Wachtlijst beheren in Qsuite

1. 1
Handleiding
Hoe houden we overzicht
over een wachtlijst?
Wachtlijst beheren

2. 2
Een dossier kan in zijn geheel op een wachtlijst staan, maar ook kan het zijn dat er binnen een dossier meerdere
trajecten (werkprocessen) zijn, waarvan er één of meerderen nog niet gestart zijn. Ook dat is een wachtlijst. Je kunt dit
zien aan de status van een traject. Deze kan nog op ‘wachtlijst’ staan.
Wachten per dossier of traject
Op het niveau van een dossier zie je het
aan de status van het dossier. Het dossier
heeft de status wachtlijst (en daardoor een
aparte kleur). En ook de eerst
verantwoordelijke is dan nog een team in
plaats van een persoon (vaak, afhankelijk
van de afspraken binnen jouw
organisatie).

3. 3
Overzicht houden
Op dossierniveau kan je ook goed overzicht houden over de wachtlijst via de zoek-personen-en-dossierspagina.
Geef de status Wachtlijst in en haal de
dossiers op. Je ziet dan alle dossiers die
dus ‘op dossierniveau’ op de wachtlijst
staan.

4. 4
Overzicht houden
Op dossierniveau kan je ook goed overzicht houden over de wachtlijst via een aparte pagina in jouw persoonlijk dossier.
Klik op de grijze knop Mijn Menu, kies voor Persoonlijk en dan voor Mijn dossiers.
Kies dan voor Klanten (of Cliënten). Je komt dan op een pagina waar je alle dossiers ziet waar je toegang toe hebt.
Filter op de status wachtlijst en ook hier
zie je alle dossiers die op dossierniveau
op de wachtlijst staan.

5. 5
Overzicht houden
Wat je hier nog wel mist, is de aanmelddatum. Je ziet wel welke dossiers op de wachtlijst staan, maar nog niet hoe lang
deze er al op staan.
Ook zie je de wachtlijst op trajectniveau nog niet.
Daarom komt er binnenkort een
nieuwe pagina beschikbaar vanaf
jouw startpagina waarop je in één
overzicht alles van alle dossiers
en werkprocessen kunt
monitoren. Je ziet welke dossiers
én welke trajecten
(werkprocessen) nog in de
wachtrij staan en wat hun
(gewenste) startdata waren. Door
de filters te gebruiken kan je ook
alleen de wachtlijstdossiers snel
zichtbaar maken. Je ziet alle
dossiers waar jij als medewerker
toegang toe hebt.

6. 6
Van de wachtlijst halen
Wil je nu een dossier van de wachtlijst halen? Want je wilt starten met het traject en/of het dossier?
Handel dan als volgt:
Ga naar het dossier van de desbetreffende klant. Dat kan vanaf
deze pagina door te klikken op de knop ‘klantpagina’
(rechtermuisknop en nieuw tabblad).
Je komt in het dossier.
Ga dan naar de naam van de klant en klik daaronder op het
onderdeel ‘werkprocessen’. Er moet dus al wel een werkproces
zijn, maar daar gaan we even vanuit.
Open het desbetreffende werkproces door te klikken op
bewerken:
Pas de status aan en vul je eigen naam in
bij verantwoordelijk medewerker. Het traject
(werkproces) is nu van de wachtlijst.

7. 7
Van de wachtlijst halen
Wil je de status van het dossier aanpassen, doe dat dan via de ‘zoek-personen-en-dossiers-pagina’.
Zoek het dossier en klik op ‘bewerken’.
Klik vervolgens op het tabje ‘klantdossiers’ en
bewerk ook het dossier:
Pas dan de status aan:
Hiermee verandert ook de kleur van het dossier.
En pas indien nodig de eerst verantwoordelijke
aan. Het dossier wordt daarmee ook toegekend
aan jou.
Om dit makkelijker te maken,
onderzoeken we de mogelijkheid
om vanaf de wachtlijstpagina
direct de status en de
verantwoordelijke te kunnen
aanpassen. Dat wordt wellicht
dus nog een verbetering voor de
toekomst.

8. 8
Caseload beheren
Via dit wachtlijst overzicht beheer je dus ook eigenlijk je
caseload. Je hebt zo een overzicht van alle dossiers en
trajecten/werkprocessen die aan jezelf zijn toegewezen.
Een overzicht op basis van uren is ook handig:
op basis van een gepland aantal uren per traject
(werkproces): hoe vol zit iedereen dan? Kan er
nog een traject bij of niet? Wanneer je plant, kan
je ook forecasten. Wanneer je alleen registreert,
kan je het op basis van registraties in het
verleden ook zien. We werken aan een overzicht
zodat je snel kunt zien voor jezelf of binnen het
team hoe de caseload is verdeeld.

9. 9
De leer- en werkomgeving Qsuite worden mogelijk gemaakt en onder licentie uitgebracht door
de Novire, kenniscentrum.
Novire doet dit onder andere door middel van de Improvement Academy.
De Improvement Academy ontwikkelt en beheert opleidingen in de Qsuite-leeromgeving op
basis van het landelijk door de Raad voor Accreditatie geaccepteerde Improvement Model.