Aanmaken van een dossier

1. 1
Handleiding
Dossiers aanmaken

2. 2
Er zijn twee verschillende manieren om een dossier aan te maken.
1. Een dossier kan worden aangemaakt vanuit een aanmelding die al is ingediend en in het aanmeldingsdossier terecht
is gekomen. Dat is handig, want dan hoef je de gegevens niet dubbel in te voeren.
2. Maar je kunt ook zonder deze aanmelding meteen dossier aanmaken.
Verschillende manieren
Wat wordt er binnenkort nog toegevoegd?
Er wordt binnenkort nog een functie toegevoegd
waarbij er bij het aanmaken wordt gekeken of er
mogelijk al een persoon bestaat die je wilt invoeren.
Dubbel invoeren zorgt voor vervuiling namelijk. Het
systeem kan op basis van een check op BSN,
achternaam, geboortedatum kijken of deze persoon
al bestaat. Dat scheelt weer in het zelf bekijken.
Check altijd wel of de persoon al bestaat en al een
dossier heeft. Wellicht moet je dat dossier heropenen
namelijk en daar in verder werken.

3. 3
Vanuit een aanmelding
Wanneer je werkt met een aanmeldingsformulier, dan worden alle aanmeldingen onder elkaar in één
centraal aanmeldingsdossier opgeslagen.
Deze aanmeldingen kan je hier verder afwikkelen tot het moment dat duidelijk is dat er ook echt gestart
gaat worden en zorg of begeleiding geboden gaat worden.
1. Ga eerst naar het dossier waar alle
aanmeldingen zich bevinden.
Als je toegang hebt tot het dossier,
vind je het dossier op je voorpagina.
2. Klik op de link en open zo het dossier
(door te klikken met je rechtermuisknop
kan je het dossier in een volgend
tabblad openen en dan kan je
makkelijk switchen tussen je start-
pagina en het dossier van de aan-
meldingen (of andere dossiers)).

4. 4
Vanuit een aanmelding
1. Ben je in het dossier van de
aanmeldingen, zoek dan het tabje in de blauwe balk
waar staat ‘geregistreerde aanmeldingen’ (of iets
wat daar op lijkt).
2. Klik daar op en je ziet
alle geregistreerde aanmeldingen op een rij.
Iedere regel in de lijst is een aanmelding.

5. 5
Vanuit een aanmelding
1. Achter iedere aanmelding zie je een aantal knopjes.
Je kunt daarmee de aanmelding verder bewerken,
verwijderen of definitief maken (zodat de
aanmelding niet meer bewerkt kan worden).
2. Er is ook een knop waarmee je van de aanmelding een
dossier kunt maken. Dit kan alleen wanneer er wel
persoonsgegevens in het aanmeldformulier zijn ingevuld.
Die gegevens zijn nodig om een dossier aan te maken.
3. Je krijgt dan een scherm te zien. Controleer
de persoonsgegevens en klik op ‘aanmaken’.
Van het formulier wordt nu een dossier
aangemaakt.

6. 6
Vanuit een aanmelding
1. Wanneer het dossier is aangemaakt, dan wordt het
aanmeldingsformulier uit het dossier verwijderd.
2. Er is ook een knop waarmee je van de aanmelding een
dossier kunt maken. Dit kan alleen wanneer er wel
persoonsgegevens in het aanmeldformulier zijn ingevuld.
Die gegevens zijn nodig om een dossier aan te maken.

7. 7
Bestaat de persoon al?
Wanneer je via deze route een dossier aanmaakt, dan
controleert het systeem op basis van het BSN nummer of
de persoon / het dossier al bestaat. Is er een dubbel BSN
nummer dan kunnen de gegevens uit de aanmelding
worden samengevoegd met het bestaande dossier. Zo
voorkom je dat er een dubbel dossier wordt aangemaakt.
Wat wordt nog toegevoegd?
Deze check gaat ook nog toegevoegd worden bij het
rechtstreeks aanmaken van de dossiers (zie de volgende
slides).

8. 8
Rechtstreeks
Er is ook de mogelijkheid om een dossier rechtstreeks aan te maken.
En de mogelijkheid om te controleren of een persoon en een dossier al bestaat.
Ga hiervoor naar je Startpagina (je beginpunt weer) en kies voor de link ‘zoek personen en dossiers’. Via
deze pagina heb je inzage in alle personen die in de database staan en kan je zien wie er al bestaat en wie
er een dossier heeft.
Op de zoek-personen-pagina
zie je eerst een aantal filters. Je kunt
deze instellen of meteen op de blauwe knop
‘personen ophalen’ klikken.

9. 9
Eerst controleren
Met het driehoekje kan je de filters ook dichtklikken.
Je hebt dan alle dossiers in een overzicht. Er
worden maximaal 100 dossiers per pagina getoond.
Bekijk eerst of de persoon al bestaat door in het
zoekvenster een deel van de naam, het adres of de
geboortedatum te kiezen. Uit de grote lijst worden
zo de namen gefilterd die aan jouw tekst voldoen.
Let op, je kunt ook een deel van een woord intypen.
De namen van de personen staan op alfabetische
volgorde van voornaam (als deze is ingevuld). Het is
dus niet de bedoeling om in alle pagina’s op
alfabetische volgorde te gaan zoeken (immers, bij
veel personen zou het heel lang duren voor je bij de
letter ‘M’ bent.
Je zoekt meer op een ‘google-achtige’ manier. Typ
een deel van het woord in en het systeem filtert voor
jou alles wat aan jouw selectie voldoet.
Bij het inladen van veel personen (zonder filter) van alle personen, kan het inladen
even tijd in beslag nemen. Dat komt doordat alle gegevens versleuteld zijn opgeslagen
(i.v.m. de privacy). Bij het tonen op deze pagina moeten ze ontsleuteld worden.

10. 10
In bestaand dossier verder gaan
Mocht de persoon die je zoekt, al bestaan en een
dossier hebben, open dan het dossier (klik op het
gekleurde ‘dossier blokje’ met je rechtermuisknop
en klik op ‘openen in nieuw tabblad’). Je dossier
verschijnt dan in een nieuw tabblad en je kunt deze
pagina gewoon open houden om eventueel een
andere persoon of ander dossier snel te kunnen
vinden. Je hoeft dan niet meer te wachten op het
inladen van alle personen.
In je browser zie je de naam van het dossier ook
op het tabblad dus dan kan je snel zien welk
dossier je nodig hebt om in te werken.

11. 11
Een nieuw dossier maken
Bestaat een dossier nog niet, dan maak je nu een
nieuw dossier aan. Klik daarvoor op de knop
‘nieuwe cliënt’ (of iets wat daar op lijkt).
Je krijgt dan een pop-up-schermpje te zien waar je
verschillende gegevens moet invullen.
Op het eerste tabje leg je de gegevens van het
dossier vast.
De status wordt automatisch al gevuld, maar check
wel even of deze klopt.
Vul dan in ieder geval de aanmelddatum in (de
datum van vandaag).
Kies bij het profiel het juiste profiel.
En kies bij het op-één-na onderste veld voor de
naam van degene die eerste aanspreekpunt is voor
dit dossier. Je kunt ook een team of een algemene
term kiezen uit de lijst wanneer dit dossier
bijvoorbeeld eerst op de wachtlijst wordt gezet en
de eerst verantwoordelijke nog niet bekend is.

12. 12
Een nieuw dossier maken
Vul daarna de volgende tab ‘Personalia’ zo goed mogelijk in.
Minimaal moet je hier ook de achternaam invullen, maar hoe
meer gegevens, hoe beter.
Vul je de postcode in, dan wordt na het opslaan van dit scherm
automatisch het adres, de woonplaats, de gemeente en
eventueel de wijk ingevuld.
Ga terug naar het eerste tabje en klik op ‘opslaan’.
Het dossier wordt nu aangemaakt. Je krijgt een melding dat het
dossier is aangemaakt met meteen een link om door te klikken
naar het dossier om erin aan de slag te gaan.
Wat wordt er binnenkort nog toegevoegd?
Er wordt binnenkort nog een functie toegevoegd
waarbij er bij het aanmaken wordt gekeken of er
mogelijk al een persoon bestaat die je wilt invoeren.
Dubbel invoeren zorgt voor vervuiling namelijk. Het
systeem kan op basis van een check op BSN,
achternaam, geboortedatum kijken of deze persoon
al bestaat. Dat scheelt weer in het zelf bekijken.

13. 13
De leer- en werkomgeving Qsuite worden mogelijk gemaakt en onder licentie uitgebracht door
de Novire, kenniscentrum.
Novire doet dit onder andere door middel van de Improvement Academy.
De Improvement Academy ontwikkelt en beheert opleidingen in de Qsuite-leeromgeving op
basis van het landelijk door de Raad voor Accreditatie geaccepteerde Improvement Model.