Werkproces plannen in Qsuite

1. 1
Handleiding
Hoe plannen we een traject /
werkproces in een dossier?
Traject plannen

2. 2
Nu je net de slides hebt bekeken over hoe je een
traject/werkproces toevoegt aan een dossier.
Wat kan je nu vervolgens doen met een
werkproces/traject?
Op basis van jouw eigen methodische
processtappen (vandaar de term ‘werkproces’) kan
je al vooruit een traject uitstippelen voor de cliënt of
voor je project (voor een organisatie).
Door vooraf alle activiteiten toe te wijzen en globaal
weg te plannen, leg je het traject vast, je verdeelt de
verantwoordelijkheden en je budgetteert.
De activiteiten kan je toebedelen aan interne
medewerkers of aan andere betrokkene
professionals (mits ze een dossier in de Qsuite
hebben). Je verdeelt de activiteiten en daarmee het
budget. Op deze manier weet je precies vooraf dat
de planning klopt. Je hoeft dan alleen nog maar te
sturen op afwijkingen en zo kan je het traject goed
monitoren.
Het traject uitzetten
In deze slides zie je dan ook hoe je dat uitstippelen van
dat traject uitvoert.

3. 3
Ga naar het traject/werkproces
In het dossier van de desbetreffende cliënt ga
je naar het traject/werkproces van je keuze.
Je ziet daar verschillende tabbladen:
Op het voorblad zie je algemene
procesinformatie (start- en eind, status en wie
verantwoordelijk is). Op het tweede tabblad
zie je de gekoppelde beschikkingen en op het
tabblad ‘status’ gaan we de inhoud in.

4. 4
Processtappen
Op het tabblad Status zie je een aantal kolommen. Deze kolommen zijn de processtappen uit jullie methodisch proces
(daarom dus ‘werkprocessen’). Iedere stap (kolom) bevat één of meerdere activiteiten.
Deze activiteiten kan je vooraf inplannen, toewijzen en van een status voorzien. Door de status verschijnen de kleuren in
dit statusoverzicht zodat je ook de voortgang kunt zien. Iedere activiteit die aan iemand is toegewezen, wordt zichtbaar
in de planning van die collega. Dat kan in de Qsuite zijn of in het mobiele medewerkerportaal. Die collega kan dan de
activiteit uitvoeren, erover rapporteren en afvinken. Daarmee worden dan tijdsregistraties gemaakt die weer voor de
facturatie worden gebruikt.

5. 5
Bewaken en monitoren
Start je een traject, dan is het even werk om dat traject goed uit te stippelen en weg te plannen.
Dat is echter eenmalig. Is het traject goed weg gepland, dan ben je verder helemaal in control en hoef je alleen maar te
sturen op afwijkingen.
Op het tabje ‘planning en realisatie’ gaat het systeem binnenkort helemaal bijhouden hoeveel uur er vanuit de
beschikking beschikbaar is, hoeveel uur al gepland en hoeveel uur al geleverd. Zodat je daar kunt zien of er eventueel
actie moet worden ondernomen.

6. 6
Inhoud vullen
Ga naar het tabje Status. Kies de kolom waarin de activiteiten zitten die je wilt gaan plannen.
Je kunt bijvoorbeeld nu al vooraf een evaluatie of MDO plannen, maar uiteraard ook de inhoudelijke behandeling.
Klik vervolgens op een gekleurd of wit blokje. Bij een wit blokje is er nog geen activiteit met een status gepland of
geregistreerd. Bij een gekleurd blokje wel, maar uiteraard kan daar ook een nieuwe activiteit een toegevoegd worden.
De kolommen en activiteiten zijn in jullie omgeving afgestemd op jullie eigen ‘productportfolio’, dus het bevat jullie
activiteiten. Kies binnen een kolom de activiteit van je keuze. Kies dan voor opslaan.

7. 7
Inhoud vullen
Je krijgt dan een volgende pop-up met daarin de
gegevens die je hier rechts ziet.
Kies de medewerker die deze activiteit gaat uitvoeren en
koppel deze (standaard staat jouw naam gevuld, maar
die kan je wijzigen).
Je kiest de eerste datum en de tijdstippen waarop de
activiteit zal plaatsvinden. Je kunt een status toevoegen.
Kies de status ‘gepland’ bijvoorbeeld. Deze status zorgt
voor het kleurtje.
Kies eventueel een locatie en voeg een toelichting toe.
Wil je de activiteit in een cyclus herhalen en vooruit
plannen, die dat dan ook hier.

8. 8
Inhoud vullen
Klik dan op opslaan en de activiteit wordt gevuld en in
de agenda geplaatst van de medewerker en de klant die
je gekoppeld hebt.
Plan op deze manier alle onderdelen van het traject in.
Doe dit op deze manier voor alle activiteiten waar niet
ook andere cliënten aan deelnemen en die voor andere
cliënten al gepland zijn.
Het inschrijven van een cliënt aan een groepsactiviteit
gaat op een andere manier. Daarvoor ga je naar de
centrale agenda waar de planning van de
groepsactiviteiten ook staan en waar je meerdere
deelnemers aan een activiteit kunt koppelen.
In andere slides over de groepsactiviteiten lees je daar
meer over.
Uiteraard is het wel zo dat wanneer een cliënt ook aan
groepsactiviteiten deelneemt, deze wel in de berekening van
het budget moet worden meegenomen.

9. 9
Checken en gaan leveren
Heb je alle individuele activiteiten op deze manier gepland binnen het traject? En heb ook de cliënt waar
van toepassing ingeschreven op de groepsactiviteiten?
Check dan nog een keer het budget. Klopt alles voor nu? Dan heb je de lijn uitgezet en kunnen we aan de
slag!
Het berekenen van het budget
wordt binnenkort toegevoegd.
We zijn nog even aan het
kijken of het rekenwerk ‘s
nachts moet plaatsvinden of
met een extra knop kan worden
uitgevoerd, om zo het systeem
niet onnodig traag te maken.
Om aan de slag te gaan ziet de medewerker in zijn of haar agenda de
geplande afspraken staan. Zowel individueel als groepsgewijs.
In het medewerkerportaal zie je in de blauwe blokken een andere weergave van dezelfde
agenda en vanuit daar registreert de medewerker de activiteiten als geleverd. Zo worden
urenregels aangemaakt.

10. 10
De leer- en werkomgeving Qsuite worden mogelijk gemaakt en onder licentie uitgebracht door
de Novire, kenniscentrum.
Novire doet dit onder andere door middel van de Improvement Academy.
De Improvement Academy ontwikkelt en beheert opleidingen in de Qsuite-leeromgeving op
basis van het landelijk door de Raad voor Accreditatie geaccepteerde Improvement Model.