In deze handleiding staat de grote lijn vermeld: hoe ongeveer?. Onderaan vind je verwijzingen naar meer gedetailleerde instructies waarin we uitleggen hoe je precies rapporteert in de Qsuite. De handleidingen en instructies vind je in de Qsuite zelf, of in onze e-learning omgeving. Zo leer je snel werken met de Qsuite en heb je altijd de benodigde naslagwerken onder de knop.

1. 1
Handleiding
Documenten
Wat zijn documenten en h
beheer ik deze?

2. 2
Documenten zijn belangrijk
Documenten heb je nodig. Het is een manier
van communiceren. Met behulp van
documenten leg je afspraken vast en
archiveer je deze, zodat je ze er op kunt
naslaan.
Documenten heb je nodig om je werk te
kunnen doen. Correspondentie,
verwijsbrieven, jaarverslagen en
jaarrekeningen: documenten zijn er in alle
vormen en maten. Steeds meer doen we
digitaal in de dossiers zelf, maar er is altijd
een deel aan documenten dat ook een plaats
moet hebben. Door centraal te archiveren,
heb je alles op één plaats.
Wat?

3. 3
Verschillende typen documenten
We kennen documenten op de drie verschillende niveaus: in het klantdossier, het medewerkersdossiers
en in het organisatiedossier.
Klant Medewerker
1. Archiveren (uploaden)
2. Downloaden uit dossier
1. Archiveren (uploaden)
2. Downloaden uit dossier
Organisatie
1. Archiveren (uploaden), delen en
dynamisch beheren
2. Archiveren en (selectief)
afschermen en statisch beheren
(projectdocumentatie)
3. Downloaden uit dossier
4. Kennis delen en voorbeelden
gebruiken
5. Beheren eigen documenten
6. Beheren info van buiten
7. Nieuws en communicatie
Wat?Wat?

4. 4
1. Archiveren
Documenten die je krijgt (verwijsbrieven, ondertekende plannen,
correspondentie, ingevulde belastingformulieren) wil je uploaden en in het
dossier archiveren. Let op, want je kunt alleen archiveren. Direct bewerken
kan niet. Je moet daarvoor het document downloaden en weer uploaden.
Deze functie is echt bedoeld als centraal archief. Werkdocumenten moeten
zoveel mogelijk een plaats krijgen in de Qsuite zelf, zodat de data wordt
opgeslagen en kan worden gebruikt.
2. Downloaden uit het dossier
Gegevens die je hebt vastgelegd in de Qsuite wil je kunnen exporteren
(zoals een voorblad van een dossier met de personalia daarop, een
samenvatting van een gestelde indicatie of een ingevulde meting). Dit kan,
altijd in de eigen unieke huisstijl.
Klant
Medewerker
1. Archiveren
2. Downloaden uit dossier
1. Archiveren
2. Downloaden uit dossier
Wat?

5. 5
1. Archiveren en delen
In het organisatiedossier kan je ook documenten archiveren, zoals
verslagen van teamoverleggen. Deze kan je delen, door andere rollen
inzage te geven. Dit geldt voor de gehele map en onderliggende
submappen.
2. Archiveren en (selectief) afschermen
Voor documenten die afgeschermd moeten worden gearchiveerd (en dus
maar beperkt gedeeld) is een andere functie beschikbaar.
3. Downloaden uit dossier
Het downloaden van ingevulde risicoscreenings bijvoorbeeld is uiteraard
ook mogelijk.
Organisatie
1. Archiveren en delen
2. Archiveren en (selectief)
afschermen
3. Downloaden uit dossier
4. Kennis delen en
voorbeelden gebruiken
5. Beheren eigen
documenten
6. Beheren info van buiten
7. Nieuws en communicatie
Wat?

6. 6
4. Kennis delen en voorbeelden gebruiken
Novire is een kenniscentrum. Met al onze samenwerkingspartners en
gebruikers van onze kennis en systemen vormen we een kennisnetwerk.
Deze kennis delen we. We hebben een grote kennisbank met talloze
voorbeelddocumenten. Protocollen, werkinstructies, beleidsdocumenten
die je als organisatie nodig hebt om structuur te geven en aan
kwaliteitsnormen te voldoen. Het is het naslagwerk voor de medewerker: zo
zijn onze afspraken!
De voorbeelden zijn te importeren in je eigen documentenbeheerssysteem
en op maat toe te snijden naar jullie organisatie. Zodat je niet met een leeg
papier hoeft te beginnen, maar de documenten wel volledig op maat hebt.
5. Beheren van documenten
Heb je eenmaal deze documenten, zoals instructies, checklisten,
protocollen, formulieren in de Qsuite gezet? Dan moeten deze
onderhouden worden. In het documentbeheerssysteem kan je
documenteigenaren toewijzen en evaluatiedata toevoegen. Het systeem
helpt je alles up-to-date te houden.
Organisatie
1. Archiveren en delen
2. Archiveren en (selectief)
afschermen
3. Downloaden uit dossier
4. Kennis delen en
voorbeelden gebruiken
5. Beheren eigen
documenten
6. Beheren info van buiten
7. Nieuws en communicatie
Wat?

7. 7
6. Beheren informatie van buiten
Novire voorziet in de kennisservice ‘van buiten’. We houden voor u
dagelijkse de ontwikkelingen bij en posten de belangrijkste berichten uit de
media onder ‘nieuws’. We houden kennisartikelen bij zodat u in de
kennisbank kennis achter de hand heeft. Al onze kennis gebruiken we ook
in onze e-learningsmodules.
7. Nieuws en communicatie intern gebruiken
U kunt voor uw eigen organisatie ook uw eigen nieuws communiceren
binnen de beveiligde omgeving. U kunt onderscheid maken in uw eigen
nieuws en het landelijke nieuws.
Uiteraard kunt u voor alle onderdelen kiezen of u dit wilt gebruiken of niet
in uw eigen omgeving. Alles kan en niets moet.
Organisatie
1. Archiveren en delen
2. Archiveren en (selectief)
afschermen
3. Downloaden uit dossier
4. Kennis delen en
voorbeelden gebruiken
5. Beheren eigen
documenten
6. Beheren info van buiten
7. Nieuws en communicatie
Wat?

8. 8
Documenten maken onderdeel uit van de werkprocessen.
Documenten heb je nodig en het is goed deze op een centrale plaats – in het dossier waar het hoort – te
archiveren. Zodat alles netjes bij elkaar staat.
Omdat op documenten vaak ook vertrouwelijke persoonlijke informatie staat, is het opslaan in de Qsuite
ook noodzakelijk, omdat daarmee de veiligheid gewaarborgd is.
Let dus op met gedownloade documenten waar persoonsgegevens op staan. Laat deze niet slingeren,
maar ga er zorgvuldig mee om.
Waarom en waartoe?

9. 9
Waar in de Qsuite?

10. 10
De zorg- of dienstverlener die het contact met de klant heeft, die rapporteert.
De collega’s die ook zorg of diensten verlenen aan de klant gebruiken de rapportages om hun
werkzaamheden op af te stemmen. Je gaat nooit ‘blind’ naar een klant, maar je bent op de hoogte van wat
er speelt door de rapportages te gebruiken.
Collega’s die een overdrachtsrapportage ontvangen, gebruiken die informatie om goed en tijdig in te
spelen op de ontstane situatie bij de klant.
Degene die het plan evalueert, zoals de Persoonlijk Begeleider, de Mentor, de Wijkverpleegkundige of de
Eerst Verantwoordelijk Verzorgende, gebruikt de rapportages om informatie te verzamelen en te
bundelen.
De controller in de organisatie of de externe accountant kan de rapportages gebruiken om vast te stellen
dat eventueel gedeclareerde diensten ook daadwerkelijk hebben plaatsgevonden.
Wie?

11. 11
1 Hoe werk ik met
documenten in het klant- en
medewerkersdossier met
het archief?
1. Ga naar het klantdossier, of het medewerkersdossier en kies
voor documenten en kies voor Archief.
2. Zoek de juiste map en upload hier het document.
3. De beheerder kan de mappenstructuur bepalen. Deze
structuur geldt dan voor alle klantdossiers hetzelfde. Zoek
naar een goede en duidelijke indeling, zodat alle dossiers
hetzelfde opgebouwd worden en documenten gemakkelijk
terug te vinden zijn.
Hoe ongeveer?

12. 12
2 Hoe werk ik met
documenten in het klant- en
medewerkersdossier met
downloads?
1. Ga naar het klantdossier, of het medewerkersdossier en kies voor
documenten en kies voor Downloads. Kies het juiste document en
klik erop.
2. Het document verschijnt in je eigen huisstijl, met de ingevulde
waarden
3. Het document kan alleen nog gegevens onder elkaar tonen, nog niet
in tabellen. Dat proberen we op een later moment nog te realiseren,
zodat de documenten ook compacter kunnen worden geprint. Met
PDF bestanden is dat gemakkelijker dan met Word bestanden. We
hebben voor Word gekozen omdat je dan zelf nog verbeteringen aan
kan brengen, als je dat wilt.
Hoe ongeveer?

13. 13
3 Hoe werk ik met
documenten in het
organisatiedossier met het
(meer open) archief?
1. Ga naar het organisatiedossier – als je er de rechten
voor hebt – en klik op documenten. Per rol kan deze map
wel of niet toegankelijk worden gemaakt.
2. Is de map zichtbaar? Dan kan je bij alle documenten die
hierin zitten. Daarom is het een meer open archief.
3. De mappenstructuur is onder Beheer ook zelf
in te stellen.
Hoe ongeveer?

14. 14
4 Hoe werk ik met
documenten in het
organisatiedossier met het
(besloten) archief?
1. Onder Rapporten zit een archief dat per map
per rol en per persoon kan worden
opengezet of kan worden vergrendeld. Dit is
een uitstekende plaats om meer beschermde
informatie te archiveren, zoals bijvoorbeeld
het jaarwerk van de accountant.
2. Ook hier is de mappenstructuur zelf in te
delen.
Hoe ongeveer?

15. 15
5 Hoe kan ik downloaden
vanuit het organisatie-
dossier?
1. Ingevulde screenings en beoordelingen uit het
organisatiedossier kunnen worden geprint naar Word en
Excel en in PDF worden afgedrukt. In PDF worden de
(berekende) resultaten en scores weergegeven. In Word en
Excel worden de ingevulde (niet berekende) waarden
getoond.
Hoe ongeveer?

16. 16
6 Hoe werk ik met
documenten en
voorbeelden vanuit de
kennisbank?
1. We hebben talloze voorbeelden in de kennisbank. Niet als een losse
vergaarbak, maar met structuur. We helpen je graag op weg. Vooral
wanneer je op wilt gaan voor een certificering HKZ of ISO heb je bepaalde
documenten echt nodig.
2. Je kunt voorbeelden zoeken en importeren of downloaden.
3. Uiteraard maak je het helemaal op maat.
4. Printen gaat ook weer in je eigen huisstijl.
Hoe ongeveer?

17. 17
7 Hoe beheer ik al mijn
documenten?
1. Ieder document dat je vanuit de voorbeelddocumenten
importeert, of zelf toevoegt, wordt in het
documentbeheerssysteem opgenomen.
2. Ken een eigenaar toe, en koppel er een evaluatiedatum aan
en de eigenaar krijgt een email wanneer het document
geëvalueerd moet worden.
3. Je kunt medewerkers laten abonneren op één of meerdere
documenten. Iedere keer wanneer de beheerder of eigenaar
een update doet en uitlegt wat er gewijzigd is, ontvangen de
abonnementhouders een mail met de toelichting op de
wijzigingen. Zo is iedereen geïnformeerd over de
belangrijkste wijzigingen. En iedereen heeft altijd de meest
actuele documenten en informatie ‘onder de knop’.
Hoe ongeveer?

18. 18
8 Hoe beheer ik informatie
‘van buiten’?
1. We publiceren kennisbankartikelen en nieuwsartikelen.
U heeft een schat van informatie binnen handbereik.
Hierdoor heeft een vaste toevoer van algemene
informatie. U kiest zelf wat u wel en niet binnen uw
eigen systeem wilt laten zien of wilt toepassen. U kunt
eventueel ook artikelen kopiëren en zelf aanpassen.
Hoe ongeveer?

19. 19
9 Hoe communiceer ik zelf en
gebruik ik nieuws intern?
1. U kunt ook uw eigen nieuws communiceren. U kunt zelf uw
eigen artikelen en nieuwsartikelen aanmaken. Zo heeft u uw
eigen kennisbeheerssysteem ook in huis.
Hoe ongeveer?

20. 20
Hoe kunnen we verder helpen?
Heb je meer vragen?
Klik op de zwarte knop links op je scherm.
Zoek daarna een vraag en antwoord in onze ‘veelgestelde
vragen-database’.
Staat jouw vraag er niet tussen?Of is het antwoord nog
niet voldoende?
Stuur dan een vraag naar onze servicedesk via deze knop.
Of neem per telefoon contact met ons op.

21. 21
De leer- en werkomgeving Qsuite worden mogelijk gemaakt en onder licentie uitgebracht door
de Novire, kenniscentrum.
Novire doet dit onder andere door middel van de Improvement Academy.
De Improvement Academy ontwikkelt en beheert opleidingen in de Qsuite-leeromgeving op
basis van het landelijk door de Raad voor Accreditatie geaccepteerde Improvement Model.