Meldingen verwerken in Qsuite

1. 1
Handleiding
Wat is melden en hoe doe ik
dat?
Melden

2. 2
Meldingen
Meldingen zijn bijvoorbeeld incidenten, klachten of ideeën ter
verbetering.
De juiste route en automatisch afwikkelen
Een melding wordt ingediend door een klant of medewerker,
maar moet ook worden afgehandeld. Per melding is op maat in
te stellen wie na het indienen de melding moet ontvangen en
hoeveel de doorlooptijd bedraagt om de melding af te wikkelen.
Uiteraard krijgen betrokkenen herinneringen wanneer er een
melding aan hen wordt toegewezen.
Een melding in het dossier
Inzage
Iedereen heeft altijd inzage in de eigen meldingen. Welke meldingen iemand ingezonden heeft of welke iemand
behandeld heeft. Zo heb je altijd inzage in de status en wat er met de melding is gedaan. Verbetermaatregelen die
voortkomen uit de melding worden ook gedocumenteerd. Een leidinggevende heeft altijd zicht op de meldingen die
zijn ingediend door zijn of haar medewerkers en klanten.

3. 3
Een melding indienen
In het dossier van de klant of de medewerker bevindt zich
ergens een onderdeel Meldingen.
Onder dit kopje bevindingen zich dan één of meerdere
meldingsformulieren.
Heb je een melding in te dienen, bijvoorbeeld omdat zich een
incident heeft voorgedaan? Klik hier dan op en vul de
gegevens in.
Klik onderaan het formulier op opslaan.
Het formulier wordt nu automatisch doorgestuurd naar de
persoon die de melding zal gaan afwikkelen.

4. 4
Heb je een melding ingediend en op opslaan geklikt? Dan wordt
deze melding automatisch verzonden naar degene die hem moet
afhandelen.
Heb je een melding toegewezen gekregen? Dan zie je dat op je
startpagina en je krijgt een mail.
Bovendien kan je naar Mijn Menu gaan.
In jouw persoonlijke dossier staat
namelijk ook een overzicht met alle
meldingen die je hebt ingediend,
of die je moet afwikkelen.
Naar wie de melding gaat, wordt bepaald in de
procedure die achter deze melding vastligt.
Dat is een instelling in jullie eigen omgeving.
Het mooie is dat het doorsturen dus helemaal
automatisch gaat. Je hoeft daar niet meer over na te
denken.
Een melding toegewezen krijgen

5. 5
Je kunt ook nog op een andere plaats een
totaaloverzicht van jouw meldingen bekijken.
Ga met je muis over Mijn Menu en klik daarna op
de grijze balk eronder die Meldingen heet.
Je ziet dan alle meldingen die jou aangaan, die
door jou zijn ingediend, beoordeeld of – als je
leidinggevende bent – die door jouw medewerkers
zijn ingediend.
Klik op het rechter grijze knopje om de melding te
bekijken of verder te bewerken.
Het totaaloverzicht bekijken

6. 6
Wanneer je een melding afwikkelt,
is het de bedoeling om zoveel
mogelijk preventieve maatregelen
te nemen om een melding (van
bijvoorbeeld een incident) in de
toekomst te voorkomen.
Kan je bij een melding gericht een
verbeteractie ondernemen? Maak
die aan onder ‘acties’. Voeg één of
meerdere acties toe en wijs deze
toe aan iemand.
Alle opvolg- en verbeteracties die
aan jou worden toegewezen komen
dan in jouw agenda en in de lijst
met acties te staan. Je vindt deze in
jouw eigen dossier. Vanaf daar kan
je zo ook bewerken en een andere
status geven.
Opvolgacties toevoegen

7. 7
Er is ook de mogelijkheid om tabellen en grafieken met
alle informatie van de meldingen te bekijken.
Ga met je muis over Mijn Menu en klik daarna op de grijze
balk eronder die Meldingen heet. Klik daarna op
‘exporteer meldingen’ .
Kies daarna het type melding en klik op de knop
‘Tabel/Grafiek’.
Wanneer je daarop klikt, worden alle meldingen die van
jou zijn (of van jouw medewerkers wanneer je
leidinggevende bent) getoond in een tabel en grafiek.
Je kunt hier alle gegevens ook naar
Excel exporteren wanneer je dat
wilt.
Management informatie

8. 8
Alle informatie wordt in tabellen getoond.
In de tabel kies je je eigen instellingen.
Per kolom kan je de gegevens verbergen,
sorteren of instellen als groep of y-as
(t.b.v. de grafiek).
Kies je eigen instellingen voor de grafieken en sla deze op als
eigen instellingen. Wat je aanmaakt, zien jouw collega’s ook.
Om de goede grafiek te maken, groepeer je de gegevens in
totalen of gemiddelden. Je kiest ook je eigen grafiektype.
Geef jouw grafiekinstelling een naam door rechts boven in te
klikken op de groene knop ‘opslaan’.
Met een druk op de knop op ieder moment de laatste stand
van zaken bekijken. Klik op de blauwe knop ‘inladen’ en voilà:
per direct zijn de gegevens weer geordend.
Management informatie

9. 9
Je kunt op twee manieren de gegevens exporteren.
Je kunt de data exporteren naar CSV/Excel. Via exporteren
naar CSV worden de gegevens in Excel getoond.
Je kunt de grafieken exporteren, zodat je deze plaatjes kunt
gebruiken voor management rapportages. Kies je eigen
gewenste formaat.
Management informatie

10. 10
De leer- en werkomgeving Qsuite worden mogelijk gemaakt en onder licentie uitgebracht door
de Novire, kenniscentrum.
Novire doet dit onder andere door middel van de Improvement Academy.
De Improvement Academy ontwikkelt en beheert opleidingen in de Qsuite-leeromgeving op
basis van het landelijk door de Raad voor Accreditatie geaccepteerde Improvement Model.