Dokumen tersebut membincangkan pengurusan mesyuarat yang berkualiti, termasuk definisi, tujuan, jenis, kelemahan, dan prinsip merancang mesyuarat. Ia juga menyentuh persediaan sebelum, semasa, dan selepas mesyuarat untuk memastikan proses mesyuarat berjalan lancar dan mencapai hasil yang diharapkan.

1. PENGURUSAN
MESYUARAT

2. DEFINISI
Perbincangan formal di antara dua pihak atau
lebih untuk mencapai objektif bersama
melalui proses komunikasi.

3. TUJUAN MESYUARAT
Penyampaian dan pertukaran maklumat
Kerjasama projek, penyelarasan dan komunikasi
Penyelesaian konflik/mengatasi krisis
Analisa halacara dan perancangan masa depan
Memperbaiki kerja-kerja semasa
Latihan dan pembangunan

4. JENIS MESYUARAT
MESYUARAT BERSIRI
- Berkala dan ada kesinambungan
- Melebehi sekali dalam tempoh tertentu
- Ahli, mengikut jawatan/fungsi
- Agenda, tersusun dan tetap

5. JENIS MESYUARAT
MESYUARAT KHAS
- Ad-hoc
- Sekali atau beberapa kali mengikut keperluan
- Ahli, terdiri dari pelbagai kepakaran berkaitan
- Agenda, ringkas tetapi mendalam/terperinci
- Nama, menjelaskan tujuan/fungsi

6. KELEMAHAN MESYUARAT
Mesyarat jarang diadakan
Minit lewat dihantar.
Agenda tidak ditetapkan/tidak jelas
Tiada sumbangan semasa mesyuarat
Kurang perancangan/persedian
Sikap tidak komited dan “dedicated”
Tidak ada ‘follow-up and follow-through”

7. MESYUARAT BERKUALITI
Mempunyai agenda dan objektif yang jelas
Bermula dan berakhir mengikut ketetapan masa
Kemudahan fizikal yang sesuai dan selesa
Notis panggilan mesyuarat yang mencukupi
Ahli yang hadir mempunyai kepakaran
Perbincangan yang diadakan secara positif

8. MESYUARAT BERKUALITI
Peranan Pengerusi yang berkesan
Peranan Setiausaha yang berkesan
Peranan Ahli/Anggota
Minit mesyuarat direkodkan dengan tepat
Tindakan susulan dilaksanakan dengan berkesan

9. KEBERKESANAN MESYUARAT
Tertakluk kepada peranan yang dimainkan
oleh 3 watak utama;
- Pengerusi
- Setiausaha/Urusetia
- Ahli/Anggota

10. MERANCANG MESYUARAT
Prinsip 5W+1H

11. MERANCANG MESYUARAT
WHY Mengapa perlu diadakan?
WHAT Apakah objektif yang hendak dicapai?
WHEN Bilakah mesyuarat hendak diadakan?
WHERE Dimanakah mesyuarat?
WHO Siapakah yang perlu dijemput?
HOW Bagaimana hendak dikendalikan?

12. PERSIAPAN
MESYUARAT

13. SEBELUM MESYUARAT
SETIAUSAHA/URUSETIA
• Menentukan agenda, tarikh, masa,
jemputan (bincang dengan Pengerusi),
dan tempat.
• Membuat tempahan bilik.
• Menentukan kertas kerja disediakan
(jika berkenaan).

14. SEBELUM MESYUARAT
SETIAUSAHA/URUSETIA
• Menghantar jemputan.
• Memastikan persediaan kemudahan bilik.
• Menentukan kehadiran
• Adakan perbincangan sebelum mesyuarat.

15. SEBELUM MESYUARAT
AGENDA MESYUARAT
i. Perutusan pengerusi
ii. Pengesahan minit mesyuarat yang lalu
iii. Perkara-perkara berbangkit
iv. Perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan (jika ada)
v. Pembentangkan kertas-kertas kerja (jika ada)
vi. Hal-hal lain
vii. Penutup

16. SEBELUM MESYUARAT
TEMPAHAN BILIK MESYUARAT
• Nama mesyuarat
• Nama Pengerusi
• Nama Setiausaha
• Tarikh, masa mula dan masa dijangka tamat
• Bilangan ahli/anggota yang akan hadir
• Peralatan/kemudahan yang diperlukan
• Jenis minuman dan jamuan ringan yang diperlukan

17. SEBELUM MESYUARAT
PENYEDIAAN KERTAS KERJA
• 15 hari (hari kerja?) sebelum mesyuarat, semua
kertas kerja diterima
• Salinan kertas kerja yang diperlukan?
• Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif
(sekiranya kertas kerja melebihi 15 muka surat tidak
termasuk lampiran)

18. SEKURANG-KURANG 10 HARI SEBELUM MESYUARAT
NYATAKAN:
• Nama mesyuarat
• Tarikh dan tempat
• Masa mula dan masa dijangka tamat
• Agenda
• Nama pengerusi
SEBELUM MESYUARAT
JEMPUTAN MESYUARAT

19. SEBELUM MESYUARAT
PERSEDIAAN BILIK MESYUARAT
• Menentukan bilik berada dalam keadaan bersih, kemas
dan teratur
• Tempat duduk mencukupi
• Label nama mengikut keperluan
• Alat pembesar suara, PC/Projektor/LCD, disediakan
• Kertas dan pensil disediakan

20. SEBELUM MESYUARAT
PERSEDIAAN BILIK MESYUARAT
• Jam dinding yang tepat berfungsi
• Gelas dan jug berisi air
• Gula-gula
• Whiteboard yang bersih beserta pen dan pemadam
• Menentukan semula tempahan minuman telah dibuat

21. SEBELUM MESYUARAT
PERBINCANGAN PRA MESYUARAT
Mengadakan perbincangan dengan Pengerusi:
• Perkara/isu yang akan dibincang
• Meneliti maklum balas yang diterima
• Mengenal pasti tindakan yang perlu diambil
• Adakan beberapa hari sebelum

22. SEMASA MESYUARAT
SETIAUSAHA/URUSETIA
• Senarai nama kehadiran mesyuarat
• Senarai nama tidak hadir dan alasan
• Catatkan perkara penting yang dibincangkan dalam
mesyuarat
• Keputusan yang dibuat
• Tindakan susulan yang perlu diambil

23. SEMASA MESYUARAT
PENGERUSI
• Datang awal, sebelum waktu mula
• Mulakan pada waktunya
• Wujudkan suasana yang sesuai/baik
• Maklumkan tujuan/objektif dan agenda
PADA AWAL MESYUARAT

24. SEMASA MESYUARAT
PENGERUSI
SEMASA PERBINCANGAN
• Beri peluang sama rata kepada ahli
• Galakkan penyertaan
• Kawal perbincangan
• Kekalkan suasana harmoni
• Beri kesimpulan dari masa ke masa
• Agenda dibincang satu persatu

25. SEMASA MESYUARAT
PENGERUSI
DI AKHIR PERBINCANGAN
• Rumuskan perkara utama yang dibincang
• Maklumkan keputusan yang telah diambil
• Maklumkan tindakan susulan yang perlu
diambil
• Tetapkan tarikh, masa dan tempat
mesyuarat akan datang

26. SEMASA MESYUARAT
• Sebelum mesyuarat - buat persiapan dan tiba awal
• Semasa mesyuarat - memberi sumbangan berkesan,
mematuhi peraturan dan tatacara
• Selepas mesyuarat - lapor kepada pihak berkenaan
mengenai apa yang dibincang dan diputuskan, ambil
tindakan atas keputusan dan maklumbalas kepada
Urusetia. ( Minit Curai )
PERANAN AHLI MESYUARAT

27. SELEPAS MESYUARAT
SETIAUSAHA/URUSETIA
• Penyediaan Minit
• Format Minit Mesyuarat
• Susunan Nama Ahli-Ahli Mesyuarat
• Catatan Perbincangan
• Pengesahan Maklum Balas Pelaksanaan Keputusan
Mesyuarat
• Bilangan
• Rujukan Minit