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Archiviazione Digitale Per Lazienda

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Le soluzioni di ZEROcarta per l\'Archiviazione Digitale e la Conservazione sostitutiva dei documenti nell\'Azienda

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Archiviazione Digitale Per Lazienda

  1. 1. Archiviazione digitale per l’Azienda
  2. 2. INTRODUZIONE L’azienda Archiviazione digitale La conservazione sostitutiva Il modello ZEROcarta I servizi di ZEROcarta L’archivio digitale Aziende Pagina 1
  3. 3. L’AZIENDA ZEROcarta si propone come partner per la realizzazione di soluzioni di gestione documentale. ZEROcarta offre soluzioni e servizi di outsourcing di archiviazione digitale, conservazione sostitutiva e dematerializzazione degli archivi storici, offrendo l’opportunità aumentare l’efficienza dello Studio, fornendo nuovi servizi a valore aggiunto ai propri Clienti ZEROcarta nasce dall’esperienza di Imprese attive da anni nel settore e si avvale della collaborazione di primarie Società di software e di servizi informatici. ZEROcarta s.r.l. - Via di Porta Tenaglia 1/3 - 20121 Milano Tel: 0238238765 – Fax: 0245550295 – info@zerocarta.com www.zerocarta.com Aziende Pagina 2
  4. 4. ARCHIVIAZIONE DIGITALE L’archiviazione digitale dei documenti è un processo effettuato con le modalità previste dalla deliberazione CNIPA n. 11/2004 e consente l’archiviazione dei documenti quali: •Fatture attive e passive •Ordini, Bolle di lavorazione, DDT ecc. •Libro Giornale •Registri IVA •Partitari •Cedolini paga •Dichiarazioni fiscali trasferendoli su supporto digitale così da trasformare gli archivi cartacei in archivi digitali, composti da immagini elettroniche organizzate e corredate da indici di ricerca. Aziende Pagina 3
  5. 5. CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA La conservazione sostitutiva consente l’archiviazione digitale di documenti fiscalmente e giuridicamente rilevanti grazie all’impiego della firma digitale e della marcatura temporale, eliminando la necessità di mantenere in essere le copie cartacee dei documenti. ZEROcarta può eseguire tutti gli adempimenti tecnici e giuridici previsti dalle normative vigenti in merito ed in particolare dal testo unico 445/2000, dalla delibera AIPA 42 del 13/12/2001, dal Decreto del Ministero dell’Economia e Finanze del 23/01/2004 ed infine dalla delibera CNIPA 11 del 19/02/2004. Aziende Pagina 4
  6. 6. I VANTAGGI DELL’ARCHIVIAZIONE DIGITALE Riduzione dei tempi di ricerca e consultazione dei documenti. l’archivio di è sempre disponibile in linea per tutte le postazioni di lavoro abilitate Drastica riduzione dello spazio destinato ad archivio. l’archivio cartaceo può essere delocalizzato o distrutto adottando la Conservazione Sostitutiva Riduzione del consumo di carta, fotocopie, fax I documenti sono disponibili sul sistema informativo e possono essere inoltrati via mail Riduzione del rischio di perdita dei documenti i documenti sono archiviati ed organizzati in formato elettronico, con la garanzia di adeguate procedure di back-up Aziende Pagina5
  7. 7. I VANTAGGI DELL’ARCHIVIAZIONE DIGITALE Indicatori di efficienza dei progetti di adozione di documenti digitali -90% Percentuale dei documenti perduti -80% Tempo di ricerca del documento -73% Tempo medio di svolgimento del processo -72% N^ documenti cartacei stampati e gestiti nell’anno -43% N°persone dedicate al processo -35% Difettosità del processo Fonte:NetConsulting 2006 -30% Costo medio documento Aziende Pagina 6
  8. 8. IL MODELLO ZEROcarta Archivio Acquisizione Archivio Indicizzazione Cartaceo (Scansione) digitale L’esclusivo modello web-based di ZEROcarta offre la massima semplificazione del processo di acquisizione ed archiviazione dei documenti cartacei, riducendo al minimo le attività operative richieste al Cliente, garantendo un elevato livello di servizio. I VANTAGGI DEL MODELLO ZEROcarta •Nessun investimento in strumentazione •Nessun investimento in software •Nessun problema di installazione, manutenzione, aggiornamento Hardware e Software •Indipendenza dal sistema informativo dello Studio •Accessibilità remota multi-utente all’archivio digitale •Semplicità operativa •Avvio immediato dell’attività Aziende Pagina 7
  9. 9. SERVIZI OFFERTI DA ZEROcarta DEMATERIALIZZAZIONE DELL’ARCHIVIO STORICO ZEROcarta organizza il prelievo, la scansione, l’indicizzazione dei documenti cartacei del Cliente, producendo un archivio digitale, reso su supporto fisico (CD-DVD- HD) o in rete. DIGITALIZZAZIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI CORRENTI Al Cliente è richiesta esclusivamente la scansione dei documenti cartacei prodotti periodicamente. ZEROcarta completa tutte le fasi successive del processo, aggiornando l’archivio digitale che sarà sempre disponibile via Web a tutte le postazioni di lavoro dell’Azienda abilitate all’accesso CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Tutte le soluzioni e le procedure di ZEROcarta consentono l’applicazione degli adempimenti tecnici e giuridici previsti dalle normative vigenti in merito alla conservazione sostitutiva degli archivi digitali in sostituzione degli archivi cartacei TRATTAMENTO ARCHIVI CARTACEI sulla base delle esigenze dello Studio, ZEROcarta procede allo smaltimento dell'archivio cartaceo oppure al deposito presso un magazzino esterno, ovvero alla restituzione al Cliente SOLUZIONI “IN HOUSE” Con la fornitura della soluzione completa installata presso l’Azienda che gestirà in proprio l’intero processo di archiviazione digitale dell’archivio corrente. Aziende Pagina 8
  10. 10. ARCHIVIAZIONE DIGITALE Aziende Pagina 9
  11. 11. ARCHIVIO DIGITALE: Struttura Aziende Pagina 10
  12. 12. ARCHIVIO DIGITALE: Raccoglitore Aziende Pagina 11
  13. 13. ARCHIVIO DIGITALE: Documento Aziende Pagina 12
  14. 14. NOTE TECNICHE • Accesso protetto da login e password per ogni utente • Profili differenziati per utente in base ai diversi livelli di responsabilità • Hardware e Software specifico per l’archiviazione digitale, tutelato da brevetto • Livelli di sicurezza multipli • Criptazione dei dati per evitarne un utilizzo fraudolento derivante da attacchi dall’esterno • Backup e disaster recovery in outsourcing su base giornaliera Aziende Pagina 13
  15. 15. SOLUZIONE “IN HOUSE” •ZEROcarta propone un sistema autonomo indipendente pronto all’uso per l’archiviazione elettronica dei documenti comprensivo di : Hardware, server da noi fornito in comodato d’uso dedicato a contenere gli archivi, Software di archiviazione Componenti e moduli di integrazione, e l’archiviazione automatica dagli applicativi aziendali. Servizi: Consulenze, assistenza, Back up. Soluzione offerta con canone mensile omnicomprensivo Aziende Pagina 14
  16. 16. VANTAGGI DELLA SOLUZIONE ZEROcarta VANTAGGI OPERATIVI • Nessun problema di installazione, sistema pre-testato e pre-collaudato, • Nessun problema di manutenzione ordinaria e straordinaria.( aggiornamenti on-line) • Nessun limite di utenza e/o di funzionalità (postazioni e/o n. documenti “no limit”), • Livelli di sicurezza multipli e criptazione dei dati, • Assistenza rapida e risolutiva (teleassistenza, mail), • Back up in locale presso il cliente e presso nostri data center (opzionale), • Utilizzo immediato del sistema e della soluzione, • Accesso remoto ai Documenti sia intranet che internet (opzionale) VANTAGGI ECONOMICI • Nessun acquisto di licenze, e/o moduli software, hardware,data base, sistemi operativi • Canoni mensili omnicomprensivi • Nessun vincolo temporale in entrata e nessuna penale in uscita - in qualsiasi momento può essere sospeso e disdettato il contratto di utilizzo del servizio, • Certezza del costo aziendale per l’archiviazione, rispetto dei budget aziendali. • Detraibilità fiscale totale del canone. Aziende Pagina 15

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