2. 2
• Lean Management- korte introductie
• Lean Academy 2016
• Een goed Lean verbeterproject
• Het opleidingstraject - praktisch
• Timing
• Selectie van de dossiers
• Vragen
PROGRAMMA
3. 3
LEAN MANAGEMENT
• Kiezen voor ‘Operational Excellence’
via de filosofie van Lean,
voldoen aan de klantenverwachtingen
met een minimum aan middelen, zonder verspilling.
Verbetering werking & dienstverlening
Drukken van de kosten
Zinvol werk voor de ambtenaar
4. 4
4
Zoek de bronnen van verspilling in de processen
Overprocessing
Boven de eisen/verwachtingen
uitvoeren; geen
standaardprocedures
Verplaatsen
rondzwervende documenten;
onlogische
archiefsystemen
Overproductie
overaanbod van niet
relevante diensten
en informatie
Werkoverdracht
versnipperd werk;
werk dat moeilijk kan
worden overgenomen
Werkvoorraad
stapels dossiers, mails;
onder handen zijnde werk
Onbenut talent
Immobiliteit medewerker;
niet kunnen of willen delegeren;
onbenutte creativiteit
Herwerken
door verkeerde of
incomplete informatie;
door verkeerde
uitvoering
Wachten
op informatie;
op anderen in het proces
Focus
layout kantoor; te weinig
assertiviteit, discipline,
planning, … ;
storende collega's
6. 6
LEAN ACADEMY 3 (2016)
Wat blijft?
• Focus op praktische toepasbaarheid: een projectteam van 2 à 4
deelnemers neemt deel met een concreet verbeterproject
• Transfer van het geleerde naar de werkplek door maximale
begeleiding
• Op maat: volledig afgestemd op dienstverlening en
administratieve processen in een overheidscontext
• Delen van kennis en ervaring tussen
deelnemers van verschillende organisaties
7. 7
• Leerpunten
– De opdrachtgever/sponsor beter betrekken
bij aanvang en tijdens het project
– Aandacht voor de coaching en opvolging
tijdens de implementatie
• Uitdagingen
– Focus op de externe klant
– Kostenreductie
LEAN ACADEMY 1 + 2
Lessons learned
8. 8
LEAN ACADEMY 3 (2016)
Wat verandert?
• Sponsor/opdrachtgever wordt uitgenodigd bij de
intakegesprekken en op 2 mijlpaalmomenten in het traject
• Het traject stopt niet bij de oplevering van verbetervoorstellen
maar gaat verder tot en met de implementatiefase
• Het traject verlengt hierdoor van 4 naar 6 maanden
• De begeleidingsmomenten worden verhoogd
9. 9
Kosten en baten van Lean Academy 2 (2015)
Editie 2015; geplande cijfers; implementatie is net begonnen.
Kosten Lean Academy (eenmalig) Bedrag (€) Baten Lean Academy (jaarlijks) Bedrag (€)
Kosten interne en externe
coördinatie
110.000 Vermindering personeelsinzet 60
VTE (gepland)
3.600.000
Loonkost 130 deelnemers aan
Lean Academy
234.000 Vermindering uitgaven (gepland) 125.000
Loonkost interne werkgroepen
(15 dagen/project)
162.000 Vermindering doorlooptijd pm
Geplande personeelskost voor de
implementatie (50 dagen/project)
450.000 Vermindering fouten pm
Geplande uitgaven voor de
implementatie
200.000 Verhoging klantentevredenheid pm
Verworven competentie 130
deelnemers
pm
TOTAAL kosten 1.156.000 TOTAAL baten 3.725.000
10. 10
Criteria voor een goed Lean verbeterproject (1)
• Een optimalisatievoorstel voor een recurrent proces. Niet voor
een dienst, een IT-tool of een eenmalige realisatie;
• Er is een klant met een behoefte en er is een concrete output,
tastbaar en meetbaar;
• Onderwerp heeft een optimalisatiepotentieel (baten) in
kostenreductie, foutenreductie, doorlooptijdreductie, kwaliteit
t.o.v. klantverwachtingen, … ;
• Onderwerp is voldoende belangrijk voor het management (vb.
link met de bestuursovereenkomst) en de verbeterdomeinen zijn
aangeduid;
11. 11
Criteria voor een goed Lean verbeterproject (2)
• Onderwerp is voldoende transversaal (meerdere afdelingen zijn
betrokken);
• De scoop is beperkt tot realisatie in een zestal maanden;
• De leden van het projectteam kunnen 30 tot 50% van hun tijd
besteden aan het project;
• Het project heeft een sponsor/opdrachtgever die kan beslissen
over inzet van (personele) middelen.
12. 12
Profiel kandidaten
• Grondige kennis eigen organisatie
• Inzicht in bestaande processen
• Gemotiveerd
• Ervaring met procesbeheer, projectmanagement en/of
veranderingsmanagement (wenselijk)
• Ervaring met organisatieontwikkeling, management
support en interne controle (nuttig)
13. 13
Type proces Voorbeeld
Kernprocessen • Rationaliseren van het proces van de
terugbetaling van medische voeding
• Efficiëntere behandeling van dossiers
binnen Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ)
• Efficiëntere controles voor bacterievuur
• Optimaliseren van de procedure “erkenning
giften”
• Controle voor toegelaten beroepsactiviteit
Ondersteunende processen • Optimalisatie aankoopproces ICT
• Intern verloop aanwervingsproces
• Optimaliseren proces vergunningen
onderhoudspersoneel
• Gezondheidstoezicht werknemers
De onderwerpen: enkele voorbeelden LA 1 & LA 2
14. 14
Lean Academy: timing
KANDIDAATSTELLING
10 MAART – SPONSOR DIENT DE DOSSIERS IN
SELECTIE
25 MAART – DE DEELNEMENDE PROJECTEN
WORDEN GEPUBLICEERD OP DE WEBSITE
APRIL- JUNI
1. Intakegesprekken 11-12-13-14 april
2. 1 klassikale opleidingsdag NL en FR groep
3. Groepscoaching (4 tot 5 projectteams) +
individuele coaching
SEPTEMBER -
NOVEMBER
4. Implementatie: groepscoaching (4 tot 5
projectteams) + individuele coaching
5. Voorstelling van de resultaten
15. 15
Lean Academy: aanpak
• Na 1 dag theorie
meteen aan de slag
• 5,5 dagen
groepsbegeleiding
• 2 X 2 uur individuele
begeleiding
