Deze instructie is onderdeel van de totale uitleg van dit onderwerp. Per deelvraag (Hoe doe ik?) gaan we in op hoe precies dit onderdeel in de Qsuite werkt. De handleidingen en instructies vind je in de Qsuite zelf, of in onze e-learning omgeving. Zo leer je snel werken met de Qsuite en heb je altijd de benodigde naslagwerken onder de knop.

1. 1
ActiviteitenHoe zie ik de geplande activiteiten,
hoe voer ik deze activiteiten uit en
registreer ik ze?
Instructie

2. 2
1. Wat?
2. Instructie
Inhoud

3. 3
Verschillende vormen van plannen:
activiteiten
In de Qsuite kennen we verschillen
vormen van ‘plannen’. We kunnen
individuele contactmomenten
plannen, één op één of in een route
(door de wijk). Daarnaast kunnen we
ook activiteiten (trainingen,
groepsbijeenkomsten), interne
overleggen én diensten plannen.
Eenmaal gepland, dan moeten de
activiteiten ook uitgevoerd worden.
In deze instructie gaan we in op hoe
je geplande activiteiten kunt inzien,
uitvoeren en registreren.
Wat

4. 4
Verschillende manieren van inzien
Er zijn verschillende manieren om de geplande activiteiten in te zien. In deze slides gaan we op deze drie manieren in.
Wat
1. Centraal
Heb je rechten tot de
centrale agenda, dan kan
je ook centraal bekijken
welke activiteiten er
gepland staan.
Hiervandaan kunnen de
activiteiten ook geprint
worden, waarbij je
meerdere selecties kunt
toepassen. Ook kan de
activiteitenagenda
gepubliceerd worden.
3. Rapportages
Vanuit rapportages en
exports heb je het
totaaloverzicht over alles
wat gepland en
geregistreerd is aan
activiteiten.
2. Persoonlijk
In je persoonlijke agenda
wil je in kunnen zien of
jezelf ingepland bent bij
een activiteit. Werk je
vanuit deze agenda dan
heb je het totaaloverzicht
over alle acties en
activiteiten die voor jou
staan gepland. Het is (en
wordt steeds beter)
mogelijk dit te koppelen
aan de eigen Outlook-
agenda bijvoorbeeld.

5. 5
1 Centraal de activiteitenplanning bekijken
Instructie
1. In de centrale activiteitenagenda (die voor iedereen
inzichtelijk is die daarvoor bevoegd is via Mijn Menu
en dan Taken – Activiteiten plannen en registreren),
staan alle activiteiten op een rij.
2. Nu kan je zowel de activiteiten inzien én plannen. Er
komt binnenkort een mogelijkheid om de activiteiten
alleen te zien en te registreren, maar niet te plannen.
3. Klik op weekoverzicht en je hebt een overzicht over
alles wat gepland is in die week.
4. Het kan best veel zijn, waardoor je het overzicht
verliest. We werken aan een mogelijkheid om filters
toe te passen op deze pagina. Kies alleen een
bepaalde activiteit of een bepaalde klant en je ziet
alleen die activiteiten.

6. 6
2 Centraal de activiteitenplanning filteren
Instructie
1. Om overzicht te houden over alle geplande
activiteiten in de centrale agenda kan je de filters
gebruiken.
2. Wanneer je één of meerdere filters vult, worden de
andere activiteiten verborgen. Zo kan je alleen de
activiteiten van een klant, van een medewerker, een
bepaalde activiteit, de activiteiten in een wijk, van een
team/afdeling etc zien.
3. Bij de naam van het dossier / klant kan je een deel
van de naam invullen.

7. 7
3 Centraal de activiteitenplanning printen
Instructie
1. Die selectie kan je nu al maken door de activiteiten te printen.
2. Kies rechtsbovenin de activiteitenagenda voor ‘print naar Word’.
3. Kies hier één of meerdere opties om de activiteiten te filteren. Vul in ieder
geval de startdatum en einddatum in. Zorg ervoor dat de einddatum na de
startdatum ligt. Vergeet je deze te vullen, dan krijg je dit scherm. Klik dan
op de terugknop van je browser en je kunt het opnieuw proberen.
4. Maak de selectie die je wilt.
5. Wil je bijvoorbeeld alleen je rooster printen? Kies dan het kenmerk van de
roostering. Of alleen voor één klant? Of één medewerker? Of van één
medewerker die verantwoordelijk is voor dossiers van klanten? Of alleen
een team / afdeling? Maak de selecties die je wenst.
6. Klik op de groene knop en de activiteiten worden naar Word gedownload,
en in de eigen huisstijl geplaatst.
7. Let op: hoe groter de selectie hoe langer het downloaden duurt. Kies
daarom niet te grote perioden.

8. 8
4 Centraal de activiteitenplanning publiceren
Instructie
1. Via de activiteitenagenda is de planning alleen
inzichtelijk voor de eigen medewerkers die
daar toegang voor hebben.
2. Het publiceren van de activiteiten via de eigen
website kan ook wenselijk zijn, zodat er vanaf
de website kan worden ingeschreven
bijvoorbeeld.
3. Hiervoor komt binnenkort een ‘api’
beschikbaar waardoor de websitebouwer kan
koppelen met de Qsuite.
4. Meer informatie daarover volgt.

9. 9
5 Persoonlijk de eigen agenda in de Qsuite bekijken (en
koppelen aan je eigen Outlook-agenda)
Instructie
1. Wanneer bij een activiteit een medewerker (of
vrijwilliger) is gekoppeld (of meerdere), dan wordt de
activiteit ook aan het dossier van deze persoon
gekoppeld.
2. Wanneer dat het geval is, dan kan de activiteit ook in de
persoonlijke agenda van deze persoon worden getoond.
Zo heb je altijd ook een persoonlijk overzicht van wat er
voor jouzelf ‘op de rol staat’.
3. Ga naar Mijn Menu (van je eigen dossier of het dossier
van één van de medewerkers of vrijwilligers waar je
inzage in hebt) en klik op Agenda.
4. Je zult dan de activiteiten zien verschijnen. We maken
het binnenkort nog zo dat je alle toelichtingen en andere
informatie van deze activiteit ook hier kunt zien.

10. 10
6 Persoonlijk de eigen tijdlijn / takenlijst bekijken
Instructie
1. Dit ‘op de rol staan’ van activiteiten voor een medewerker en
vrijwilliger geven we in de Qsuite nog op een andere manier weer.
We maken het nog concreter door er inderdaad een ‘rolbare
planning per dag’ van te maken. Deze zogenaamde takenlijst zie je
(nog) op het voorblad van Mijn Menu (binnenkort wordt dat iets
anders). Of het is te raadplegen via de Takenlijst bij je Agenda. Heb
je deze niet in je menu? Vraag er dan even om.
2. Je ziet op ieder blauw blokje een datum. Is er een activiteit gepland
voor jou op een dag, dan verschijnt deze onder dat blokje. De
activiteiten worden op tijdsvolgorde geplaatst. Zo kan je per dag de
taken navolgen.
3. We breiden deze takenlijst binnenkort uit met alle taken uit het
systeem (niet alleen de activiteiten), dus bijvoorbeeld ook het
uitvoeren van een meting of het afwikkelen van een melding.

11. 11
7 Persoonlijk de mobiele agenda bij de hand
Instructie
1. Deze agenda en takenlijst bekijk je in de volledige Qsuite-
applicatie. Er is ook een Qsuite-app voor mobiel gebruik
beschikbaar. Daarvoor geldt een apart inrichtingstraject. Meer
daarover lees je hier.
2. Wanneer je deze mobiele app inzet, dan kan de agenda ook heel
gemakkelijk getoond worden. Handig wanneer je centraal plant en
de lokale medewerkers / teams hebben online inzage nodig in de
planning.
3. Vraag Novire naar de mogelijkheden.

12. 12
8 Rapportages bekijken en gegevens exporteren
Instructie
1. Meer hierover binnenkort, maar het is natuurlijk ook mogelijk
om alle geplande en geregistreerde activiteiten te exporteren
én om er rapportages over te maken.
2. Alle data in de Qsuite kan worden geëxporteerd naar Excel
en verschillende grafieken kunnen worden gemaakt.
3. Zo kunnen we de geregistreerde activiteiten gebruiken voor
de verantwoording of voor de facturatie.

13. 13
9 Activiteiten registreren
Instructie
1. Wanneer je de activiteiten hebt uitgevoerd, is het ook
belangrijk om ze te registreren. Dit kan nu alleen nog via de
activiteitenagenda maar binnenkort ook vanuit de
persoonlijke agenda of tijdlijn / takenlijst.
2. Ga naar de activiteit en klik daarop. Er opent zich een pop-
up. Klik op het blauwe tabje ‘registreren’.
3. Indien het een anonieme registratie betreft, vul het aantal
deelnemers in in het vakje (zie je geen vakje, dan heeft dat te
maken met het kenmerk van de activiteit).
4. Wil je wel op dossierniveau registreren, kies dan voor de
dossiers en zet een vinkje achter aanwezig. Je ziet de
dossiers van de klanten die vooraf al ingepland zijn bij de
activiteiten, of die zichzelf (via een koppeling met de website)
hebben ingeschreven.

14. 14
10 Activiteiten registreren
Instructie
1. Maar wanneer er onverwachts nog deelnemers zijn geweest, dan
kan je alsnog een dossier toevoegen. Kijk eerst of het dossier al
bestaat door te klikken op bestaande klant toevoegen. Je krijgt
dan de lijst met alle dossiers. Dat kan best heel veel zijn. Er komt
nog een handig filter aan. Gebruik tot die tijd de zoekfunctie in je
browser.
2. Heeft de deelnemer nog geen dossier? Dan kan je ook ter plekke
een nieuw dossier aanmaken. De technische basis-
dossiergegevens kunnen hier worden toegevoegd. Er volgt
binnenkort nog een mogelijkheid om ook een aantal inhoudelijke
gegevens meteen in het dossier te kunnen vastleggen. Bij het
aanmaken van het dossier bekijkt de Qsuite op basis van
voornaam, achternaam en geboortedatum of het dossier al
bestaat. Dit zal nog uitgebreid worden met postcode / adres
(i.v.m. moeilijk schrijfbare namen).

15. 15
Wil je meer weten?
Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.
We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het
Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje
verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken.
Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.
Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:
Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]
1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog
2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog
3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog
4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog
5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog
6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog
7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog
8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog
9. Hoe maak ik een systeemdossier? Klik hier Volgt nog
10. Waar vind ik instructies en handleidingen over de Qsuite? Klik hier Volgt nog
Hoe precies

16. 16
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog
11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog
12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
1. Wat is meten en hoe doe ik dat in de informele zorg? Klik hier Volgt nog
2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog
6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog
9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de
informele zorg
Hoe precies

17. 17
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog
11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog
12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog
19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Naam handleiding [Handleiding] [Video]
1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
2. Wat zijn dossiers en hulpvragen en hoe beheer ik die? Klik hier Volgt nog
3. Wat is hulpvraag en hulpaanbod en hoe match ik die? Klik hier Volgt nog
4. Wat zijn activiteiten en hoe beheer en plan ik die? Klik hier Volgt nog
5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog
6. Wat is relatiemanagement en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog
7. Wat is registreren en rapporteren van activiteiten en matches en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog
9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog
Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de
formele zorg
Hoe precies

18. 18
Heb je meer vragen?
Klik op de zwarte knop links op je scherm.
Zoek daarna een vraag en antwoord in onze ‘veelgestelde
vragen-database’.
Staat jouw vraag er niet tussen? Of is het antwoord nog
niet voldoende?
Stuur dan een vraag naar onze servicedesk via deze knop.
Of neem per telefoon contact met ons op.