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Trasformare i documenti da cartacei a digitali, un costo o un'opportunità ?

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Consigli pratici per l'adozione di sistemi di gestione documentale e conservazione digitale.
Breve panoramica dei processi aziendali basati su documenti cartacei e digitali per valutare l'adozione di sistemi informatici per la gestione dei documenti e la loro conservazione a norma.

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Trasformare i documenti da cartacei a digitali, un costo o un'opportunità ?

  1. 1. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Verona, 21 Aprile 2016 Ing. Domenico Barile
  2. 2. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile Chi sono  Ingegnere Informatico, libero professionista  Automazione industriale, distributori automatici robotizzati  Dematerializzazione, non materializzazione (generazione digitale dei documenti)  Conservazione digitale  Fatturazione elettronica  PDF, PDF-A  Relatore al 3rd International PDF-A Conference di Berlino- 2009  Relatore al 4th International PDF-A Conference di Roma - 2010  Firma digitale, firma elettronica avanzata (grafometrica)  Auditor/Lead Auditor Sistemi di Gestione della Sicurezza delle Informazioni ISO/IEC 27001:2013
  3. 3. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile Argomenti  Documento  Dalla carta al documento digitale  Il documento all’interno dell’azienda  Sistema di Gestione Documentale  ECM – (Enterprise Content management) & BPM – (Business Process Management)  Utilizzo di un sistema documentale  I vantaggi di utilizzare un sistema documentale  Conservazione Digitale  Processo di Conservazione Digitale  I vantaggi di utilizzare la Conservazione Digitale
  4. 4. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile Documento  qualsiasi cosa sia portatrice di significato, a prescindere dal supporto sul quale è registrato  Il supporto che consente la registrazione e conservazione di un documento può essere di due tipi: analogico, legato alla concretezza fisica del supporto (carta, fotografia, lastra radiografica,…. ma nel passato papiro, stoffa, tela, rame, pietra, ....) digitale
  5. 5. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile Documento Digitale  Rappresentazione di contenuti analogici, mediante un'elaborazione elettronica, espressi tramite testo, immagine o filmato.  Il termine digitale indica che tale rappresentazione è di tipo numerico, ovvero che la grandezza fisica su cui si basa assume valori numerici discreti.  La documentazione digitale è una rappresentazione astratta e numerica della realtà sensoriale.
  6. 6. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile Analogico =>Digitale  il processo di scansione trasforma un documento analogico in documento digitale  In pratica, lo scanner svolge una funzione esattamente opposta a quella della stampante Analogico Scansione Digitale Stampa
  7. 7. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile Processi “analogici”  Fatture vendita Stampiamo e spediamo le fatture ai nostri clienti  Documenti di trasporto Il corriere vuole la copia cartacea Bolla doganale, CMR, …. Possono esserci annotazioni del cliente  Paghe Il dipendente vuole la copia cartacea  Disegni / Progetti / Schemi  Il fornitore vuole i disegni e le indicazioni su carta  In fase di produzione mi servono i progetti / disegni
  8. 8. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile Processi “digitali”  Fatturazione alla PA Dall’1/4/2015 è obbligatoria la fattura elettronica  Comunicazioni con PA E’ obbligatorio l’uso della PEC  Deposito bilancio E’ obbligatorio da anni l’uso di XBRL o PDF/A  Fatture da utility e grandi aziende Riceviamo PDF anche se non li abbiamo richiesti Spesso ricevere PDF ci consente degli sconti (costi spedizione della fattura)
  9. 9. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile  GDO Impone uso dell’EDI da moltissimi anni  ENEL, TERNA, … Impongono fatturazione elettronica mediante i loro portali fornitori  Fatture di vendita Mandiamo PDF per email  Fattura elettronica B2B E’ in definizione la normativa per l’uso agevolato di fatturazione elettronica tra aziende Le nuove norme dovrebbero entrare i vigore con il 2017 Consentiranno risparmi diretti ed indiretti, fiscali e non
  10. 10. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile Convertire processi “analogici” in “digitali”  E’ molto più semplice di quello che si creda Non stampo o dematerializzo (scansione) Uso sistemi di firma elettronica qualificata (smart card) Uso un sistema di gestione documentale Memorizzazione, organizzazione e ricerca dei documenti Workflow interno e/o esterno all’azienda Utilizzo di sistemi automatici per incrementare la produttività Conservazione digitale  E’ molto più conveniente di quello che si pensi
  11. 11. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile Vantaggi dei processi “digitali”  Abbattimento costi di stampa, consumabili, carta, manutenzione ed acquisto  Riduzione degli spazi utilizzati per conservare i documenti Documenti fiscali – 5 anni + 1 Contratti – tutta la durata del contratto + 1 anno (se non ci sono contenziosi)  Riduzione sostanziale dei tempi di ricerca e gestione dei documenti  Riduzione sostanziale dei rischi di perdita o di deterioramento dei documenti
  12. 12. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile  Snellimento delle procedure operative  Possibilità di aggiornare e modernizzare i processi Gestione controllata dei processi Ciclo acquisti con approvazione Ciclo vendita con controllo incassi Ciclo produzione con gestione terzisti Introduzione di controlli che con la carta non sono facilmente attuabili o troppo costosi  Risparmi fiscali
  13. 13. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile Fattura elettronica B2B Decreto Legislativo n.127/2015 ha introdotto la fatturazione elettronica tra privati. Il DEF approvato l’8 Aprile 2016 dal Governo contiene importanti anticipazioni sulle modifiche riguardanti il Decreto. Il Governo ha disposto che (dal 1° luglio 2016 in via sperimentale e dal 1° gennaio 2017 per opzione) i contribuenti che decideranno di avvalersi delle procedure automatizzate di fatturazione o di registrazione dei corrispettivi beneficeranno di importanti semplificazioni negli adempimenti fiscali (sono eliminati gli obblighi di comunicazione relativi al cosiddetto ‘spesometro’ e ‘black-list’, e potranno avere rimborsi Iva più veloci).
  14. 14. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile Il Governo ha comunicato che è allo studio un decreto correttivo mediante il quale si ipotizza di rendere obbligatorio, per i soggetti che non opteranno per la fatturazione elettronica tra privati a partire dal 1° gennaio 2017, l’invio telematico all’Agenzia delle entrate di tutti i dati contenuti nelle fatture. Equivale a dire: o usate le fatture elettroniche passando dai sistemi che tracciano i dati o mi mandate i dati. Sono allo studio degli incentivi e semplificazioni significative.
  15. 15. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
  16. 16. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
  17. 17. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile Sistema di gestione documentale  O Document Management System (DMS), è un sistema software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti.  Quando il DMS è utilizzato in un'azienda o in genere in un'organizzazione strutturata, viene spesso denominato Enterprise Content Management (ECM)
  18. 18. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile Enterprise Content Management (ECM)  I componenti principali che costituiscono una soluzione ECM sono: Sistema di gestione (si occupa del controllo, dell'indicizzazione e della verifica dell'integrità delle informazioni acquisite) Document management Web Content Management (informazioni e documenti erogati dal sito aziendale) Records Management (informazioni – non solo collegate a documenti – registrazioni della contabilità per esempio) Business Process Management (BPM)
  19. 19. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile  Archiviazione e conservazione I componenti per l'archiviazione sono utilizzati per quelle informazioni che non devono essere più modificate e necessitano di essere salvate permanentemente Distribuzione Le informazioni gestite, archiviate e conservate, possono essere distribuite attraverso diversi canali. I principali canali di distribuzione sono: internet ed intranet, e-mail e PEC.
  20. 20. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile Altri componenti  Sistema di acquisizione (intelligente) Optical/Intelligent Character Recognition (OCR/ICR) Optical mark recognition (OMR) / Barcode Recognition Handprint recognition Freeform data recognition (interpretazione ed estrazione dati da documenti non strutturati)  Sistemi di firma Firma massiva Firma remota
  21. 21. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile Business Process Management (BPM)  Consente di eseguire processi anche tra attori esterni all’azienda e di monitorarne l'esecuzione.  Consente di fare analisi e cambiare tecnologia e organizzazione sulla base di dati concreti, piuttosto che in base ad opinioni soggettive.  Può essere composto da software differenti che ‘comunicano’ tra loro, da programmi che misurano i dati e altri che contengono la descrizione dei processi "aggiornabile" con i dati dell'operatività.
  22. 22. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile  I programmi che si occupano della rilevazione degli indicatori di prestazione chiave (KPI – Key Performance Indicator) forniscono dei resoconti sintetici sull'operatività dei processi, e consentono un dettaglio dell'indicatore che può arrivare dal globale della società al singolo operatore/macchina.
  23. 23. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
  24. 24. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
  25. 25. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile Un esempio d’uso  Ciclo ordine a fornitore Importo l’ordine dal gestionale (PDF) Lo invio al fornitore usando la mail (o il sito aziendale pubblicandolo in area riservata), che eventualmente ha modo di rispondere. Se necessario posso allegare disegni, progetti o documentazione relativa all’ordine recuperandola dal Sistema di Gestione Documentale Memorizzo tutte le fasi, comprese le risposte, coinvolgendo le figure interessate (chi ha richiesto la merce, chi deve approvare il prezzo, chi deve organizzare la consegna, chi deve effettuare il pagamento, ecc.) chiedendo le necessarie autorizzazioni o interventi nelle varie fasi
  26. 26. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile Al ricevimento della merce importo e ‘collego’ la DDT con la quale ho ricevuto la merce Se vi fossero problemi gestisco le comunicazioni col fornitore con lo stesso sistema col quale ho gestito l’ordine Al ricevimento della Fattura d’acquisto la importo e collego alla DDT ed all’ordine avviando il workflow autorizzativo al pagamento (la merce è arrivata tutta, in buono stato, il prezzo è quello pattuito, le condizioni sono quelle concordate….) All’atto del pagamento posso memorizzare i dati del pagamento o la contabile per avere la ‘storia’ completa dell’ordine senza dover cercare in faldoni ed uffici diversi  Con pochi click posso recuperare tutte le informazioni ed i documenti relativi ad una fornitura, mantenendo traccia di quanto accaduto, specie in condizioni particolari
  27. 27. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile  Ad intervalli regolari o al bisogno posso ‘misurare’ in maniera precisa ed oggettiva Quanto impiego e quanto mi costa (in tempo uomo) acquisire la merce che mi serve per produrre Quante contestazioni ho con i fornitori Quanti fornitori sono ‘affidabili’ e quali no Posso capire quali siano i colli di bottiglia per i miei processi d’acquisto ed agire per snellirli …. Tutti questi fattori sono difficilmente quantificabili in termini di risparmio e ROI ma senz’altro giustificano l’investimento in un Sistema di Gestione Documentale
  28. 28. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile Documento Informatico (documento digitale secondo il CAD)  Il documento informatico formato da chiunque, memorizzato su supporto informatico trasmesso con strumenti telematici  ha la stessa validità, ad ogni effetto di legge, del documento cartaceo e deve essere accettato da qualsiasi soggetto pubblico o privato
  29. 29. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile  Autenticità: Il documento informatico deve garantire di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito alterazioni o modifiche.  Integrità: Insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo e inalterato.  Affidabilità: Caratteristiche che esprimono il livello di fiducia che l’utente ripone nel documento.  Leggibilità: Insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti informatici devono essere fruibili durante l’intero ciclo di gestione.  Reperibilità: Il documento deve sempre essere disponibile alla consultazione.
  30. 30. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile Conservazione digitale  Processo informatico (e non solo) che permette la dematerializzazione (distruzione) o la non materializzazione (stampa) del cartaceo che per legge si dovrebbe mantenere per anni (in base alla tipologia di documento per almeno 5 o 10 anni).  Permette la NON stampa del cartaceo e la conservazione direttamente con modalità digitali.  I documenti “conservati” hanno piena validità sia dal punto di vista Civile che Fiscale.
  31. 31. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile Documenti che si possono conservare  Fatture attive/passive  Note di Credito/Debito  DDT Attivi/passivi  Registro iva e altri registri  Registro di protocollo  PEC  CARTELLA CLINICA DIGITALE  LUL (Libro unico Lavoro) / CU  Contratti  F23 / F24 / ….  Libri contabili  Libro giornale  Libro inventari  Libro mastro  Libro cespiti  Giornale di magazzino  …  Modello Dichiarativi  Modello 730 / Unico  Modello 770  …. Elenco dei documenti fiscali da conservare nel provv. Agenzia Entrate Prot. n. 2010/143663
  32. 32. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile Documenti che si DEVONO conservare  Documenti informatici Fatture attive elettroniche inviate alla PA PEC Documenti con firma digitale qualificata  Fatture attive dello stesso sezionale di quelle inviate alla PA (se non si è scelto di usare sezionale separato)
  33. 33. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile Riferimenti normativi essenziali  Il Testo Unico in materia di documentazione amministrativa DPR n° 445 del 28 Dicembre 2000  CAD - Codice Amministrazione Digitale DL n° 82 del 7 Marzo 2005 e successive modifiche  Delibera CNIPA n° 11 del 19 Febbraio 2004  DPCM del 3 Dicembre 2013 (G.U. del 12.3.2014) in vigore dall’11 Aprile 2014 Nuove regole tecniche per la Conservazione dei documenti informatici  Decreto del Ministero dell’Economie e Finanze del 17 giugno 2014
  34. 34. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile Sistema di conservazione
  35. 35. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile Qualche consiglio  Dimenticate il ‘si è sempre fatto così’ Non è detto che sia corretto, più rapido, vantaggioso o economico  Approfittate del passaggio al digitale per rivedere i Vostri processi: serve programmazione e progettazione Studiateli a fondo Semplificateli (sicuramente c’è modo di farlo) Si può ‘rivoluzionare’ quello che si ha senza distruggere quanto fatto fin ora ma valorizzandolo Non adattate il digitale ai Vostri processi ma i processi al digitale
  36. 36. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile  Mappate documenti, tipologie e funzioni aziendali Può essere utile per ricostruire parte dei processi  Utilizzate il cloud Liberatevi da costi ‘occulti’ e rischi non sempre valutati  Valutate le soluzioni open source non solamente per il prezzo Non hanno costi di licenza ma come per tutte le soluzioni ci sono costi per la messa in opera  Esternalizzate i processi ‘specifici’ come la conservazione digitale Concentratevi sul Vostro core business e lasciate fare a chi vi offre garanzie sul processo
  37. 37. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile
  38. 38. Trasformare i documenti da cartacei a digitali: un costo o un’opportunità ? Domenico Barile http://bit.ly/DaCartaADigitale d.barile@redflow.it @dBarile

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