Time Management - La gestione del tempo -

La Gestione del Tempo
Time Management
Una giornata avrà sempre e solo 24 ore
Rotary Club Ercolano Centenario - Distretto 2100 Italia
Anno rotariano 2013-2014
Relatore
Rosario Palazzo

Cos’è il time management
• La gestione del tempo (o time management) è l'atto od il processo di
pianificare ed esercitare un controllo sul “tempo utilizzato” per specifiche
attività, in particolare per aumentare la produttività.
• Efficienza ed Efficacia
– Se siete efficienti svolgete correttamente la vostra attività
– Se siete efficaci svolgete l’attività corretta
“sapere come fare" può essere non sufficiente a produrre i risultati attesi
• Comprende una vasta gamma di attività, come la pianificazione,
allocazione, definizione degli obiettivi, delega, analisi del tempo impiegato,
monitoraggio, organizzazione, programmazione e prioritizzazione.
• Gestire il tempo spesso equivale a gestire bene lo stress.

stress lavoro correlato
• Lo stress lavoro correlato può essere definito come la percezione di
squilibrio avvertita dal lavoratore quando le richieste dell’ambiente
lavorativo eccedono le capacità individuali per fronteggiare tali richieste.
• Cause di stress
– sovraccarico di lavoro:
– mancanza di controllo: insufficiente controllo sulle risorse necessarie per svolgere il proprio
lavoro
– senso di impotenza: il soggetto non ritiene che ciò che fa o vuole fare riesca ad influire
sull'esito di un determinato evento.
– riconoscimento: si percepisce di ricevere un ricononoscimento inadeguato per il lavoro
svolto.
– senso di comunità: manca il sostegno, la fiducia reciproca ed il rispetto e le relazioni
vengono vissute in modo distaccato ed impersonale.
– assenza di equità: non viene percepita l'equità nell'ambiente di lavoro
– valori contrastanti: la persona non condivide i valori che l'organizzazione trasmette

VITA PRIVATA
Scadenze pagamenti ,
✓energia, gas, acqua, condominio,
Tares, IMU, Canone Rai
✓, assicurazione professionale
✓ordine professionale, Enpam
Corsi e abbonamenti
riviste di aggiornamento,
Sito Web,
✓Manutenzione casa (caldaia,
giardino….
Manutenzione moto, tagliando,
assicurazione, sinistri e multe,
tassa moto, telepass…
,
Contabilità, conto corrente,
carte di credito, fondi
,
Club (Rotary ?), Amici,
Religione (Buddismo?)
,
Dichiarazione 730…
Scontrini…fatture…
Cosa mangio stasera ? E
domani ? Devo ricordarmi di
comprare batterie nuove per
il telecomando…?

Time management
• I metodi :
1. Lavorare “in qualità”
• Gli strumenti :

La Qualità
1. Documentiamo quello che facciamo.
2. Prima di rifare la stessa attività consultiamo
quello che abbiamo scritto precedentemente

Il metodo
Lavorare in “qualità”
Il Kaizen ( “kai “- "continuo" o "cambiamento" e “zen” che significa
"miglioramento“) è una strategia di management giapponese che significa
"cambiare in meglio" o "miglioramento lento e continuo": un credo che si
basa sulla convinzione che tutti gli aspetti della vita possano essere
costantemente migliorati.
Questo metodo giapponese incoraggia e caldeggia piccoli miglioramenti da
farsi giorno dopo giorno, in maniera continua.

Qualche esempio : La torta
Accendete il forno a 190 gradi.
170 gradi.
In una planetaria ponete le uova
(che non dovranno essere fredde ma a temperatura ambiente)
e lo zucchero e montatele per 10 minuti circa (1-2),
le uova dovranno quintuplicare il loro volume e acquisire una consistenza
compatta (utilizzando la planetaria occorreranno circa 10 minuti).
Una volta ottenuta la consistenza desiderata, unite la scorza grattugiata….
Ricetta
www.GialloZafferano.it

Qualche esempio : La lista
- Carte di credito e Bancomat (con relativi PIN)
- Contante (Valuta estera )
- Carta di identità
(controlla che non sia scaduta e che sia valida per l’espatrio)
- Biglietti di viaggio (occhio ad obliterare i biglietti ferroviari!)
- Spazzolino (con la capsula proteggi setole)
- Dentifricio
- Medicine
- termometro, cerotti, aspirina, tachipirina, antidolorifico
- antistaminico.

Time management
• I metodi :
2. Gets things Done (GTD)
• Gli strumenti :

GTD Get Things Done
• Consulente manageriale
• 35 professioni prima dei 35 anni (cameriere,
insegnante di karate, mago, paesaggista, distributore
di vitamine, tornitore, agente di viaggio, gestore di
stazione di gas, rivenditore di ciclomotori,
commesso, cuoco, formatore manageriale, gestore di
un'agenzia di viaggi, ecc…
David Allen

Il metodo nel dettaglio
1. Annotare tutte le attività che non possono essere svolte in meno di
due minuti.
Niente deve sfuggire, dobbiamo solo scartare le cose che non faremo mai.
Qualsiasi strumento possa servire a prendere nota :
Contenitori fisici
Supporti cartacei
Registratori audio
E-mail
supporti elettronici
Cloud computing
Raccogliere tutte le attività in un "contenitore di raccolta“ e svuotare la mente

2) Catalogare le attività da svolgere
A. Per progetti
Preparare relazione per il rotary
Vacanze estive
Pubblicare un libro
Aggiornamento computer
Vendere casa
B. Per luogo
C. Per tempo necessario a svolgerla / Scadenza
Servono 30 minuti liberi
Da chiudere entro il 30 Settembre 2015 (promemoria 23 Settembre)
D. Per persona a cui è delegata
E. Energia a disposizione / necessaria per l’attività

3) Esaminiamo i contenitori e decidiamo cosa fare
Periodicamente esaminare e svuotare i contenitori di attività.
Cos’è, è un’attività fattibile ?
1. Si :
a. Fare
b. Delegare
c. Rimandare
2. No :
a. Rimandare in futuro
b. Archiviare come informazione
c. Cestinare

Time management
• I metodi :
3. Concentrazione (Pomodoro Technique)
• Gli strumenti :

Pomodoro Technique
• Decide cosa fare
• Settare il timer su 25 minuti
• Lavorare senza interruzioni fino al ring
• Prendere un break di 3-5 minuti
• Ogni 4 volte prendere una pausa più lunga
(15–30 minuti)

Time management
• I metodi :
• Gli strumenti :
1. Cloud Computing

MEMORIA
Carta
Agenda
Computer
Mini
Computer
Tecnologia
Cloud

La tecnologia cloud
• In informatica con il termine inglese cloud computing (in italiano nuvola
informatica) si indica un insieme di tecnologie che permettono, tipicamente
sotto forma di un servizio offerto da un provider al cliente, di
memorizzare/archiviare e/o elaborare dati (tramite CPU o software) grazie
all'utilizzo di risorse hardware/software distribuite e virtualizzate in Rete in
un'architettura tipica client-server.
Autori di
Wikipedia

La tecnologia cloud

Vantaggi
1) Continuo backup di sicurezza dei dati
2) Accesso ai dati da qualsiasi strumento/postazione
3) Condivisione sicura delle informazioni con altri utenti

Critiche
1) Sicurezza informatica e privacy degli utenti: Accesso ai dati da qualsiasi
strumento/postazione.
2) Problemi internazionali di tipo economico e politico.
3) Continuità del servizio offerto.
4) Difficoltà di migrazione dei dati nel caso
di un eventuale cambio del gestore dei
servizi cloud.

Qualche esempio

Qualche esempio
1) Documenti di identità
2) Firme digitali
3) Allegati

La rubrica
La sicurezza

Strumenti a confronto

Time management
• I metodi :
• Gli strumenti :
1. Cloud Computing
2. I software

Software
Un buon programma di «Time Management » deve :
- Consentire l’immissione veloce alle informazioni
- Consentire l’accesso veloce alle informazioni
- Gestire i pro-memoria e l’agenda
- Non essere invasivo negli allarmi come le sveglie

Uno dei software : Any.Do

Conclusioni
“Aumentare la produttività mantenendo lo stress al punto ottimale

Grazie per l’attenzione

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