1. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI
PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
Add Your Company Slogan
Jakarta,
Jakarta 13 – 15 Desember 2010
Manajemen Proyek

2. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Agenda Pelatihan Project Management
HARI 1
HARI 2
HARI 3
Sesi Pagi:
Sesi Pagi:
Sesi Pagi:
Registration
Perencanaan Sumber Daya
Manusia
Perencanaan Biaya
Pelaksanaan & Pengendalian
Proyek
Pembukaan
Pre Test
Pengertian Dasar Project &
Project Management
Inisiasi dan Perencanaan
Proyek
Sesi Siang:
Perencanaan Ruang Lingkup
Proyek
Perencanaan Waktu
Perencanaan Mutu/
Kualitas
Perencanaan Resiko
Sesi Siang:
Sesi Siang:
Post Test
Perencanaan Pengadaan
Perencanaan Komunikasi
Integrasi Perencanaan
Proyek
Penutupan Proyek

3. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PRE TEST
20 Questions
20 Minutes
Closed Book

4. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13 – 15 Desember 2010
Pengertian Dasar
Proyek & Manajemen Proyek

5. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Ciri dari Proyek
Sesuatu yang UNIK dan kejadiannya hanya SEKALI,
Mempunyai TUJUAN khusus, dan diselesaikan didalam SPESIFIKASI
yang pasti,
Dibatasi l h
Dib t i oleh ANGGARAN d
dan SUMBERDAYA yang t b t
terbatas,
Hal yang dapat diurai dengan jelas dan dapat dilaksanakan
Hasilnya terukur dan dapat dikuantifikasi
Direncanakan, Dilaksanakan dan Dikendalikan

6. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Tipe Proyek
Pekerjaan
CRAFT/ OTOT
INTELLECT/ OTAK
Hasil
PHYSICAL
(TAMPAK)
NONNON-PHYSICAL
(TAK TAMPAK)
Physical-Craft
Non Physical Craft
Physical-Intellect
Non Physical Intellect

7. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Proyek vs Operasi
• Proyek
• Operasi
• Durasi tetap
• Rutin
• Tujuan spesifik
• Berkelanjutan
• Ek l it i
Eksploitasi
• P
Penyedia
di
• Pengguna
• Penyedia
sumberdaya
infrastruktur
Sumberdaya
infrastruktur

8. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Ciri-ciri Proyek tanpa Manajemen Proyek
• Target waktu/deadline tidak tercapai,
• Pekerjaan harus diulang atau terjadi duplikasi,
• B d t/
Budget/anggaran yang dilampaui,
dil
i
• Kemajuan proyek yang tidak jelas,
• Konflik di antara staf selama penugasan diproyek,
p
g
p y ,
• Kompetensi yang kurang dari anggota tim proyek,
• Perubahan lingkup proyek yang terus menerus,
• Staf proyek menerapkan metode pengelolaan proyek sesuai pengalaman
dan selera sendiri sendiri dan tidak ada standarisasi.

9. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Tuntutan agar Proyek berhasil
• Sasaran harus jelas, metodologi yang tepat dan pelaksana yang
•
•
•
•
•
•
•
profesional
Anggaran yang pasti tetapi realistis sesuai dana yang tersedia
Target waktu yang pasti tetapi realistis
Team yang terkoordinir dan termotivasikan dengan baik
Komunikasi yang simple tetapi efektif
Pengambilan keputusan yang jelas dan mengarah kedepan
Perencanaan yang flexible sehingga dapat mengakomodasi
sesuatu yang tidak diharapkan.
Penyedia Jasa (Konsultan/Kontraktor/Supplier) profesional dan
terpercaya.
terpercaya

10. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Manajemen Proyek
penerapan pengetahuan, ketrampilan/kemampuan,
sarana dan teknik pada kegiatan proyek agar dapat
memenuhi kebutuhan dan harapan para
‘stakeholder’ proyek
‘
k h ld ’
k

11. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Project Stakeholders
Stakeholders:
Individual dan/ atau
Organisasi yang mempunyai
kepentingan langsung
maupun tidak langsung
terhadap proyek
Termasuk didalamnya:
•
•
•
•
customers
users
suppliers
pp
governments
Project
Sponsor
Project
Manager
Project
Management
Team
Project Team
Project
Stakeholders

12. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Tujuan & Sasaran Manajemen Proyek
• Penggunaan sumberdaya yang digunakan harus dimanfaatkan
se-efektif dan se-efisien mungkin.
• Dapat diselesaikan dengan waktu yang tidak boleh terlambat
terlambat,
mutu yang sesuai dan biaya yang se-efesien mungkin.
• Tingkat kebocoran anggaran/ biaya harus se-minimal mungkin
se minimal
• Orientasi terhadap kepuasan pelanggan/ stakeholder

13. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Konsideran Proyek
Bagaimana proyek dapat sukses dengan menyeimbangkan :
Biaya
Waktu
Lingkup
Kerja
Kualitas

14. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
PMI & PMBOK
2004
2008

15. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
9 Area Project Management Body of Knowledge
(PMBOK)
Program/ Project Scope Management
Program/ Project Time Management
g
/
j
g
Program/ Project Cost Management
Program/ Project Quality Management
Program/ Project Human Resource Management
Program/ Project Communication Management
Program/ Project Risk Management
Program/ Project Procurement Management
Program/ P j t I t
P
/ Project Integration M
ti
Management
t

16. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Project Management Life Cycle
Initiating
Planning
Executing
Controlling
Project Request
Develop Project
Plan
Project Charter
Build
Project Team
Control Changes
Project Start Up
Review Project
Requirements
Manage Project
Team
Phase
Assessment
Conduct Project
Kickoff Meeting
Manage Quality/
Performing to
Requirements
Baseline Project
Plan
Manage Risk
Manage
Risk
Phase
Assessment
Phase
Assessment
Phase
Assessment
Manage Technical
a age ec
ca
Performance
Adapted from The Strategic Project Office, J. K. Crawford
Manage and
Control Project
Manage Cost,
Schedule,
Resource Variance
Control
Changes
Manage
Performance to
Requirements
Closing
Deliverables
Review
Lessons
Learned
Post
Implementation
Project
Completion

17. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Project Management Methodology
processes, standards, approaches, practices,
tools, techniques, templates and checklists
•Project Charter and WBS (scope)
•Gantt charts, network diagrams, critical path
analysis, critical chain scheduling (
l
l h
h d l
(time)
)
•Cost estimates and earned value
management (cost)
•dll
dll

18. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Contoh WBS
Intranet Project
Concept
C
t
Web Sit
W b Site
Design
Web Sit
W b Site
Development
Design User Interface
Develop Pages
and Links
Design Server Setup
Develop
Functionality
Develop Server
Support Infrastructure
Content
Migration/Integration
Testing
Roll O t
R ll Out
Support
S
t

19. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Contoh Gantt Chart

20. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Contoh Network Diagram

21. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Interalasi Ilmu Project Management
Project Management
Body of Knowledge
PMBOK® Guide
Application Area
Knowledge, Standard &
Regulation
Interpersonal Skill
General
Management
Knowledge & Skill
K
l d
Understanding the
Project
Environment
E i
t
Picture taken from PMBOK ® guide page - 13

22. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Pertumbuhan PMP Certification, 1993-2000

23. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Aplikasi Profesi Manajemen Proyek
• Project management dapat diaplikasikan ke semua jenis
•
pekerjaan dari berbagai industri yang berbeda
• IT
• C
Construction,
i
• New Product Development
• Critical Maintenance,
• Professional Services: Sports, event planning, dll
Project management skills dalam keseharian:
• Membangun rumah
• Merencanakan pendidikan anak
• Memelihara kariri
e e a a a
• Melaksanakan perayaan ulang tahun
• dll

24. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13 – 15 Desember 2010
Inisiasi
& Perencanaan Proyek

25. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Apa saja hal-hal yang terlibat di dalam inisiasi
sebuah proyek?
• Inisiasi adalah sebuah proses mengenali dan memulai
sebuah proyek baru
• Hal ini penting untuk memastikan proyek dijalankan dengan
tujuan/ alasan yang benar
• Permintaan Proyek
Ruang lingkup dan tujuan
Kelayakan Bisnis
Estimasi sumber daya
• Review & Autorisasi
Prioritas Permintaan dan Pendanaan
• Project Charter
Dikeluarkan setelah Permintaan disetujui

26. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Project Charter
DEFINITION
FUNCTION
PROJECT CHARTER
OJ C C
LAUNCHING
• Harus dikeluarkan oleh
manajer eksternal proyek
dengan tingkatan yang
sesuai dengan kebutuhan
proyek.
• Output dari Inisiasi
• Kontrak Ditandatangani
•
•
•
•
Pendelegasian
Pengakuan PM dan organisasi
Pendefinisian Kategori Proyek
Penentuan Kick Off Internal
OUTLINE
• Latar Belakang
•Kebutuhan Bisnis
• Tujuan Proyek
• Deskripsi Produk/ Jasa
• Ringkasan Milestone
• Ringkasan Anggaran
• Kendala
• Asumsi
• Pernyataan Otoritas &
Akuntabilitas
• Penugasan Manajer
Proyek
• Ot it M
Otoritas Manajer P
j Proyek
k
& Tanggung Jawab
• Stakeholder

27. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Tindakan lanjutan Manajer Proyek
• Membangun tim manajemen proyek yang kuat
• Melibatkan seluruh stakeholder proyek secara dini dalam
proses perencanaan
• Melakukan detail analisis tentang latar belakang
kebutuhan bisnis dan menemukenali bagaimana tolak ukur
keberhasilan proyek
• Melakukan proses perencanaan secara bertahap untuk
keseluruhan area knowledge

28. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Apa saja hal-hal yang terlibat di dalam
perencanaan sebuah proyek?
• Perencanaan merupakan hal yang tersulit dan biasanya sering
diabaikan dalam kegiatan proyek
• Kebanyakan pihak mengabaikan perencanaan karena mereka
sendiri tidak merencanakan untuk melakukannya
• Tujuan utama perencanaan adalah untuk menuntun proses
p
pelaksanaan p y
proyek
• Setiap area knowledge harus di lakukan perencanaannya

29. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Proses Perencanaan Proyek
Rencana kualitas
Perencanaan
Manajemen Proyek
Perencanaan
komunikasi
Membuat WBS
Rencana Resiko
Rencana
Procurement
Perencanaan SDM
Aktifitas
mendefinisikan
dan estimasi
Anggaran biaya
gg
y
Cost Budgeting

30. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Perencanaan Ruang Lingkup Proyek
Proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa
aktifitas proyek mencakup semua pekerjaan yang
diperlukan, dan hanya pekerjaan yang diperlukan
•Perencanaan Ruang Lingkup
•Definisi Ruang Lingkup

31. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Work Breakdown Structure (WBS)
•
•
•
WBS adalah kerangka untuk
mengidentifikasi dan
menampilkan semua kegiatan
yang harus dilakukan tim dalam
rangka penyelesaian proyek.
WBS memecah belah lingkup
pekerjaan proyek menjadi
potongan-ptongan pekerjaan
yang lebih kecil atau disebut:
Komponen Kerja/ Work
Component :
• lebih tepat didefinisikan
• Membutuhkan jumlah waktu dan
sumber daya yang lebih kecil
untuk menyelesaikannya
• Biasanya terdiri dari beberapa
set hasil pekerjaan/ deliverables
Memperkirakan sumber daya
untuk dalam komponen2yang
lebih kecil hasil yang jelas dan
kecil,
lebih mudah daripada
memperkirakan komponen
pekerjaan yang lebih kompleks
Project WBS
roll up to
Work
Components
p
roll up to
Deliverables
Task Task Task
Task

32. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Work Breakdown Structure – Teknik Dekomposisi
Metode untuk mencapai dekomposisi
dari suatu hal, besar & kompleks
Keseluruhan
ese u u a
Potongan
oto ga
Lingkup pekerjaan didekomposisi menjadi potongan pekerjaan yang
lebih kecil hingga setiap bagian adalah ukuran yang dapat dikelola

33. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Pendekatan untuk menentukan WBS
Sepeda
Roda
Pelek
Gear
Frame
Kisi
HQ
Gigi
Dst
Ban
Area A
Kantor 1
Kantor 2
Area B
Area C
Kantor 3
AREA GEOGRAFIS
KOMPONEN
Merombak Fasilitas
Proyek Software
Listrik
Furnishings
Mekanis
Feasibility
Daya
Comm
HVAC
FUNGSIONAL
Desain
Produksi
Pipa
ede g
Ledeng
PROJECT CYCLE
Test

34. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Lingkup WBS
WBS - Tingkat Dipengaruhi oleh:
• Tingkat detail
• Tingkat risiko
• Tingkat kontrol
i k k
l
• Perkiraan ketepatan
• Nilai paket Pekerjaan
• Paket Jam Kerja

35. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Studi Kasus
Work Breakdown Structure (WBS)

36. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Perencanaan Waktu
Proses yang dibutuhkan untuk memastikan
penyelesaian proyek tepat waktu
•
•
•
•
Identifikasi Aktifitas Proyek
Rangkaian Aktifitas Proyek
Estimasi Durasi Aktifitas Proyek
Penjadualan Aktifitas Proyek

37. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Penjadwalan Aktifitas Proyek
• Berorientasi pada hasil pekerjaan/ milestone
• Asumsikan dedikasi sumber daya penuh waktu untuk satu
hasil pekerjaan
• Selalu bekerja dengan alur kerja kegiatan proyek
• Tidak ada jadwal yang realistis tanpa pertimbangan
ketersediaan sumber daya:
Manusia
Bahan
Peralatan
Alat pendukung

38. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Penjadwalan Aktifitas Proyek
• Tujuan Penjadwalan Aktifitas Proyek:
• Penggunaan optimal sumber daya yang dibutuhkan
• semua hasil pekerjaan tepat pada waktunya
• Mengembangkan jadwal dilakukan dengan mengidentifikasi:
• Usaha yang diperlukan untuk menciptakan setiap hasil
pekerjaan dalam WBS
• U t di mana h il pekerjaan h
Urutan
hasil
k j
harus diselesaikan.
di l
ik
• Diagram Alur Kerja/ Network Diagram adalah format untuk
menampilkan keterkaitan antara kegiatan, yang terdiri dari
tiga elemen dasar :
• Kegiatan / Tugas - pekerjaan yang diperlukan untuk kemajuan
dari satu tahapan proyek ke tahapan yang berikutnya
• Milestone - kejadian penting yang menunjukkan kemajuan
kelanjutan dari kemajuan proyek yang sukses
• Jangka Waktu - kalender waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan hasil pekerjaan

39. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Alur Kerja - Presedence
Activity A
FS
Activity B
• FS -
Finish to Start
Activity
A i i A
SS
Activity A
Activity B
• SS - Start to Start
FF
Activity B
• FF - Finish to Finish
Activity A
Activity B
SF
• SF - Start to Finish

40. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Diagram Alur Kerja
Kalkulasi Durasi
K lk l i D
i
Kalkulasi maju
5
4
1
A10
2
2
8
3 hari
3
2 hari
1
A20
7
3
2
6
6
7
4 hari
3
A30
1 hari
5
A40
8
6
A50
7
7
9
A60
13
5 hari
8
8
9
2 hari
6
8
9
8
Kalkulasi mundur
13

41. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Metoda Estimasi Durasi Waktu (1/2)

42. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Metoda Estimasi Durasi Waktu (2/2)

43. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Jenis Penjadualan Aktivitas Proyek (1/2)
Bar Chart
Gambaran
Peralatan Listrik
Konstruksi Bangunan
Peralatan mesin
Pre Test
Acceptance Tes
Tes Kinerja
Jul
Aug
Sep
Oct
Nov
Dec

44. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Jenis Penjadualan Aktifitas Proyek (2/2)
Milestone
Mil t
Acara
Penandatanganan kontrak
Perencanaan Program
Penyelesaian tagihan bahan
Penandatanganan kontrak tambahan
Penyelesaian spesifikasi sistem
y
p
Mereview desain
Uji Sub Sistem
Unit Disampaikan
Jan
Feb
Mar
Apr
May
Jun
Jul
Aug
Sep

45. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Komparasi Jadual

46. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Studi Kasus
Project Scheduling

47. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Perencanaan Sumber Daya Manusia
Proses yang dibutuhkan untuk mengatur penggunaan
sumber daya manusia yang terlibat di sebuah proyek
y
y g
p y
secara efektif
• Perencanaan Organisasi
• Tim Rekrutmen

48. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Manajemen Sumber Daya Proyek
•
Manajemen Sumber Daya Proyek mencakup:
—Personil
—Dana-dana
—Peralatan
—Fasilitas
—Bahan
—Informasi
• Setelah jadwal aktifitas proyek dikembangkan
dikembangkan,
rencana yang harus disiapkan adalah mengidentifikasi
jumlah setiap jenis sumber daya yang dibutuhkan
dalam waktu yang harus tersedia

49. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Fungsional Organisasi
Director
Koordinasi Proyek
Functional
Manager
Functional
Manager
Functional
Manager
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff

50. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Organisasi Matrix
Director
Functional
F nctional
Manager
Functional
F nctional
Manager
Functional
F nctional
Manager
Manager of
Project Managers
Staff
Staff
Staff
Project M
P j t Manager
Staff
Staff
Staff
Project Manager
Staff
Staff
Staff
Project Manager
Koordinasi Proyek

51. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Organisasi Projectized
Director
Koordinasi Proyek
Project
Manager
Project
Manager
Project
Manager
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff

52. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
RELATIVE INFLU
UENCE OF TH FUNCTIONAL ANAGER
HE
FUNCTIONAL
MATRIX
STRONG
MATRIX
WEAK
MATRIX
NO
CO-ORDINATOR
CO ORDINATOR
PART TIME
PROJECT
FULL TIME
CO-ORDINATOR
FULL TIME
PROJECT
MANAGER
PROJECT
OFFICE
SEPARATE
PROJECT
TEAM
RELATIVE INFLU
UENCE OF TH FUNCTIONAL MANAGER
HE
R
Beragam Pilihan Organisasi

53. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Matrix Role & Responsibility
PM
RAM
ROLE
:
RESPONSIBILITY
:
AUTHORITY
:

54. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Perencanaan Biaya
Proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa
p y
proyek dapat diselesaikan dengan anggaran y g
p
g
gg
yang
telah disetujui
• Perencanaan sumber daya
• Perkiraan Biaya
• Anggaran Biaya

55. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Klasifikasi Biaya Proyek
• Biaya Langsung
– Bahan Langsung/ Material
– Biaya tenaga kerja langsung
y
g
j
g
g
• Biaya tidak langsung
– Biaya Pengawasan
– Peralatan Konstruksi / alat
• Biaya tambahan
– Balas jasa
– Kantor dan fasilitas-nya

56. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Persiapan Anggaran Biaya
•
•
•
•
•
Perkiraan kebutuhan sumber daya untuk masing-masing
Paket Pekerjaan
Menghitung Total Perkiraan biaya yang akan dikeluarkan
Perhitungan biaya proyek awal
Bersama dengan baseline proyek jadwal, kita dapat
membuat rencana cash flow proyek
Buat Proyek kurva-S (Earned Value Analysis) untuk
kemajuan manajemen kinerja

57. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Estimasi Biaya

58. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Project Cost Baseline – S Curve

59. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Studi Kasus
Project Budgeting

60. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Perencanaan Mutu/ Kualitas
Proses yang diperlukan untuk memastikan
bahwa proyek akan memenuhi kebutuhan
yang diperlukan
• Perencanaan Mutu

61. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Mutu Vs. Grade/ Tingkatan
GRADE/ TINGKATAN
Sebuah kategori yang ditujukan untuk produk atau jasa
dengan menggunakan fungsi yang sama tetapi
karakteristik teknis yang berbeda
KUALITAS RENDAH selalu menimbulkan masalah,
TINGKATAN/ GRADE RENDAH tidak selalu
menimbulkan masalah

62. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Tujuan dari Program Mutu/ Kualitas
Fitness for use (sesuai kegunaan)
Customer satisfaction (kepuasan
pelanggan)
Conformance to the requirements
(sesuai dengan permintaan &
ekspektasi)

63. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Biaya Mutu
% OF
TURNOVER
Penghematan
Pengerjaan
kembali
Pengerjaan
kembali
inspeksi
inspeksi
pencegahan
pencegahan
Sebelum
Setelah

64. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Perencanaan Manajemen Resiko
Proses secara sistematis yang diperlukan untuk
mengidentifikasi, menganalisa, dan merespon
terhadap risiko p y
p
proyek
•
•
•
•
Identifikasi Resiko
Analisis Risiko Kualitatif
Analisis Resiko Kuantitatif
Perencanaan Respon Resiko

65. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Jenis dan Sumber Resiko
Ketidakpastian:
Diketahui
Diketahui – Tidak dik
ik
h i
id k diketahui
h i
Diketahui – Tidak diketahui
Berdampak pada:
Ruang lingkup
Mutu
Biaya
Jadwal
J d
l
Sumber:
•External, tidak dapat
diprediksi
di
dik i
•External , dapat diprediksi,
•Internal-Non teknis
•Teknis
Teknis
•Legal

66. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Matrix Peringkat Risiko
Peringkat Risiko oleh Probabilitas & Dampak
Setiap risiko muncul dalam
probabilitas sendiri dan
dampak / impact (P x I)
matriks.
Time, Cost, and Scope Objectives
Large Aversion to High & Very High Impacts
g
g
y g
p
Probability
5
10
20
40
80
4
Terjemahkan Skor Risiko Peringkat
5
4
8
16
32
64
3
3
6
12
24
48
Skor
Resiko
2
2
4
8
16
32
1–6
Rendah
1
1
2
4
8
16
7 – 14
Sedang
1
2
4
8
16
15 – ++
Tinggi
Impact
Beberapa manajer proyek menggunakan P x I matriks
berdasarkan analisa probabilitas dan dampak (sangat rendah,
rendah, sedang, tinggi, sangat tinggi) yang numerik.

67. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Risk Breakdown Structure
Project
Technical
External
Organizational
Project Management
Requirements
Subcontractors &
Suppliers
Project
Dependencies
Estimating
Technology
Regulatory
Resources
Planning
Complexity &
Interface
Market
Founding
Controlling
Performances &
Reliability
Customer
Prioritization
Communication
Quality
Weather

68. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Respon Resiko
Respon terhadap
Respon terhadap
resiko yang
resiko yang
NEGATIVE:
POSITIVE:
• Menghindar
• Di exploitasi
• Memindahkan
• Ditingkatkan
• Mengurangi
• Dibagi
• Menerima
• Diterima

69. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Studi Kasus
Project Risk Plan

70. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Perencanaan Pengadaan (Procurement)
Proses yang diperlukan untuk memperoleh barang
dan/ atau jasa dari organisasi yang
menyelenggarakan (diluar proyek)
y
gg
(
p y )
• Perencanaan Pengadaan
• Perencanaan Permintaan
• Seleksi Sumber

71. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Dokumen-dokumen Pengadaan
Tender dan Penawaran
Umumnya digunakan saat keputusan pemilihan sumber didasarkan atas kompetisi
harga.
Proposal
Umumnya digunakan saat pertimbangan non-keuangan seperti keterampilan teknis
atau pendekatan adalah hal yang terpenting
Istilah-istilah umum yang digunakan dalam dokumen pengadaan:
RFI
: Request for Information
RFQ
: Request for Quotation
IFB
: Invitation for Bid
RFP
: Request for Proposal
IFN
: Invitation for Negotiation
CIR
: Contractor Initial Response

72. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Studi Kasus
Project Procurement Plan

73. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Perencanaan Komunikasi
Proses yang diperlukan untuk memastikan cara dan
waktu yang tepat dari pengumpulan dan penyebaran,
penyimpanan dan tujuan akhir dari informasi proyek:
• Perencanaan Komunikasi

74. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Managemen Komunikasi
•
•
•
•
•
•
Pendengar – Siapa yang perlu tahu?
Pesan – Apa yang mereka ingin tahu?
Maksud – Mengapa mereka ingin tahu?
g p
g
Media – Bagaimana mereka mengetahui?
Jangka waktu – Kapan mereka akan mengetahui?
Tanggungjawab – Siapa y g menyampaikan pesan?
gg gj
p yang
y
p
p
• Tujuan:
• Tidak ada kejutan
j
• Rangkaian ke atas dan ke bawah
• Pengulangan, penguatan, keteraturan

75. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Studi Kasus
Project Communication Plan

76. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Integrasi Project Plan
Project Scope Management Plan
Schedule Management Plan
Cost Management Plan
Quality Management Plan
Staffing Management Plan
Risk Management Plan
Procurement Management Plan
Communication Management Plan

77. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13 – 15 Desember 2010
Pelaksanaan & Pengendalian Proyek

78. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Apa saja yang terlibat di dalam pelaksanaan
sebuah Proyek?
• Pelaksanaan Proyek meliputi aktifitas dan tindakan yang
p
diperlukan untuk memastikan bahwa semua rencana
kegiatan diselesaikan sepenuhnya
• Hasil Produk Pekerjaan dari proyek dihasilkan selama
pelaksanaan
• Semua kebutuhan dan harapan customer terealisasi
• Kepuasan pelanggan terpenuhi

79. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Proses Pelaksanaan Proyek
Jaminan Kualitas
Memperoleh &
Mengembangkan
Tim Proyek
Permintaan & memilih Penjual
Memimpin & Mengelola
Pelaksanaan Proyek
Distribusi informasi

80. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Aktifitas Team Building

81. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Mengelola Konflik
High
Desire to
satisfy
y
Oneself
Low
Use Forcing :
• When you are sure that you are right
• When an emergency situation
exists (DO or DIE)
Use Compromise :
• When stakes are high and
issues are important
• For temporary solutions
• When you are stronger
• For backup if
• Demonstrate position power
collaboration fails
• When both parties need
to be winners
• Wh
When you can’t win
’t i
Use Avoidance
• When others are as
• When you can’t win
strong as you are
or the stakes are low
• When you’re not so sure
• When the stakes are high
you are right
but you aren’t ready yet
• To gain time
• To maintain neutrality or reputation
• When you think the problem will
go away by itself
:
Desire to satisfy Others
Use C ll b
Collaborating
(Confrontation) :
• To reduce overall project cost
• To gain commitment and
create a common power base
• Wh
When there’s enough time &
th
’
h ti
the skills are complementary
• When there is mutual trust,
respect & confidence
Use A
U Accommodation:
d ti
• To create obligation for
a trade-off at a later date
• When stakes are low &
liability is limited
y
•To maintain harmony,
peace & goodwill
• When you’ll lose anyway
High

82. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Apa saja yang terlibat di dalam mengontrol
sebuah proyek?
• M
Mengontrol adalah sebuah proses:
t l d l h
b h
• mengukur kemajuan tujuan-tujuan proyek
• memantau penyimpangan dari rencana
• mengambil tindakan korektif untuk menyesuaikan
dengan rencana

83. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Proses Pengendalian dan Pengontrolan
Resiko
pemantauan
dan kontrol
Kontrak administrasi
Verifikasi Ruang lingkup
Mengelola Stakeholder
Laporan kinerja
Perubahan kontrol
yang terintegrasi
Pemantauan &
kontrol
terhadap kerja
proyek
k
Kontrol ruang lingkup
Kontrol penjadwalan
Mengelola Tim proyek
Kontrol Mutu
Kontrol Biaya

84. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Laporan Kinerja
KEMAJUAN
STATUS
PRAKIRAAN
MASALAH
w
w
$
Berapa b
B
banyak di
k dicapai
i
Apa yang telah dilakukan
w
Bagaimana kemajuan
dibandingkan dengan
rencana awal?
w
w
S
Perkiraan di selesai VS.
anggaran saat ini
Perkiraan tanggal
penyelesaian VS. tanggal asli
penyelesaian

85. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Studi Kasus
Project Earned Value Analysis

86. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Typical Cost Curve
Cost
Time now
Budget
Actual
What does this tell
you ?
Time

87. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Terminology
• A t l Cost = AC
Actual C t
(PMBOK 1996: ACWP = Actual Cost of Work Performed )
• Planned Value = PV
(PMBOK 1996: BCWS= Budgeted Cost of Work Scheduled)
• Earned Value = EV
(PMBOK 1996: BCWP Budgeted Cost of Work Performed)
BCWP=
• Cost variance = CV = EV - AC
• Schedule variance = SV = EV - PV
• Cost Performance Index (CPI) = EV/AC
• Schedule Performance Index (SPI) = EV/PV

88. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Cost Performance Curve
Cost
CV EV
CV = EV ‐ AC
SV = EV ‐ PV
PV
AC
CV
EV
Time
SV

89. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
EARNED VALUE (case)
• Module development

90. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13 – 15 Desember 2010
A project will develop 5 modules:
Module
E
Module
D
Module
C
Module
B
Module
A
Cost of a module = $ 10.‐
$
A module will be produced per period

91. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13 – 15 Desember 2010
5 Module will be produced in 5 period
E
D
C
Accumulative 1
Cost
(Scheduled) $ 10.‐
C
C
B
A
D
B
B
B
A
A
A
A
2
3
4
5
$ 20.‐
$ 30.‐
$ 40.‐
$ 50.‐
Period

92. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13 – 15 Desember 2010
Baseline
The famous S‐curve line
E
D
C
Accumulative 1
Cost
(Scheduled) $ 10.‐
C
C
B
A
D
B
B
B
A
A
A
A
2
3
4
5
$ 20.‐
$ 30.‐
$ 40.‐
$ 50.‐
Period

93. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13 – 15 Desember 2010
Case 1
In 3rd period, $ 40 is expended
p
,$
p

94. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13 – 15 Desember 2010
Case 1
Accumulative
Cost
(Scheduled)
(S h d l d)
Cost
(Actual)
1
2
3
4
5
$ 10.‐
$ 10
$ 20.‐
$ 20
$ 30.‐
$ 30
$ 40.‐
$ 40
$ 50.‐
$ 50
$ 10.‐
$ 20.‐
$ 40.‐
Period

95. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13 – 15 Desember 2010
Condition of case 1
E
E
D
D
D
C
C
C
B
B
B
B
A
A
A
A
A
1
2
3
4
5
Period
P i d
Accumulative Cost‐
(Scheduled) $ 10.‐
Cost (Actual) $ 10.‐
C t (A t l) $ 10
$ 20.‐
$ 30.‐
$ 40.‐
$ 50.‐
= PV
$ 20.‐
$ 20
$ 40.‐
$ 40
= AC
= AC
Value (Performed) $ 10.‐
$ 20.‐
$ 45.‐
= EV
Module-A 100%
odu e
00%
Module-B 100%
Module-C 100%
Module-D 100%
Module-E 50%

96. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13 – 15 Desember 2010
Case 2
In 3rd period, $ 30 is expended

97. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13 – 15 Desember 2010
Case 2
1
Accumulative
Cost
$ 10.‐
$ 10
(Scheduled)
$ 10.‐
Cost
(Actual)
2
3
4
5
$ 20.‐
$ 20
$ 30.‐
$ 30
$ 40.‐
$ 40
$ 50.‐
$ 50
$ 20.‐
$ 30.‐
Period

98. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13 – 15 Desember 2010
Condition of case 2
E
D
D
C
C
C
B
B
B
B
A
A
A
A
A
1
2
3
4
5
$ 20.‐
$ 30.‐
$ 40.‐
$ 50.‐
$ 20.
$ 20 ‐
$ 30.
$ 30 ‐
$ 20.‐
$ 25.‐
Module-A 100%
Module-B 100%
Module-C 50%
Module-D 0%
Module E
Module-E 0%
Accumulative Cost‐
$ 10.‐
(Scheduled)
Cost (Actual) $ 10.
Cost (Actual) $ 10 ‐
Value (Performed) $ 10.‐
Period

99. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Managemen Perubahan
Merupakan prosedur formal yang menyediakan
kontrol secara teratur terhadap perubahan-perubahan di
lingkungan yang dinamis
Perubahan meliputi:
•F
Fungsi T
i Tambahan
b h
• Asumsi yang salah
• Dikenakan
penundaan
• St d
Standar b
baru / praktek
kt k
• Perubahan lingkungan
• Persetujuan yang
diperpanjang
Manajemen Perubahan tidak melarang atau menghambat p
j
g
g
perubahan!!

100. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13 – 15 Desember 2010
Contoh Prosedur Permintaan Perubahan
Raise Change
Request
PM is responsible to
provide a tools of
servicing requests for
change
g
>>>
Register
Initial Assessment
Continue
N
Cancel
Y
Evaluate Impact
Obtain Authorization
Execute/Create
New Baseline
Y
N
Authorized
Cancel

101. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13 – 15 Desember 2010
Penutupan Proyek

102. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Apa saja yang terlibat di dalam penutupan sebuah
proyek?
• Proses Penutupan merupakan penerimaan stakeholder
p
p
p y
terhadap hasil produk akhir proyek
• Penutupan memverifikasi bahwa semua hasil pekerjaan
telah selesai
• Seringkali Audit proyek telah dilaksanakan

103. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Aktifitas Penutupan Proyek
•
•
•
•
•
Membuat Project closing report
Memonitor customer satisfaction
Mempersiapkan Warranty
Mengembalikan project infrastructure
Melakukan Project review and mengidentifikasi Project
lesson l
l
learned
d

104. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Project Closing Reports
•
•
•
•
•
•
•
Project report - monitoring & reporting
Project Financial report
Project Problem report
Project Change report
Project Risk report
Vendor St t
V d Status report
t
Project Quality report

105. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Final Customer Acceptance
• Berbeda dengan Deliverable Acceptance pada setiap
phase
• Final customer acceptance merupakan hasil akhir dari
keluruhan kegiatan project
• Aktifitas:
• Review semua dokumen project management
• Review semua hasil pekerjaan dan individual acceptance
•
statements
Formal customer acceptance
p

106. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Pengembalian Project Infrastructure
•
•
•
•
•
•
Terminasi office infrastructure
Terminasi communication infrastructure
Terminasi technical infrastructure
Demobilisasi project team
Archive project documentation
Update steering committee / management bahwa p j
p
g
g
project sudah
selesai

107. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Project Review & Lesson Learned
•
•
•
•
•
Hasil dari project quality audit
Problem & Change management report
Productivity report
Templates
Lesson Learned sebagai rekomendasi untuk project yang
sama di kemudian hari

108. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
POST TEST
20 Questions
20 Minutes
Closed Book

109. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Studi Kasus
•
•
•
•
•
•
PT LARAS BERANDA adalah sebuah perusahaan pengembang perumahan yang ingin
membangun sebuah kawasan kota mandiri pada semester ke-2 tahun 2012 dimana proses
2012,
pembangunannya dijadualkan memakan waktu paling lama antara 15 sampai dengan 18 bulan
kedepan.
PT LARAS BERANDA adalah sebuah perusahaan Joint Venture antara perusahaan operator
perumahan terkemuka di Amerika dan sebuah grup perusahaan konglomerat terkemuka di
Indonesia yang telah mendapatkan konsesi pengoperasian pengembangan perumahan untuk
kawasan pemukiman di Kalimantan Barat.
Dengan melihat potensi pertumbuhan ekonomi selama 5 tahun terakhir, LARAS BERANDA yakin
dapat memenuhi target untuk membangun hingga 3.000 rumah di tahun 2012 dan akan
tumbuh 60% di tahun berikutnya.
LARAS BERANDA telah membentuk tim manajemen inti perusahaan yang terdiri dari seorang
Direktur Utama, dan lima orang direktur untuk mengkoordinasi bagian keuangan, pemasaran,
teknik, sumber daya manusia, dan administrasi umum. Tim ini memiliki tugas yang sangat
berat karena harus mempersiapkan segala fasilitas dan infrastruktur untuk perencanaan
proyek tersebut hanya dalam waktu satu bulan. Namun dengan dukungan teknis dan
pengalaman mitra globalnya dari Amerika, LARAS BERANDA yakin dalam merealisasikan target
rencana tersebut.
Beberapa strategi yang diambil LARAS BERANDA dalam menyiasati batasan waktu yang ada ini
adalah dengan melakukan perekrutan karyawan yang profesional dan sangat ketat;
membentuk organisasi matriks yang ramping selama fase pembangunan; melakukan
kerjasama dengan pihak ketiga secara turn-key untuk pembangunan fasilitas infrastruktur;
pemilihan teknologi mutakhir dan tepat guna dalam konteks usaha di Indonesia khususnya
Kalimantan Barat.
Perusahaan induk di Amerika mengusulkan untuk menerapkan beberapa sistem yang sudah
biasa mereka lakukan, seperti sistem keuangan; serta penggunaan tenaga konsultan yang
sudah memiliki pengalam serupa di bidangnya. Selain itu disepakati pula oleh manajemen
d h
iliki
l
bid
S l i it di
k ti
l
l h
j
LARAS BERANDA bahwa perusahaan akan menerapkan standar manajemen proyek dari PMI
(Project Management Institute)

110. PEMBEKALAN CALON PEGAWAI PERUM PERUMNAS PROGRAM REGULER 2010
PROJECT MANAGEMENT
Jakarta, 13– 15 Desember 2010
Tugas Kelompok
•
•
•
Anda berada dalam tim manajemen proyek LARAS BERANDA dan diminta
melaksanakan persiapan pembangunan.
Anda di i t
A d diminta membuat WBS, Project Schedule, Project Communication
b t WBS P j t S h d l P j t C
i ti
Plan, Risk Mitigation Plan dan Source Selection sebagai acuan pelaksanaan
proyek
Tugas dilaksanakan secara berkelompok untuk kemudian di presentasikan