1. Werkconferentie
Audits van de Toekomst
Luluk van de Water – Astro
Alice Mulder
29 november 2012

2. Programma Werkconferentie
Lezing: Visie van de auteurs op Audits van de
Toekomst
Werksessie I: Strategische positie interne audits
Werksessie II: Samenhang met andere
kwaliteitsinstrumenten
Terugkoppeling

3. Tijdens én na de bijeenkomst in gesprek
met elkaar over Audits van de Toekomst?
Twitter mee via #AVDT12

4. Aanleiding Boek - onze ervaringen
Audits leveren minder op dan kan
Beleving dat interne audits uitsluitend moet voor
certificering
Vaak uitsluitend gebruikt als conformiteits-instrument
Minder prioriteit voor audits (top, auditoren als
auditee)
Kwaliteit van auditrapportages laat te wensen over
Trage of geen opvolging

5. Audits van de toekomst – onze visie
Inzicht in werking van processen in de praktijk
Concrete en structurele verbeteringen
Duidelijke positie van interne audits
in de organisatie
Sturen op kwaliteitsverbetering als onderdeel
van de bedrijfsvoering
Bevordering van kwaliteitsdenken en
structureel werken vanuit de verbetergedachte

6. 5 Randvoorwaarden Audits van de Toekomst
1. Positionering van interne audits als strategisch instrument
2. Inzet van juiste auditmethodieken
3. Optimalisatie van het proces interne audits
4. Juiste competenties en vaardigheden van auditoren
5. Effectieve aansturing van het auditorenteam

7. 1 Positionering als strategisch instrument
Duidelijke visie op audits vanuit de directie
Vast onderdeel van de bedrijfsvoering
Toetsen van voortgang beleid en jaarplannen
Toetsen van kritische processen
Bevindingen sluiten aan op doelen en
ontwikkelingen van de organisatie
Samenhang met andere kwaliteitsinstrumenten

8. 2 Inzet van juiste auditmethodieken (1)
Verschillende methodieken
Methodiek Fase/Kenmerk
Procesgericht auditen Start (en doorlopend)
Themagericht auditen Strategie en beleid
Waarderend auditen Bevorderen kwaliteitsdenken
Resultaatgericht auditen Efficiëntere processen
Systeemgericht auditen Cliënt/medewerker gericht
Risicogerichte audits (Cliënt)proces/veiligheid
optimaliseren

9. 2 Inzet juiste auditmethodieken (2)
Wat levert het op?
Verrijking van het auditsysteem
Bevindingen op andere niveaus
Verbeteringen op verschillende terreinen tegelijk
Variatie voor auditoren

10. 3 Optimalisatie van intern auditproces (1)
Huidige valkuilen
Opstellen van auditprogramma
o Het ontbreken van nut en noodzaak bij management
o Onjuist gekozen methodiek
o Standaard jaarplanning
Uitvoeren van interne audits
o Het ontbreken van kennis en vaardigheden van interne
auditoren
o Gebrek aan motivatie en tijd bij interne auditoren
o Geen aansturing op (tijdige) uitvoering van de audits –
ondergeschoven kindje
Opvolging
o Geen sturing en monitoring op uitvoeren van verbeteracties
o Onoverzichtelijk aantal verbeterpunten
o Andere prioriteitstelling

11. 3 Optimalisatie van intern auditproces (2)
Optimalisatie van auditprogramma
Visie op audits
Wat wil een organisatie met interne audits bereiken?
Proces interne audits
Op welke wijze wordt dat in de organisatie ingericht?
Auditplanning
Hoe zorg je voor :
- een goede en representatieve steekproef?
- het aansluiten op ontwikkelingen in de organisatie?
- het voldoen aan de norm?

12. 3 Optimalisatie van intern auditproces (3)
Optimalisatie van uitvoering audits
Voorbereiden van een interne audit
Wat wil een organisatie met interne audits bereiken ?
Uitvoeren van interne audit
Op welke wijze wordt dat in de organisatie ingericht?
Rapporteren van een audit
Hoe zorg je voor concrete positieve en verbeterpunten
doeltreffend en duidelijk gerapporteerd worden?

13. 3 Optimalisatie van interne auditproces (4)
Optimalisatie van opvolging audits
Opstellen van totaalrapport
Welke trends zijn te constateren uit alle
auditrapportages?
Besluiten welke verbeterpunten opgepakt worden
Waarom, Hoe, Wie en Wanneer?
Monitoren van status en effectiviteit van
verbeteracties
Werken de verbeteracties daadwerkelijk?

14. 4 Juiste competenties en vaardigheden (1)
Huidige valkuilen
Auditen wordt er vaak ‘bij’ gedaan
Aangewezen op basis van beschikbaarheid in
plaats van vaardigheid
Niet iedereen is geschikt om te rapporteren en
gesprekken te voeren

15. 4 Juiste competenties en vaardigheden (3)
Aanscherpen van vaardigheden
Hanteren wervingscriteria
Bieden van een gedegen opleiding
Organiseren van voorbereiding –en
terugkombijeenkomsten
Terugkoppeling van bevindingen en verbeteracties uit
alle audits
Feedback op rapportages

16. 5 Effectieve aansturing auditorenteam (1)
Huidige valkuilen
Enkele audits per jaar
Beperkte tijd van auditor
Geen rol/zicht in opvolging van audits
Andere werkzaamheden gaan voor

17. 5 Effectieve aansturing auditorenteam (2)
Optimalisatie van aansturing
Vormen van duo’s op basis van sterke punten
Rouleren van audit-duo’s
Selecteren van auditor met affiniteit met die
methodiek
Reële termijnen afspreken van uitvoeren audit en
rapporteren audit
Medewerking vanuit de auditees

18. 5 Effectieve aansturing auditorenteam(3)
Bevordering van motivatie
Volwaardige taak met specifiek benodigde
vaardigheden
Meer bekendheid geven aan interne audits en
auditoren en (belang van) hun rol in de organisatie
Introduceren nieuwe methodieken als
doorontwikkeling
Concrete opvolging van audits door de top
Faciliteren in tijd, kennis en middelen

19. Werksessie 1
Strategische Positie van audits

20. Hoe zijn interne audits
gepositioneerd in uw
organisatie?

21. Strategische positie van audits
Spelregels
Vul de Quick Scan in;
Wat is het oordeel?
Bespreek dit met uw groep?
Hoe komen de mensen met Rood naar Oranje?
Hoe komen de mensen met Oranje naar
Groen?
Hoe blijven de mensen met Groen Groen?

22. Werksessie 2
Samenhang met andere
kwaliteitsinstrumenten

23. Hoe krijgen interne audits
samenhang met andere
kwaliteitsinstrumenten?

24. Waarom is samenhang belangrijk?
In de praktijk zien we verbetermogelijkheden in:
De opvolging van verschillende kwaliteitsinstrumenten
Samenhang tussen de verschillende kwaliteitsinstrumenten
Het uitnutten van de verbetercyclus
De inrichting van de verbeterorganisatie

25. Kwaliteitsinstrumenten die
verbeterpotentieel zichtbaar maken:
Input uit overleggen KPI’s en trendanalyses
Interne Audits Afvalkosten
Klachten Procesprestaties
Incidenten Klantbeoordelingen
Klanttevredenheidsonderzoek Exitgesprekken
Retrospectieve risico- Risicoanalyses
analyses Medewerkerstevredenheid
Prospectieve risico-analyses Gesprekken met de
Directiebeoordeling omgeving van de cliënt
Leveranciersaudits en – Indicatoren IGZ
beoordelingen ….

26. Op een rijtje…
Bepaal binnen je organisatie welke
kwaliteitsinstrumenten en verbeterbronnen je gaat
inzetten
Waar komt de informatie binnen?
Op welke manier stroomlijnen?
Inrichten proces om meteen op te lossen (corrigerende
maatregelen)
Inrichten proces om het de volgende keer te
voorkomen (preventieve maatregelen)
Trendmatig beschouwen

27. Succesfactoren verbeterorganisatie
Visualiseer de routing
Benoem deeleigenaren (kwaliteitsmanager heeft vaak
helicopterview)
Gebruik praktische formats
Zorg dat de input op één plek samenkomt – gebruik daarvoor de
directiebeoordeling als basisdocument en verbeteractielijst
Bed de communicatie over de verbeterscyclus in in de
overlegstructuur – ook in het directieoverleg
Prioriteer verbeterpunten
Categoriseer naar het juiste niveau
Volg gestructureerd op
Output verbetermanagement = input voor beleid!

28. Hartelijk dank voor jullie komst!
Wij hopen dat jullie veel inspiratie
halen uit