Ppsi pertemuan-2

1. P E R T E M U A N 2 : P E N G A N T A R M A N A J E M E N
P R O Y E K
Proyek Pengembangan Sistem
Informasi

2. outline
 kerangka kerja manajemen proyek
 struktur organisasi dalam proyek
 siklus hidup proyek
 tahapan proyek

3. Frame of Organizations
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
3
Structural frame:
- Fokus pada roles dan
responsibilities, koordinasi dan
kontroling.
- Diagram organisasi membantu
mendefinisikan frame ini
Human resources frame:
- fokus pada penyediaan
harmoni antara kebutuhan
organisasi dan kebutuhan
personil
Political frame:
Asumsi organisasi adalah
koalisi yang tersusun dari
variasi individu dan keinginan
grup. Konflik dan power adalah
kuncui isu yang berkembang
Symbolic frame:
Fokus pada simbol dan
makna dari event. Budaya
menjadi hal yang penting

4. Struktur Dasar Organisasi
 Organisasi Fungsional
 Organisasi Projectized
 Organisasi Matriks
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
4

5. Organisasi Fungsional
 anggota staf di kelompokkan berdasarkan
spesialisasi atau fungsinya
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
5

6. Organisasi Projectized
 Staf disusun berdasarkan adanya sebuah proyek
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
6

7. Organisasi Matriks
 Weak matrix, mengelola beberapa dari karakteristik
organisasi fungsional dan peran PM sebagai koordinator
atau yang membelanjakan untuk proyek
 Balanced matrix, mengenal tentang kebutuhan PM,
tetapi tidak ada wewenang penuh di seluruh proyek dan
pembiayaan proyek
 Strong matrix, memiliki beberapa karakteristik dari
organisasi projectized dan PM punya waktu tak terbatas
dengan banyak wewenang dan staf administrasi proyek
yang full-time
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
7

8. Organisasi Weak Matrix
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
8
(Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek)

9. Organisasi Balanced Matrix
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
9
(Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek)

10. Organisasi Strong Matrix
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
10
(Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek)

11. Struktur Organisasi mempengaruhi proyek
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
11
Tipe
Organisasi
Karakteristik Proyek
Fungsional
Matrik
Projectized
Weak matrix Balance Matrix Strong Matrix
Wewenang Manajer Proyek
Kecil atau
Tidak ada
Terbatas
Sedikit s/d
Moderat
Moderat s/d
Besar
Besar s/d
Hampir total
Persentase personel yang
ditunjuk organisasi untuk
berkerja dalam proyek
secara full-time
Senyatanya
tidak ada
0-25% 15-60% 50-95% 85-100%
Peran Manajer Proyek Paruh waktu Paruh waktu Full-time Full-time Full-time
Nama yang sesuai dengan
Peran Manajer Proyek
Koordinator
Proyek/Project
Leader
Koordinator
Proyek/Project
Leader
Manajer
Proyek/Project
officer
Manajer
Proyek/Manajer
Program
Manajer
Proyek/Manajer
Program
Staff Administrasi
Manajemen Proyek
Paruh waktu Paruh waktu Paruh waktu Full-time Full-time

12. Diskusi
 Sebutkan struktur organisasi yang diterapkan
pada kasus-kasus berikut
 Fungsional
 Matriks
 Projectized
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
12

13. Case 1
 We’re looking for someone who can work with our
development manager to deliver our products on time.
We have a good programming team; they just need a
little encouragement to meet their deadlines. You’ll be
expected to keep really good status meeting notes. If you
run into any trouble with the team, just kick it back to
the Development Manager, and she’ll address the
problem
 Fungsional
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
13

14. Case 2
 We need someone who can manage the whole
effort, start to finish. You’ll need to work with the
client to establish goals, choose the team, estimate
time and cost, manage and track all of your
decisions, and make sure you keep everybody in
the loop on what’s going on. We expect the project
to last six months
 Projectized
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
14

15. Case 3
 We have a project coming up that’s needed by our
customer service team. The project is a real technical
challenge for us, so we’ve assembled a team of top-notch
programmers to come up with a good solution. We need
a project manager to work with the programming
manager on this one. You would be responsible for the
schedule, the budget, and managing the deliverables.
The programming manager would have the personnel
responsibilities
 Matriks
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
15

16. Case 4
 Most of the work you’ll be doing is contract work. You’ll
put together three different teams of software engineers,
and you’ll need to make sure that they build everything
our customer needs. And don’t forget: you’ve got to stay
within budget, and it’s got to be done on time! It’s a big
job, and it’s your neck on the line if things go wrong. Can
you handle that?
 Projectized
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
16

17. Project Management Office (PMO)
 Dalam struktur organisasi (fungsional, matrik,
projectized), PMO seharusnya berada diantara tingkat
projek manajer dan tingkat chief executive, atau kata lain
“manajer dari manajer proyek”
 Fungsi PMO di organisasi berkisar tentang pemberian
pertimbangan yang berpengaruh, pembatasan untuk
rekomendasi kebijakan dan prosedur yang spesifik pada
proyek tertentu, dan pemformalan wewenang manajer
proyek tertentu
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
17

18. Siklus Hidup Proyek (Project Life Cycle)
 Siklus hidup proyek didefinisikan sebagai tahapan yang hubungan dari awal
sampai akhir proyek
 Perolehan dari setiap tahap di review kelengkapan dan kebenarannya serta
mendapatkan persetujuan sebelum memulai pekerjaan tahap berikutnya
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
18

19. Urutan Tahapan dalam Siklus Hidup Proyek
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
19

20. Standar Manajemen Proyek
 PRINCE 2
 StepWise
 PMBOK
 Microsoft Solution Framework (MSF)
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
20

21. Kerangka Kerja Manajemen Proyek
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
21

22. Stakeholder Proyek
 Stakeholder adalah individu atau organisasi yang aktif
terlibat dalam proyek, atau siapa saja yang bisa
dipengaruhi oleh hasil penyelesaian proyek atau
eksekusi proyek
 Stakeholder meliputi:
 Manajer Proyek
 Pelanggan/pengguna
 Organisasi Pelaksana
 Anggota tim proyek
 Tim manajemen proyek
 Sponsor
 Influencer (orang-orang yang berpengaruh)
 Kantor manajemen proyek
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
22

23. 9 Area Pengetahuan (9 Knowledge Area)
 Knowledge areas describe the key competencies
that project managers must develop
 4 core knowledge areas lead to specific project objectives
(scope, time, cost, and quality)
 4 facilitating knowledge areas are the means through which
the project objectives are achieved (human resources,
communication, risk, and procurement management)
 1 knowledge area (project integration management) affects
and is affected by all of the other knowledge areas
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
23

24. Teknik dan sarana manajemen proyek
 Teknik dan sarana manajemen proyek
membantu manajer proyek dan timnya
dalam berbagai aspek manajemen proyek
 Beberapa contoh yang spesifik seperti
 Project Charter dan template WBS (scope)
 Gantt chart, network diagram, critical path analysis, PERT
(time)
 Cost estimates dan earned value management/analisis
performance proyek (cost)
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
24

25. Tahapan Manajemen Proyek
 Proses inisialisasi (Initiating process)
 Proses perencanaan (Planning process)
 Proses eksekusi (Executing process)
 Proses pengawasan dan pengontrolan (Monitoring and
controlling process)
 Proses penutupan (Closing process)
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
25

26. Interaksi Antar Kelompok Proses
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
26

27. Overlapping kelompok proses
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
27

28. Hubungan antara kelompok proses dengan
area pengetahuan
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
28

29. Proses Inisiasi (Project Initiation)
 Memberikan gambaran global suatu proyek
 Tujuan:
 Menunjuk atau menetapkan manajer proyek
 Menentukan tujuan proyek secara rinci
 Mengidentifikasi stakeholder
 Menentukan kriteria keberhasilan proyek
 Menentukan ruang lingkup, jadwal, kebutuhan sumber
daya, asumsi, dan batasan proyek
 Output berupa :
 Penugasan PM
 Identifikasi stakeholder
 Project charter+business case
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
29

30. Project Charter
• Pembuatan project charter kadang-kadang didahului
dengan usulan proyek atau proposal proyek sbb

31. Project Charter

32. Proses Perencanaan (Project Planning)
 Deskripsi detail dari definisi proyek yang sudah dibuat pada proses
inisiasi
 Tujuan:
 Mendefinisikan ruang lingkup proyek
 Membuat detail jadwal pelaksanaan proyek
 Menentukan dana yang dibutuhkan proyek
 Menentukan prosedur dan mekanisme pengontrolan proyek
 Menentukan peran, kualisfikasi, tanggung jawab serta jumlah personil untuk
pelaksanaan proyek
 Mengidentifikasi resiko dan tindakan penanggulangannya
 Membuat perencanaan komunikasi selama pelaksanaan proyek
 Menentukakan dan menyetujui baseline yang akan menjadi acuan proyek
 Output :
 Kontrak tim
 Scope statement
 Work breakdown structure (WBS)
 Gantt chart (jadwal proyek)
 Daftar resiko
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
32

33. Ex : gantt chart

34. Proses Eksekusi/Pelaksanaan (Project
Execution)
 Tindak lanjut dari proses perencanaan yang sudah
didokumetasikan
 Tujuan:
 Merealisasikan perencanaan proyek
 Mengkoordinasikan kinerja tim proyek dan juga
mengoptimalkan sumber daya yang ada
 Merealisasikan perubahan perencanaan proyek
 Output : Sasaran Project tercapai
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
34

35. Proses Pengontrolan (Project Controlling)
 Mengontrol setiap langkah pelaksanaan proyek
apakah sudah sesuai dengan yang telah ditentukan
 Tujuan:
 Memastikan pencapaian tujuan proyek sesuai dengan target
yang telah ditentukan
 Mengontrol pelaksanaan proyek agar sesuai dengan
estimasi dan rencana awal
 Output :
 Status
 Progress reports
6/25/2016PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
35

36. Tugas kelompok
 Setiap kelompok akan membuat satu company
profile dengan CMS
 Untuk awal buat berdasarkan fase initial dan
planning dari tahapan manajemen proyek
 Pekan depan dipresentasikam
 Kirim email : ikhwanrustanto@gmail.com dengan
format : PPSI_TK01_JUDUL
 Blog : ai12.wordpress.com

37. Tugas individu
 Cari dan jelaskan standar management project
berikut, sebutkan kelebihan dan kekurangannya
 PRINCE 2
 StepWise
 PMBOK
 Microsoft Solution Framework (MSF)
 Print dan kumpulkan pekan depan