Come fare business con la gestione documentale? Come può il rivenditore IT tradizionale proporre un servizio di gestione documentale senza competenze specialistiche? La presentazione descrive la soluzione di "document management" Document in Cloud, progettata da Assocloud in collaborazione con Optimo su piattaforma EMC. La soluzione è dedicata al canale IT e pensata per soddisfare esigenze standard del mercato PMI in ambito documentale.

1. Document in Cloud: come
fare business con la
gestione documentale
Webinar
Paolo Filpa – Cloud Leader
Esprinet

2. 2
Obiettivo della presentazione
 La presentazione si rivolge ai Rivenditori che desiderano conoscere i vantaggi economici di
rivendere una soluzione di gestione documentale in cloud alla propria customer base.
 Si tratta di una soluzione rivendibile in modalità “as a service” e non richiede competenze
specifiche nell’ambito della gestione documentale
 La presentazione raccoglie una serie di strumenti utili alla vendita, quali:
 descrizione della soluzione,
 vantaggi per il cliente finale,
 posizionamento rispetto alla concorrenza,
 identificazione del cliente target,
 listino prezzi.

3. 3
I trend del mercato in ambito “Documentale” – 1/2
Il mercato delle soluzioni di gestione documentale “on premise” è in crescita e sta vivendo una
trasformazione (Gartner, 2014):
2013 2014 2015 2016 2017 2018
Fonte Osservatori Digital innovation, Politecnico di Milano – 2014
* Stime School of Management Politecnico di Milano
Spesa in mln€
(al netto effetto cambio)
77,1 79 81,4 83,9 86,3 88,6
Crescita % YoY 2,03% 2,47% 3,07% 3,07% 2,89% 2,71%
 L’attenzione dei clienti si sta spostando sempre più dalla
semplice archiviazione all’automazione di flussi di
lavoro con risparmi crescenti (da 1€/fattura a 65€/ciclo
ordine*)
 Esiste un potenziale mercato abilitato dal paradigma
cloud e as-a-service:
 +31% la crescita della spesa in servizi Cloud in Italia nel 2014
 i CIO ritengono i progetti di Dematerializzazione prioritari nel 53%
dei casi

4. 4
I trend del mercato in ambito “Documentale” – 2/2
Il Politecnico di Milano ritiene che le soluzioni di Gestione Documentale sono destinate ad
essere fra le offerte SaaS che maggiormente si svilupperanno nel prossimo futuro in Italia.
• NESSUN INVESTIMENTO
• APPLICAZIONE SEMPRE
AGGIORNATA
• ACCESSO IN MOBILITA’
• …. E ANCORA ……..
Fonte Osservatori Digital innovation, Politecnico di Milano - 2014

5. 5
I vantaggi per il cliente finale nell’adozione di una
soluzione di gestione documentale
 Riduzione dei costi di gestione dei documenti (carta, risorse uomo, tempo di ricerca, costi di archivio
fisico, fotocopie, …): si stimano risparmi legati alla riduzione dei tempi di accesso ai documenti pari a
0,5-1€ a pagina e ai costi di stampa pari a 1-2€ a fattura
 Riduzione dei tempi di esecuzione verso la Pubblica Amministrazione (Fatturazione Elettronica) e dei
relativi costi: si stimano risparmi nei costi di registrazione della fattura che vanno da 1-1,5€ (nel caso di
fatture non strutturate) fino a 5-9€ a fattura (nel caso di interscambio di flussi di dati strutturati)
 Riduzione dei costi complessivi di gestione di un ciclo d’ordine: si stimano risparmi tra i 25 e i 65 €
a ciclo per singolo cliente/fornitore
 Aumento dell’efficienza e semplificazione dei processi
 Riduzione degli errori e controllo sempre piu’ veloce e puntuale, anche da remoto
 Adeguamento alle recenti norme su fatturazione elettronica e conservazione e alla normativa in tema di
sicurezza e privacy
 Riduzione problematiche relative a contenziosi
 Sicurezza: accesso ai documenti regolato da procedure, permessi e ruoli
 Riduzione dei tempi e del costo di accesso alle informazioni
…….. SENZA INVESTIMENTI!!!! Fonte Politecnico di Milano – 2014

6. 6
Un caso reale: il distributore di componenti elettrici
bergamasco
 Un distributore di componenti elettrici della provincia di Bergamo ha deciso di
adottare una soluzione di gestione documentale in cloud per digitalizzare il
proprio ciclo attivo al fine di:
 Ridurre i costi di gestione dei documenti
 Aumentare l’efficienza dei propri processi al fine di focalizzarsi sulle attività core
dell’azienda
 Attualmente l’azienda presenta i seguenti dati:
 Fatturato annuo circa 7,5 mln€
 10K fatture emesse in un anno
 37 dipendenti di cui 8 coinvolti nei processi amministrativi e 15 con necessità di accedere
ai documenti
 3 tipologie di documenti (fattura, bolla di accompagnamento, PO)

7. 7
I vantaggi ottenibili con Document in Cloud
Vantaggi per il Cliente:
• nessun investimento iniziale
• Nessuna
modifica/implementazione
all’attuale impianto
• applicazione sempre aggiornata
• accesso applicazione:
anytime,
anydevice,
anywhere
FORNITURA ON-PREMISE
Voce di costo 1° Y 2° Y 3° Y 4° Y 5° Y
Progetto documentale € 15'000.00 € - € - € - € -
Setup progetto documentale € 3'000.00 € - € - € - € -
Formazione € 2'000.00 € - € - € - € -
Licenze SW EMC (23 ut.) € 20'700.00 € - € - € - € -
Assistenza licenze SW EMC € 4'761.00 € 4'761.00 € 4'761.00 € 4'761.00 € 4'761.00
Totali x Year € 45'461.00 € 4.761.00 € 4.761.00 €4'761.00 € 5'787.00
Delta x Year -€ 36‘478.64 € 2‘721.36 € 2‘721.36 € 2‘721.36 € 2‘721.36
Saving al termine del periodo € 25‘593.20
FORNITURA "CLOUD"
Voce di costo 1° Y 2° Y 3° Y 4° Y 5° Y
IaaS + PaaS (23 ut.) € 5'757.36 € 5'757.36 € 5'757.36 € 5'757.36 € 5'757.36
SaaS (23 ut) € 1‘725.00 € 1‘725.00 € 1‘725.00 € 1‘725.00 € 1‘725.00
Setup Servizio Cloud € 500.00 € - € - € - € -
Formazione € 1'000.00 € - € - € - € -
Totali x Year € 8‘982.36 € 7‘482.36 € 7‘482.36 € 7‘482.36 € 7‘482.36
* Flussi di cassa – Costi Energia: 15 centesimi € a KWh - PUE: 1,9

8. 8
Un’opportunità da cogliere – 1/2
Document in Cloud
Modalità Offerta
Custom project
Rivenditore Specializzato
Gap competenze da
colmare
Progetto on
premise
MODULI VERTICALI
SaaS a
canone
mensile
Rivenditore IT tradizionale
Tipologia Rivenditore
Esigenze
standard
indirizzabili
attraverso
moduli
verticali
Opportunità di
customizzare
flussi di lavoro
sulla base di
una
piattaforma
enterprise
grade quale
EMC
documentum
PIATTAFORMA
Document in Cloud
PROGETTO DI
PERSONALIZZAZIONE
PIATTAFORMA

9. 9
Un’opportunità da cogliere – 2/2
Rivendere Document in Cloud è semplice:
Costi di accesso bassi e senza investimenti per il
tuo cliente
Nessuna competenza specifica richiesta
Cogli esigenze di risparmio in ambito documentale
sui tuoi attuali clienti, fai upselling e garantisciti
ricavi ricorrenti stabili
Semplice
Profittevole
Rivendi un servizio a canone mensile flat con
Tranquilla supporto tecnico incluso

10. 10
Document in Cloud
 SOLUZIONE:
 Progettata da Assocloud e Optimo
 Utilizzata da Esprinet
 Basata su tecnologia EMC DOCUMENTUM, leader
nelle soluzioni di gestione documentale
 Ospitata nel Datacenter Assocloud in BT a Settimo
Milanese
 In ESCLUSIVA per il CANALE IT
 Sono erogati in SaaS sia la Piattaforma abilitante
che i moduli verticali
 Venduta ad un canone mese per utente

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Posizionamento
Prezzo
Funzionalità
File Custom
Provider xy
Document in Cloud – SAAS (Piattaforma+Moduli verticali)
Condivisione e
Collaborazione
Gestione dei
Flussi di
lavoro
Standard
Document in Cloud – PAAS
(Piattaforma) + On demand
progetti custom (by Optimo)
 Player internazionali
 Processi mappati esteri
 Dati all’estero
 Fatture in dollari
 Compliance a std italiani
 Dati in Italia
 Piattaforma+ADD On per Moduli
Integrazioni con processi
aziendali (HR, ERP,
Servizio Clienti, ecc.) e
moduli di gestione
documentale avanzati
(fatt.elettronica, ecc.)
Archiviazione
A listino
FREE
<50€/user >50€/user Sicurezza
(a livello di
accessi,
applicazione e
infrastruttura)
Gestione
Accessi
Flussi di lavoro
complessi
completamente
custom

12. 12
Offering – 1/2  Pacchetti in “bundle” Standard
Il Rivenditore offre un prodotto “bundle” costituito dalla “Piattaforma di gestione documentale” e 1 o
più “moduli verticali” pensati per digitalizzare e automatizzare diversi processi aziendali. Non
servono competenze specifiche.
Bundle
Moduli
Verticali Ciclo Attivo
Gestione
contrattualistica
Conservazione
a norma
Piattaforma Document in Cloud
IAAS+EMC Documentum
Motore di gestione documentale
Monitoring & Alerting IaaS 24x7
Supporto applicativo di II livello via email (5x8)
Piattaforma
Ciclo Passivo
Fatturazione
Elettronica
Gestione
Reclami
Gestione Uffici
affari legali
HR (Fascicolo
dipendenti)
Roadmap Uscita Disponibile Gennaio 2015 1° Trim.2015 Future

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Offering – 2/2  Soluzioni e Progetti Custom
Il rivenditore offre progetti «custom» per indirizzare esigenze specifiche. In questo caso servono
competenze specifiche. La piattaforma è già disponibile.
Custom
Progetti
Flussi di lavoro
Custom
Piattaforma Document in Cloud
IAAS+EMC Documentum
Motore di gestione documentale
Monitoring & Alerting IaaS 24x7
Supporto di II livello via email (5x8)
Piattaforma
Progetti di
dematerializzazione
Progetti di
archiviazione fisica
Conservazione a
norma
…
Fatturazione
Elettronica

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Web Console - Login

15. 15
Document in Cloud – Web Console - Home

16. 16
Web Console – Creazione Metadati su singolo file

17. 17
Web Console – Ricerca full text e via metadati

18. 18
Web Console – Importazione singola e massiva di file

19. 19
I valori della nostra soluzione (1/2)
 No investimenti
 Canoni mensili
predefiniti
Soluzione a disposizione ESCLUSIVA del Canale IT
Opportunità di
scalare piattaforma:
 per n° utenti
 per n° documenti
 per tipologia dei
documenti
 per processi
aziendali
 Tecnologia di tipo
enterprise: EMC
Documentum
 Datacenter Tier 4
equivalente con
collegamenti ad
internet ridondati
 Datacenter in
Italia
 Sottoposto a
normativa
italiana
 Una soluzione
innovativa per
attrarre nuovi
clienti
 Una soluzione
affidabile per
migliorare la
redditività dei
clienti attuali
 Vendita
assistita tramite
modulo di
qualificazione
dell’opportunità
Scalabile
Senza
barriere
all’ingresso
Affidabile Italiana Nuovi Ricavi
innovativa
 personalizzabile
 facile da usare

20. 20
I valori della nostra soluzione (2/2)
Opportunità aggiuntive per il nostro partner!
Opportunità di vendere il servizio su base annuale a fronte di
fatture di acquisto su base mensile
Benefici di
Cassa

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PLATFORM: funzionalità «by design»
Categoria funzionale Funzionalità
Operazioni sui contenuti
Get Copy - Consente di salvare una copia locale del documento sul client, senza bloccare il contenuto
alla modifica da parte di altri utenti.
Edit Profile - Modifica del profilo (proprietà) di un documento.
Import - Importazione di un documento. Documentum consente l’importazione multipla di documenti
selezionati tramite opportuno wizard.
Check-Out - Quando il contenuto viene aperto o salvato sul client per essere modificato, si effettua
l’operazione di «check-out» che blocca il contenuto alla modifica da parte di altri utenti.
Check-In - Operazione che rilascia un documento dopo la modifica.
View, Edit e Print - In generale la visualizzazione e la modifica dei contenuti è delegata dalla piattaforma
agli applicativi installati sui client.
Delete - Eliminazione di documenti; in generale i documenti vengono eliminati logicamente, ma
continuano a risiedere sul repository d’appoggio.
Ricerca Ricerca - E’ possibile ricercare i contenuti tramite proprietà standard (ad es. per tipo contenuto, per
data di creazione, per ultima modifica, per dimensione, etc.), anche in modalità Full Text.
Gestione delle relazioni Folder - Gestione delle relazioni. Documentum permette l’implementazione di diversi tipi di relazione
tra gli oggetti del documentale (DM Relation).
Sicurezza
Gestione utenti/gruppi & Authentication - Documentum offre la possibilità di creare ed installare
«plug-in» personalizzati che svolgono funzioni specifiche di autenticazione agendo su sistemi pre-esistenti
con modalità e caratteristiche totalmente «custom».
Altre funzionalità di sicurezza: Gestione permessi utente sugli oggetti, Auditing, Password cifrate e
gestione delle policy.
MODULI VERTICALI
PIATTAFORMA
IaaS

22. 22
Categoria Funzionale Funzionalità
Operazioni sui contenuti
Edit Profile - Modifica del profilo (proprietà) del documento «Fattura Attiva».
Import - Importazione di uno o più documenti «Fattura Attiva» mediante apposito wizard applicativo.
Import massivo - Importazione massiva di più documenti «Fattura Attiva». L’importazione dei
documenti avviene grazie ad un task opportunamente configurato durante la fase di attivazione del
servizio applicativo. Tale task, in funzione di determinate regole applicative, preleva da un’area di
staging (area FTP preposta all’upload dei documenti «Fattura Attiva» a carico del cliente finale) i
documenti e provvede ad archiviarli nel repository (proprietà del database relazionale e documenti in
formato PDF nel file-system dello storage all’uopo predisposto).
Ricerca Ricerca – La ricerca dei documenti «Fattura Attiva» avviene interrogando il repository tramite la relativa
maschera che permette l’inserimento delle proprietà standard definite.
MODULI VERTICALI
PIATTAFORMA
IaaS
APPLICATION: funzionalità «by design»

23. 23
A chi proporre Document in Cloud domani?
 Aziende dai 10 ai 250 dipendenti che presentano le seguenti caratteristiche:
 Document intensive: tanti documenti di differenti tipologie – uso massivo di carta
 Processi complessi
 Constraint legali
 Dinamica internazionale
Aziende commerciali (grossisti, distributori, ecc.)
Agenzie operanti in ambito assicurativo, bancario
e telecomunicazioni
Aziende manufatturiere e di impiantistica
Aziende di logistica
Uffici legali, aziende con numero di dipendenti
elevati, pubblica amministrazione

24. 25
Formazione – I nostri WEBINAR COMMERCIALI
Webinar Data
Servizi Cloud Gestiti: l’offerta Esprinet-Blueit su piattaforma
Softlayer
Giovedì 18 Dicembre (ore 11-11.30)

25. 26
Servizi Cloud Assocloud
IaaS
Erogato su piattaforma certificata VMWare VCloud Powered
Ospitato nel Datacenter Assocloud in BT a Settimo Milanese (Italy)
Servizi di
Security
Backup Remoto
Disaster Recovery
Backup Offsite
PaaS
Power 8 as a
Service
SaaS
ERP-as-a-Service by Sistemi
Contract Management powered by EMC Documentum
Social Enterprise powered by IBM Connection

26. 27
Vuoi rivendere servizi cloud?
Riccardo Bosio
Business Development
Email: riccardo.bosio@esprinet.com
Tel: +39 02 40496707
Contattaci:
Paolo Filpa
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Cell: +39 331 3804255
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