAB
AKIBAT
Masalah:
...
...
...
Man Methode
Material
Machine /
Tools /
Equipments
Money Lingkungan
Motivasi
Ability
30

31. L3 : Menguji Penyebab
• Dari sekian banyak penyebab masalah (lihat diagram
sebab-akibat), maka setelah dipelajari dan dianalisa,
penyebab utamanya adalah ...
• ...
31

32. L4 : Menyusun rencana penanggulangan (matriks 5W-1H)
What? Apa masalahnya?
Why?
Mengapa perlu
ditanggulangi
When?
Kapan
dilaksanakan?
Where?
Dimana/kemana
dilaksanakan?
Who?
Siapa yang
melaksanakan?
How?
Bagaimana
melaksanakannya?
32