In dit document zie je welke stappen je dient te doorlopen om de migratie van de gegevens vanuit MezzoRegistratie naar de Qsuite gedegen en grondig te testen

1. Bijlage bij het migratiedocument Qsuite (voor het kernteam) Pagina 1 van 11
Bijlage bij het migratiedocument Qsuite
Instructie test migratie
MezzoRegistratie
Het proces van de migratie bestaat uit de volgende stappen
Stap Inhoud
Stap 1 Oplevering actuele vulling van de tabellen van MezzoRegistratie
Op aangeven van Xsarus
Stap 2 Analyse
Database MezzoRegistratie vatten in het migratiedocument
Stap 3 Vertaling
Vertaling van de stamtabellen van ‘oud’ naar ‘nieuw’ maken
Stap 4 Personen en dossiers migreren
- Alle personen worden overgezet
- Alle dossiers van hulpvragers, mantelzorgers en vrijwilligers worden aan deze
personen gekoppeld
Stap 5 Archiveren
De afgesloten dossiers worden verplaatst naar een archief. De personenpagina blijft
altijd alle personen bevatten (tenzij overleden).
Stap 6 Controleren deel 1
Zijn alle personen goed doorgekomen en kloppen de dossier (juiste dossiers bij de
juiste personen?)
Stap 7 Vullen dossiers met standaard gegevens
Migratie uitbreiden met de inhoudelijke vulling van de dossiers.
Rapportages beschikbaar stellen om de gegevens te kunnen downloaden naar Excel
Stap 8 Controleren deel 2
Is de inhoud van de dossiers juist gevuld?

2. Bijlage bij het migratiedocument Qsuite (voor het kernteam) Pagina 2 van 11
Stap 9 Migreren van de activiteiten
Ale activiteiten overzetten. Daarna oude activiteiten afsluiten en de nieuwe activiteiten
vanaf heden gaan hanteren. Oplevering rapportages over de activiteiten.
Stap 10 Controleren deel 3
Staan de activiteiten goed in de agenda in het verleden? Staan ze goed in de dossiers?
Stap 11 Migreren van de matches
Hulpvragen en hulpaanbod en de inzetten migreren.
Uitbreiding van de matchmogelijkheden. Oplevering rapportages over de matching.
Stap 12 Controleren deel 4
Staan de inzetten / matches goed in de dossiers?
Stap 13 Bepalen ‘omklap-datum’
Wat wordt de dag van het omklappen?
Stap 14 Definitief de aanpassingen uit het reactiedocument doorvoeren
Nu de migratie goedgekeurd is, en we weten zeker dat alle data goed is opgeslagen,
kunnen we de maatwerk-wensen (verwijderen velden, toevoegen velden, aanpassen
selectielijsten) doorvoeren. Deze staan allemaal in het reactiedocument op een rij. We
voeren deze nu pas door, omdat door deze aanpassen een standaard centrale
doorvoering van aanpassingen niet meer mogelijk is. Binnen de migratieperiode
hebben we namelijk nog wel de mogelijkheden nodig om wel nog snel centrale
aanpassingen te doen.
Stap 15 Oplevering actuele vulling van de tabellen van MezzoRegistratie en finale
migratie uitvoeren
Op de laatste dag. Migratie nogmaals op die dag. 1 dag bijhouden en na-invoeren (mits
alles goed gaat in één keer). Daarna MR sluiten en gaan werken vanuit de Qsuite.
Testinstructies
Testinstructie 1 Personen
Stap 6 Controleren deel 1
Zijn alle personen goed doorgekomen en kloppen de dossier (juiste dossiers bij de
juiste personen?)
1. Log in volgens je starterskit. Je hebt deze ontvangen in de mail waarin je ook je accountgegevens
hebt ontvangen.
2.Ga naar de personen-en-dossierpagina. Hier staan alle personen die vanuit MR zijn geïmporteerd.
Door op de naam van de kolom te klikken (bijvoorbeeld Klant of Medewerker) wordt deze tabel op een
andere manier gesorteerd. Klik op medewerker en je ziet eerst de personen die een vrijwilligersdossier
hebben. Klik op het woord Klant en je ziet de personen die een Mantelzorgers- of Hulpvragersdossier
hebben.
Aandachtspunt bij privacy en informatieveiligheid
Bij het inladen heb je even geduld nodig. Het openen van de pagina duurt ongeveer 15-20 seconden.
Dit komt doordat deze pagina alle personen laat zien uit de gehele database en dat zijn er vaak heel
veel. Je ziet alle personen en alle dossiers met veel persoonsgegevens die beveiligd (versleuteld) in
de database worden opgeslagen. Het ontgrendelen (ontsleutelen) van deze data kost die paar
seconden. Daarna kunnen de gegevens pas op de pagina getoond worden. We hebben deze pagina
ontwikkeld om zo kleine teams inzicht in alle personen/dossiers te geven. Qua informatieveiligheid is
dat niet ideaal. Beter is het om beperkte groepen mensen tot beperkte hoeveelheid dossiers toegang
te geven. Als je dat doet, loop je minder risico in het lekken van gegevens en kunnen de gegevens
binnen 1 seconde op je scherm getoond worden (het zijn immers veel minder dossiers).
Bij de informele zorg is het een nadrukkelijke wens om toch wel het gehele team toegang te geven tot
alle data. Via deze ‘zoek-personen-en-dossiers-pagina’ is dat mogelijk, maar de persoonsgegevens

3. Bijlage bij het migratiedocument Qsuite (voor het kernteam) Pagina 3 van 11
moeten wel versleuteld opgeslagen blijven worden. Anders voldoen we niet meer aan de eisen die
gesteld zijn om veilig met persoonsgegevens om te gaan. Om toch álle data uit de gehele database in
één keer te ontsluiten zijn dus die 15-20 seconden nodig. We adviseren om de pagina open te laten
staan en vanaf de pagina dossiers te openen met de rechtermuisknop en dan te kiezen voor ‘openen
in nieuw tabblad’.
Wanneer de pagina geopend is, kan je op de kopjes in de tabel (kolomtitels) klikken. Klik je op de
kolom Medewerker, dan zie je alle vrijwilligersdossiers:
Klik op klant en je ziet de klantpagina’s. Je ziet de combinaties van dossiers, indien van toepassing.
Via de grijze ‘bewerkknop’ kan je de persoonsgegevens wijzigen. Via de bewerkknop zie je ook welke
dossiers er van toepassing zijn en kan je ook een nieuw dossier aanmaken.

4. Bijlage bij het migratiedocument Qsuite (voor het kernteam) Pagina 4 van 11
De kleuren van de dossiers zijn afhankelijk van jullie eigen instellingen en huisstijl. In dit geval zijn de
rode klantdossiers en de blauwe vrijwilligersdossiers ‘actief’ en de grijze dossiers ‘archief’. Het
onderscheid in kleur tussen de vrijwilligers en de hulpvragers/mantelzorgers is gemaakt, zodat je snel
ziet in welk type dossier je aan het werk bent.
Lees hierover de volgende lessen:
- De persoon is het vertrekpunt: wie zijn de personen eigenlijk?
- Hallo! Kennen we je al?
- Een nieuwe persoon aanmaken en deze persoon een rol als (sociale) relatie of een dossier geven
- Een dossier van een klant opzoeken en openen
- Een dossier van een vrijwilliger opzoeken en openen

5. Bijlage bij het migratiedocument Qsuite (voor het kernteam) Pagina 5 van 11
Stap 6 Testopdracht bij deze stap
Bekijk of jouw vrijwilligers / mantelzorgers / hulpvragers er tussen staan en kloppen de
dossiers? Dus één dossier of meerdere?
Testinstructie 2 Inhoud van de dossiers
Stap 8 Controleren deel 2
Is de inhoud van de dossiers juist gevuld?
Wanneer je vanuit de Personentabel (Beheer > Personen) nu klikt op een dossier opent zich dat
dossier. Let hier erbij op dat je de personenpagina niet verlaat door rechtstreeks op de link van he
dossier te klikken. Het laden van de personenpagina duurt dus 15-20 seconden en iedere keer
wanneer je van de pagina afgaat om een dossier in te zien, en dan weer terug moet gaan, moet je dus
wachten. Er is een handigheidje dat hierbij kan helpen. Ga met je muis boven de blauwe knop en klik
niet op je linkermuisknop maar op de rechtermuisknop. Kies dan voor ‘openen in een nieuw tabblad’.
Naast het tabblad met de Personentabel zie je nu een nieuw tabblad met de inhoud van dit dossier.
Controleer dan of de persoonlijke gegevens goed staan. Ga daarvoor naar Personalia in de blauwe
balk en dan naar Personalia Mantelzorger, Personalia Hulpvrager of Personalia Vrijwilliger (afhankelijk
van in welk type dossier je bent).
Wanneer je op het voorblad van het dossier kijkt, dan zie je ook de donkerblauwe knoppen terug
waaraan je kunt zien of de persoon nog een ander dossier heeft. Zo kan je gemakkelijk switchen
tussen het ene dossier en het andere dossier.
Advies: gebruik ook hier weer de ‘openen in een nieuw tabblad’ knop. Dan kan je de schermen nog
naast elkaar open houden. Het dossier heeft nu de kleur van de status. Zo heb je snel inzicht in wat
voor soort dossier je bevindt. Jullie bepalen zelf welke kleuren jullie willen; we hebben op basis van

6. Bijlage bij het migratiedocument Qsuite (voor het kernteam) Pagina 6 van 11
jullie logo een voorstel gedaan.
Bekijk het voorblad van de dossiers. Hier is dezelfde samenvatting van de gegevens te zien, zoals
deze ook in MR zichtbaar waren. Bij de vrijwilligers wordt een dergelijk zelfde overzicht nog
toegevoegd, zodat je daar ook alle gegevens in één overzicht hebt.
Heb je een dossier bekeken en klopt het, dan zullen alle dossiers wel kloppen. Zie je iets dat niet
klopt, dan graag aan ons doorgeven via het reactiedocument.
Lees hierover de volgende lessen:
- Een dossier van een klant vullen met persoonlijke gegevens
- Een dossier van een vrijwilliger vullen met persoonlijke gegevens
- Een nieuwe persoon aanmaken en deze persoon een rol als (sociale) relatie of een dossier geven
- Hulpvragen vastleggen in het dossier van een klant
- Een dossier van een vrijwilliger vullen met hulpaanbod
Stap 8 Testopdracht bij deze stap
Bekijk of in de dossiers van jouw mantelzorgers, hulpvragers en vrijwilligers de
persoonlijke gegevens onder Personalia, aanmelding en intake goed gevuld zijn. Staat
alles op de juiste plaats?
Bekijk of in het dossier van de hulpvrager de hulpvragen goed zijn geïmporteerd. Bekijk
of in de dossiers van de vrijwilligers het hulpaanbod goed is geïmporteerd.
Bekijk of in de dossiers van jouw mantelzorgers en hulpvragers en vrijwilligers ook
relaties (verzorgden, contactpersonen) zijn toegevoegd.

7. Bijlage bij het migratiedocument Qsuite (voor het kernteam) Pagina 7 van 11
Testinstructie 3 Activiteiten
Stap 10 Controleren deel 3
Staan de activiteiten goed in de dossiers?
Er zijn drie typen activiteiten:
1. De groepsactiviteiten die via de centrale agenda worden gepland en waarbij je medewerkers,
vrijwilligers en mantelzorgers/hulpvragers als deelnemer registreert;
2. De weergave van de deelname aan deze groepsactiviteiten in de individuele dossiers van klanten
en medewerkers;
3. De individuele activiteiten die plaatsvinden tussen een medewerker en een vrijwilliger danwel
mantelzorger/hulpvrager.
Nummer 1
Deze activiteiten worden niet gemigreerd. Er is een te groot verschil tussen hoe de gegevens zijn
vastgelegd in MR en hoe deze vastgelegd zouden moeten worden, wil je dat netjes doen zonder de
vervuiling mee te nemen.
Nummer 2
Omdat je wel inzage wilt in waar een individuele persoon in het verleden aan deelgenomen heeft, zijn
deze ‘plat’ gemigreerd. Dat wil zeggen: ze zijn niet meer gelinkt aan de centraal geplande
groepsactiviteiten (die zijn immers niet gemigreerd), maar puur de weergave van de deelname (of
plaatsing op wachtlijst) is zichtbaar. Zo is nog wel navolgbaar aan welke activiteiten de persoon heeft
deelgenomen. Onder het kopje ‘activiteiten | archief’ is dit terug te vinden.
Omdat er vanaf de start van de implementatie de groepsactiviteiten via de Qsuite gepland zullen
worden, zal er een nieuwe pagina aan het dossier worden toegevoegd waarop de individuele
deelname aan deze groepsactiviteit in de Qsuite zichtbaar zijn.
Nummer 3
De individuele contactmomenten zijn gemigreerd en kunnen getest worden. In de klantdossiers vind je

8. Bijlage bij het migratiedocument Qsuite (voor het kernteam) Pagina 8 van 11
deze op het voorblad:
En onder het menu-onderdeel ‘contactverslag en registratie’.
Daar staan ze op een rij:
Ook in het vrijwilligersdossier is deze grafiek aanwezig. Je vindt daarnaast de gegevens in het menu
onder Uitvoering vrijwilliger > Contactverslag en registratie.

9. Bijlage bij het migratiedocument Qsuite (voor het kernteam) Pagina 9 van 11
Lees hierover de volgende lessen:
- Een dossier van een klant vullen met inhoudelijke verslagen of rapportages
- Een dossier van een vrijwilliger vullen met inhoudelijke verslagen of rapportages
- Een dossier van een medewerker vullen met inhoudelijke verslagen of rapportages
Stap 10 Testopdracht bij deze stap
Bekijk of in de dossiers van jouw mantelzorgers, hulpvragers en vrijwilligers de
individuele contactmomenten zijn gemigreerd en of dit volledig is.
Testinstructie 4 Zorginzetten | Matches
Stap 12 Controleren deel 4
Staan de inzetten / matches goed in de dossiers?
Bij een individuele hulpvraag of bij een los hulpaanbod is ook te zien of deze helemaal wel, deels of
helemaal niet is voorzien.

10. Bijlage bij het migratiedocument Qsuite (voor het kernteam) Pagina 10 van 11
Op de pagina Uitvoering > Hulpvragen > Gematchte hulpvragen zijn de zorginzetten of matches
binnen dit dossier ook in te zien.
Lees hierover de volgende lessen:
- Het zoeken van een goede match
- Het registreren van een match, ofwel de zorginzet
Stap 12 Testopdracht bij deze stap
Bekijk of in de dossiers van jouw mantelzorgers, hulpvragers en vrijwilligers de
individuele contactmomenten zijn gemigreerd en of dit volledig is.

11. Bijlage bij het migratiedocument Qsuite (voor het kernteam) Pagina 11 van 11
En nu?
Oplevering en doorontwikkeling
De migratie vanuit MezzoRegistratie is hiermee volledig afgerond. Alle inhoudelijke gegevens vanuit
MR zijn overgenomen in de Qsuite. De ontwikkeling in de Qsuite staat echter nooit stil. Vanuit de
inrichtingstrajecten hebben we verschillende ideeën en verzoeken gekregen voor doorontwikkeling.
Binnen de ‘software-as-a-service’ nemen we deze uitbreidingen mee. Op een nader te bepalen
moment worden deze nieuwe functionaliteiten toegevoegd. Via een update in de leeromgeving
ontvang je hierover bericht. Als kernteam is het handig om hierin als ‘verkenner’ op te treden. Zo kan
je nieuwe mogelijkheden verkennen en bekijken of dit (op dit moment) geschikt is om in gebruik te
nemen binnen jouw organisatie. In dit document staat beschreven hoe dit deel van het beheer van de
applicatie werkt. Binnen de werking van de SaaS zullen de volgende onderdelen worden toegevoegd.
De eerste stap hierin zijn de rapportages. Nadat de rapportages gereed zijn en je alle data uit de
Qsuite zelf kunt ontsluiten, leveren we de applicatie op middels een opleverdocument.
Daarnaast staan de volgende nieuwe functionaliteiten de komende periode nog op stapel:
1. Mogelijkheid tot het vastleggen van dagdelen bij de hulpvraag en het hulpaanbod en de
matching (naast de dagen die nu al mogelijk zijn)
2. De mogelijkheid om in bulken de coordinatoren toe te wijzen aan dossiers, zodat je de
coördinator ook kunt zien in het dossier (deze gegevens kunnen door de wijze van opslaan in
MezzoRegistratie) niet automatisch gemigreerd worden
3. Mogelijkheid tot het aanvinken van ‘spoed’ bij een hulpvraag
4. De matchingspagina wordt nog uitgebreid met meer mogelijkheden tot filteren (spoed ja of
nee, de functie van de vrijwilliger, de statussen van de dossiers, de voorkeuren en
beperkingen, de mogelijkheid tot kiezen of je alleen de nog helemaal niet gematchte dossiers
wilt, alleen de (deels) gematchte of alle dossiers)
5. Er zal functionaliteit worden toegevoegd waarbij de Qsuite automatisch zoekt naar personen
om dubbelingen te voorkomen bij het aanmaken van personen
6. De koppeling met GoogleMaps wordt toegevoegd waardoor het ook mogelijk wordt om op
afstanden te plannen en te matchen
7. Overzichtspagina’s met de belangrijkste inhoudelijke statussen van de dossiers worden
toegevoegd
8. Kunnen vastleggen van vervolgacties bij een verslag van een contactmoment
9. Kunnen tijd schrijven bij een verslag van een contactmoment én het daar ook vastleggen wat
voor type contact het is geweest (mail, bureaubezoek, huisbezoek etc.)
10. Inplannen van deze vervolgacties in de agenda’s van de desbetreffende uitvoerders of –
indien er geen uitvoerder bekend is – het plaatsen ervan op een algemene werkvoorraadlijst.
Ermee gaan werken
De doorontwikkeling staat nooit stil. Wachten tot ‘iets helemaal klaar is’ heeft dan ook geen zin.
Morgen kunnen de eisen van buitenaf weer veranderen. Het is daarom belangrijker dat we goed met
elkaar leren samenwerken om continu te veranderen en klaar te zijn voor de toekomst dan dat ‘het
helemaal af is’. Dat zal immers – door alle veranderingen van buitenaf – nooit echt zo zijn.
Nu je de test van de migratie hebt afgerond, is de applicatie klaar om mee te werken en leveren we de
applicatie met de gemigreerde data op. Vanuit Novire verwerken we de bevindingen in het
reactiedocument. We verwijderen bijvoorbeeld nog de velden waarvan je hebt aangegeven dat ze
overbodig zijn. In het reactiedocument kan je volgen welke bevindingen er allemaal zijn opgelost en
welke er mogelijk nog ‘open staan’ en binnen de SaaS-doorontwikkeling zullen worden meegenomen.
Omklapmoment
Aan jullie nu om te bepalen op welk moment je ‘over gaat’. Graag ontvangen we minimaal 1 week
vooraf bericht wanneer we de laatste versie van de database tegemoet kunnen zien. Wij hebben in
onze planning er rekening mee te houden namelijk. Ons advies: vraag aan Xsarus of zij aan het einde
van de dag de database van MR kunnen exporteren en lever deze ons aan het einde van de dag aan.
Wij kunnen dan ’s nachts de data inlezen, waardoor je de volgende dag meteen in de Qsuite verder
kunt en er geen data verloren gaat of dubbel hoeft te worden ingevoerd.