2. 2
Personen zijn het vertrekpunt
Mensen zijn het uitgangspunt in de Qsuite
Mensen maken onderdeel uit van sociale netwerken. Binnen deze sociale netwerken
kunnen mensen allemaal verschillende rollen hebben. Soms ben je als mens ‘klant’,
soms ben je ‘medewerker’, soms een ‘vrijwilliger’. Dan weer een ‘contactpersoon’.
Soms bied je hulp, soms ontvang je hulp.
Alle combinaties zijn mogelijk. Zo verhoudt je je tot elkaar.
Zoals de combinaties in het echte leven mogelijk zijn, zo kunnen de relaties en de
rollen ook in de Qsuite vastgelegd worden. Wanneer we dat doen, worden sociale
structuren en verbanden steeds meer duidelijk en zichtbaar
3. 3
Verschillende rollen
De verschillende rollen
1. Een persoon Je bent altijd een persoon. We leggen de basisgegevens vast om de persoon uniek te kunnen identificeren.
2. Een klant (cliënt,
patiënt, hulpvrager of
mantelzorger)
Je kunt de rol van klant hebben. Dan krijg je één of meerdere klantdossiers. In een dossier kan je cyclisch
gegevens vastleggen en een dossier kan op maat worden ingericht, al naar gelang het type klant (het
zogenaamde klantprofiel). Bij meerdere klantprofielen, zou je dus ook ‘meerdere keren klant kunnen zijn’
(bijvoorbeeld én een mantelzorger én een hulpvrager tegelijk).
3. Een medewerker Je kunt ook de rol van medewerker hebben. Dan krijg je een medewerkersdossier. Ook dit dossier kan
helemaal op maat worden ingericht, afhankelijk van de rol die je hebt in het systeem. Ook is dit dossier
cyclisch: gegevens worden niet alleen één keer vastgelegd (statisch), maar je kunt de ontwikkeling en het
verloop van het proces rondom de medewerker in beeld brengen.
4. Een vrijwilliger De vrijwilliger heeft ook een dossier. Het lijkt op de medewerker, maar is onbetaald, terwijl de medewerker
het kenmerk ‘betaald’ heeft. De inhoud van het dossier wordt ook weer cyclisch en op maat (per rol)
opgebouwd.
4. 4
Verschillende rollen
5. Een sociale relatie Een persoon kan ook nog eens een sociale relatie van een andere persoon zijn. Je bent dan verwijzer,
contactpersoon of verzorgde van klant (met dossier). Én je bent als familie, kennis, buur of als
(wettelijk) vertegenwoordiger betrokken bij een klant. Van een sociale relatie worden meer gegevens
vastgelegd dan van de persoon, maar de relatie heeft geen eigen dossier. Gegevens worden dus
statisch vastgelegd en niet dynamisch. Wil je van een relatie wel dynamisch gegevens vastleggen, dan
kan dat door er een speciaal dossier van te maken.
6. Een
samenwerkingsrelatie,
verbonden aan een
klantdossier
Een relatie van een klant kan ook een professioneel karakter hebben. De klant heeft een professionele
relatie met een (zorg)professional uit de formele zorg. De samenwerkingsrelatie wordt op dezelfde
manier verbonden aan het dossier van de klant. Er is één verschil: deze relatie is ook verbonden aan
een organisatie. Deze organisatie is vervolgens ook weer een relatie – een ketenpartner – van jouw
eigen organisatie. Want zoals mensen in structuren en netwerken opereren, zo doen organisaties dat
ook. Zo verbinden we ook organisaties aan elkaar, maar dit gaat via persoonlijke relaties, via
persoonlijke contacten en contactpersonen.
7. Een
samenwerkingsrelatie,
verbonden aan de
organisatie
Een ketenpartner heeft één of meerdere contactpersonen. Ook dit zijn dus personen. Bij nummer 5
worden deze personen – verbonden aan een ketenpartner – ook verbonden aan een klantdossier. Het
verschil met deze laatste variant is, dat de contactpersonen alleen op organisatieniveau opereren en
dus niet aan klantdossier verbonden worden. Denk aan een vertegenwoordiger van een leverancier of
een contactpersoon bij een stakeholder etc.
6. 6
Wat?
Relatietype en relatiesoort
Bij een sociale relatie kan je zowel het relatietype als de relatiesoort vastleggen.
Relatietype Relatiesoort
4. Een sociale relatie
Persoonlijk Familie
Broer | Zus
Ex-partner
Zoon | Dochter
Moeder
Partner
Vader
Schoonzoon | Schoondochter
Schoonouders
Schoonzus | Zwager
Kleinzoon | Kleindochter
Overige naaste familie
Wettelijk vertegenwoordiger
Curator | Mentor
Echtgenoot, geregistreerde partner of levensgezel
Gevolmachtigde
Ouder, kind, broer of zus
Voogd
Vrienden
Kennissen
Buren
Verwijzer
Contactpersoon
Verzorgde
7. 7
Waar zie je welke personen er in de Qsuite al
geregistreerd staan?
1. Open het overzicht van personen en dossiers (Zoek
personen en dossiers vanaf je startpagina of onder
Mijn Menu > Dossiers). Het inladen van het overzicht
duurt bij veel personen wel even. Wacht daar op en laat
het overzicht verder open staan. Open dossiers met
een klik op je rechtermuisknop (open in nieuw tabblad).
2. Zoek iemand op door in het zoekveld rechts bovenin
een deel van de naam, van het adres, van de
geboortedatum in te vullen. Je hoeft dus niet te
sorteren op alfabetische volgorde, maar typ een deel en
het systeem filtert alle opties er voor je uit. Vanaf drie
letters en/of cijfers zal de Qsuite gaan filteren.
Wie staan er al in het systeem?
8. 8
Hoe zoek ik iemand op? En hoe controleer ik of
iemand al bestaat?
Checken
1. Bekijk – voordat je een nieuwe persoon aanmaakt – altijd of een persoon al bestaat.
2. Open het overzicht van personen en dossiers (Zoek personen en dossiers vanaf je startpagina of onder Mijn
Menu > Dossiers). Het inladen van het overzicht duurt bij veel personen wel even. Wacht daar op en laat het
overzicht verder open staan.
3. Klik in het zoekscherm van deze personenpagina en typ daar een deel van de naam, het adres en/of de
geboortedatum in.
4. Bestaat de persoon al? Maak dan geen nieuwe persoon aan.
9. 9
Hoe geef ik iemand een dossier?
Een dossier geven
1. Je kunt een nieuw dossier geven of een dossier
heropenen.
2. Kijk altijd eerst of iemand al een dossier van
hetzelfde type heeft gehad. Is dat zo? Heropen dan
het bestaande dossier door de afsluitdatum te
verwijderen. Het dossier zal dan weer geactiveerd
worden. Je werkt nu verder in het bestaande
dossier.
3. Je kunt ook een nieuw leeg dossier toevoegen.
Doe dat in ieder geval wanneer iemand vanuit een
andere rol een dossier krijgt. Dus: meneer heeft al
een dossier als mantelzorger gehad en meldt zich
nu als hulpvrager: dan een nieuw leeg dossier.
Meldt meneer zich weer als mantelzorger, heropen
dan het bestaande dossier.
10. 10
Hoe sluit ik een dossier?
Een dossier sluiten
1. Je sluit een dossier door de afsluitdatum in te
vullen.
11. 11
Hoe leg ik een sociale relatie vast in een dossier van
een klant?
Hoe leg je een relatie vast?
1. Open een dossier van een klant. Dit kan dus
de mantelzorger zijn, de hulpvrager, de
jongere, de senior. Wat er ook maar bij de
inrichting bepaald is voor jouw organisatie.
2. Open het dossier door met de
rechtermuisknop op de blauwe knop te
drukken (open op nieuw tabblad). Het dossier
opent zich in een tweede tabblad en de ‘zoek-
personen-en-dossiers-pagina’ blijft geopend
(dat scheelt wachttijd).
3. Kies in het dossier voor Personalia > Sociale
relaties.
4. Klik op ‘nieuwe relatie toevoegen’.
12. 12
Hoe leg je een relatie vast?
1. Leg de relatietype vast.
2. Kies uit de lijst met familie,
vertegenwoordigers, vrienden,
kennissen en buren.
Familie
Broer | Zus
Ex-partner
Zoon | Dochter
Moeder
Partner
Vader
Schoonzoon | Schoondochter
Schoonouders
Schoonzus | Zwager
Kleinzoon | Kleindochter
Overige naaste familie
Wettelijk vertegenwoordiger
Curator | Mentor
Echtgenoot, geregistreerde partner of levensgezel
Gevolmachtigde
Ouder, kind, broer of zus
Voogd
Vrienden
Kennissen
Buren
13. 13
De leer- en werkomgeving Qsuite worden mogelijk gemaakt en onder licentie uitgebracht door
de Novire, kenniscentrum.
Novire doet dit onder andere door middel van de Improvement Academy.
De Improvement Academy ontwikkelt en beheert opleidingen in de Qsuite-leeromgeving op
basis van het landelijk door de Raad voor Accreditatie geaccepteerde Improvement Model.
