Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Welkom bij de demo van Qsuite voor informele zorg voor de leden van Mezzo

1,125 views

Published on

Welkom bij de handleiding voor bij uw demo van de Qsuite voor de informele zorg. Aan de hand van deze handleiding wordt u stap voor stap door de demo meegenomen. Download deze digitale versie; dan weet u zeker dat u altijd de meest recente informatie gebruikt. Veel plezier!

Published in: Healthcare
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Welkom bij de demo van Qsuite voor informele zorg voor de leden van Mezzo

  1. 1. 1 Qsuite: Systeem voor mantelzorgers- en vrijwilligerszorg Welkom bij de demo Wat zijn de mogelijkheden?
  2. 2. 2 In de demo ‘hoog over’ zelf zien wat de mogelijkheden zijn
  3. 3. 3 1. Welkom bij de demo: een inleiding Inhoud 2. Stappenplan 3. Op reis door de demo 4. Hulpmiddel bij de implementatie: e-learning 5. Wat ging goed, wat kan er nog beter? 6. Wat we al in petto hebben… 7. Klaar voor de volgende stappen: die zetten we met elkaar
  4. 4. 4 1. Na de eerste introductiebijeenkomst in juni, zijn we nu gereed voor de uitrol en overgang van MezzoRegistratie naar Qsuite. 2. Maar om dat goed te doen, is het ook goed verder een beeld te geven van Qsuite voor Mezzo. 3. Daarom hebben – mede op veler verzoek – een demo ontwikkeld. 4. In de Qsuite is veel mogelijk. In de rondleiding – ook in deze map – is te zien welke mogelijkheden er allemaal zijn. 5. In deze demo focussen we op de belangrijkste functies. De basis moet immers goed zijn! 6. In deze presentatie vind je een concreet stappenplan hoe je het beste door de demo heen kunt gaan. 7. Het mes snijdt aan twee kanten, want wanneer door de demo te bekijken, komen ongetwijfeld nieuwe ideeen of aandachtspunten naar boven. Als Novire kunnen we die punten weer goed gebruiken in de verdere ontwikkeling van Qsuite: dat gaat namelijk altijd door! Welkom bij de demo
  5. 5. 5 Fijn dat je er bent: met elkaar weten we meer dan alleen! Welkom bij de demo
  6. 6. 6 1. Deze demo is het startpunt van het traject om van MezzoRegistratie zorgvuldig over te gaan naar de Qsuite. 2. We lichten de stappen zo meteen verder toe. 3. Belangrijk vooraf is dat je weet dat je een algemene demo gaat inzien. Je krijgt een indruk van de mogelijkheden. 4. We hanteren nog algemene begrippen, zoals klant en medewerker. We bedoelen daarmee de begrippen die jullie gebruiken: mantelzorger, zorgvrager, hulpvrager, vrijwilliger enzovoorts. 5. In de demo moet je hier doorheen kijken. De volgende stap is om – na ondertekening van de overeenkomst – jouw eigen omgeving in te richten. Daarin richten we samen – op basis van de informatie die we uitgewisseld hebben, de omgeving op maat in. Aan het einde van deze inrichting kunnen we alle termen nog ‘vertalen’. Dan sluit het systeem naadloos op jullie situatie aan. 6. We gaan daar zorgvuldig mee aan de slag met elkaar. 7. Wat verder belangrijk bij deze demo: er maken meerdere organisaties gebruik van de demo in dezelfde periode. Het kan dus zijn dat er wijzigingen worden doorgevoerd, die niet door jullie zelf zijn gedaan. Uiteraard is dat alleen in deze demo zo, omdat het een kijk-en-oefen-omgeving is. In jullie eigen omgeving, eigen database, is dit natuurlijk niet het geval. Na ondertekening van de overeenkomst ontvang je een eigen omgeving. Welkom bij de demo
  7. 7. Ideeën opdoen Op reis door de demo Besluitvorming Inrichting eigen omgeving Tweede workshop Op maat inrichten Testen, testen en vaststellen Schaduw draaien en starten met implementatie Ondertekenen overeenkomst Opleveren en gegevens importeren 1 753 2 4 6 Stappenplan 7
  8. 8. 8 1. Vandaag gaat het over de demo. We gaan ‘op reis door de Qsuite’. Je krijgt inloggegevens en aan de hand van de sheets die voor je liggen kan je in de Qsuite gaan om je een beeld te vormen van alle mogelijkheden. Die zijn talrijk. Een heel aantal dingen staan ook nog op stapel. In de eerste maanden zullen ook nog nieuwe ideeën opgedaan worden, omdat we dan met de eerste organisaties in gesprek gaan. Met elkaar weten we meer: met elkaar krijgen we nieuwe ideeën. Deze pakken we op en zetten we in onze ontwikkelplanning weg. Op onze website kan je zien wat er gepland staat en gerealiseerd wordt. 2. Terwijl je door de demo klikt en terwijl je de documentatie volgt, krijg je ideeën en inspiratie. Je ziet wat de mogelijkheden zijn. En nogmaals: dit is pas het begin. 3. Nu is het tijd voor de formele besluitvoering. In de map hebben we alle formele documentatie klaar gemaakt. Je vindt formele overeenkomsten voor de software en de diensten, een Escrow-regeling (verzekering voor als er wat met Novire mocht gebeuren), een bewerkersovereenkomst voor de bescherming van de persoonsgegevens en een service-overeenkomst waarin je kunt zien welk niveau van service je kunt verwachten. Stappenplan toegelicht
  9. 9. 9 3. Na de besluitvorming kunnen de stukken ondertekend worden. In de map hebben we alle formele documentatie klaar gemaakt. Onderteken de overeenkomsten en zendt deze in de antwoordenveloppe op. Inscannen en mailen mag uiteraard ook. De eerste vijf inzenders ontvangen 5% korting op de dienstverlening. Stappenplan toegelicht
  10. 10. 10 4. Na ontvangst van alle formele stukken, maken we jullie omgeving aan en gaan we met elkaar in gesprek. Mogelijk zijn we al in gesprek geweest in het kader van deze demo. Dan gaan we met die informatie aan de slag. Is het gesprek nog niet geweest dan plannen we dat. Het logo, de huisstijl, de rollen, de belangrijkste taken, het organogram, de namen van de eerste gebruikers enzovoorts vragen we vast op. We plannen een tweede en derde bijeenkomst en we gaan met elkaar fijn slijpen, bijstellen, verbeteren en likjes verf aanbrengen. 5. Is het naar ieders tevredenheid? Kunnen we met een eerste release van start? Dan moeten we ook goed kijken met elkaar welke data wel en niet vanuit MezzoRegistratie moet worden meegenomen en welke gegevens van het veld in MezzoRegistratie moeten verhuizen naar welke plek in Qsuite. We maken daar een vertaaltabel voor. Jullie geven toestemming aan Xsarus om de gegevens aan Novire te ontsluiten en we gaan de gegevens overzetten. In dit traject kijken we met elkaar wat hierbij automatisch kan en wat niet. Waar er dingen gekoppeld moeten worden, moeten we met elkaar kijken hoe we er dan mee omgaan. Stappenplan toegelicht
  11. 11. 11 6. Is de migratie een feit, dan kunnen we een periode schaduw draaien desgewenst. In deze fase stellen we vast hoe de implementatie moet plaatsvinden. Vanuit Novire kunnen we e- learning beschikbaar stellen. Novire doet dat in een algemene modus per rol. We leveren een overzicht op van welke e-learning modules jullie medewerkers gebruik zouden kunnen maken. Het is mogelijk om zelf eventueel modules toe te voegen. Je hoeft hiervan geen gebruik te maken, maar de mogelijkheden zijn er wel. Nadat ook dit gereed is, wordt de Qsuite overgedragen aan beheer en vindt de reguliere onderhouds- en verbetercyclus plaats. Op onze website is te volgen hoe we met verbeterpunten omgaan. Gezamenlijk met alle Mezzo-leden voeren we een verbetercyclus uit met periodieke releases waarbij alle input (ingezonden via tickets naar onze servicedesk) wordt besproken met geïnteresseerden en zo weer nieuwe releases worden vastgesteld en doorontwikkeld. Stappenplan toegelicht
  12. 12. Op reis door de demo. Kies wat je wilt gaan zien. Waar ga je beginnen? 12
  13. 13. Op reis door de demo De Qsuite bestaat uit de volgende modules. Wil je weten wat iedere module inhoudt? Kijk dan in de Rondleiding. Verschillende modules 13
  14. 14. Op reis door de demo In de Qsuite zitten verschillende rollen. Voor deze demo hebben we twee rollen ingericht. Eén rol van een coördinator met beheerdersrechten en één rol van een uitvoerend medewerker die alleen uitvoerende taken verricht. Op de volgende pagina hebben we de rollen en hun taken uitgeschreven. Het is een voorbeeld. Ieder Mezzo-lid is uniek. Iedere organisatie heeft haar eigen manier van taken uitvoeren en processen inrichten. Dat betekent ook dat voor iedere organisatie de Qsuite op maat moet worden toegesneden. Soms is er wel sprake van het matchen van een hulpvraag en een hulpaanbod. Soms is er sprake van advies en ondersteuning aan mantelzorgers. Met of zonder inhoudelijke verslaglegging. Met of zonder tijdsregistratie. Vaak worden er activiteiten georganiseerd. Voor mantelzorgers, voor vrijwilligers die een hulpaanbod hebben, voor vrijwilligers die voor de eigen organisatie werken, voor eigen medewerkers enzovoorts. In deze demo hebben we de grootste gemene deler genomen om te laten zien. Kiest u zelf of u de activiteiten wilt bekijken, of juist de matching. Of de inhoudelijke dossiers wilt inzien of niet. We hebben in de dossiers naast registratie- mogelijkheden ook een minimale set aan kwaliteitshulpmiddelen opgenomen, zoals het kunnen vastleggen van verslagen van gesprekken, het melden van uitingen van onvrede en het meten van bijvoorbeeld de belasting van de mantelzorger. Al deze onderdelen kunnen in uw eigen omgeving – op ieder moment – ‘aan’ of ‘uit’ worden gezet. Of worden aangevuld met uw eigen meet- en meldinstrumenten. We gaan daar graag over met u in gesprek. Verschillende rollen, verschillende mogelijkheden 14
  15. 15. Op reis door de demo Verschillende rollen, verschillende activiteiten Coördinator (met beheerdersrechten) Deze coördinator kan de volgende taken uitvoeren: 1. Dossiers aanmaken van klanten en medewerkers 2. Dossiers toewijzen aan medewerkers (of in één keer aan iedereen) 3. Dossiers inhoudelijk vullen 4. Hulpvragen en hulpaanbod vastleggen 5. Hulpvragen en hulpaanbod matchen 6. Activiteiten aanmaken 7. Activiteiten plannen 8. Inschrijvingen van activiteiten bewaken 9. Relaties en ketenpartners vastleggen 10. Rapportages genereren en uitdraaien van de matching (zorginzet) als de activiteiten, eventueel ook geregistreerde uren. 11. Rapportages bekijken en uitdraaien over metingen en meldingen Medewerker (zonder beheerdersrechten) Deze medewerker kan de volgende taken uitvoeren: 1. Dossiers inzien waar men rechten voor heeft 2. Dossiers inhoudelijk aanvullen (inhoudelijke rapportage) 3. Metingen vastleggen, zoals belasting mantelzorger 4. Meldingen doen van uitingen van onvrede o.i.d. 5. Hulpvragen en hulpaanbod matchen 6. Deelnemers aan activiteiten registreren 7. Tijd registreren Mis je taken die je wel graag wilt inzien? Laat het ons weten: we breiden de demo dan uit15
  16. 16. Op reis door de demo Keuzemenu Inloggen als coördinator Inloggen als medewerker Dossier aanmaken klant Dossier aanmaken medewerker Dossier klant toewijzen Dossier medewerker toewijzen Dossiers inhoudelijk aanvullen Dossiers inzien Metingen vastleggen 1 2 3 Dossier klant inhoudelijk vullen Dossier medewerker inhoudelijk vullen Hulpvraag en aanbod vastleggen Hulpvraag en aanbod matchen Activiteiten aanmaken Activiteiten plannen Inschrijvingen bewaken Relaties en ketenpartners vastleggen 4 5 7 9 11 Rapportages uitdraaien Rapportages metingen uitdraaien13 6 8 10 12 14 Meldingen vastleggen Matchen Activiteiten registreren Gespreksverslagen vastleggen 1 2 3 4 5 6 7 16
  17. 17. Op reis door de demo Keuzemenu Stap 1: Kies met welke ‘bril’ je wilt kijken. Stap 2: Log in als coördinator of medewerker Stap 3: Kies het onderdeel dat je wilt bekijken. Stap 4: Ga naar de slides die je hieronder aantreft. Zoek het onderdeel coördinator of medewerker. Stap 5: Zoek het juiste nummer. Stap 6: Volg de instructies op de slide op. Stap 7: Heb je vragen? Doorloop eerst alle slides: misschien vind je daar je antwoord. Zo niet, stel gerust je vraag via de knop 17
  18. 18. Op reis door de demo Wat je vooraf nog even moet weten voor je inlogt Je ontvangt deze handleiding fysiek in de map. Gedurende de komende maanden gaan we echter actief aan de slag met de doorontwikkeling van de Qsuite voor de informele zorg. Uit de eerste implementaties zullen vast nog best wat verbeterpunten komen. We zullen deze ook in de demo verwerken. Download daarom de laatste versie van deze demo- handleiding via slideshare. Klik op deze link voor de ‘demo- handleiding. Klik op deze link voor de rondleiding. We zenden de linken ook mee in de mail met de demo-accounts. Je kunt ook gaan naar http://www.slideshare.net/ en zoeken op Mezzo Evelien Verkade. Kan kom je ook bij de slides. Via de knop ‘download’ kan je de slides downloaden. 18
  19. 19. Op reis door de demo Inloggen 1. Ga naar: https://mezzo.qustomer.nl/ in je browser. Zorg ervoor dat je de goede browser gebruikt (IE 10+, maar liefst Chrome, FireFox of Safari) en zorg ervoor dat je beeldscherminstellingen staan op minimaal 1280 x 960. 2. Je ziet het inlogscherm en vul daar de inlognaam en wachtwoord in die je vindt op de starterskit. 3. Vervolgens kom je in dit scherm. Links zie je nieuws en rechts een scherm waarin je de code van je token moet ingeven. Stop je de token in je USB poort en wacht 5 minuten. De software wordt geïnstalleerd. Wanneer dat gereed is, leg je je vinger op het knopje en de token zal een serie letters genereren. Door deze dubbele beveiliging zijn de persoonsgegevens goed beveiligd. Wanneer je de Qsuite gebruikt zonder (echte) persoonsgegevens, dan hoef je de token niet te gebruiken en kom je meteen op het startscherm. 4. Kom je er niet uit? Links zie je een knop . Wanneer je daarop klikt, kan je een bericht zenden naar de servicedesk. Je kunt ook bellen met 033 2 77 99 77. 19
  20. 20. Op reis door de demo Uitleg en informatie vinden 1. In dit document vind je de uitleg om je stap voor stap door de demo mee te nemen. 2. In de Qsuite zelf kan je ook meer uitleg vinden. 3. Als je in de Qsuite bent, zie je op heel veel pagina’s rechts in de hoek een ‘video- icoontje’. 4. Klik je daarop dan krijg je één of meerdere handleidingen of instructies. Zogenaamde ‘hoe- tjes’. Hoe doe ik dit? Hoe doe ik dat? 5. Klik je daarop dan krijg je een video (via YouTube) of een presentatie (via SlideShare). 6. Met de knop met pijltje maak je de presentatie groot. 7. Met de knop met de poppetjes ga je naar SlideShare toe. Als je daar iets naar beneden scrolt dan zie je de knop ‘download’. Dan kan je de presentatie downloaden naar je pc. Je kunt hem ook delen en bijvoorbeeld naar jezelf of een ander mailen. 8. Meer info vind je hier. 20
  21. 21. Op reis door de demo Coördinator | Dossier klant openen 1Inloggen als coördinator 1. Nu je ingelogd bent, zie je dit scherm. 2. Wanneer er klantdossiers zijn, en jij hebt de rechten om deze in te zien, dan zul je ze hier op jouw startpagina kunnen zien: 3. Is de lijst lang, typ in het witte vak een deel van de naam en de lijst wordt gefilterd. 4. Staat jouw klant er niet bij? Misschien heb je hem niet zichtbaar gemaakt op jouw startpagina. Klik op Mijn klanten en de lijst verschijnt. Met het groene vinkje kan je bepalen of het dossier op jouw startpagina komt. 5. Jij kunt de namen in een volgorde slepen. Die volgorde wordt op je voorblad getoond. Klik wel op opslaan. 6. Dossier gevonden? Klik op de naam of op de grijze knop ‘klantpagina’. 7. Dossier niet gevonden? Dan moet het dossier aangemaakt worden. Doe dat volgens de volgende slide. 21
  22. 22. Op reis door de demo Coördinator | Dossier klant aanmaken 1Inloggen als coördinator 1. Als een nieuw dossier moet worden aangemaakt, dan kan dat gedaan worden door degene die daarvoor de rechten heeft en de knop ‘Beheer’ ziet in de grijze balk. 2. Klik op Beheer en op Klanten – Klanten. 3. Je komt in de overzichtslijst van de bestaande klant. Maak een nieuwe klant aan door op de knop ‘nieuwe klant’ te klikken of wijzig klantinstellingen door op het grijze knopje ‘bewerken’ te klikken. 4. Voordat je een nieuwe klant aanmaakt, controleer of deze niet al bestaat. Vul daarom eerst even (een deel van) de naam in in het zoekveld. Toch foutje gemaakt? Stuur een berichtje via de knop ondersteuning naar de servicedesk. 5. Vul de klantgegevens in, of wijzig ze. Doorloop de volgende stappen: 22
  23. 23. Op reis door de demo Coördinator | Dossier klant aanmaken 1Inloggen als coördinator 1. Vul de naam in. 2. Vul in of men evt toestemming geeft. Het effect van een vinkje hier is dat in toetsingen op klantdossier in het systeem de naam van de klant vermeld wordt. Geen vinkje, dan worden de gegevens anoniem verwerkt. 3. Hoofdverantwoordelijke medewerker: deze is eindverantwoordelijk voor het dossier. De klant hoort via deze medewerker ook bij het team / afdeling waar de medewerker onderdeel van is. 4. Ken het best passende klantprofiel toe. Aan de hand van het profiel wordt het dossiermenu opgebouwd en worden signalen gestuurd. 5. Kies eventueel een klant die aan deze klant verwant is. Je maakt nu een systeemdossier. 6. Vul eventueel nummers in. 7. Klik op opslaan. 7. Ga naar de knop ‘toewijzen medewerker’ en vink de medewerkers aan die recht hebben om dit dossier in te zien. 8. Klik daarna nog op ‘Klantpagina’ en je gaat het dossier in. 9. Vul nu nog als laatste de data in zorg in en de startdatum van de planning. Deze planning activeert de acties die in het dossier gedaan moeten worden. Vanaf deze startdatum gerekend zal de Qsuite signalen gaan afgeven voor het invullen van metingen. 23
  24. 24. 2 Op reis door de demo Coördinator | Dossier medewerker openen Inloggen als coördinator 1. Wil je je eigen medewerkersdossier openen? Klik dan op Mijn Menu in de grijze balk bovenin. 2. Je bent in jouw eigen dossier 3. Via persoonlijk – Mijn dossiers kan je overigens ook weer naar jouw klantenlijst gaan. 4. Via Mijn Medewerkers kan je – als leidinggevende of personeelsfunctionaris – in dossiers van anderen. Een leidinggevende heeft automatisch toegang tot de dossiers van de eigen medewerkers. Een collega met de rol personeelsfunctionaris moet hiervoor geautoriseerd zijn. 5. Op de startpagina staat een blok ‘mijn medewerkers’. Via dat blok kan je ook in de medewerkersdossiers komen. Er is onderscheid te maken (als een organisatie dat wenst) tussen Betaalde (B) en Vrijwillige krachten (V). 24
  25. 25. 2 Op reis door de demo Coördinator | Dossier medewerker aanmaken Inloggen als coördinator 1. Wil je een nieuwe medewerker aanmaken? Ga naar Beheer – Organisatie. Klik daarop. 2. Klik op de afdeling waar de medewerker onder valt. Klik op de knop ‘Informatie en bewerken’ 3. Klik op de knop ‘nieuwe medewerker toevoegen’. 4. Vul de naam in, het geslacht, en de leidinggevende. Doe dat laatste door een deel van de naam van deze persoon in te typen. 5. Ga terug naar Beheer. En kies dan voor Medewerker. Stel de instellingen goed in. 6. De leidinggevende heeft altijd inzicht in het dossier, geef evt inzage aan andere belanghebbenden door te kiezen ‘toewijzen medewerker’ en geef de medewerker evt inzage in klantdossiers door te kiezen voor ‘toewijzen klant’. 7. Zet onder instellingen de permissies en Betaald/Vrijwillig goed. Koppel desgewenst de medewerker aan meerdere afdelingen. 8. Ook een account nodig? Doe dan een aanvraag aan de servicedesk. Er is een aanvraagformulier voor. Geef mailadres en rol door via de knop Ondersteuning. 25
  26. 26. 3 Op reis door de demo Coördinator | Dossier klant toewijzen Inloggen als coördinator 7. Ga naar de knop ‘toewijzen medewerker’ en vink de medewerkers aan die recht hebben om dit dossier in te zien. 8. Klik daarna nog op ‘Klantpagina’ en je gaat het dossier in. 9. De aangevinkte medewerkers zien nu het dossier onder Mijn Klanten en zij zijn gerechtigd om het dossier in te zien. 1. Wanneer je niet wilt dat iedereen dossiers kan inzien, dan laat je de instelling ‘automatisch toewijzen aan afdeling’ uit. 2. De eerst verantwoordelijke heeft altijd inzicht in het dossier én de leidinggevende. Uiteraard kan ook de beheerder alle dossiers inzien. Maar verder niemand, tenzij er uitdrukkelijk toestemming wordt verleend om een dossier van een medewerker in te zien. 3. Ga terug naar Beheer. En kies dan voor Medewerker. Stel de instellingen goed in. 26
  27. 27. 4 Op reis door de demo Coördinator | Dossier medewerker toewijzen Inloggen als coördinator 1. Alleen een leidinggevende, beheerder én een gebruiker met de autorisatie ‘personeelsmanager’ kunnen respectievelijk de medewerkersdossiers van de eigen medewerkers en van alle medewerkers inzien. 2. Verder niemand, tenzij er uitdrukkelijk toestemming wordt verleend om een dossier van een medewerker in te zien. 3. Wil je die inzage geven? Ga dan naar Beheer. En kies dan voor Medewerker. Stel de instellingen goed in. 4. De leidinggevende heeft altijd inzicht in het dossier, geef evt. inzage aan andere belanghebbenden door te kiezen ‘toewijzen medewerker’ en geef de medewerker evt. inzage in klantdossiers door te kiezen voor ‘toewijzen klant’. 5. Zet onder instellingen de permissies en Betaald/Vrijwillig goed. Koppel desgewenst de medewerker aan meerdere afdelingen / teams. 27
  28. 28. 5 Op reis door de demo Coördinator | Dossier klant vullen Inloggen als coördinator 1. Wanneer je een klantdossier hebt geopend, zie je in de blauwe balk bovenaan verschillende menu-items. 2. Het onderdeel ‘instellingen’ ziet alleen de beheerder. Hiermee kunnen onderdelen van het menu worden verplaatst en ‘aan’ en ‘uit’ gezet worden. We verzoeken u dat in deze demo niet te doen. Ook andere organisaties maken namelijk gebruik van deze demo. 3. Onder Persoonlijk kunnen de basisgegevens en de start- en einddata van het dossier worden ingevuld. Vul deze altijd in, want anders staat het als inactief te boek, waardoor je het bijvoorbeeld niet kan zien wanneer activiteiten ingepland moeten worden. 4. Verder kunnen desgewenst hulpvragen worden maar kunnen ook metingen worden gedaan en meldingen worden ingediend. 5. Tenslotte kunnen ook verslagen van contactmomenten worden vastgelegd. 6. Metingen, meldingen en contactverslagen kunnen ook in een grafiek op het voorblad worden getoond. 28
  29. 29. 5 Op reis door de demo Coördinator | Dossier klant vullen Inloggen als coördinator 1. Bij de persoonlijke gegevens kunnen eigen intake- of aanmeldformulieren worden ingebouwd. Er is een nu een voorbeeld opgenomen. De lay out van deze formulieren wordt binnenkort strakker getrokken, zodat de velden netjes onder elkaar staan. Ook meldings- en meetformulieren kunnen op maat worden toegevoegd. Nu zijn er voorbeelden opgenomen. 2. Bij meldingen (van een klacht of een uiting van onvrede) kan er worden ingesteld naar wie de melding moet worden doorgestuurd (naar een coördinator bijvoorbeeld) en binnen welke termijn er dan een afhandeling moet zijn. Daar verschijnt dan een reminder van. En als je dat zelf wilt, ook een email. 3. Ook wanneer er een gesprekverslag belangrijk is en evt. gedeeld moet worden met collega’s, kan dat. In de demo is dit niet goed te testen, omdat je met functionele dem0-accounts werkt. In de eigen omgeving werkt dit wel zo. 4. Van alle deadlines in het systeem maken we momenteel deze herinneringen. 5. Klik hier om meer te lezen over hoe je binnen de Qsuite met elkaar kunt communiceren en hoe je herinneringen ontvangt. 29
  30. 30. 6 Op reis door de demo Coördinator | Dossier medewerker vullen Inloggen als coördinator 1. In het dossier van de medewerker werkt het net zo. Je ziet persoonlijke gegevens, contractgegevens (ingangsdatum en einddatum contract zijn ook de start- en einddatum van het dossier), eventueel een zelf toe te voegen functie enzovoorts. 2. Ook hier kan je metingen doen en meldingen. 3. Gespreksverslagen worden aan het medewerkers- dossiers binnenkort toegevoegd. 4. Klik door de blauwe balk en krijg een idee van de mogelijkheden. 5. Alles acties die voor de medewerker bestemd zijn en die niet vergeten mogen worden, verschijnen op de tijdlijn/takenlijst. 6. Ook geplande activiteiten verschijnen op de tijdlijn. 30
  31. 31. 7 Op reis door de demo Coördinator | Hulpvraag vastleggen Inloggen als coördinator 31 1. In het dossier van de klant kan een hulpvraag (of meerdere uiteraard) worden vastgelegd. 2. Deze hulpvraag kan een kenmerk mee gegeven worden. Dit kenmerk kan straks helpen bij het genereren van management informatie. 3. De kenmerken zijn te beheren onder Beheer – Activiteiten. 4. Ieder kenmerk dat je daar toevoegt, verschijnt in het scherm waarin je een hulpvraag kan toevoegen of bewerken. 5. Hulpvragen worden in het dossier van de klant opgeslagen en worden zichtbaar op de matchingspagina.
  32. 32. 7 Op reis door de demo Coördinator | Hulpaanbod vastleggen Inloggen als coördinator 32 1. In het dossier van de medewerker (vrijwilliger) werkt dit hetzelfde. 2. De hulpvraag is nu echter het hulpaanbod. 3. Aan dit hulpaanbod kunnen dezelfde kenmerken worden toegevoegd.
  33. 33. 8 Op reis door de demo Coördinator | Hulpvraag en -aanbod matchen Inloggen als coördinator 33 1. Hulpvragen en hulpaanbod moeten met elkaar gematched worden: dan is er sprake van een inzet. 2. Het matchen van de hulpvraag en het hulpaanbod vindt plaats vanuit één centrale pagina. 3. Je ziet filters zodat je de juiste hulpvraag bij het juiste hulpaanbod kunt zoeken. 4. In het medewerkersdossier staat onder ‘Taken’ de knop ‘Matching’. Hier zie je links alle hulpvragen en rechts al het hulpaanbod. De witte blokken hebben nog geen inzet: de groene wel. Door een hulpvraag naar een hulpaanbod te schuiven en vice versa koppel je deze aan elkaar. 5. Heb je er twee gevonden die een match zijn? Schuif ze dan naar elkaar toe. 6. Heb je dat gedaan, dan verschijnt er een scherm waarin je de matching vastlegt. 7. De gekoppelde inzet wordt in de dossiers van de klant en de vrijwilliger getoond. 8. Daar kunnen ook submatches worden gemaakt, bijvoorbeeld wanneer binnen de match het aantal uren wijzigt.
  34. 34. 9 Op reis door de demo Coördinator | Activiteiten aanmaken Inloggen als coördinator 1. Een belangrijke taak van organisaties in de informele zorg is het aanbieden van cursussen en bijeenkomsten. We noemen deze in de Qsuite ‘activiteiten’. 2. Onder Beheer maakt de beheerder kenmerken aan. Dit zijn ‘categorieën’ die je als organisatie zelf kunt bepalen. De beheerder maakt de activiteiten aan. Iedere activiteit krijgt een start- en einddatum en bepaalde kenmerken. 3. Voeg een nieuwe activiteit toe. 4. Vul zoveel mogelijk gegevens in. De rode velden zijn verplicht om in te vullen. Geef een start- en een einddatum aan de activiteit. 5. Omschrijf de doelstelling. Die tekst wordt meegenomen in aankondigingen enzovoorts. 6. Wanneer de activiteit alleen beschikbaar is in een regio, kies dan de gemeente. Wanneer deze alleen door één afdeling wordt geboden, kies dan de afdeling. 7. Vul prijzen in: de kostprijs en de te vragen prijs per deelnemer. Later kan geregistreerd worden of de betaling heeft plaatsgevonden. 8. Is dit niet van toepassing vul dan 0,- in. 34
  35. 35. 10 Op reis door de demo Coördinator | Activiteiten plannen Inloggen als coördinator 1. Nu de activiteiten zijn aangemaakt, kunnen we ze inplannen. 2. Ga naar Mijn Menu en kies voor Taken en agenda. Daaronder staat Activiteiten plannen en registreren. 3. Je ziet een agenda. 4. Kies aan de rechterkant een activiteit, een datum en een begin- en een eindtijd. 5. Je kunt medewerkers en klanten al meteen koppelen, maar dat hoeft niet. Je kunt ook alleen de activiteit inplannen zonder dat je al weet wie daarbij aanwezig zullen zijn. 6. Wil je de medewerkers en klanten hier zien, dan moeten ze een openstaand dossier hebben (datum in zorg en startdatum contract moeten gevuld zijn en niet na vandaag liggen) 7. Je kunt ook de herhaalfunctie gebruiken. Kies de dag waarop je plant. De minimale frequentie is wekelijks. Heb je een dagelijkse activiteit voer die nu dan iedere dag in en herhaal deze. 35
  36. 36. 10 Op reis door de demo Coördinator | Activiteiten plannen Inloggen als coördinator 1. Doordat je op een verschillende manier kan omgaan met de planning, kan je als organisatie kiezen op welke manier je de planning wilt gebruiken: - Er is de mogelijkheid om vooraf al helemaal te roosteren en alles centraal in te voeren. - Er is de mogelijkheid om de planning in te voeren, te printen en te hangen op een prikbord om in te tekenen en dan later als coördinator de aanwezigen toe te voegen. - Of er is de mogelijkheid om de activiteiten te publiceren, zodat men zichzelf kan inschrijven. We maken nog een bewakingsoverzicht hierbij zodat je als coördinator snel kunt zien of er voldoende inschrijvingen zijn (van zowel deelnemers als medewerkers). 36
  37. 37. 10 Op reis door de demo Coördinator | Activiteiten plannen Inloggen als coördinator Ook hier zijn verschillende mogelijkheden voor. 1. Allereest kan je in de agenda zelf zien wat je hebt gepland. Je kunt switchen tussen een dag en weekweergave. Klik op activiteit en je ziet de details; 2. Je kunt de geplande activiteiten ook in Word downloaden (een mogelijkheid tot datumselectie volgt nog). 3. Je kunt de geplande activiteiten ook naar Excel exporteren (via Registratie in de grijze balk). 4. Je kunt de activiteiten publiceren en zo deelnemers (en medewerkers) laten inschrijven. 5. En uiteraard: de medewerker die de activiteit uitvoert, ziet de activiteit op de tijdlijn. Vanuit daar kan er geregistreerd worden. 6. De activiteitenplanning kan ook bij een medewerker in het menu worden getoond. Zo kan deze medewerker alle activiteiten zien en eventueel ook de registratie uitvoeren. Per rol wordt bepaald wie wat mag zien en doen. 37
  38. 38. 10 Op reis door de demo Coördinator | Activiteiten plannen Inloggen als coördinator 1. Ingeplande activiteiten kan je publiceren. 2. Dit werkt via de mobiele website van de Qsuite. Hier geldt een andere URL voor. Deze URL kan gekoppeld worden aan de eigen website. Je plaatst dan een verwijzing naar deze link op de website. Ook het integreren binnen de eigen website is mogelijk; hier zijn verschillende oplossingen voor, maar dit is wel maatwerk. 3. We kunnen de URL plaatsen in de balk bovenin de Qsuite, maar de link is overal te gebruiken. Het is een mobiele site, dus op mobiele apparaten als een telefoon of tablet werkt deze oplossing uitstekend! 4. Wordt de planning binnen de Qsuite aangepast, dan wordt deze pagina ook aangepast. 5. Wil je zien hoe het werkt, klik dan op de grijze knop Activiteiten bovenaan in je grijze balk. 38
  39. 39. 10 Op reis door de demo Coördinator | Activiteiten plannen Inloggen als coördinator 1. Via de gepubliceerde pagina kunnen deelnemers zich inschrijven. 2. Klik op de groenknop ‘inschrijven’ (alleen bij activiteiten die in de toekomst liggen). 3. Vul het inschrijfscherm in. 4. Een inschrijving wordt gematcht op het emailadres (nu nog; dat wordt straks een combi van NAW en geboortedatum). Is er een nieuw emailadres dan wordt er een nieuw klantdossier aangemaakt. 5. Door deze inschrijvingen worden deelnemers vooraf ingeschreven (niet geanonimiseerd). 6. NB Nu worden alle activiteiten nog getoond, maar straks zijn dat uiteraard alleen de aankomende activiteiten nog (het verleden heeft dan geen meerwaarde in dit kader). 39
  40. 40. 10 Op reis door de demo Coördinator | Activiteiten plannen Inloggen als coördinator 1. Deelnemers kunnen ook deelnemen aan activiteiten zonder dat er een persoonlijk dossier van hen wordt aangelegd. 2. Het werkt dan zo: de medewerker die de activiteit uitvoert, ziet de activiteit op haar tijdlijn (planning). Hij of zij opent de activiteit en ziet de inschrijvingen. Met een vinkje geeft hij of zij aan welke deelnemers er zijn. Hier kan men ook een deelnemer toevoegen. 3. Dit kan al een bestaand dossier zijn, of een nieuw dossier wordt aangemaakt. 4. Bij deze laatste optie verschijnt dan ook de keuze dat het dossier anoniem is. Er kan dan een aantal aanwezigen worden ingevoerd, zodat dat daar dossiers aan worden gehangen. 40
  41. 41. 10 Op reis door de demo Coördinator | Activiteiten plannen Inloggen als coördinator 1. Medewerkers kunnen zich ook inschrijven op activiteiten. 2. Dit werkt op dezelfde manier via de mobiele inschrijfpagina; 3. Echter, medewerkers moeten eerst inloggen. Deelnemers kunnen via de publieke site; medewerkers via de beschermde site. Dan weten we namelijk wie welke medewerker is, kunnen we garanderen dat onbekenden of gasten zich niet per ongeluk als medewerker inschrijven én kunnen we meer informatie laten zien (bijvoorbeeld het % inschrijvingen ten opzichten van het minimum en het maximum). 41
  42. 42. 11 Op reis door de demo Coördinator | Inschrijvingen bewaken Inloggen als coördinator Als coördinator wil je overzicht houden over de inschrijvingen. Dat kan op verschillende manieren: 1. In de activiteitenplanning kan je op een activiteit klikken, en dan zie je wie er ingeschreven zijn; 2. In de Word export zie je hoeveel inschrijvingen er minimaal en maximaal kunnen zijn en wie zich ingeschreven hebben; 3. In de Excel export (bijna gereed) kan je al deze gegevens ook exporteren; 4. Op de planningspagina in de agenda is met kleuren zichtbaar welke status een activiteit heeft en of er iets bijzonder mee is (bijvoorbeeld nog geen medewerker gepland). 42
  43. 43. 12 Op reis door de demo Coördinator | Relaties vastleggen Inloggen als coördinator 43 1. Met behulp van relatiemanagement houden we overzicht over alle relaties die we in en rondom het inloophuis hebben. De gasten en medewerkers/vrijwilligers liggen al vast. Ook het netwerk van de gasten kan eventueel worden vastgelegd onder sociale relaties. 2. Maar ook de relaties van de organisatie zelf kunnen worden vastgelegd, zoals financiers, leveranciers, ketenpartners etc.. 3. Dit gebeurt onder ‘ketenpartners’ onder Beheer. Ook werkafspraken kunnen worden vastgelegd, contactpersonen bij de ketenpartner en contactpersonen binnen het inloophuis zelf. 4. Ook kunnen we een evaluatiedatum meegeven. Hier volgt dan later een automatische herinnering op. 5. We breiden deze functie binnenkort uit met het vastleggen van contactpersonen, werkafspraken etc.
  44. 44. 13 Op reis door de demo Coördinator | Rapportages uitdraaien Inloggen als coördinator 44 1. Dat kan je doen onder Registratie (onder de grijze knop Mijn Menu). In verschillende categorieën (klanten, medewerkers en organisatie) kan je hier alle geregistreerde data vinden. Zo zie je onder Organisatie: Activiteiten alle aangemaakte activiteiten. 2. Veel rapporten worden binnenkort toegevoegd, maar een deel is nu ook al in te zien. 3. En alle gegevens zijn in te zien en te gebruiken. 4. In tabellen die flexibel zijn. 5. In grafieken die flexibel kunnen worden ingezet. 6. Instellingen die kunnen worden opgeslagen. 7. Alles is naar Excel te exporteren met een druk op de knop. 8. Van zowel de dossiergegevens, de activiteitengegevens als de meldingen en metingen. 9. Binnenkort verschijnen hier ook selectiedata zodat je een start- en een einddatum kan invoeren en de gegevens binnen die periode kunt selecteren. 10. Ook verschijnen er binnenkort meer opties in de selectievakken, zodat je ook en / of mogelijkheden kunt toevoegen. 11. Meer over deze manier van gegevens ontsluiten, lees je hier.
  45. 45. 13 Op reis door de demo Coördinator | Rapportages uitdraaien Inloggen als coördinator 45 1. De rapportages die je kunt verwachten, laten in ieder geval de volgende gegevens zien: - Wat is er aan activiteiten gepland, wie hebben zich ingeschreven en wie zijn er daadwerkelijk geweest, bezien vanuit klanten; - Wat is er aan activiteiten gepland, wie hebben zich ingeschreven en wie zijn er daadwerkelijk geweest, bezien vanuit medewerkers; - Wat is er aan activiteiten gepland, wie hebben zich ingeschreven en wie zijn er daadwerkelijk geweest, bezien vanuit activiteiten; - Wat zijn de geleverde activiteiten zijn per medewerker; - De hulpvragen per klant en de eventuele inzet daarbij; - Het hulpaanbod per medewerker en de eventuele inzet daarbij. Hierbij zijn alle aanwezige datavelden toegevoegd, die naar eigen wens kunnen worden uitgeschakeld en verborgen. Op deze manier kan je maatwerk-rapportages maken.
  46. 46. 14 Op reis door de demo Coördinator | Rapportages metingen uitdraaien Inloggen als coördinator 46 1. Alle data wordt ontsloten. Op allerlei wijzen, net wat het beste bij je past. 2. Onder de knop Registratie zijn alle verschillende rapportages opgenomen. Zoek onder Registratie de juiste rapportage. 3. Kies in dit geval voor Klant – Meten – Meting Ervaren druk Informele zorg. 4. De rapportages zijn opgedeeld in Klant, Medewerker en Organisatie. 5. Mis je een rapportage, neem dan contact met ons op, want kunnen wij hem aan jouw menu toevoegen. 6. Alle gegevens van alle meldingen worden in tabellen getoond. 7. In de tabel kies je je eigen instellingen. 8. Per kolom kan je de gegevens verbergen, sorteren of instellen als groep of y-as (t.b.v. de grafiek). 9. In het implementatietraject helpen we bij het instellen van de juiste rapportages.
  47. 47. 1 Op reis door de demo Medewerker | Dossier medewerker inzien Inloggen als medewerker 1. Wil je je eigen medewerkersdossier openen? Klik dan op Mijn Menu in de grijze balk bovenin. 2. Je bent in jouw eigen dossier 3. Via persoonlijk – Mijn dossiers kan je overigens ook weer naar jouw klantenlijst gaan. 4. Via Mijn Medewerkers kan je – als leidinggevende of personeelsfunctionaris – in dossiers van anderen. Een leidinggevende heeft automatisch toegang tot de dossiers van de eigen medewerkers. Een collega met de rol personeelsfunctionaris moet hiervoor geautoriseerd zijn. 5. Op de startpagina staat een blok ‘mijn medewerkers’. Via dat blok kan je ook in de medewerkersdossiers komen. Er is onderscheid te maken (als een organisatie dat wenst) tussen Betaalde (B) en Vrijwillige krachten (V). 47
  48. 48. 1 Op reis door de demo Medewerker | Dossiers klanten inzien Inloggen als medewerker 1. Nu je ingelogd bent, zie je dit scherm. 2. Wanneer er klantdossiers zijn, en jij hebt de rechten om deze in te zien, dan zul je ze hier op jouw startpagina kunnen zien: 3. Is de lijst lang, typ in het witte vak een deel van de naam en de lijst wordt gefilterd. 4. Staat jouw klant er niet bij? Misschien heb je hem niet zichtbaar gemaakt op jouw startpagina. Klik op Mijn klanten en de lijst verschijnt. Met het groene vinkje kan je bepalen of het dossier op jouw startpagina komt. 5. Jij kunt de namen in een volgorde slepen. Die volgorde wordt op je voorblad getoond. Klik wel op opslaan. 6. Dossier gevonden? Klik op de naam of op de grijze knop ‘klantpagina’. 7. Dossier niet gevonden? Neem contact op met de beheerder. Of het dossier is niet aan jou toegewezen, of het moet nog aangemaakt worden. 48
  49. 49. 2 Op reis door de demo Medewerker | Dossiers vullen Inloggen als medewerker 1. Wanneer je een klantdossier hebt geopend, zie je in de blauwe balk bovenaan verschillende menu-items. 2. Afhankelijk van de rechten die een medewerker heeft, kunnen gegevens worden ingezien en/of worden bewerkt. Dit is per rol / type medewerker in te stellen. 3. Meldingen vastleggen? Metingen vastleggen? Intake- en aanmeldgegevens vastleggen? Persoonlijke gegevens vastleggen? Hulpvragen vastleggen? Bekijk hier wat de mogelijkheden zijn. 49
  50. 50. 3 Op reis door de demo Medewerker | Gespreksverslagen vastleggen Inloggen als medewerker 50 Vul de titel in. Geef hier een titel die de inhoud kort samenvat. Jouw rapportages komen namelijk in de grafiek en in een lijst. Je ziet dan de titels. Hoe duidelijker je de titels omschrijft, hoe gemakkelijker je later de informatie kunt vinden. Klik op ‘verslag leggen’ in de blauwe balk in het klantdossier. Dit is nu alleen mogelijk in het klantdossier. Binnenkort wordt deze mogelijkheid ook toegevoegd aan het medewerkersdossier. Ook zal het mogelijk worden om hier tijd te schrijven, zodat er bij een contactmoment meteen kan worden vastgelegd hoeveel tijd er aan het gesprek is besteed. Deze tijd wordt dan op het werkbriefje weggeschreven (zie de volgende sheets van de registratie).
  51. 51. 4 Op reis door de demo Medewerker | Metingen vastleggen Inloggen als medewerker 51 1. Welke meting wanneer bepaalt de organisatie en die stelt dit in in een klantplanning per klanttype. 2. De Qsuite rekent uit wanneer welke meting gedaan moet worden en laat jou dit weten via de tijdlijn/takenlijst (en bijbehorende herinneringen) 3. Je opent de meting en vult deze in – samen met de klant of voor de klant. 4. Bij ‘ingevulde metingen’ kan je verder werken in een onderhanden meting of een meting afronden. 5. En resultaten worden zichtbaar in de rapportagegrafiek. Klik je op het bolletje, dan zoom je in.
  52. 52. 5 Op reis door de demo Medewerker | Meldingen vastleggen Inloggen als medewerker 52 Ga naar het klantdossier voor een melding door of namens de klant (klacht, incident, compliment) en ga naar jouw dossier voor een melding namens jezelf. 1. Manier 1: Ga naar het klantdossier en ga naar de knop ‘Melden’ in het blauwe menu en kies daaronder voor de desbetreffende melding. 2. Manier 2: Ga naar jouw eigen dossier onder Mijn Menu en ga naar de knop ‘Melden’ in de blauwe balk en kies daaronder voor de desbetreffende melding. 3. Klik op de melding en je komt in de beheeromgeving van alle meldingen. Vul de vragen in in de stap die aan jou toegewezen is en klik op opslaan.
  53. 53. 6 Op reis door de demo Medewerker | Matchen Inloggen als medewerker 53 1. Hulpvragen en hulpaanbod moeten met elkaar gematcht worden: dan is er sprake van een inzet. Uiteraard kan je als medewerker ook hulpvragen en hulpaanbod vastleggen, mits je daarvoor de autorisaties hebt. 2. Het matchen van de hulpvraag en het hulpaanbod vindt plaats vanuit één centrale pagina. 3. Deze is op dit moment nog niet helemaal gereed. Er wordt momenteel hard aan gewerkt en de laatste hand aan gelegd. Een lege dummy-pagina is wel te zien in de Qsuite op dit moment. Wanneer er een update is geweest, zullen we u daarover informeren. 4. In het medewerkersdossier (Mijn Menu) staat onder ‘Taken’ de knop ‘Matching’. Hier zie je links alle hulpvragen en rechts al het hulpaanbod. Er worden filters op de pagina toegevoegd, waardoor je snel kan zien welke hulpvragen en welk hulpaanbod nog geen inzet hebben bijvoorbeeld. Ook kan je vanaf deze pagina een hulpaanbod aan een hulpvraag koppelen of andersom. 5. De gekoppelde inzet wordt in de dossiers van de klant en de vrijwilliger getoond. Er worden ook allerlei signaleringen toegevoegd, wanneer een inzet geëvalueerd moet worden bijvoorbeeld, of wanneer er een klacht of incident is geregistreerd. Zo zie je snel wanneer nadere ondersteuning gewenst is.
  54. 54. 7 Op reis door de demo Medewerker | Activiteiten registreren Inloggen als medewerker 54 1. Wanneer er activiteiten gepland zijn, dan worden deze ook zichtbaar op de tijdlijn bij de medewerker die deze activiteit verzorgt. 2. Deze medewerker ziet – door op het blauwe bolletje te klikken – de ingeschreven deelnemers en kan deze aanmelden of afmelden. 3. Ook kunnen niet – niet ingeschreven deelnemers – worden toegevoegd. 4. Binnenkort verschijnt er ook een ‘kopie van de activiteitenplanning’ in het menu van de medewerker, zodat daar ook activiteiten kunnen worden geregistreerd door een medewerker die niet zelf is ingepland bij de activiteit. In dat scherm is ook in één oogopslag te zien welke activiteiten er al zijn geregistreerd en welke er nog open staan, of bijvoorbeeld welke niet zijn doorgegaan.
  55. 55. 7 Op reis door de demo Medewerker | Activiteiten registreren Inloggen als medewerker 55 1. Ook kan je vanuit de activiteitenplanning registreren. Deze planning staat in het menu van de medewerker, zodat daar ook activiteiten kunnen worden geregistreerd door een medewerker die niet zelf is ingepland bij de activiteit. In dat scherm is ook in één oogopslag te zien welke activiteiten er al zijn geregistreerd en welke er nog open staan, of bijvoorbeeld welke niet zijn doorgegaan. Dat zie je aan de hand van deze kleuren: Signalering kleuren in de activiteitenagenda Rood Activiteit staat in agenda, maar er zijn nog helemaal geen medewerkers aan gekoppeld en/of helemaal geen klanten. Blauw Activiteit staat in agenda, er zijn medewerkers en klanten aan gekoppeld binnen het minimum en maximum, maar de datum is nog niet geweest dus registratie is nog niet van toepassing. Oranje Activiteit is gepland, er zijn medewerkers en klanten aan gekoppeld, maar de activiteit is niet doorgegaan. Geel De activiteit is wel geweest (dat vandaag na datum activiteit), maar de activiteit is nog niet geregistreerd Groen De activiteit is wel geweest (dat vandaag na datum activiteit), en de activiteit is wel geregistreerd Symbolen Er worden nog symbolen aan de activiteiten toegevoegd voor extra duidelijkheid
  56. 56. 7 Op reis door de demo Medewerker | Activiteiten registreren Inloggen als medewerker 56 1. Bij het registreren kan je alle vooraf ingeschreven deelnemers als aanwezig registeren, maar je kan ook nieuwe deelnemers (met of zonder bestaande dossiers) toevoegen. 2. Als de activiteit het juiste label heeft, kan je ook deelnemers in bulk (dus niet op naam) registreren. 3. Alles is mogelijk; net wat het beste past!
  57. 57. 7 Op reis door de demo Medewerker | Activiteiten registreren Inloggen als medewerker 57 1. Wanneer je werkt vanuit de planning, dan zie je in tijdlijn voor het voorblad van jouw eigen menu een actie staan. Deze actie is gepland op de dag die je ziet. 2. Klik op het bolletje naast deze actie. 3. Er opent zich een scherm, waarmee je kan aangeven of de actie is uitgevoerd. 4. Deze acties komen voort uit het plan en zijn door de planning aan een tijd en medewerker gekoppeld.
  58. 58. 7 Op reis door de demo Medewerker | Activiteiten registreren Inloggen als medewerker 58 1. Maak je geen gebruik van de tijdlijn, maar wil je je uren op het werkbriefje boeken? Ga dan met je muis over de grijze knop Mijn Menu bovenin. Klik op de module Registratie. 2. Je ziet jouw werkbriefje. 3. Heb je de autorisatie van de controller? Dan kan je hier een medewerker kiezen en diens werkbriefjes inzien. 4. Registraties via de planning worden automatisch ook op het werkbriefje geplaatst. 5. Werkbriefjes kan je per dag weergeven, maar ook in week- en maandweergave plaatsen. 6. Kies de tijd, klant (of indirecte categorie), het product en sla op.
  59. 59. 7 Op reis door de demo Medewerker | Activiteiten registreren Inloggen als medewerker 59 1. Wanneer je een contactverslag wilt toevoegen aan een dossier en verder geen gebruik maakt van de planning of de werkbriefjes, dan wordt het binnenkort ook mogelijk om vanuit de rapportage toe te voegen hoeveel tijd je met dit contact bezig bent geweest. 2. Ook met deze registratie vult zich dan het werkbriefje. Deze functie wordt binnenkort toegevoegd.
  60. 60. 60 1. In het kader van deze demo staan alle te doorlopen stappen op een rij. 2. Dit is mooi voor deze demo, en te gebruiken bij de implementatie, maar niet echt duurzaam. 3. Beter zou zijn er een e-learning-opleiding van te maken. 4. Dat kan met behulp van de Improvement Academy. 5. Handig, want alle opdrachtjes staan duidelijk op een rij. 6. Leuk aangekleed met plaatjes en filmpjes etc. 7. Novire levert bij de Qsuite, indien gewenst, een standaard training. 8. Deze is eventueel op maat in te richten. 9. Per rol natuurlijk. 10. Ideaal als onderdeel bij de introductiecursus. 11. Of als opfriscursus bij bestaande collega’s. 12. Wordt mee in beheer en onderhoud genomen, net als de Qsuite zelf. Hulpmiddel bij de implementatie: e-learning
  61. 61. 61 Wat ging goed, wat kan er nog beter?
  62. 62. 62 Wat we al in petto hebben… De ontwikkeling van de Qsuite staat nooit stil. Vanuit een cyclisch proces verwerken we de input vanuit het werkveld weer in nieuwe releases. Eerst moet de basis goed zijn, dus daar focussen we op in de komende maanden waarin de eerste organisaties ‘over gaan’. Daarnaast hebben we de volgende onderdelen al in de planning staan: 1. Anoniem deelnemen aan activiteiten; 2. Het kunnen toevoegen van deelnemers aan een registratie die zich niet van tevoren hebben ingeschreven; 3. Bij het printen van een Word export van geplande activiteiten kunnen aangeven vanaf en tot welke datum de activiteiten geprint moeten worden; 4. Het signaleren op beschikbaarheid bij het opmaken van de planning en het toewijzen van medewerkers; 5. Mogelijkheid tot inschrijven van medewerkers via de mobiele pagina met geplande activiteiten (maar dan moeten ze eerst inloggen op deze site); 6. Inzicht en overzicht voor de coördinator waarbij je in één keer ziet of er al voldoende inschrijvingen zijn (van zowel deelnemers als medewerkers) bij de activiteiten;
  63. 63. 63 Wat we al in petto hebben… 7. Weergave op de inschrijfpagina dat een activiteit ‘vol’ is of al is ingevuld, wanneer het aantal deelnemers of medewerkers het maximum overschrijdt; 8. Het uitbreiden van de functionaliteiten rondom de matching van hulpvraag en hulpaanbod; 9. Meer Excel rapportages, waarin ook te zien is hoeveel deelnemers er per activiteit zijn, maar ook hoeveel activiteiten er per medewerker zijn etc.; 10. Het automatisch kunnen inplannen van te doorlopen stappen in een medewerkersdossier (herinnering als een evaluatiegesprek moet plaatsvinden etc..); 11. En heel aantal notificaties en herinneringen die we gaan instellen, zodat niet één datum meer wordt vergeten; 12. De integratie met MailChimp, zodat emailnieuwsbrieven verzonden kunnen worden; 13. Meerdere subsidiemogelijkheden toevoegen aan het deel budgetbeheer en –controle; 14. Wijkentabel integreren en automatische koppeling aan wijken en gemeenten; 15. De ontwikkeling van het Improvement Dashboard (zie de laatste twee sheets in de rondleiding). 16. Het toevoegen van ‘het mantelzorgcompliment’ en de administratie en verantwoording daaromheen zodra de eerste organisatie daarom verzoekt. 17. Zie voor meer aankomende functies ook de Rondleiding.
  64. 64. 64 Klaar voor de volgende stappen: die zetten we met elkaar
  65. 65. 65 Dank je wel voor je aandacht en moeite om deze demo te bekijken
  66. 66. 66

×