Wilt u meer weten over het Differs Zaaksysteem ga dan naar www.differs.nl en neem contact met ons op!

1. Zaakgericht werken Zaaksysteem en organisatieontwikkeling Digital groep, maart 2010

2. Digital groep 2

3. Maart 2010 Differs @ Zaakgewijs werken 3 Aantal van onze klanten

4. Maart 2010 Differs @ Zaakgewijs werken 4 … je in alles richten op de zaak: De zaak registreren, starten, aanvullen, koppelen aan een andere zaak De zaak behandelen De zaak volgen (statussen publiceren) De zaak sluiten, alleen indien nodig heropenen De zaak archiveren De zaak vernietigen Zaakgewijs werken is…

5. Je in alles richten op de zaak Maart 2010 5 Differs @ Zaakgewijs werken

6. Maart 2010 Differs @ Zaakgewijs werken 6 Techniek maakt het mogelijk, de slag maak je in de organisatie Twee dimensies Zaaksysteem Organisatie ontwikkeling

9. Maart 2010 Differs @ Zaakgewijs werken 9 Generiek procesmanagement Zaaksysteem

10. Maart 2010 Differs @ Zaakgewijs werken 10 Zaaksysteem in context Applicatie architectuur

11. Maart 2010 Differs @ Zaakgewijs werken 11 Functionele samenhang

12. Interne en externe statussenEenvoudige zaakflow op hoofdstatus Maart 2010 12 Differs @ Zaakgewijs werken In behandeling Opgeschort Afgehandeld Wachtstandtearchiveren Behandel stappen Ontvangen Overgedragen Te archiveren Gearchiveerd Vernietigd Archieftermijn verstreken Verkeerd toegewezen

13. Adhocworkflow door uitzetten van activiteiten (behandelstappen)Sturing op de uitvoering vanuit de zaak Maart 2010 13 Differs @ Zaakgewijs werken Zaak Gegevens Documenten In behandeling Gearchiveerd Ontvangen Afgehandeld Documenten&Gegevens Backoffice applicatie Uitvoering Backoffice applicatie Backoffice applicatie

14. Maart 2010 Differs @ Zaakgewijs werken 14 Kanaalintegratie met één applicatie Multikanaalsdienstverlening Webformulier Persoonlijke Internetpagina SMS Ontvangstbevestiging Werkbak medewerker Post

15. Iedereen hetzelfde werkbakje op het bureaublad Maart 2010 15 Differs @ Zaakgewijs werken

16. Alle zaakkenmerken en bijbehorende documenten overzichtelijk bij elkaar Maart 2010 16 Differs @ Zaakgewijs werken

17. Inclusief de klantcontacten van lopende zaken Maart 2010 17 Differs @ Zaakgewijs werken

18. Geïntegreerd digitaal archief: de zaak van ontstaan t/m archivering in één systeem! Maart 2010 18 Differs @ Zaakgewijs werken

19. En dat alles centraal beheerd / gestuurd vanuit de zaaktypencatalogus Maart 2010 19 Differs @ Zaakgewijs werken

20. Maart 2010 Differs @ Zaakgewijs werken 20 Koppelingen met Scanstraat

21. Maart 2010 Differs @ Zaakgewijs werken 21 Office integratie Registratie vanuit Office

22. Maart 2010 Differs @ Zaakgewijs werken 22 Integratie met sjablonen

23. Technische architectuur Maart 2010 23 Differs @ Zaakgewijs werken Gebruikersvoorkant: werkbakje en dossiermap (ASP .Net / Ajax) Middenlaag: procesmanagement & metadata (de motor!)(Zakenmagazijn – SQL 2008; workflow op de zaak; business rules) Archiefachterkant: documenten en dossiers (Sharepoint bibliotheken)

24. Technische architectuur Maart 2010 24 Differs @ Zaakgewijs werken Application Server Document Storage Server Application Server ZS User Interface ASP.Net Pages DMS SharePoint LiveLink OpenDoc FileSystem ... Web, WinForms, Silverlight, WPF, ... SharePoint SharePoint Webs ZaakSysteem SharePoint Document Library Business Rules Docs Workflow Security SQL Server Management Reports ZS Data (Zaaktype & Zaak) Crystal Reports, BO, SSRS, ...

25. Leveringsmodellen Maart 2010 25 Differs @ Zaakgewijs werken PRODUCT DIENST Zaaktypencatalogus (DSP)

26. Maart 2010 Differs @ Zaakgewijs werken 26 Techniek maakt het mogelijk, de slag maak je in de organisatie Twee dimensies Zaaksysteem Organisatie ontwikkeling

27. Maart 2010 Differs @ Zaakgewijs werken 27 Algemeen: geen systeem ! maar een manier van werken Van documentgericht naar zaakgericht (denken in zaken, niet in docs) Zaken worden gerouteerd, medewerkers werken vanuit werkbakjes Metadata wordt vooral op de zaak vastgelegd (en niet op documenttype) Alle kanalen zijn gelijkwaardig (post, balie, webintake, email) Behandeldossier = archiefdossier = zaakdossier Belangrijke rol voor proceseigenaren Medewerker ‘archiveert’ zelf Informatie 24/7 beschikbaar (zonder DIV) Uniforme (elektronische) dienstverlening naar burger en bedrijf Veranderingen in de organisatie

28. Maart 2010 Differs @ Zaakgewijs werken 28 Anders werken?

29. Maart 2010 Differs @ Zaakgewijs werken 29 Geleidelijk gaat beter

30. Maart 2010 Differs @ Zaakgewijs werken 30 Het gaat over mensen

31. Maart 2010 Differs @ Zaakgewijs werken 31 Ondersteun de voortrekkers

32. Maart 2010 Differs @ Zaakgewijs werken 32 Sturing moet passen

33. Maart 2010 Differs @ Zaakgewijs werken 33 Gras groeit niet harder als je er aan trekt

34. Strategie is afhankelijk van de situatie Ambitieniveau? Omgeving? Tempo? Bigbang, of juist niet? Per kanaal, product, organisatie .. Waar zit de energie? Wat is hot? Waar zit de pijn? Hoeveel is er helder? Wat wil je zelf doen? Installed base? Etc. Maart 2010 Differs @ Zaakgewijs werken 34

35. Maart 2010 Differs @ Zaakgewijs werken 35 Start met definitie van de zaaktypen Voer het proces(groep) voor proces(groep) in Integreer daarbinnen dan zoveel mogelijk kanalen Maak keuzes in de architectuur, op niveau applicaties! Ga als management TEAM voor in de nieuwe werkwijze Algemeen implementatieadvies

36. Maart 2010 Differs @ Zaakgewijs werken 36 MT-er als trekker / programmamanager benoemen Zaaktypencatalogus opstellen (in lijn met o.a. PDC) Applicatie-architectuur verdiepen Werkwijze samen visualiseren en overeenkomen Marsroute voor komende 3 jaar bepalen (PvA) Mogelijke vervolgstappen

38. reorganisaties, identiteit en cultuur

39. visievorming

40. dienstverleningsconcept

41. inrichting KCC/SSC

42. Werkprocessen

43. beschrijven

44. herontwerpen

46. Maart 2010 Differs @ Zaakgewijs werken 39 Ten slotte

47. Maart 2010 Differs @ Zaakgewijs werken 40 Medio april uitgerold op +/- 350 werkplekken, Heusden helemaal digitaal alle processen c.q. zaaktypen ingericht (+/- 650) alle post, A0 enz. Koppelingen met: Gegevensmagazijn GPR (BAG en GBA) Formulieren XL21 (wordt vervangen) Word 2007, Outlook 2007 enz. Magsoft als scanoplossing MIT Office voor sjablonen CODA, SAP, SZWNet, Wave als ‘backoffice-koppelingen’ Ondertussen @ Heusden

48. Maart 2010 Differs @ Zaakgewijs werken 41 Het draait niet om software of een systeem … Maar om een concept, een manier van werken Het gaat daarbij over dienstverlening en kanaalintegratie! Dit vraagt om 4x organisatiebreed commitment t.a.v.: doelstellingen en ambities op het gebied van dienstverlening de aanvliegroute de bereidheid om SAMEN zaken op te pakken, te veranderen en te kantelen Samenvattend over zaakgericht werken

49. Maart 2010 Differs @ Zaakgewijs werken 42 Weten welke zaken spelen, weten waarop je je aandacht moet richten... Terugkoppelen over status van de zaak (product) Bewaken doorlooptijden afhandeling Kwaliteit: informatie tijdens afhandeling in juiste context beschikbaar Kwaliteit: alle afhandelgegevens bij elkaar terug te vinden Eenvoudiger archiveren Managementinformatie (hoe doen we het?) Integratie keten (uitwisseling met andere overheden vanuit één systeem) Wat levert het op?

50. Maart 2010 Differs @ Zaakgewijs werken 43 Rustig nog eens nalezen ko.vanschaik@digital.nl jan.dekramer@digital.nl

52. www.differs.nl info@differs.nl